SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL DIGITALIZACION DE ARCHIVO

Transcripción

1 SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL DIGITALIZACION DE ARCHIVO ROLES: OPER_DIG_23 Fecha:07/09/11 1/10

2 CONTENIDO CONTENIDO Roles:...3 Flujo:...4 REGLAS DE NEGOCIO...6 Digitalización de archivo INICIO DE PROCESO...7 Tarea: T01 BÚSQUEDA DE EXPEDIENTE...8 Descripción de elementos de pantalla Tarea: T03 ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTE...9 Descripción de elementos de pantalla GLOSARIO: /10

3 Roles: El texto de los roles y su tabla OPER_DIG_23 ROL Puesto Operador de digitalización Descripción Responsable de generar la ficha electrónica del expediente y de la carga del archivo digitalizado. 3/10

4 FLUJO Flujo: El proceso de "Digitalización de archivo " está conformado por tres tareas, las cuales están asignadas al rol: OPER_DIG_23 i El usuario con rol OPER_DIG_23 es el responsable de todas las tareas de generación de ficha de expediante, carga y actualización de expediente digital. ii El usuario con rol OPER_DIG_23 debe buscar los datos del empleado en el fichero iii de expedientes. El usuario con el rol OPER_DIG_23 deberá crear el fichero del expediente en caso de que no exista. El usuario con el rol OPER_DIG_23 debera de cargar el archivo del expediente digitalizado en el fichero correspondiente. Ver diagrama de flujo del proceso (Pág. 5) 4/10

5 FLUJO Ilustración 1: Diagrama de Flujo de proceso P23 Digitalización de archivo. 5/10

6 INICIO DE PROCESO MODO: Creación de ficha ROL: OPER_DIG_23 1. Al iniciar el proceso de Digitalización de archivo, se muestra la pantalla de bienvenida e inicio de proceso Para confirmar el inicio del proceso el usuario con rol OPER_DIG_23 debe seleccionar el botón: "Perfecto, quiero iniciar este proceso". Para cancelar el inicio del proceso el usuario con rol OPER_DIG_23 debe seleccionar el botón: "No deseo iniciar este proceso ahora". Una vez que el usuario con rol OPER_DIG_23 ha iniciado el proceso se muestra la tarea inicial correspondiente a :"Búsqueda de expediente". Ilustracion 2: Detalle de la pantalla de inicio de proceso. 6/10

7 Tarea: T01 BÚSQUEDA DE EXPEDIENTE MODO: Actualización de expediente ROL: OPER_DIG_23 Descripción de elementos de pantalla 1. Instrucciones de tarea: Indican los pasos que el usuario con rol OPER_DIG_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Búsqueda de expediente: El usuario con rol OPER_DIG_23 puede iniciar la búsqueda capturando el número de expediente, RFC, número de empleado o por algun dato del nombre del empleado y enseguida seleccionar el botón "Buscar". 3. Datos del expediente: Esta sección muestra los resultados de la búsqueda. El usuario con rol OPER_DIG_23 debe seleccionar el renglón que corresponda mejor a los datos del empleado de quien requiere el expediente. Si la búsqueda arroja: A) Un renglón: Si los datos encontrados son los del empleado que se requiere, seleccionar el renglón. (ilustración 3) B) Más de un renglón: Selecionar el renglón que contenga la mayor cantidad y los datos más precisos del empleado que se requiere. Siempre preferir el renglón que tenga como fuente. (ilustración 4) Para continuar con la siguiente tarea deberá de seleccionar uno de los dos botones; Continuar si es alguno de los supuestos vistos en los puntos B y C. En caso contrario seleccionar el boton que indica: Ninguno de los resultados de la búsqueda es útil. Crear Nuevo. Al terminar la tarea se mostrara una pantalla de tarea terminada. 1 Ilustración 3: Tarea T01 A Búsqueda del expediente NOTA: Para crear una nueva ficha es imperativo que el usuario con rol OPER_DIG_23 realice primero la búsqueda, de tal suerte que no se dupliquen fichas para el mismo empleado. Ilustración 4: Detalle de Tarea T01 B Búsqueda del expediente multiples renglones 1 NOTA AL PIE: La pantalla de tarea terminada aparece en todas las ocasiones en que se finaliza exitosamente una tarea e indica el rol y tarea siguiente. 7/10

8 Tarea: T03 ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTE MODO: Actualización de expediente ROL: OPER_DIG_23 Descripción de elementos de pantalla: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol OPER_DIG_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Datos del expediente: Indica la información detallada del expediente y del empleado al que pertenece. El usuario con rol OPER_DIG_23 puede modificar el nombre, apellidos y RFC del empleado. NO ASI EL NÚMERO DE EXPEDIENTE NI EL NÚMERO DE EMPLEADO. Si se detecta un error en el número de expediente o en el número de empleado (ver sección Borrado de ficha de esta misma tarea.) 3. Notas: Comentarios correspondientes al operador de expediente. Se muestra la fecha y el usuario que hace los comentarios. El usuario con rol OPER_DIG_23 no puede editar las notas ya existentes en una ficha. El botón de eliminar ya no se presenta en pantalla. (ilustración 6) Ilustración 5: Tarea T03 Actualización de expediente Ilustración 6: Tarea T03 Detalle de notas de ficha 4. Expediente actual iv : Descarga del expediente actual: Muestra el botón para descargar el expediente actual. (Ilustración 5, sección 4) Si no existe un archivo digital cargado, se muestra un mensaje indicando No se cuenta con una versión digital previa para este expediente. (ilustración 7) Ilustración 7: T03 Detalle de Archivo actual 8/10

9 5. Expediente modificado: Carga del archivo de expediente con las hojas actualizadas o eliminadas (Ver Manual de escaneo). El usuario con rol OPER_DIG_23 debe seleccionar un expediente preparado desde su computadora, y adjuntarlo o cargarlo en la tarea con la ayuda de los botones "Seleccionar archivo" y "Adjuntar". Una vez que el usuario ha adjuntado el expediente, aparecerá la descripción del archivo adjuntado, junto con el tamaño y la fecha en que se adjuntó: por ejemplo: empleado_30337.pdf, tamaño:52106 bytes, el 19/09/2011 NOTA: el nombre del archivo no es importante. El proceso lo renombrará tomando en cuenta : el número de empleado, el número de expediente la versión que le corresponde". Descripción del documento modificado: El usuario con rol OPER_DIG_23 debe describir el contenido que conforma el archivo digitalizado asi como el número de fojas de cada contenido. (ilustración 8) Ilustración 8: Tarea T03 Detalle de Actualización de expediente 6. Borrado de ficha: Si el usuario con rol OPER_DIG_23 desea eliminar una ficha debido a que el número de empleado no corresponde al número de expediente, el usuario con rol OPER_DIG_23 debe: (ilustración 9) seleccionar la casilla de "Borrar ficha del expediente" ingresar la razón por la cual se quiere borrar la ficha. NOTA: No se permite borrar la ficha si no se ingresa el comentario de borrado. Ilustración 9: Tarea T03 Detalle de borrado de archivo. 7. Finalizar: Al continuar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada. Al terminar la última tarea, y con ello el proceso; se muestran en pantalla los datos del proceso con la gráfica de tareas y tiempos de ejecución. 9/10

10 PROCESO DIRECTORIO GLOSARIO i OPER_DIG_23: Rol responsable de realizar las tareas del proceso. ii Expediente digital: Es el archivo digital que contiene ens un documento electrónico que incluye las hojas escaneadas del expediente del empleado a traves del proceso de digitalización. Ver Manual de digitalización de archivo. iii Fichero: Es el indice electrónico de expedientes donde se encuentra la información de los documentos que lo componen y del empleado al que pertenece. iv Expediente actual: Se refiere al archivo digital cargado en el servidor que incluye el contenido del expediente previamente digitalizado. 10/10