GIO. Servicios de Gestión de Impresión Optimizada. El camino más rápido para optimizar sus sistemas de impresión

Transcripción

1 GIO Servicios de Gestión de Impresión Optimizada El camino más rápido para optimizar sus sistemas de impresión

2 SERVICIOS DE GESTIÓN DE IMPRESIÓN OPTIMIZADA (GIO) LOS SISTEMAS DE IMPRESIÓN INTRODUCCIÓN Actualmente el 90% de las organizaciones desconocen los costes asociados a sus servicios de impresión y copiado de forma descentralizada. En la mayoría de los casos gastan entre el 1 y el 3% de sus ingresos o presupuestos en producción de documentos sólo para oficina. Todos los estudios y experiencias reales apuntan a que un dimensionamiento y gestión proactiva en este área pueden suponer una reducción de costes de impresión en torno al 30%. Los elementos implicados en estos ahorros afectan a todas las impresoras, fotocopiadoras, escáneres y faxes de la organización. QUE TENGO? Conozco cual es el parque actual de todos los sistemas implicados en la impresión de documentos de mi organización? En total cuantos proveedores y facturas mensuales gestiono? Cuántas personas dentro de mi organización dedican tiempo a la gestión o al soporte en los sistemas de impresión? Cuántos equipos de color están instalados donde solo son necesarios en blanco y negro? Cuánto papel y toner consumen cada uno de mis departamentos? Cuántas marcas y modelos distintos tengo? Cuántos contratos de mantenimiento? Y por usuario, cual es su consumo? Cuántas incidencias tengo y de qué tipo? Cuántos equipos están siendo infrautilizados? Y cuántos están utilizados en exceso? 2

3 QUE ME GUSTARÍA TENER: Reducir significativamente el número de equipos de producción de documentos Reducir el gasto en papel, consumibles y mantenimiento Unificación de los gastos de impresión en una única factura Liberar recursos internos de tareas de gestión y adeministración Conocer y controlar el consumo por departamento y usuario Planificar políticas de reducción de costes Implantar medidas de privacidad y seguridad en los puntos de impresión Disponer de un servicio de gestión con visión global de mis gastos mes a mes Aplicar mejoras continuas en mis sistemas de impresión que me permitan ahorrar y mejorar el servicio Impresora multifuncional 3

4 SERVICIOS DE GESTIÓN DE IMPRESIÓN OPTIMIZADA (GIO) MODELO DE SERVICIO DE GESTIÓN DE LA IMPRESIÓN OPTIMIZADA (G.I.O.) G.I.O. es un servicio diseñado para las organizaciones con el objeto de que puedan optimizar sus sistemas de impresión de documentos y reducir los costes asociados a los mismos. UN CAMINO DE 3 PASOS PARA OPTIMIZAR EL SISTEMA DE IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS PUNTO DE PARTIDA Es la situación inicial justo antes del inicio de análisis y estudio (consultoría). Esta situación es distinta para cada organización, dependiendo del tipo de negocio o sector, de las necesidades de impresión, de las inversiones realizadas, de la antigüedad de los equipos y de las políticas de gestión aplicadas. Al no existir una situación idéntica en todas las organizaciones, Informática El Corte Inglés propone una transición en 3 pasos. PASO 1. ANÁLISIS Y ESTUDIO Revisión y actualización del inventario actual. Llevar al plano de los distintos edificios y plantas de oficinas las ubicaciones de todos los sistemas de impresión existentes (impresoras, copiadoras, escáneres y faxes). Obtener los volúmenes actuales de consumo. Recoger los requerimientos de ubicaciones obligatorias así como detectar las oportunidades de optimización. Estudiar las políticas actuales de la gestión de consumibles y de los contratos de mantenimiento que posee. Estimar junto con los responsables de la organización las necesidades futuras relacionadas con los accesos y la seguridad en la impresión. Durante este estudio serán aplicadas herramientas de análisis de tendencias de uso, de reducción de costes y de optimización. 4

5 PASO 2. PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN Informática El Corte Inglés presentará una propuesta de optimización y mejora de la situación actual del parque, para que pueda beneficiarse de una reducción muy significativa en el equipamiento de su organización. Informática El Corte Inglés definirá y propondrá un nuevo modelo de servicio, incluyendo los procesos operacionales y de gestión. Este modelo incluye un plan de transformación del sistema actual al sistema propuesto, llamado plan de transición (gestión de cambios). Informática El Corte Inglés propondrá un plan de implantación del equipamiento e instalación del software de control y gestión. El cliente recibirá una relación de los beneficios aportados y de la reducción de los costes operacionales estimados. PASO 3. GESTIÓN Y MODELO DEL SERVICIO Informática El Corte Inglés implantará el modelo de servicio propuesto, basado en procesos operacionales desarrollados bajo la metodología ITIL. Informática El Corte Inglés implantará un modelo de relación con el fin de garantizar y facilitar el seguimiento y control del servicio. El cliente dispondrá de un modelo de acceso a la información en modalidad de autoservicio que, le permitirá conocer por sí mismo la evolución de la actividad así como los consumos producidos (por departamentos, grupos o usuarios). Informática El Corte Inglés utilizará, para medir la calidad del servicio, los parámetros del control definidos en el modelo de Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS). El plan de calidad de Informática El Corte Inglés incluirá un Plan de Mejora Continua a través del cual hará llegar al cliente propuestas de mejora proactiva. Una vez al año Informática El Corte Inglés elaborará una encuesta de satisfacción, dentro de su Plan de Calidad. El cliente recibirá mensualmente un informe completo con la información del servicio. 5

6 SERVICIOS DE GESTIÓN DE IMPRESIÓN OPTIMIZADA (GIO) PUEDE INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS BENEFICIAR A SU ORGANIZACIÓN? TÉCNICAS CONTROL DE COSTES Sistema de autoservicio: la organización conoce por sí mismo el consumo de sus usuarios. Mejora el aprovechamiento de los consumibles. Permite aplicar normas y políticas de impresión. Reduce la inversión en impresoras. Reduce los costes de mantenimiento. MEJORA LA PRODUCTIVIDAD INTERNA Libera tiempo y esfuerzo interno en el día a día. Simplifica los procesos de gestión y control de la impresión. Establece un punto único de contacto facilitando la gestión del servicio. Elimina tareas no productivas asociadas al mantenimiento. Asistente virtual. AHORRO DE ENERGÍA Y MEJORA DEL MEDIO AMBIENTE Reduce el consumo de energía eléctrica. Contribuye a la reducción de la emisión de CO2 en la atmosfera. Reduce el consumo de papel ergo reduce la tala de árboles. APLICAR LA SEGURIDAD A LA IMPRESIÓN Permite aplicar políticas de control de accesos (autenticación de usuarios). Permite encriptación de datos (información confidencial). Seguridad a distintos niveles. Alta disponibilidad, en caso de caída permitirá seguir imprimiendo. ASISTENTE VIRTUAL El Asistente Virtual puede ser instalado en la intranet del Cliente, permitiendo a los usuarios consultas relacionadas con el entorno de impresión. La pregunta que el usuario resuelve a través del Asistente Virtual evita una llamada al Service Desk (Centro de Atención a Usuarios). Los usuarios se podrán comunicar con el Asistente Virtual mediante el uso del lenguaje natural. El Asistente Virtual es un servicio de alta calidad, con capacidad para soportar miles de conversaciones simultáneamente y disponible las 24 horas. 6

7 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN DE IMPRESIÓN OPTIMIZADA MÓDULO DE MONITORIZACIÓN Este servicio permite a los gestores y coordinadores del servicio acceder de manera remota a los sistemas de impresión instalados. Igualmente dispone de un sistema automático de monitorización o de detección de alertas de averías y del estado de los consumibles. MÓDULO DE ATENCIÓN AL CLIENTE Aunque las incidencias son detectadas a través del sistema de monitorización, Informática El Corte Inglés facilita a los responsables del servicio en la organización de un centro de atención telefónica para registrar incidencias o realizar consultas. MÓDULO DE MANTENIMIENTO IN- SITU Informática El Corte Inglés dispone de un completo equipo técnico de soporte in-situ para la reparación de averías y mantenimiento del parque instalado, con cobertura en todo el territorio nacional. MÓDULO DE GESTIÓN DE CONSUMIBLES La reposición y retirada de consumibles será realizada de forma proactiva. MÓDULO DE GESTIÓN DE ACTIVOS Informática El Corte Inglés mantendrá actualizado los activos que componen el parque de los sistemas de impresión, realizando las altas, bajas y modificaciones necesarias. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN CONTINUA Informática El Corte Inglés utiliza la metodología ITIL en los procesos de operación y gestión de este servicio. El servicio estará gestionado desde una Oficina Técnica especializada. Los responsables y coordinadores de dicha oficina técnica, supervisarán de forma unificada toda la actividad y gestionarán todas las incidencias registradas. Informática El Corte Inglés asegura el cumplimiento a través del la medición de los parámetros de control del servicio (KPI) definidos en el Acuerdo de Nivel de servicio (ANS). MÓDULO DE INFORMACIÓN Informática El Corte Inglés establecerá un sistema de información al cliente definido en el modelo de relación acordado. El cliente recibirá mensualmente un informe de actividad, cumplimiento y calidad del servicio. Este informe será revisado entre el responsable de Informática El Corte Inglés y del cliente en la reunión mensual de seguimiento y control del servicio. MÓDULO DE AUTOSERVICIO Informática El Corte Inglés pondrá a disposición del cliente un cuadro de mando de información sobre el servicio. De este modo y de manera autónoma tendrá acceso, en cualquier momento, a la información de actividad del servicio así como a la información de sus consumos. 7

8 Informática El Corte Inglés dispone de un Servicio de Reprografía altamente flexible para cubrir las necesidades de impresiones masivas de su organización. Diferentes trabajos de impresión: Campañas de marketing Notificaciones financieras Impresión de pagarés y cheques Catálogos Manuales Nóminas Tarjetas Tarjetas de visita Etc. Cubre todo el ciclo de vida como: La creación del documento Su impresión El ensobrado El franqueo Su entrega o depósito Garantiza el servicio continuo: Duplicidad en las líneas de producción Posibilidad de trabajar con otro centro de producción de respaldo Informática El Corte Inglés, S.A. Travesía Costa Brava, Madrid. T