PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE TRADUCCIONES DE TEXTOS PARA EL CONSELL INSULAR D EIVISSA

Transcripción

1 Departament de Turisme Av. d Espanya, Eivissa (Illes Balears) tel dep.turisme@conselldeivissa.es PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE TRADUCCIONES DE TEXTOS PARA EL CONSELL INSULAR D EIVISSA Índice 1. Objeto del contrato 2. Servicios de Traducción 3. Requisitos técnicos del personal de traducción: 3.1. Disponibilidad 3.2. Alta cualificación profesional y técnica 3.3. Variaciones de plantilla 4. Calidad del servicio 5. Peticiones del servicio 6. Plazos de entrega de las traducciones 7. Forma y lugar de entrega de las traducciones 8. Seguimiento del servicio de traducción 9. Confidencialidad de documentos 10. Presupuesto máximo de licitación 11. Forma de pago y facturación 12. Plazo máximo de ejecución del contrato 13. Penalizaciones 14. Propuesta de criterios de valoración de las ofertas 1. Objeto del contrato El presente pliego tiene por objeto realizar la prestación del servicio de traducción de informes, actas, documentos, publicaciones, newsletters, así como documentos online/offline que se vayan actualizando diariamente relacionados con el ejercicio de las finalidades en materia de promoción e información turística del Consell Insular de Eivissa, que se considere necesaria para el desempeño de las mismas, relativo a las lenguas señaladas en el apartado 2.1, tanto en modalidad directa como inversa. 2. Servicios de traducción

2 2.1. Los servicios a realizar serán los siguientes: Servicio de traducción de los idiomas Inglés, Francés, Alemán, Holandés, Portugués, Italiano, Ruso, Polaco, Chino, Búlgaro, Japonés, Húngaro, Checo, Sueco, Danés, Noruego y Finlandés, tanto en la modalidad de traducción directa (idioma de origen español) como inversa (español idioma de destino) Áreas de conocimiento y contenido de las traducciones: Las entidades licitantes deberán tener en cuenta la especialización de servicios de traducción solicitado de acuerdo con la estructura organizativa interna del Consell Insular de Eivissa Volumen estimado de traducciones El volumen de traducciones dependerá de las necesidades del Consell Insular de Eivissa, por lo cual no puede establecerse con carácter previo el número exacto de documentos y/o palabras requeridas El Consell Insular de Eivissa se reserva el derecho a requerir de la empresa adjudicataria, sin coste adicional alguno, la rectificación de toda traducción que no cumpla a su entender con los requisitos mínimos de calidad exigibles El Consell Insular de Eivissa podrá solicitar a la empresa adjudicataria que le facilite la identidad del traductor o traductores que hayan participado en cada traducción Formatos Todos los trabajos de traducción se redactarán en un formato idéntico o lo más parecido posible al original. Los textos se entregarán, de acuerdo con la petición del responsable, en formato.doc,.docx, xls., xlsx.,.pdf y/o power point por correo electrónico a la dirección indicada por el responsable designado por el Consell Insular de Eivissa. Los servicios de traducción podrán versar sobre documentación técnica y/o económica. Además del texto, los documentos a traducir podrán contener cuadros y gráficos o anexos. 3. Requisitos técnicos del personal de traducción 3.1. Disponibilidad La empresa licitadora debe garantizar que dispone del número de empleados necesario para llevar a cabo la prestación del servicio de traducción solicitado en las condiciones y en los plazos señalados en el contrato Alta cualificación profesional y técnica Será absolutamente imprescindible que los licitadores se comprometan a: Disponer y adscribir a la ejecución de este contrato recursos humanos (traductores, revisores y supervisores finales) no solo suficientemente capacitados para llevar a cabo 2

3 las traducciones objeto de contratación, sino también con los conocimientos técnicos necesarios para garantizar los requisitos de calidad especificados en el punto 4. Cuente con una metodología de trabajo y un procedimiento de control de calidad suficiente para garantizar el cumplimiento de dichos requisitos. A tal efecto, los licitadores deberán aportar la siguiente información: Informe o memoria descriptiva con la metodología utilizada en las traducciones: niveles de revisión y corrección, glosario terminológico, normas de estilo, etc Infraestructura tecnológica de la empresa necesaria para ofrecer datos sobre los siguientes aspectos: Equipamientos técnicos: programas y aplicaciones informáticas, acceso a base de datos, ; Organismos y academias de lengua con los que esté relacionada. Cvs de los traductores y/o revisores y/o supervisores finales Variaciones de plantilla El adjudicatario deberá comunicar cualquier variación que se produzca en el listado de traductores con un mínimo de 15 días de antelación mediante escrito dirigido al Consell Insular de Eivissa. En la comunicación se indicarán los datos de la persona que deja de prestar servicios y de la que se propone para su sustitución, debiéndose acreditar que ésta reúne los requisitos exigidos, mediante la aportación de los documentos señalados en los puntos anteriores. Si se comprobara que la calificación/habilitación profesional de los nuevos candidatos no responde a los requerimientos contenidos en el presente Pliego, el Consell Insular de Eivissa se reserva el derecho de rechazarlos, en cuyo caso el adjudicatario debería realizar una nueva propuesta. Será responsabilidad de la entidad adjudicataria el cumplimiento de las obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social de los profesionales para la ejecución del contrato. Asimismo, el contratista será responsable del cumplimiento de las obligaciones inherentes a su condición de empresario con arreglo a la legislación laboral y social vigente en cada momento, sin que en ningún caso pueda el citado personal esgrimir derecho frente al Consell Insular de Eivissa, ni exigirle responsabilidad de ninguna clase como consecuencia de las relaciones existentes entre el adjudicatario y sus trabajadores. 4. Calidad del servicio 4.1. Las traducciones de textos entregadas deben cumplir los siguientes requisitos: a) Abarcar el contenido total de los documentos de origen, sin más excepciones que las que en su caso pueda señalar el Consell Insular de Eivissa de forma expresa en el momento de cursar cada una de las peticiones de servicio. b) Reflejar fielmente los textos originales, con las debidas adaptaciones que requieran las características lingüísticas y gramaticales de la lengua de destino. c) Con carácter general deberá garantizarse que la terminología técnica específica contenida en los documentos de origen NO es objeto de una traducción literal sino que el documento final resultante contiene exactamente las palabras, expresiones, acrónimos, vocablos, et., especializados equivalentes de la lengua de destino, de forma que refleje de manera precisa y exacta los conceptos a los que dicho documento de origen hace referencia y que el texto traducido no pueda inducir a ningún error, confusión o ambigüedad y/o resultar ininteligible total o parcialmente. 3

4 d) No contener ningún error ortográfico, estilístico o de puntuación. e) Guardar una homogeneidad de estilo en todo su contenido, con independencia de que en la ejecución del trabajo pueda participar más de un traductor. f) Presentarse en un formato, tanto de texto como gráfico, de iguales características que los documentos de origen. 5. Peticiones de servicio 5.1. El Consell Insular de Eivissa entregará los documentos a traducir a la empresa contratista con carácter preferentemente informático. Si el contratista dispone de una plataforma informática al efecto, se utilizará ésta con carácter exclusivo, salvo que concurra alguna circunstancia que haga aconsejable recurrir a otra vía En el momento de realizar la petición, el Consell Insular de Eivissa comunicará al contratista la modalidad de servicio: traducción ordinaria, urgente. 6. Plazo de entrega de las traducciones 6.1. Con carácter general: Los niveles de servicios mínimos a garantizar para un lote enviado a traducir, según la modalidad y el volumen de palabras de dicho lote, con independencia de las lenguas de destino y el número de lotes enviados que estén pendientes de traducir son: Normal: - Hasta 500 palabras: Hasta un máximo de 6 horas laborables. - Hasta palabras: Hasta un máximo de 48 horas naturales. - Hasta palabras: Hasta un máximo de 72 horas naturales. - Hasta palabras: Hasta un máximo de 120 horas naturales. - + de palabras: Hasta un máximo de 7 días naturales por cada palabras. Urgente: - Hasta 500 palabras: Hasta un máximo de 4 horas laborables - Hasta palabras: Hasta un máximo de 24 horas naturales - Hasta palabras: Hasta un máximo de 56 horas naturales - Hasta palabras: Hasta un máximo de 88 horas naturales - + de palabras: Hasta un máximo de 5 días naturales por cada palabras Puesto que el Consell Insular de Eivissa en algunos días podrá enviar más de un lote con diferentes tamaños, mientras que en otros días no enviará lotes, el nivel de servicio para un lote podría verse deteriorado por la carga de trabajo que suponga la acumulación de todos los lotes de ese día. Para prevenir estas situaciones, en las que un contenido comprometido pueda verse retrasado, deberá ser posible indicar que un lote es crítico y en tal caso debe garantizarse el nivel de servicio para ese lote de forma aislada, mientras que para el resto de lotes del mismo día se debe garantizar el nivel de servicio derivado de la acumulación de los mismos. La prioridad del lote se especificará por el Consell Insular de Eivissa en el fichero de envío de datos a traducir. El nivel de servicio de un lote crítico será el correspondiente al número de palabras de un lote urgente En el momento en el que el Consell Insular de Eivissa realice las peticiones de servicio, comunicará al contratista la prioridad de los mismos. Una vez recibidas dichas peticiones, el adjudicatario estimará el tiempo de ejecución, que se deberá ajustar a los plazos contenidos en su oferta. 4

5 6.3. Los plazos señalados en la presente cláusula se computarán desde el momento en que el contratista reciba la petición de servicio hasta que la traducción obre en poder del Consell Insular de Eivissa 7. Forma y lugar de entrega de las traducciones 7.1. Con carácter general, los trabajos de traducción se elaborarán en un formato abierto y compatible con cualquier editor de textos, y se entregarán al Consell Insular de Eivissa por medios preferentemente telemáticos Si el contratista dispusiera de una plataforma informática al efecto, se utilizará dicha vía con carácter exclusivo En el caso de que las traducciones deban entregarse en formato papel a través de Correos o servicio de mensajería, el domicilio de entrega, con carácter general sería: Consell Insular d Eivissa Departament de Turisme Av. d Espanya, 49, 2a planta Eivissa Illes Balears En el caso que el servicio se realice con ocasión de alguna actuación en que el Consell Insular de Eivissa participe con un tercero en consecución de sus objetivos, se comunicará oportunamente el lugar de prestación del servicio o de entrega del mismo. En tales supuestos, se podrá solicitar al contratista que anticipe las traducciones por correo electrónico a la dirección de correo señalado por el Consell Insular de Eivissa en el momento de solicitar la traducción Sea cual fuere la modalidad utilizada, en todo caso, los gastos de envío correrán por cuenta del adjudicatario. 8. Seguimiento del servicio de traducción La supervisión de la correcta ejecución del contrato le corresponde a la jefa de negociado de información turística del Consell Insular de Eivissa. Asimismo, el Consell Insular de Eivissa designará a las personas que formarán el Comité Técnico y lo comunicará a la empresa adjudicataria para su conocimiento. Por su parte, el adjudicatario del contrato designará a un coordinador del proyecto al que, en calidad de interlocutor con el Consell Insular de Eivissa, éste se podrá dirigir para solicitar cada uno de los servicios, pedir asesoramiento y/o aclaraciones en relación a las traducciones entregadas y comunicar cualquier incidencia que se pudiera suscitar en cualquier momento desde el inicio de la prestación hasta la finalización del contrato. Un Comité Técnico, formado por la jefa de negociado de información turística, la gerente de la Fundación de Promoción Turística de Ibiza y el coordinador del proyecto designado por el adjudicatario, tendrá por objetivos: - Realizar el control del trabajo efectuado - Examinar la calidad del servicio Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá adjuntar a su factura un resumen mensual de información relativa a los servicios prestados, que permitirá obtener en cualquier momento los datos relativos a: 5

6 - Número de servicios, especificando la fecha y la hora de petición y la fecha y hora de entrega del lote - Coste de la facturación desglosado por servicios - Desglose de los servicios por idiomas Además, la empresa deberá facilitar a la responsable del contrato los datos de este resumen de información en el momento y en la forma que le sean solicitados, en un plazo máximo de diez días a contar desde la petición por cualquier medio del que quede constancia admisible en derecho. 9. Confidencialidad de los documentos El adjudicatario de este contrato adoptará las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad e integridad de los datos manejados durante su asistencia y de la documentación que se le facilite. Asimismo, quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Cualquier documentación generada por el adjudicatario como resultado de este servicio quedará como propiedad exclusiva del Consell Insular de Eivissa sin que el contratista pueda conservarla ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin la expresa autorización del Consell Insular de Eivissa, que le dará en su caso, previa petición formal del contratista con expresión del fin. El adjudicatario deberá asistir a cuantas reuniones de seguimiento y control del trabajo contratado sean convocadas por el Consell Insular de Eivissa, seguir sus instrucciones y facilitar la documentación requerida en cada caso. 10. Presupuesto máximo de licitación Importe máximo del contrato, IVA excluido: , Importe del IVA (21%): 8.683, Importe total del contrato, IVA incluido: , Precio máximo unitario: 0,080 por palabra (IVA excluido) El presupuesto de gasto máximo o indicativo que se prevé para el contrato, sin incluir el IVA que deberá soportar la Administración, asciende a la cantidad de ,00 euros. El gasto efectivo estará condicionado por las necesidades reales de la Administración que, por tanto, no queda obligada a llevar a efecto una determinada cuantía de unidades, ni a gastar la totalidad del importe indicado. Asimismo, al tratarse de un servicio cofinanciado parcialmente a través del Plan de Competitividad Turística IBIZA SLOW BREAKS, aprobado mediante la Resolución de 20 de septiembre de 2010, de la Secretaría General de Turismo y Comercio Interior, por la que se publica el Convenio de colaboración entre el Instituto de Turismo de España, la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, el Consejo Insular de Ibiza, la Federación Empresarial Hotelera de Ibiza y Formentera, la Asociación Empresarial de Agencias de Viajes de Ibiza y Formentera para el desarrollo del Plan de Competitividad Turística «Ibiza Slow Breaks» (BOE núm. 247 de ), su prestación también queda en parte condicionada a la vigencia del reseñado convenio. Conceptos implicados en el precio unitario básico ofertado: Para la determinación de los precios unitarios básicos de las ofertas, se han tenido en cuenta, además de los precios de mercado habituales para este tipo de servicios, la inclusión de los costes que puedan suponer las cuestiones siguientes: 6

7 - La variedad idiomática. Los precios unitarios básicos deben ser únicos para cualquier idioma traducido y aplicable, indistintamente, a traducciones directas o inversas sobre idiomas distintos del español. - La amplitud del horario del servicio. Los precios unitarios básicos deben ser únicos, para cualquier hora y día en que deba realizarse el servicio, sea tanto en jornada u horario ordinario (laborables y horario diurno) como en horario o jornada extraordinaria (noches y festivos). - Los gastos en concepto de la utilización de los materiales, herramientas y otros medios empleados en la prestación de los servicios, incluidos los de comunicación. - El coste de los materiales que sirvan de soporte a los trabajos entregados, bien sean en papel o en soporte informático. - Los gastos generados por dificultades añadidas como consecuencia de las características físicas de los documentos objeto de traducción. Por lo tanto, a efectos de este contrato, los conceptos anteriores deben considerarse incluidos en los precios unitarios básicos ofertados por los licitadores. En consecuencia, los adjudicatarios no podrán facturar estos conceptos como complemento o factura separada de los servicios específicos de traducción. 11. Forma de pago y facturación La facturación del servicio se efectuará tras el primer mes de explotación del servicio por períodos mensuales vencidos. 12. Plazo máximo de ejecución del contrato El contrato tendrá un plazo máximo de vigencia de 1 año, contado desde la firma del mismo, o bien hasta que se haya agotado el presupuesto máximo del mismo, en el supuesto de que este hecho se produjera con antelación al cumplimiento del plazo antes señalado. Dicho plazo de vigencia podrá ser prorrogado un año más, si la administración así lo acuerda y será obligatoria para el contratista. En el supuesto de que el contrato se prorrogue, se mantendrán inalterados los precios unitarios iniciales. 13. Penalizaciones Con el fin de garantizar la calidad del servicio, se establece el siguiente sistema de penalizaciones: Si la entrega se realiza en un plazo superior al exigido en el apartado 6, o en su caso, superior al período ofrecido por el adjudicatario, se penalizará con 100. En el caso de incumplimiento reiterado en la calidad del servicio, el Consell Insular de Eivissa se reserva el derecho a rescindir el contrato. 14. Propuesta de criterios de valoración de las ofertas Los criterios de valoración que se aplicarán para valorar las ofertas presentadas, hasta un máximo de 100 puntos, son las siguientes: 7

8 CRITERIOS DE VALORACIÓN PUNTUACIÓN 1. Oferta económica Criterios objetivos Oferta económica (80 Puntos) CRITERIOS DE VALORACIÓN TOTAL PUNTUACIÓN 100 PUNTUACIÓN 1.1. Precio por palabra en traducción de textos escritos 80 TOTAL PUNTUACIÓN Precio por palabra traducción de textos escritos (80 puntos) Los licitadores deberán presentar la oferta económica (IVA excluido), que corresponde al precio por palabra en la traducción de textos escritos con independencia del idioma. Se aplicará un criterio de proporcionalidad respecto de la oferta más reducida, a la que se atribuirá la puntuación máxima, calculando la ponderación de los demás con arreglo a la siguiente fórmula: Puntos = 80 x Min. Of Siendo: P = Puntuación obtenida. Min = Oferta mínima. Of = Oferta correspondiente al licitador que se valora. 2. Criterios objetivos (20 Puntos) CRITERIOS DE VALORACIÓN PUNTUACIÓN 2.1 Mejoras en los plazos de entrega de las traducciones Capacidad de traducción de idiomas no previstos en el pliego 10 TOTAL PUNTUACIÓN 20 Definición de criterios 2.1 Mejoras en los plazos de entrega de las traducciones (10 puntos) Los licitadores deberán indicar la reducción en el plazo de entrega (expresada en horas o días, según corresponda) respecto a los niveles de servicios mínimos a garantizar para un lote enviado a traducir, previsto en el apartado 6.1. del pliego de prescripciones técnicas. Se otorgará 1 punto por cada hora de reducción y 5 puntos por cada día de reducción, hasta un máximo de 10 puntos Capacidad de traducción de idiomas no previstos en el pliego Los licitadores deberán indicar el número de idiomas distintos a los previstos en el pliego de prescripciones técnicas con los cuales pueden ampliar la prestación del servicio de traducción directa 8

9 o inversa. Se otorgará 1 punto por cada nuevo idioma hasta un máximo de 10 puntos. El jefe de sección, Mariano Yepes Tur Eivissa, 19 de agosto de