Procedimiento para el control de inventario

Transcripción

1 Coordinación Administrativa Fecha de emisión: 31/03/2015 Versión N. 0 Página: 1 de 6 Procedimiento para el control Elaboró Revisó Lic. Juan Pablo Briceño Rodríguez Procedimiento para el Control de Inventario Aprobó Licda. Madai Rosales Velazco Coordinadora Administrativa Dr. Edgardo Bueno Sánchez Director de PROSPERA y Unidades Médicas Móviles

2 Página 2 de 6 1. OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos para el eficiente manejo, registro y control de los adquiridos por la, desde su entrega por el Almacén Central, hasta su retiro del almacén de la DPyUMM. 2. ALCANCE Aplica a todos los bienes y elementos que son adquiridos, donados, obsequiados, cedidos y dados en comodato a la. 3. POLÍTICAS 3.1 El horario para surtimiento del material deberá ser de 8:00 a.m. a 10:30 a.m. 3.2 Las solicitudes para surtimiento de material deberán entregarse al Almacén de la Dirección, como mínimo con 24 horas de anticipación. 3.3 El material solicitado deberá entregarse al solicitante al día siguiente. 3.4 Solo podrán entrar al almacén de la DPyUMM, el Responsable de este. Por situación extraordinaria, personal ajeno, para entrar al almacén, deberá contar con la autorización del Director o de la Coordinadora Administrativa, previa notificación verbal al almacén. 3.5 Las llaves de la puerta del almacén de la DPyUMM solo estarán en posesión del almacén, de la Coordinadora Administrativa y del Director. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 4.2 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima. 4.3 Ley Orgánica de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Colima. Artículo 21, apartado B, fracción VIII. 4.4 Ley del Patrimonio del Estado de Colima. Artículos 30 y Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación. 5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES DPyUMM:. SSyBS: Secretaría de Salud y Bienestar Social. Recursos Materiales: Son aquellos bienes tangibles propiedad de la DPyUMM que incluye equipo, maquinaria, herramientas, vehículos, materias primas, etc. Almacén Central: Sitio o lugar donde se reciben formalmente de los proveedores externos, los bienes y materiales adquiridos en propiedad por la SSyBS. Almacén: Espacio en las instalaciones de la DPyUMM, destinado a la recepción, resguardo, control y entrega de los bienes y materiales adquiridos, para facilitar el cumplimiento de las actividades del personal de la DPyUMM. Solicitante: Personal que solicita los bienes y materiales a través de una requisición. Vale de resguardo: Registro que respalda la asignación de los bienes a una persona.

3 Página 3 de 6 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Solicitante control Coordinación administrativa almacén Almacén central Inicio Solicitud de material 1 2 Surte material solicitado 4 Solicita material 3 Ingresa material al control de entradas y salidas 5 Recibe solicitud de material Si Se cuenta con el material solicitado? No A Autoriza surtimiento de 6 solicitud 7 Se surte material solicitado 8 Elabora vale de resguardo Si El material solicitado es inventariable? 9 Recibe material solicitado No Fin

4 Página 4 de 6 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia de fases / Descripción de Actividades Referencias control de inventario Almacén Central Responsable de Almacén Solicitante Responsable de Almacén Coordinación administrativa 1. Solicitud de material 1.1 Elabora oficio de solicitud de material. 1.2 Con base en las existencias de material, llena el formato de solicitud de almacén-requisición 1.3 Envía oficio de solicitud de material y requisición de material al Departamento de Almacén y Abastecimientos de acuerdo al cronograma de recepción y envío de pedidos. 2. Surte material solicitado 2.1 Recibe oficio y formato de requisición de material. 2.2 Determina e informa fecha para surtimiento del material solicitado. 2.3 Hace entrega del material solicitado e informa el material no surtido. 2.4 Entrega resguardo de lo solicitando y recaba firma de recibido, 3. Ingresa material al control de entradas y salidas 3.1 Revisa cantidad y características del material recibido con base en el resguardo de activo fijo. 3.2 Almacena el material entrante. 3.3 Registra las cantidades del material entrante en el Control de entradas y salidas. 3.4 Entrega resguardo de activo fijo firmado de recibido, a la Coordinación administrativa y conserva una copia del mismo. 4. Solicita material 4.1 Elabora formato de requisición de material de acuerdo a sus necesidades. 4.2 Entrega formato de requisición al Responsable de Almacén. 5. Recibe solicitud de material 5.1 Revisa el formato de requisición de material. 5.2 Confronta existencias y el material solicitado. 5.3 Cumplimenta el formato de requisición de material, indicando el material existente. 5.4 Solicita autorización de la Coordinación administrativa. 6. Autoriza surtimiento de solicitud 6.1 Revisa el formato de requisición de material. 6.2 Autoriza el formato de requisición de material. Oficio Solicitud de almacénrequisición Oficio Resguardo de activo fijo Resguardo de activo fijo FO Control de entradas y salidas del almacén autorizado Responsable de 7. Se surte material solicitado

5 Página 5 de 6 Almacén control de inventario Solicitante 7.1 Recibe formato de requisición de material autorizado. 7.2 Integra paquete de material solicitado. 7.3 Entrega el material en el horario establecido y recaba la firma del solicitante de recibido, en la copia de la requisición correspondiente. 7.4 Archiva la requisición del material surtido al solicitante. 7.5 Realiza registro en el formato de control de entradas y salidas. 8. Elabora vale de resguardo 8.1 Recibe el resguardo de activo fijo del Departamento de Almacén y Abastecimientos. 8.2 Elabora el vale de resguardo correspondiente. 8.3 Recaba firmas del Coordinador(a) Administrativo(a) y del Director(a) de la DPyUMM. 8.4 Solicita entrega del equipo y/o material solicitado al Almacén. 8.5 Entrega el vale de resguardo solicitando firma de recibido. 8.6 Archiva el resguardo del material y/o equipo solicitado. 8.7 Actualiza el control de la DPyUMM. 9. Recibe material solicitado 9.1 Revisa características y cantidad del material y/o equipo, de acuerdo a la requisición de recursos materiales. 9.2 Firma de recibido el vale de resguardo y/o requisición de. FO Control de entradas y salidas del almacén FO Vale de resguardo FO Control FO Vale de resguardo 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo 1 año almacén FO Control de entradas y salidas del almacén FO Vale de resguardo Permanente FO Control Permanente NA Resguardo de activo fijo Permanente NA Oficio 1 año 1 año almacén

6 Página 6 de 6 NA Solicitud de almacén-requisición 1 año 9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 31/03/2015 Inicia su uso