REGLAMENTO FONDO ROTATORIO MICROCREDITOS CAPITULO I GENERALIDADES

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1 CAPITULO I GENERALIDADES El presente reglamento de financiación tiene como objetivo fundamental determinar las políticas generales en materia financiera, regular la utilización de los recursos para el otorgamiento de crédito, destinado al fortalecimiento empresarial. LA CÁMARA DE COMERCIO DE FLORENCIA PARA EL CAQUETA, entidad encargada de administrar el componente financiero y determinar las políticas y normas generales que operarán entre LA CÁMARA y los empresarios a quienes se les otorgan los créditos, observando claras reglas que permitan la prestación de un servicio que garantice la adecuada colocación y recuperación de los recursos. 1. OBJETIVOS General El objetivo del Fondo de Crédito apalancar financieramente a los comerciantes legalmente constituidos para mejoramiento de la competitividad y productividad. Específicos

2 1. Contribuir a mejorar las condiciones sociales y de vida de las personas emprendedoras, mediante la colocación de recursos económicos, para el fortalecimiento de microempresas formalizadas que permitan la generación de ingresos y empleo. 2. Estabilizar y/o incrementar los empleos productivos generados en las MIPYMES. 3. El fortalecimiento de negocios sostenibles, por medio del financiamiento de recursos. 2. ESTRUCTURA Y ADMINISTRACION DEL FONDO 2.1. Procedimientos operativos. Para el autosostenimiento del Fondo los procedimientos operativos de crédito y cartera se analizan por separado tres actividades: a) el otorgamiento de los créditos, b) la recuperación de cartera y, c) los arreglos de cartera derivado. Cada actividad se identifica como un macro-proceso, es decir, el macro-proceso de crédito, el macro-proceso de cartera y el macro-proceso de arreglos de cartera. Cada macro-proceso involucra diversas tareas que deberán desarrollar los funcionarios encargados. A las tareas específicas se les denomina procesos y estos a su vez se estructuran por medio de procedimientos y funciones. En el macro-proceso de crédito se identifican los siguientes procesos: solicitud y recepción de créditos, análisis y aprobación de créditos y seguimiento y desembolso del crédito. En el macro-proceso de cartera se

3 identifican los procesos de cobro preventivo, cobro directo, cobro prejurídico y cobro jurídico. Mientras que en el macro-proceso de arreglo de cartera, se divide en reliquidaciones, reestructuraciones, refinanciaciones y subrogaciones. Para cada proceso se establecen procedimientos operativos y a estos de les asignarán funciones específicas identificando el funcionario o área responsable de su ejecución. Para la administración del Fondo de Crédito se cuenta con dos órganos, uno encargado de realizar la gestión de crédito para los beneficiarios denominado Unidad de Gestión y Operación y otro encargado de la administración y control del fondo denominado Comité de Crédito. A continuación se presenta la conformación y funciones de cada órgano. Unidad de Gestión y Operación La Unidad de Gestión y Operación está representada por el proceso de Dirección, Promoción y y la asistente quien directamente es la responsable operativa del software, la gestión administrativa de la colocación y la gestión de recuperación de cartera. De igual forma la Unidad de Gestión y Operación por parte de la Cámara de comercio estará conformada así: 1. El Presidente Ejecutivo 2. El Director de Promoción y o su Asistente 3. Director Administrativo y Financiero. Director Jurídico 5. Contable 6. Tesorero Pagador 7. Jefe de Control Interno y Calidad

4 Comité de Crédito Es el órgano que direcciona el manejo del Fondo de Crédito Conformación 1. El Presidente Ejecutivo de LA CÁMARA o su delegado 2. El director de Promoción y 3. El Director Administrativo y Financiero. administrativo (Secretaria) Funciones del Comité de Crédito 1. Dar orientación general al otorgamiento de créditos a los comerciantes. 2. Aprobar los reglamentos, normas y procedimientos de financiación, así como sus modificaciones. 3. Aprobar las programaciones de crédito y entrega de desembolsos.. Aprobar o desaprobar créditos. 5. Tomar decisiones relativas acerca de la gestión de cartera. 6. Hacer seguimiento y evaluación al Programa de Crédito.

5 3. MODALIDADES DE CREDITO Individual Dirigida a los comerciantes y o empresarios para el fortalecimiento de procesos empresariales en vía de crecimiento y mínimo con un año de funcionamiento y legalmente formalizados y al día con la renovación del registro mercantil. Rotativo Dirigido a los comerciantes que estén pagando cumplidamente las cuotas y hayan recogido mínimo el 50 % del capital inicial. Mediante solicitud quedaría con un crédito nuevo hasta por máximo tres millones de pesos. CAPITULO II. REQUISITOS PARA EL ACCESO AL FONDO DE CRÉDITO.1 ORIENTACIÓN DEL CRÉDITO Actividades financiables Las actividades que apoye el Fondo se podrán enmarcar en cualquiera de los sectores económicos: producción, manufactura, comercialización y prestación de servicios y todas las actividades mercantiles establecidas en el código de comercio.

6 Obligaciones 1. Cumplir con el plan de pagos definido por el comité de crédito. 2. Informar oportunamente a LA CÁMARA sobre los avances o dificultades que se presenten en los pagos 3. Cancelar oportunamente el valor de las cuotas del crédito.. Las demás inherentes a su condición de prestatario 5. Firmar la póliza seguro de vida grupo deudores. 6. Firmar la autorización para el reporte a la CIFIN Incumplimiento a. En el caso de los créditos no cancelados por causa no justificada, además de proceder de conformidad con el presente Reglamento, los beneficiarios serán reportados por LA CÁMARA a la central de riesgo CIFIN. Recepción de Solicitudes LA CÁMARA recibirá las solicitudes que se encuentren debidamente diligenciadas y con la totalidad de los requisitos exigidos en el presente reglamento, en consecuencia no podrán recibirse ni radicarse solicitudes incompletas, mal diligenciadas o que no se ajusten a las modalidades establecidas.

7 Las solicitudes serán presentadas ante el Comité de Crédito por el Asistente de Promoción y quien se encargará y será el directamente responsable de que el proceso cumpla con lo establecido en los procedimientos. Condiciones financieras Crédito Para la aprobación de la solicitud el Comité de crédito revisará la siguiente documentación: 1. Solicitud de Crédito 2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del deudor y codeudor 3. Certificado de ingresos del deudor y codeudor o declaración de renta.. Copia del recibo de servicios públicos. 5. Referencias comerciales o personales 6. Recibo de pago de la consulta ante las centrales de riesgo en este caso la Cifin. 7. En caso de reporte negativo en las centrales de riesgo debe mostrar el paz y salvo actualizado.

8 Montos Los montos de la financiación variarán de acuerdo con las necesidades de la solicitud de crédito presentado por el beneficiario, el cual quedará a juicio del análisis que realice el Comité de Crédito. Sin embargo, se establece como monto de financiación para cada beneficiario un valor que oscila entre QUINIENTOS MIL pesos ($ m/cte.) y cinco millones de pesos ($ m/cte.). Cabe aclarar que el valor del crédito estará sujeto a la necesidad de recursos identificada en la solicitud de crédito y a la disponibilidad en efectivo que posea el fondo. Para casos excepcionales se solicitará autorización al Comité de Crédito. Desembolsos Los desembolsos pueden efectuarse mediante dos (2) modalidades: En un solo desembolso por la totalidad de los recursos, indicando el destino respectivo. Desembolsos parciales pactados desde la solicitud, la entrega se hará en los montos determinados y aprobados por el Comité Financiero. Ningún desembolso es permitido hasta tanto no se hayan cumplido todas las condiciones y las garantías estén debidamente constituidas. Con el objeto de evitar riesgos y posibles pérdidas para la institución, no se debe permitir la salida de documentos legales (pagarés, cartas de autorización para diligenciar pagarés en blanco, etc) para su firma y huella digital fuera de las oficinas de LA CAMARA. El manejo de esta documentación es responsabilidad directa del Asistente de Promoción y de la cámara.

9 Amortización Las amortizaciones por parte de los beneficiarios a capital e intereses serán determinadas teniendo en cuenta la actividad productiva y su respectiva evaluación económica y financiera. Podrán ser fijadas en términos quincenales o mensuales. Las amortizaciones contemplan el pago de las cuotas mensualmente, que incluyen abono a capital y el pago de los intereses sobre el saldo de la deuda Garantías Las garantías mínimas exigidas para los créditos serán: 1. Firma del pagaré del crédito. 2. Un codeudor solidario con una fuente de ingreso con capacidad de pago o un bien raíz 3. Póliza de seguro de vida grupo deudores. Plazos El plazo que el Comité de crédito concederá al usuario será determinado así: Créditos hasta ($ ) plazo máximo de 12 meses. Créditos hasta ($ ) plazo máximo de 18 meses. Créditos hasta ($ ) plazo máximo de 2 meses. Créditos hasta ($ ) plazo máximo de 36 meses.

10 Tasa de Interés La tasa de interés nominal anual que LA CAMARA cobrará a los beneficiarios de acuerdo a la establecida en el sector financiero y se cobrara mes vencido sobre saldo a capital. Documentación básica requerida Para el trámite y estudio de toda solicitud, es indispensable la presentación por parte del solicitante y sus codeudores de los siguientes documentos: 1. Solicitud de Crédito 2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del deudor y codeudor 3. Certificado de ingresos del deudor y codeudor o declaración de renta. Copia del recibo de servicios públicos 5. Referencias comerciales o personales 6. Recibo de pago de la consulta ante las centrales de riesgo en este caso la Cifín. 7. En caso de reporte negativo en las centrales de riesgo debe mostrar el paz y salvo actualizado. Vigencia de las Aprobaciones Una vez aprobado el crédito y aceptadas las garantías, deben suscribir el pagaré. El beneficiario tendrá 15 días corrientes para utilizar el préstamo aprobado.

11 Negociación de Intereses Cuando la persona desee realizar la cancelación total del crédito encontrándose en mora, la prioridad para la Cámara será la recuperación de capital y una parte de los intereses. Castigo de Cartera Esta modalidad se aplicará una vez agotado todos los recursos anteriores y el profesional jurídico emita un concepto claro y justificado sobre el difícil cobro. El procedimiento para el castigo se hará de la siguiente manera: el análisis de la cartera morosa por edades y gestión de cobro, realizar la provisión de acuerdo a la normatividad vigente y presupuestar la provisión, una vez aprobada se solicita a la Junta Directiva el castigo de la misma. Con la aprobación de la Junta se finaliza contablemente el procedimiento. Ver procedimiento al final. A continuación, se presentan los procedimientos de manera detallada indicando el objetivo, las actividades, los responsables y la frecuencia de ejecución.

12 .1.1 Procedimiento de crédito: PROMOCION Y DESARROLLO Tabla No. 1: Macroproceso de crédito para el fondo rotatorio de la CCF MACROPROCESO PROCESOS SUBPROCESOS Nombre Objetivo Nombre Objetivo Crédito Establecer los procedimientos y funciones necesarios para la prestación eficiente del servicio de crédito Solicitud y recepción de créditos Análisis y aprobación de créditos Establecer los pasos que se deben seguir para la entrega y recepción de una solicitud de crédito Garantizar que los créditos analizados y aprobados cumplan con los requisitos establecidos en el reglamento de crédito Entrega de la solicitud de crédito Recepción de la solicitud de crédito Análisis de créditos Aprobación de créditos Seguimiento y desembolso de créditos Realizar seguimiento a las solicitudes de crédito aprobadas para dar información a los clientes y efectuar los trámites necesarios para su desembolso. Seguimiento del crédito Desembolso del crédito

13 Descripción de los procedimientos del macroproceso de crédito: Proceso 1: Solicitud y recepción de créditos Tabla No. 2: Descripción del proceso de solicitud y recepción de créditos. Subproceso Actividades Responsable Frecuencia Suministra información completa al cliente, sobre las líneas, condiciones y Asistente de trámites del crédito Promoción y Entrega de la solicitud de crédito Confirma la identificación plena del cliente, verificando en la base de datos sus registros Si el cliente no aparece en la base de datos, registra la información pertinente para su identificación Asistente de Promoción y Asistente de Promoción y Si el cliente cumple el perfil establecido, se le entrega la solicitud explicándole cuales son los requisitos y documentos que debe anexar Advierte al cliente, que la entidad verificará la información suministrada y consultará en las centrales de riesgo Si el cliente no cumple los requisitos se le explicará porque no es sujeto de crédito Asistente de Promoción y Asistente de Promoción y Asistente de Promoción y Recepción de la Verifica que la información del formulario se encuentre debidamente diligenciada Asistente de Promoción y

14 solicitud de crédito Revisa que todos los documentos anexos sean los solicitados, se encuentren en orden y no tengan más de 30 días de expedidos Si existe algún error, inconsistencia o documentos incompletos devuelve la documentación al cliente y da explicación sobre lo que debe arreglar o cual documentación hace falta Si la documentación esta correcta y completa, ingresa la información al sistema para que continúa el proceso de análisis de la solicitud. Asistente de Promoción y Asistente de Promoción y Asistente de Promoción y Proceso 2: Análisis y aprobación de créditos Tabla No. 3: Descripción del proceso de análisis y aprobación de créditos. Subproceso Actividades Responsable Frecuencia Revisa la documentación adjunta a la solicitud de crédito y verifica Asistente de telefónicamente todos los datos del cliente y codeudores registrados en la Promoción y documentación Verifica que el crédito cumpla con los requisitos establecidos para cada una Asistente de de las líneas de crédito, las políticas y el reglamento de crédito. Promoción y Análisis de créditos Determina si el cliente deudor y codeudores tienen capacidad de pago de acuerdo al monto del crédito y a los ingresos demostrados Verifica que el cliente deudor y codeudores se encuentren al día en las obligaciones con la entidad o hayan tenido un buen comportamiento crediticio en el pasado Verifica que las garantías ofrecidas cumplan con los requerimientos establecidos en el reglamento Director de promoción y Asistente de Promoción y Director de promoción y

15 Registra en la solicitud de crédito el concepto, recomendaciones y observaciones que haga parte del análisis del crédito Si el crédito no pasa a una instancia de aprobación, se archiva la solicitud y se le informa al cliente Director de promoción y Administrativa Si el crédito reúne los requisitos para ser aprobado, se envía a la instancia respectiva para su aprobación definitiva Asistente de Promoción y Aprobación de créditos Aprueba, aplaza o rechaza la solicitud de crédito de acuerdo a los análisis efectuados y a los requisitos establecidos en el reglamento Elabora el acta de aprobación de créditos, especificando para cada uno las condiciones en las que fueron aprobadas Si la solicitud de crédito es aprobada, se entrega al funcionario correspondiente para que proceda al desembolso Si la solicitud de crédito es aplazada, debe indicarse los motivos para ello e informar al cliente de la decisión para que allegue información que se requiera Cté de Crédito Director de Promoción y Director de Promoción y Asistente de Promoción y Si la solicitud de crédito es rechazada, se informa al cliente de la decisión y se termina el proceso Asistente de Promoción y

16 Proceso 3: Seguimiento y desembolso de créditos Tabla No. : Descripción del proceso de seguimiento y desembolso de créditos. Subproceso Actividades Responsable Frecuencia Recibe el crédito aprobado y procede a elaborar el pagaré verificando que Asistente de todas las condiciones de aprobación y la información del cliente deudor y Promoción y codeudores queden correctamente registradas en el mismo Seguimiento de créditos Informa al cliente de la aprobación del crédito y lo cita a firmar con los codeudores Informa al cliente deudor y codeudores sobre los compromisos que se adquieren al tomar el crédito, hace firmar el pagaré y carta de instrucciones y toma huellas ante firmas Verifica en el pagaré la legalidad de firmas, identificaciones y ubicación Asistente de Promoción y Asistente de Promoción y Director de Promoción y DEsarrollo Verifica que los documentos de respaldo del crédito junto con las garantías exigidas estén debidamente legalizados e informa a Tesorería para que elaboren el cheque de desembolso Director de Promoción y Desembolso de créditos Elabora el inf orm e de acuerdo al formato establecido, de los créditos desembolsados para que el área de Contabilidad realice los registros contables correspondientes Asistente de Promoción y Archiva los documentos soportes del crédito en las carpetas de los clientes Administrativa Entrega mediante oficio los pagarés y otras garantías al funcionario encargado de la custodia y conservación Director de Promoción y

17 Elabora el informe estadístico y financiero del fondo rotatorio y lo entrega a la Dirección Ejecutiva Director de Promoción y Mensual.1.2 Procedimiento de cartera: APOYO Tabla No. 5: Macroproceso de cartera para el fondo rotatorio de la CCF MACROPROCESO PROCESOS SUBPROCESOS y/o CONCEPTOS Nombre Objetivo Nombre Objetivo Cobro preventivo Informar por anticipado a los clientes del vencimiento de las obligaciones con el fin de garantizar su pago oportuno Se realiza antes del vencimiento de las obligaciones y debe efectuarse todos los días en horas de la mañana Recuperación de cartera Establecer las normas que se deben tener en cuenta para realizar la gestión de cobranza en todas sus etapas, de acuerdo a lo establecido en los reglamentos y políticas definidas por el fondo rotatorio de la CCF. Cobro directo Cobro prejurídico Establecer mecanismos para realizar el cobro de la cartera vencida a los clientes que incumplan en el pago de sus obligaciones en las fechas establecidas. Determinar los procedimientos para realizar el cobro prejurídico a los clientes que presenten morosidad en sus obligaciones y no hayan llegado a ningún acuerdo de pago Es el que se realiza al día siguiente del vencimiento de la obligación y hasta por un término de 30 días. Esta actividad debe realizarse cada semana Se realiza después de transcurridos 30 días de vencimiento de las obligaciones. Debe efectuarse semanalmente de acuerdo a las fechas de vencimiento.

18 Cobro jurídico Establecer los procedimientos para realizar el cobro por la vía judicial cuando se han agotado todas las etapas anteriores y el cliente no llega a ningún acuerdo de pagos de sus obligaciones o incumpla los mismos Es el que se realiza a través de la vía judicial, cuando se han agotado todos los esfuerzos en las etapas previas de la gestión de cobro Tabla No. 6: Macro proceso de cartera para el fondo rotatorio de la CCF. Continuación MACROPROCESO PROCESOS SUBPROCESOS y/o Nombre Objetivo Nombre Objetivo CONCEPTOS Reliquidación Establecer los parámetros para realizar las reliquidaciones de créditos de los clientes Modificación al plan de pagos sin que implique aumento de la deuda ni modificación en la fecha de pagos. Arreglos de cartera Unificar criterios y establecer las condiciones y parámetros que se deben seguir para la reliquidación, reestructuración, refinanciación y subrogación de créditos. Reestructuración Refinanciación Determinar los mecanismos de las reestructuraciones de las obligaciones de los clientes Definir los parámetros, requisitos y mecanismos para autorizar las refinanciaciones de los créditos de los clientes Modificación de las cuotas estipuladas en el pagaré, tendiente a evitar que el cliente deudor pase a cartera vencida Se considera para las obligaciones que se encuentran en cartera vencida o en cobro judicial que implica la forzosa renovación del pagaré por ampliación del plazo. Solo se puede refinanciar capital. Implica llenar las formalidades de un nuevo crédito

19 Subrogación Determinar los requisitos para la subrogación de las obligaciones de los clientes Consiste en trasladar la Obligación de un cliente a nombre de otro. Implica llenar las formalidades de un nuevo crédito.

20 Descripción de los procedimientos del macroproceso de cartera: Proceso 1: Recuperación de cartera Tabla No. 7: Descripción del proceso de recuperación de cartera. Subproceso Actividades Responsable Frecuencia Imprime el listado de vencimientos de las obligaciones de los clientes, para efectuar la labor de cobro Administrativa Realiza las llamadas telefónicas para recordar al cliente del vencimiento de la obligación Administrativa Cobro preventivo Registra en el formato establecido, las llamadas realizadas y el resultado de la gestión efectuada Administrativa Solicita autorización al Director para establecer acuerdos de pago y los reporta en el formado establecido Administrativa Informa a la Gerencia de los acuerdos de pago convenidos con los clientes Director Administrativo y Financiero Realiza la liquidación de las cuotas de los créditos de acuerdo con parámetros establecidos en el reglamento de crédito Administrativa Elabora los recibos de caja para dar ingreso a los pagos de las obligaciones Presenta el informe diario de recaudos de cartera para el control por parte de la Administrativa de ventanilla única Tesorero Pagador

21 Imprime el listado de obligaciones vencidas que se encuentren entre 1 y 30 días de mora Administrativa Realiza las llamadas telefónicas para informar al cliente del vencimiento de su obligación Administrativa Cobro directo Registra en el formato establecido, las llamadas realizadas y el resultado de la gestión efectuada Administrativa Solicita autorización al Director Jurídico y de Registros para establecer acuerdos de pago y los reporta en el formado establecido Administrativa Informa a la Gerencia de los acuerdos de pago convenidos con los clientes y de otras novedades presentada en la gestión de cobro Director Jurídico y de Registros Realiza la liquidación de las cuotas de los créditos de acuerdo con parámetros establecidos en el reglamento de crédito Administrativa Elabora los recibos de caja para dar ingreso a los pagos de las obligaciones de Ventanilla Unica Presenta el informe diario de recaudos de cartera para control de la Administrativa Tesorero Pagador

22 Proceso 1: Recuperación de cartera - DAF Y DJR Tabla No. 8: Descripción del proceso de recuperación de cartera. Continuación. Subproceso Actividades Responsable Frecuencia Imprime el listado de morosidad de la cartera mayor a 30 días y la entrega al Director funcionario responsable de realizar la gestión de cobro Administrativo y Financiero Elabora el primer aviso de cobro de cartera de acuerdo al listado de morosidad, estableciendo fechas precisas para efectuar el pago Secretaria Juridica Envía a las direcciones registradas, el primer aviso de cobro a los clientes deudores con copia a codeudores Secretaria Juridica Realiza llamadas telefónicas para verificar la recepción del oficio de cobro y establecer la probable fecha de pago Secretaria Juridica Cobro prejurídico Registra en el formato establecido la gestión realizada a través de las llamadas telefónicas y los acuerdos de pagos convenidos Secretaria Juridica Informa a la gerencia del resultado de la gestión de cobro realizada Director Jurídico y de Registros Públicos Realiza la liquidación de las cuotas de los créditos de acuerdo con parámetros establecidos en el reglamento de crédito Secretaria Juridica Elabora los recibos de caja para dar ingreso a los pagos de las obligaciones de los clientes de ventanill a unica

23 Presenta el informe diario de recaudos de cartera para su contabilización Tesorero Pagador Si no se recibe respuesta positiva del cliente y la obligación entra en morosidad superior a sesenta (60) días, se procede a enviar el segundo aviso de cobro con copia a codeudores Transcurridos los cinco (5) días hábiles de plazo concedido y si no se recibe el pago de las obligaciones, se procederá a realizar los trámites necesarios para enviar el crédito a cobro jurídico Autoriza el envío del primer y segundo aviso de cobro a los clientes deudores y codeudores Director Juridico y de Registros Públicos Director Juridico y de Registros Director Jurídico y de Registros Verifica el cumplimiento de los acuerdos de pago e informa a la Gerencia de los clientes que pasan a cobro jurídico Director Jurídico y de Registros Mensual Estudia los casos particulares y autoriza el envío de los créditos a cobro jurídico Informa a los clientes que el crédito se envía a cobro jurídico Cté de Evaluación de Cartera Director Juridico y de Registros Mensual Mensual

24 Proceso 1: Recuperación de cartera Tabla No. 9: Descripción del proceso de recuperación de cartera. Continuación. Subproceso Actividades Responsable Frecuencia Recibe el reporte de los clientes cuya cartera será enviada a cobro jurídico Director Juridico y de Registros P. Mensual Alista la documentación relacionada con los crédito que serán enviados al cobro jurídico Juridico Mensual Cobro jurídico Realiza la liquidación de la deuda incluyendo intereses y otros gastos incurridos Elabora el informe correspondiente de cada cliente para ser enviado al abogado Director Juridico y de Registros Director Juridico y de Registros Mensual Mensual Traslada los pagarés, contratos y demás documentos al abogado para que inicie el proceso judicial Presidencia Ejecutiva Mensual Informa por escrito a los clientes y codeudores del nombre del abogado que llevara el proceso de cobro jurídico Presidencia Ejecutiva Mensual Envía informes de desarrollo de los procesos y los conceptos jurídico correspondientes a la cartera bajo su gestión Acuerda con los clientes de manera directa compromisos de pago antes de iniciar el proceso Director Juridico y de Registros Abogado Director Juridico y de Registros Abogado Mensual

25 Si transcurridos ocho (8) días no existe un arreglo previo, presenta la demanda ante los juzgados. Realiza seguimiento de los procesos en coordinación con el abogado y presenta informes a la Gerencia Abogado Director Juridico y de Registros Director Juridico y de Registros Director Dpto Mensual Proceso 2: Arreglos de cartera -DAF Tabla No. 10: Descripción del proceso de arreglos de cartera. Subproceso Actividades Responsable Frecuencia Informa al cliente el valor de la nueva cuota liquidada de acuerdo a los abonos efectuados de forma anticipada Administrativa Reliquidación Ingresa la información al sistema para actualizar la base de datos Administrativa Realiza la reliquidación del crédito para determinar la nueva cuota a pagar Administrativa Administrativa o Recibe del cliente deudor la solicitud de ampliación del plazo del crédito y la Director somete a aprobación del Comité de Crédito Administrativo y Financiero Reestructuración Verifica la moralidad comercial del cliente y el estado del crédito Director Administrativo y Financiero Liquida intereses corrientes y de mora, si se adeudan, para que el cliente efectúe el respectivo pago Informa al cliente de la decisión del Comité de Crédito, indicándole, según el caso, el nuevo plazo, valor de la cuota y fecha de pago Ingresa la información al sistema para actualizar la base de datos Administrativa Administrativa Administrativa

26 Hace legalizar del cliente deudor la nueva documentación exigiendo el cumplimiento de los procedimientos para la solicitud y aprobación de créditos Director Administrativo y Financiero Refinanciación Verifica el estado de las garantías y exige la modificación de las mismas de Director Administrativo y acuerdo a lo establecido en el reglamento de crédito Financiero Envía la nueva solicitud de crédito con los documentos soportes a las Director Administrativo y instancias de aprobación Financiero Analiza la información e imparte su aprobación Comité de Crédito Verifica las condiciones de aprobación y procede a liquidar intereses Director corrientes y de mora Administrativo y Financiero Determina el costo de los honorarios judiciales, si el crédito se encuentra en cobro jurídico Informa al cliente de la decisión de las instancias de aprobación, indicándole el nuevo plazo, valor de la cuota y fecha de pago Director Administrativo y Financiero Administrativa Ingresa la información al sistema para actualizar la base de datos administrativa Proceso 2: Arreglos de cartera Tabla No. 11: Descripción del proceso de arreglos de cartera. Continuación. Subproceso Actividades Responsable Hace legalizar al subrogante toda la documentación de la solicitud de crédito Asistente de Promoción y Frecuencia

27 Realiza los procedimientos establecidos para el análisis y aprobación de créditos Director de Promoción y Subrogación Verifica el estado de las garantías y exige la modificación de las mismas de acuerdo a lo establecido en el reglamento de crédito Director de Promoción y Envía la nueva solicitud de crédito con los documentos soportes a las instancias de aprobación Director de Promoción y Analiza la información e imparte su aprobación Comité de Crédito Verifica las condiciones de aprobación y procede a liquidar intereses corrientes y de mora Administrativo Determina el costo de los honorarios judiciales, si el crédito se encuentra en cobro jurídico Director Juridico y de Registro Públicos Informa al subrogante de la decisión de las instancias de aprobación, indicándole el nuevo plazo, valor de la cuota y fecha de pago Administrativo Ingresa la información al sistema para actualizar la base de datos Presenta el informe de gestión del fondo rotatorio a la Gerencia. Administrativo Director Administrativo y Financiero

28 Funciones del director del fondo rotatorio de la Cámara de Comercio de Florencia. De acuerdo con la estructura administrativa de la CCF, el Director P r o m o c i ó n y D e s a r r o l l o e s el responsable de la administración del fondo rotatorio, por consiguiente se propone adicionar las siguientes actividades al manual de funciones del cargo: Verificar que las solicitudes de crédito y los arreglos de cartera cumplan con todos los requisitos establecidos en el reglamento de crédito. DAF Analizar y emitir concepto sobre las solicitudes de crédito de acuerdo a la reglamentación vigente, historial crediticio y confirmación de la información contenida en la solicitud y los soportes anexos. DAF Atender reclamos, reliquidaciones y estados de cuenta relacionados con crédito y cartera. DAF Programar y controlar la gestión de recuperación de cartera vencida y cartera castigada. DAF Mantener los índices de morosidad de cartera dentro de los límites establecidos por la entidad. DAF Confrontar y revisar los informes de gestión del cobro jurídico presentados por los abogados. DAF Presentar a la gerencia y junta directiva con la periodicidad establecida los informes referidos al otorgamiento de créditos y a la recuperación de cartera. Py D Diseñar y aplicar las medidas de control interno para la prestación del servicio de crédito y cartera. DAF

29 Revisar y verificar la validez de las garantías ofrecidas por los deudores y codeudores. DAF Verificar la legalización de los documentos que hacen parte del crédito aprobado y programar su desembolso en coordinación con la Tesorería de la entidad. DAF Controlar el ingreso y salida de documentos, títulos de garantías y carpetas del archivo donde se guarda la documentación de los clientes. DAF Atender a los clientes morosos o con obligaciones en cobro judicial y hacer su respectiva liquidación de pago cuando se requiera. DJR Revisar los listados de cartera morosa para orientar la gestión de cobro. DJR Elaborar el informe mensual de análisis de la morosidad de cartera. DJR Tramitar el castigo de cartera conforme a los reglamentos establecidos y verificar que se realicen los registros contables. DAF Elaborar los informes de cartera en cobro jurídico y de cartera castigada por rangos de morosidad. DJR Participar en las reuniones del Comité de Crédito presentando los análisis realizados a la información suministrada en las solicitudes de crédito. todos Tramitar el traslado a cobro jurídico de los créditos en mora de acuerdo a lo aprobado por el Comité de Evaluación y Seguimiento de cartera.djr Verificar y supervisar los acuerdos y plazos especiales concedidos a los clientes morosos y confirmar su

30 cumplimiento. DJR Entregar a los abogados información actualizada de clientes y codeudores que están en proceso de cobro jurídico. DJR Recopilar documentos según garantías y/o bienes que presenten los clientes o codeudores, y anexarlas a las remisiones al abogado DAF Llevar el control de las cancelaciones y abonos de obligaciones en cobro jurídico, notificando al abogado sobre las novedades presentadas. DJR Informar al Comité de Evaluación y Seguimiento de Cartera los casos para envío a cobro jurídico. DAF Diseñar e implementar estrategias para la recuperación de la cartera y la disminución del índice de morosidad. DAF Llevar el control de los títulos judiciales y de los depósitos especiales que se originen en los procesos jurídicos de cobro de cartera. TP Legalizar las solicitudes de refinanciación y subrogación, de acuerdo a lo aprobado por el Comité de Crédito e informar la cancelación de los procesos según el caso. AP Y D Participar de las reuniones del Comité de Evaluación y Seguimiento de la Cartera, elaborando los informes y actas respectivas. A.A. N o.

31 Funciones del auxiliar administrativo del Fondo Rotatorio de la Cámara de Comercio de Florencia. L a A u x i l i a r Administrativa del Departamento de es el encargado de atender las labores operativas en el funcionamiento del fondo rotatorio, en ese sentido se sugiere actualizar el manual de funciones con las siguientes actividades: Actualizar la información del estado de los créditos registrando las costas judiciales que se originen por la gestión de cobranza. S.J Realizar oportunamente la entrega de documentos y pagarés cancelados a los clientes, dejando constancia por escrito de este hecho. AA. Archivar en la carpeta de cada cliente la documentación correspondiente a los créditos otorgados, mantenerlas bajo custodia, garantizar su seguridad y actualizar este archivo de manera permanente. A.A Actualizar la base de datos con la información de los clientes y de los créditos otorgados. A.A. Confirmar telefónicamente la información registrada en las solicitudes de crédito y soportes anexos. A.A. Recibir y revisar solicitudes de créditos de acuerdo a la reglamentación vigente, registrando el estado detallado de los clientes. A.A. Realizar gestiones de cobranza mediante llamadas telefónicas y oficios de cobros a deudores y codeudores con

32 obligaciones vencidas, dejando evidencia de este hecho. AA Informar a los clientes acerca de las decisiones de aprobación o rechazo de los créditos, tomadas por el Comité de Crédito. A.PYD Consultar en la base de datos la historia crediticia de los clientes objeto de créditos para efectuar el análisis de las solicitudes. APYD Diligenciar los pagarés y las cartas de instrucciones de los créditos aprobados y programados para desembolso. APYD Llamar a clientes deudores y codeudores para la legalización de firmas. APYD. Archivar en orden consecutivo los pagarés de los créditos, actualizando de manera permanente este archivo. AA Solicitar autorización para realizar acuerdos de pagos. AA Hacer la relación y entregar los pagarés para custodia al funcionario responsable de esta función. AA Realizar la liquidación de las cuotas de los créditos de acuerdo con los parámetros establecidos en el reglamento de crédito. AA Mantener organizado el archivo relacionado con el servicio de crédito y cartera cumpliendo con las normas establecidas para tal fin. A.A.

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