Empresa: DHL Express Proyecto: Iniciativa First Choice Reclutamiento (Reducción de Tiempos en cobertura de vacantes)

Transcripción

1 Casos finalistas empresas grandes Categoría: Reclutamiento y Selección Premio OCCMundial de Recursos Humanos 2014 Empresa: DHL Express Proyecto: Iniciativa First Choice Reclutamiento (Reducción de Tiempos en cobertura de vacantes) DHL es el líder en el mercado global en la industria de logística y "La compañía de logística para el mundo". DHL ofrece a sus clientes sus conocimientos y experiencia en fletes exprés, aéreos y marítimos internacionales, transporte en carretera y ferrocarril, servicios de correo internacional y de logística. DHL brinda servicios integrados y soluciones personalizadas y basadas en las necesidades de sus clientes para administrar y transportar correspondencia, bienes e información. DHL: Cuatro divisiones, Una Marca, Un Proveedor, Todas Las Soluciones. DHL está compuesta por cuatro divisiones que operan con autonomía de sus propias sedes. Las funciones de gestión del grupo son realizadas por el Centro Corporativo. Una red global compuesta por más de 220 países y territorios y cerca de 275,000 empleados alrededor del mundo ofreciendo a los clientes una calidad de servicio superior y conocimiento local para satisfacer sus requerimientos de cadena de suministro. DHL acepta su responsabilidad social al apoyar la protección climática, la educación y la gestión en materia de

2 desastres. Fundada en 1969, DHL es parte de Deutsche Post DHL. Inició operaciones en México en Descripción y análisis del proyecto: El área de Reclutamiento trabajaba las vacantes sin una requisición de personal estándar que le permitiera tener un control puntual de los días que se tarda en cubrir una posición, dependiendo del nivel de la misma, para poder detectar cualquier tipo de desviación en el proceso de búsqueda y selección. No se contaba con un proceso de selección bien definido, en donde las áreas involucradas tuvieran una definición clara de sus respectivas responsabilidades en las diferentes etapas de la selección del personal. Las funciones no se encontraban alineadas, las tareas se duplicaban, no había consistencia en cada uno de los procesos. No existía una política que sentara las bases para todo el proceso de Reclutamiento y Selección tanto para vacantes internas y vacantes externas. En opinión de los clientes internos, los tiempos de respuesta y cobertura de las vacantes requeridas eran muy altos, no cumpliendo con la exigencia del negocio y necesidad de las áreas. Por lo anterior, se buscó establecer un proceso de Reclutamiento y Selección a nivel nacional que permita medir puntualmente los tiempos de cobertura de las vacantes, dependiendo del nivel de las mismas, que ayude a reducir los tiempos que lleva el cubrir una posición desde que la requisición es enviada, hasta que el expediente del candidato esté completo o el candidato firme la propuesta laboral.

3 Objetivos del proyecto: Estandarizar el proceso de reclutamiento y selección a nivel nacional, logrando cubrir las posiciones de acuerdo al nivel de las mismas dentro de los siguientes tiempos objetivo: -Vacantes Operativas: 10 días hábiles. -Vacantes a nivel Analistas: 15 días hábiles. -Vacantes a nivel Supervisor/Coordinador: 20 días hábiles. -Vacantes a nivel Gerencial/Directivo: 30 días hábiles. El 50% de las posiciones deberán ser cubiertas con candidatos internos. El 30% de las vacantes a nivel Supervisor/Coordinador deberán ser cubiertas por mujeres. Establecimiento de la política de Reclutamiento y Selección. Elaboración de formatos estándar que permitan llevar un mejor control de las vacantes y procesos de selección alineados a la política del área. Incrementar a 77% la calificación en la encuesta de servicio aplicada a los líderes de las funciones. Desarrollo del proyecto: Estrategia: a) Realizar sesiones/workshops que permitan definir el flujo correcto de actividades y responsables de las mismas dentro del proceso de Reclutamiento y Selección. b) Identificar tareas duplicadas, que no generen valor, cuellos de botella, etc., en el proceso con el fin de eliminarlas, establecer mejoras y reducir los tiempos de cobertura. c) Efectuar un análisis de los tiempos de cobertura de años anteriores para poder establecer tiempos de

4 cobertura objetivos, pero a la vez retadores, por nivel de puesto. d) Definir una política de Reclutamiento y Selección que siente las bases para todas las vacantes, tanto para candidatos internos como para externos. e) Llevar un control puntual de las vacantes por nivel y función para identificar casos críticos y establecer estrategias en conjunto con la función, con el objetivo de alinear y eliminar las desviaciones. f) Darle un seguimiento semanal de sus vacantes a los clientes internos, para que tengan visibilidad del proceso y la fase en la que se encuentra la posición. Se utiliza una metodología DMAIC para llevar a cabo el proyecto. DEFINICIÓN: En esta etapa evaluamos el flujo de actividades y tareas que se llevaban a cabo en ese momento cada vez que una vacante se trabajaba y se identificaron los tiempos de cobertura por nivel de posición con el objetivo de establecer nuestros nuevos objetivos y proceso formal. MEDICIÓN: En esta etapa realizamos una medición de los tiempos de cobertura actuales y en base a ellos se proponen los nuevos targets, en base al nuevo flujo de actividades y responsabilidades propuestas como parte del proceso de reclutamiento y selección. ANÁLISIS: Aquí nos encargamos de recolectar toda la información de las áreas de mejora y causas raíz de los defectos del proceso y se identifican los siguientes puntos: -CLIENTE INTERNO: Entrevista por separado, lo cual provoca una gran cantidad de entrevistas por posición, duplicando esfuerzos e incrementando los días de cobertura. Se tarda en dar feedback de los candidatos entrevistados y el candidato seleccionado. Toma varios días para realizar las entrevistas con los candidatos finalistas. -RECLUTAMIENTO: No está realizando correctamente las búsquedas en perfiles especializados, los candidatos que presenta no cubren con el perfil requerido por el cliente. No está llevando a cabo reclutamientos preventivos en posiciones de gran volumen y frecuencia. -PROVEEDORES DE ESTUDIOS SOCIOECONÓMICOS Y SOCIO LABORALES: Tiempos altos de respuesta y entrega de información final de los candidatos en proceso. MEJORAS: - CLIENTE INTERNO: Se genera una matriz de tiempos objetivo y de entrevistas por nivel que permite tener un mejor flujo del proceso, acortando el número de entrevistas (por medio de paneles de entrevista y paneles de selección, en donde se le aplica un caso de negocio a los candidatos y todos los

5 involucrados en el proceso evalúan al prospecto el mismo día). Se establece que el feedback de los candidatos evaluados lo deben de proporcionar el mismo día. Si ya se tiene la terna de candidatos finalistas y el cliente se tarda en dar fecha para evaluarlos se detiene el tiempo de la vacante. -RECLUTAMIENTO: Cada que le envían una requisición el área, es obligación de algún miembro del equipo acercarse con la función para entender la necesidad del cliente, calibrar la posición en las actividades y funciones que requiere el puesto y definir próximos pasos. Se llevan a cabo análisis trimestrales de rotación en las funciones que tienen mayor volumen y frecuencia de vacantes para establecer el número de posiciones que deben de ser trabajadas proactiva y preventivamente, generando una banca de candidatos que servirán para cubrir futuras posiciones. Se le solicita a todos los candidatos finalistas paquete de compensación actual y documentación para expediente aún cuando no han sido seleccionados, para acortar tiempos. -PROVEEDORES DE ESTUDIOS SOCIOECONÓMICOS Y ESTUDIOS SOCIOLABORALES: Se lleva a cabo licitación de nuevos proveedores, evaluando su capacidad y presencia a nivel Nacional, que permita entregar estudios socioeconómicos de 5 a 7 días hábiles máximo y estudios socio laborales de 3 a 5 días hábiles máximo, de esta forma no interfiere con los tiempos objetivo de cobertura. CONTROL: Se documenta nuevo proceso de reclutamiento y selección, estableciendo fases concretas dentro del mismo y responsabilidades claras de todos los involucrados (Reclutamiento, Generalistas, Clientes Internos y Administración de Personal). Se elabora y comunica a toda la organización la nueva política de Reclutamiento y Selección. Se realizan reportes y presentaciones mensuales, trimestrales y semestrales de las vacantes trabajadas por el área de Reclutamiento y Selección para identificar casos de éxito a replicar y áreas de oportunidad/casos críticos que atacar. Cada que una vacante se cierra una encuesta on-line es enviada al cliente interno para evaluar nivel de satisfacción.

6 Logros: De 11 días hábiles en promedio para cubrir posiciones de nivel OPERATIVO se reduce a 8 días hábiles en promedio (existen posiciones que gracias al reclutamiento preventivo y proactivo y la generación de la banca se cierran en 0 días). De 25 días hábiles en promedio para cubrir posiciones de nivel ANALISTA se reduce a 13 días hábiles en promedio. De 28 días hábiles en promedio para cubrir posiciones de nivel COORDINADOR/SUPERVISOR se reduce a 21 días hábiles en promedio. De 38 días hábiles en promedio para cubrir posiciones de nivel GERENCIA/DIRECTIVO se reduce a 25 días hábiles en promedio. A nivel Analista se reduce de 4-5 entrevistas a 3 entrevistas por proceso de selección. A nivel Coordinador/Supervisor se reduce de 5-7 entrevistas a solo 1 panel de entrevista o panel de selección en donde el mismo día se selecciona al candidato. Se trabaja en conjunto con el área de Customer Service y WorkForce Management para establecer un calendario anual de las posiciones requeridas a lo largo del año, para que así el área de Reclutamiento pueda tener visibilidad de las mismas y hacer búsquedas preventivas y proactivas continuas. En promedio de 6-5 días hábiles que tardaban los proveedores de estudios en entregar los socio laborales se reduce a 3 días hábiles. El solicitar por adelantado el estudio socio laboral de los candidatos finalistas aún sin ser seleccionados ha disminuido los tiempos de respuesta. El solicitar la documentación para expediente por adelantado a los candidatos finalistas aún sin ser seleccionados ha reducido en promedio 3 días hábiles el tiempo de cobertura. Se le da una visibilidad clara y puntual a los clientes internos y Generalistas de RH de las vacantes que se están trabajando para ellos, desde que se envía la requisición hasta que se cierra la posición, por medio de los

7 estatus semanales que se les hace llegar. Mayor claridad en el proceso de selección gracias a la Política de Reclutamiento. Se logra en el 2013 que el 60% de las vacantes de nivel Analista hacia arriba sean cubiertas por candidatos internos. Se logra en el 2013 que el 33% de las vacantes de nivel Supervisor/Coordinador sean cubiertas por mujeres. Se alcanza una calificación de 78% en la encuesta de servicio aplicada a los líderes de cada función. Se cuenta con un proceso claro y estructurado de Reclutamiento y Selección.