ANSPE. r>.i\cio~alpi\ra LJ\ SUPERACiÓN DE LA POBREZA EXTREMA. CIRCULAR No. O O A DE 2015

Transcripción

1 AG[NCIA r>.i\cio~alpi\ra LJ\ SUPERACiÓN ODO o PAZ EQUIDAD EDUCI\CIl11\J Bogotá, D.C., -1 8 MAR 2015 CIRCULAR No. O O A DE 2015 PARA: DE: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA ANSPE SECRETARIA GENERAL ASUNTO: TRAMITE DE SOLICITUDES DE VIATICOS, GASTOS DE VIAJE Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO Respetados funcionarios y contratistas: De conformidad con lo dispuesto en la Resolución W 047 del 6 de febrero de 2015 "Por la cual se establece el procedimiento para la autorización de comisiones de servicio y el reconocimiento y pago de viáticos y gastos de viaje a los servidores públicos y de gastos de desplazamiento a los contratistas de la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema - ANSPE y se dictan otras disposiciones", se definirán los aspectos esenciales que se deberán tener en cuenta para el trámite de las solicitudes de viáticos, gastos de viaje de funcionarios y gastos de desplazamiento de contratistas: CONCEPTOS VIÁTICOS: Valor en dinero que se paga a los funcionarios que deban realizar una comisión previamente autorizada fuera de su sede, dentro del territorio nacional o fuera de él, destinado a atender los gastos de alojamiento y alimentación. GASTOS DE VIAJE: Valor en dinero que se paga a los funcionarios en cumplimiento de una comisión por concepto de transporte terrestre, fluvial o aéreo. Por regla general, cuando el cumplimiento de la comisión autorizada al funcionario requiera transporte aéreo, la Entidad suministrará los respectivos tiquetes. Este concepto de gastos de viaje se reconocerá y pagará a los funcionarios, previa descripción en la solicitud en los siguientes eventos: (i) Cuando el aeropuerto de llegada al sitio donde se debe realizar las actividades, se encuentra fuera del perímetro urbano de la misma y (ii) Cuando los mismos se requieran para desplazamientos terrestres o fluviales en municipios o departamentos que por sus características o politicas de la Entidad no se pueda acceder a transporte aéreo. GASTOS DE DESPLAZAMIENTO: Valor en dinero que se reconoce a los contratistas de la ANSPE por concepto de gastos de alojamiento, alimentación y transporte para desarrollar las actividades propias del objeto contractual, cuando así lo disponga expresamente el respectivo contrato. Para el pago del transporte terrestre, fluvial o aéreo de los contratistas, se aplica el mismo criterio utilizado en el pago de gastos de viajes de los funcionarios públicos. PBX 57(1) FAX 57(1)

2 \! AGCNCIA r\i\cio\jal rara LJ\ SUPERACiÓN TODOS NUE PROCEDIMIENTO 1.Se reconocerán Gastos de Viaje o de Desplazamiento por los siguientes conceptos a) Pago de impuesto de entrada a ciudades limítrofes. b) Transporte terrestre intermunicipal soportado mediante tiquetes, factura original, o en el evento que no exista servicio de transporte público o excepcionalmente cuando la empresa de transporte terrestre no lo suministre, se podrá aportar el "Comprobante desplazamientos terrestres y/o fluviales a nivel nacional", suscrito por quien presta el servicio de transporte; este comprobante será facilitado por la ANSPE. El citado comprobante no reemplaza el soporte formal de transporte intermunicipal en regiones donde se presta este servicio. Cuando se requieran transportes aéreos realizados por aerolíneas no comerciales, es responsabilidad del funcionario o contratista asegurarse que contará con ese servicio, acorde a las necesidades de su visita, y para tal efecto, deberá remitir en oportunidad la solicitud de viaje al Grupo de Gestión del Talento Humano, anexando los datos de contacto de quien prestará el servicio, para efectuar la reserva del cupo con la respectiva Agencia de Viajes. c) Taxis Aeropuerto - Hotel o destino de trabajo -Aeropuerto, en las siguientes ciudades: Bucaramanga (Lebrija) Pasto (Chachagüí) Medellín (Rionegro) Barranquilla (Soledad) Cali (Palmira) Barrancabermeja Santa Marta Sincelejo (Corozal) Montería (Sincelejo) El reconocimiento de transporte terrestre desde el Aeropuerto de Montería hasta la ciudad de Sincelejo y viceversa, o desde los aeropuertos de ciudades capitales del Eje Cafetero y viceversa cuando la ciudad de destino o de cumplimiento de la comisión o desplazamiento en el mismo Eje Cafetero sea diferente, sólo procederá cuando se soporte debida y suficientemente la necesidad del funcionario o contratista de ese desplazamiento adicional, acreditando insuficiencia de itinerarios aéreos o incompatibilidad entre la oferta de transporte aéreo al sitio de desempeño de la comisión o desplazamiento y las necesidades del servicio. Para otras ciudades o regiones, se evaluarán los casos específicos en los que proceda este reconocimiento según las particularidades y contingencias debidamente documentadas. 11.Solicitud autorización de comisiones o desplazamientos La radicación de la planeación de comisiones y desplazamientos se debe realizar a más tardar el día ocho (8) calendario de cada mes al Grupo de Gestión del Talento Humano en el "Formato de programación mensual de comisiones y desplazamiento". PBX 57(1) FAX 57(1)

3 \.1 ANSPE AG[NCIA f'\aclü\lal PNV\ G\ En el evento de requerirse efectuar una comisión o desplazamiento urgente o extraordinario, la solicitud de trámite de comisión de viaje o gastos de desplazamiento debe ser remitida, según corresponda, por el respectivo Director o Jefe de Oficina quien autoriza, al Grupo de Gestión del Talento Humano, en original, por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación al ínicio del viaje, a efectos de recibir la autorización de la Dirección General o Secretaria General, dependencia que valorará cada caso en particular, previo cumplimiento de los requisitos de justificación por parte del área solicitante. Una vez autorizada la comisión o desplazamiento extraordinario y antes de efectuar el mismo, el funcionario o contratista, deberá verificar con el Grupo de Gestión del Talento Humano si el trámite culminó exitosamente. En estos casos, la responsabilidad de viajar sin haber realizado la respectiva verificación será exclusivamente de cada funcionario o contratista. 111.Cancelación de las comisiones o desplazamientos En el evento que se cancele una comisión o un desplazamiento, se debe radicar ante el Grupo de Gestión del Talento Humano el "Formato de cancelación de comisiones" y "Formato de cancelación de desplazamientos" debidamente diligenciado en un término minimo de veinticuatro (24) horas antes de la fecha estimada del viaje, con el fin de adelantar los trámites pertinentes. IV. Prórrogas de las comisiones ylo desplazamientos Entiéndase por prórroga el tiempo adicional en la duración de una comisión o un desplazamiento autorizados. que han sido En el evento de requerirse prórroga de la comisión del funcionario o del desplazamiento del contratista, el respectivo Director o Jefe de Oficina que autorizó el mismo, deberá informarlo en un término mínimo de veinticuatro (24) horas de anticipación a la finalización de la comisión al Grupo de Gestión del Talento Humano, en el formato establecido por la ANSPE. La aprobación estará sujeta al cumplimiento de los requisitos establecidos para la comisión y/o desplazamiento y la disponibilidad presupuesta!. Para estos casos, la responsabilidad de viajar sin haber realizado la respectiva verificación será exclusivamente de cada funcionario o contratista. La prórroga se puede requerir además de las necesidades del servicio debidamente justificadas, por la cancelación de un vuelo por motivos climáticos o de orden público. Cuando la cancelación del vuelo sea por motivos de la aerolínea, ésta debe reconocer los gastos de hospedaje y desplazamientos terrestres desde y hacia el aeropuerto. En todos los casos se debe solicitar a la aerolínea una certificación donde se evidencie el motivo de la cancelación del vuelo. El funcionario o contratista que por motivos personales decida disminuir o ampliar su estadía en el sitio de viaje deberá asumir por su cuenta las eventualidades que se presenten por dicho cambio y los costos en que incurra por tal decisión; en tal caso y de realizarse en dias hábiles, este cambio requiere la aprobación del respectivo Director o Jefe de Oficina. Cuando se presente esta situación se deberá relacionar en el informe de comisión o de desplazamiento. PBX 57(1) FAX 57(1)

4 AG[NCIA l\agio\lal Pfl8i\ LJ\ 10 OS NU PAZ f:quidad EDUCACiÓN V. Trámite de informe de comisión o desplazamiento Funcionarios y contratistas ubicados en Bogotá: Los formatos "Informes de comisión -Funcionarios" e "Informes de desplazamiento -Contratistas", deben ser radicados en el Grupo de Gestión del Talento Humano dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión o el desplazamiento. Contratistas ubicados fuera de Bogotá: El formato "Informe de desplazamiento -Contratistas", debe ser radicado en el Grupo de Gestión del Talento Humano dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del desplazamiento. Los contratistas de régimen común deben tener en cuenta al diligenciar la factura, que no se suman los valores relacionados en el aparte de desplazamiento con el valor total del desplazamiento terrestre o fluvial, para liquidación del IVA. a) Los informes de comisión o desplazamiento deben ser diligenciados correctamente y radicados en el Grupo de Gestión del Talento Humano con información completa sobre: Fecha de diligenciamiento Datos personales completos Objeto de la visita que corresponderá con lo solicitado - Trayectos autorizados - Trayectos realmente efectuados debidamente autorizados Fechas reales de inicio y finalización Síntesis y resultados del viaje - Valores de viáticos, gastos de viaje y gastos de desplazamiento correspondientes a lo solicitado Especificar el número de tiquetes (Aéreos, Terrestres y/o fluviales) que se anexen Firmas de quien realizó el viaje y del Jefe Inmediato o del Supervisor del Contrato, coincidiendo con las del formato de solicitud Firmas originales (No escaneadas) Únicamente se deben anexar los soportes del viaje (tiquetes), sin incluir otros relacionados con la descripción de actividades objeto de la visita. Los soportes de cumplimiento de las comisiones o desplazamientos, tales como: listado de asistencia, archivo fotográfico, actas, etc, deberán ser conservados por el respectivo Director o Jefe de Oficina, en razón de la responsabilidad que les asiste de verificar y constatar el cumplimiento de la misma. Si los formatos no contienen registrada la información completa, serán devueltos para su corrección y reinicio del trámite. b) Requisitos de los Tiquetes terrestres o fluviales expedidos por la empresa transportadora. Se reconocerán los valores correspondientes a los tiquetes terrestres o fluviales, siempre y cuando se cumpla con: Los datos deben ser diligenciados en su totalidad, según el formato del tiquete. Las fechas deben coincidir con las solicitadas. Los valores estarán sujetos al análisis según la escala de valores a nivel nacional. No se aceptan tachones y/o enmendaduras. PBX 57(1) FAX 57(1)

5 AGENCIA I\I\Clü'lI\L PARA LI\ TOO NU o Los tiquetes deben presentarse con el VO.Bo. del Jefe Inmediato o Supervisor del Contrato - Si la empresa prestadora del servicio no cuenta con un formato de tiquete impreso, únicamente se aceptará el "Comprobante desplazamientos terrestres y/o fluviales a nivel nacional" suministrado por la ANSPE. Si los formatos no contienen registrada la información completa, serán devueltos para su corrección y reinicio del trámite. Cuando se presente una eventualidad durante el viaje que afecte lo inicialmente programado, el funcionario o contratista deberá sustentar dicha eventualidad en el Informe de Comisión _" Sintesis y resultado del viaje", la cual debe estar avalada por el respectivo Director o Jefe de Oficina. De conformidad con el Memorando W. GT de marzo 18 de 2014, expedido por la Asesora de Gestión Financiera, se determinó que todos los documentos soportes para autorización de pago serán custodiados por el Grupo de Gestión del Talento Humano y únicamente se deberán tramitar las planillas de pagos a funcionarios y contratistas, asi como, las planillas de liberación de funcionarios y contratistas. VI. Gestión para el pago de viáticos, gastos de viaje y desplazamiento El Grupo de Gestión del Talento Humano, reportará a las áreas con una periodicidad quincenal, los Informes de Viaje aprobados y radicados ante Gestión Financiera, con el fin que cada Director, Jefe de Oficina, funcionario y contratista pueda llevar un control de los viajes efectuados. VII. Pago de sobrecostos en tiquetes aéreos Los sobrecostos, multas u otros gastos generados por los cambios de tiquete o pérdidas de vuelo, imputables al funcionario comisionado o al contratista con autorización de gastos de desplazamiento, deberán ser asumidos por éstos. El cambio del itinerario efectuado por modificaciones en la agenda del viaje o hechos de terceros no imputables al funcionario o contratista, deberán ser informados de inmediato al Grupo de Gestión del Talento Humano para solicitar el respectivo cambio debidamente soportado, el cual estará sujeto a disponibilidad de la aerolínea. En ningún caso, la Agencia asumirá los costos por el incremento en el valor del tiquete, debido a cambios que sean tramitados directamente por el funcionario o contratista. Cordialmente, ho- ~-5. MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Secretaria General PBX 57(1) FAX 57(1)