LINEAMIENTOS PARA COMISIONES, VIATICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES

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1 LINEAMIENTOS PARA COMISIONES, VIATICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES 1

2 NORMAS GENERALES I. OBJETIVO 1. Regular la asignación de viáticos y pasajes nacionales e internacionales a los servidores públicos de Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural,.A.C., por tareas oficiales a realizar en un domicilio distinto al de su adscripción y en los trayectos al lugar de comisión. II. SUJETOS DE LA NORMA 2. Son sujetos de la presente normatividad: Los servidores públicos que, en el ejercicio de sus funciones, sean comisionados a un lugar distinto al de su adscripción, dentro del territorio nacional o en el extranjero, incluyendo al personal contratado bajo el régimen de honorarios, siempre y cuando así lo establezca el contrato respectivo. El presente documento tomó como marco de referencia los lineamientos establecidos por la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, publicada el 06 de Octubre de III. DEFINICIONES. PASAJES PARA SERVIDORES PUBLICOS EN EL DESEMPEÑO DE COMISIONES Y FUNCIONES OFICIALES.- Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte en comisiones oficiales temporales dentro y fuera del país en lugares distintos a los de su adscripción, por cualesquiera de los medios usuales, de servidores públicos en cumplimiento de la función publica. Excluye los arrendamientos de vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales, comprendidos en el concepto 3200 servicios de arrendamiento. VIÁTICOS PARA SERVIDORES PUBLICOS EN EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES OFICIALES.- Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación y hospedaje de servidores públicos en el desempeño de comisiones temporales dentro y fuera del país, en lugares distintos a los de su adscripción. IV. LINEAMIENTOS GENERALES 1. El ejercicio de las partidas de servicio integrales, de viáticos y de pasajes debe ser correlativo entre sí y con la información del Memorándum de Comisión (ANEXO 1), por lo que no se otorgarán pasajes nacionales e internacionales o gastos de servicios integrales sin que exista este memorándum en el que se establece el período efectivo de las tarea conferida. Cabe mencionar que este memorandum también deberá incluirse en el caso de reembolsos. 2. El comisionado tramitará la asignación de viáticos y pasajes en su área administrativa y será responsabilidad del mismo, la elaboración y presentación de los formatos correspondientes, así como documentos de su comprobación. 3. Será objeto de verificación que la fecha de los boletos de viaje coincidan con la fecha o período de las funciones o comisión que la motivan, la fecha del vuelo y el traslado. Cuando se proporcione transportación aérea, y por necesidades de servicio, se efectúen cambios de fecha y vuelo, éstos se justifican con el pase de abordar y/o la tapa del boleto de avión en el que registre el cambio. 2

3 V. COMISIONES 4. Las comisiones oficiales nacionales del personal del INCA RURAL, serán autorizadas por el Director General Adjunto del área que le corresponda y deberá contar con el Vo. Bo. de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración a fin de validar el gasto. En el caso de delegaciones regionales deberá autorizar el Director General Adjunto de Operación y Promoción con el Vo. Bo. de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración. Referente a los Directores Generales Adjuntos los memos de comisión serán autorizados por la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración con el Vo. Bo. De la Dirección General 5. Los servidores públicos facultados, al autorizar las comisiones deberán previamente cerciorarse que la persona comisionada pueda ser sujeto de comisión en el INCA RURAL y desarrolle funciones que justifiquen la comisión, apegándose a la tarifa y zona correspondiente de conformidad con los anexos 2 y 3 6. Los titulares de las unidades responsables podrán comisionar fuera del domicilio de su adscripción al personal contratado por honorarios. 7. Las comisiones internacionales de servidores públicos se autorizarán con una antelación de cuando menos quince días, y se tramitaran de la manera siguiente: a. Dirección General - por el Oficial Mayor de la SAGARPA, y Vo. Bo. Del C. Secretario b. Directores Generales Adjuntos y resto del personal de INCA RURAL, Vo. Bo. De la Dirección General y autorización del Oficial Mayor de la SAGARPA. 8. Por ningún motivo el comisionado debe trasladarse del domicilio de adscripción a la localidad de la comisión por medio de taxis o vehículos de renta, salvo que exista justificación y esta sea autorizada por la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración. 9. En la autorización de comisiones nacionales o al extranjero al personal de las Unidades Administrativas de INCA RURAL, se deberán observar los criterios de racionalidad y austeridad siguientes: a) El desempeño debe estar relacionado con las funciones que realiza el servidor público comisionado y con los objetivos de esté Instituto. b) Estar determinado en el calendario de trabajo de las unidades administrativas, conforme a programas prioritarios, salvo que se trate de comisiones derivadas de situaciones urgentes, imprevistas y plenamente justificadas. c) La comisión contribuya al mejoramiento de la operación y productividad del INCA RURAL y, en general, de la Administración Pública Federal. d) El servidor público facultado para emitir la autorización de una comisión dentro el país, considere la posibilidad de que las actividades que la originan no puedan ser realizadas por el personal del INCA RURAL de la plaza correspondiente. e) Las comisiones al extranjero atiendan el cumplimiento de las funciones sustantivas o especializadas del INCA RURAL, A.C. f) El número de servidores públicos que sean enviados a una comisión debe reducirse al mínimo indispensable. Su autorización debe estar en función de los criterios anteriores y a los resultados esperados, de acuerdo con los objetivos y metas de los programas que opera el INCA RURAL. 3

4 10 Cuando la comisión se suspenda o postergue por tiempo indefinido, el comisionado cancelara el proceso y reintegrara el cheque o su equivalente en un término máximo de 48 Hrs. VI. PASAJES 11. El ejercicio de los recursos por concepto de pasajes se debe realizar por la Unidad Administrativa correspondiente, de conformidad con las necesidades del servicio y con estricto apego al presupuesto autorizado en el ejercicio respectivo. No se autoriza su pago para cubrir gastos de terceras personas o de actividades ajenas al servicio oficial. 12. Para el otorgamiento de pasajes, de conformidad con la comisión asignada, se deben tomar en cuenta medios de transporte idóneos al lugar de destino. 13. El gasto efectuado por el comisionado para su traslado aeropuerto o Terminal de autobuses al lugar de comisiones-aeropuerto o Terminal de autobuses, será considerado como pasaje, siempre y cuando se presente documentación con requisitos fiscales. 14. En ningún caso se pueden adquirir pasajes con categoría de negocios, su equivalente business class o superior para vuelos nacionales. En vuelos internacionales que por tramo sencillo o dure más de 4 horas, se adquirirán pasajes con categoría de negocios, o su equivalente business class para los grupos comprendidos entre los niveles jerárquicos J hasta G, siempre y cuando autorice el Director general de Administración y Planeación. 15. La comprobación de los gastos erogados por concepto de pasajes nacionales e internacionales se debe realizar mediante la documentación que reúna los requisitos fiscales necesarios que expidan las empresas de servicios de transporte, y es objeto de verificación el que la fecha de los boletos de viaje coincidan con la fecha o período de las funciones o comisión que motivan, la fecha de vuelo y la de traslado. Cuando se proporcione transportación aérea y, por necesidades de servicio se efectúen cambios de fecha y vuelo, éstos se justificarán con el pase de abordar y/o la tapa de boleto de avión en el que se registre el cambio. 16. La agencia de viajes que atiende al Instituto, opera en horario continuo de 9:00 a 19:00 Horas VII. VIATICOS 17. El otorgamiento de viáticos en el caso de Delegaciones Regionales será autorizado por la Dirección General Adjunta de Promoción y Operación con el Vo. Bo. de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración 18. No se otorgarán viáticos sí el comisionado tiene pendientes de comprobación. 19. El personal que sea comisionado tiene derecho al otorgamiento de viáticos de conformidad con la tarifa vigente autorizada, (ANEXOS 2,3 y 4) 20. Se deben otorgar viáticos por lo días estrictamente necesarios para que el personal desempeñe la comisión conferida, apegándose a la zona y tarifas correspondientes. 21. Las unidades administrativas deberán de abstenerse de comisionar u otorgar viáticos al personal que disfrute de su período vacacional o de cualquier tipo de licencia. Tampoco en calidad de cortesía, ni como complemento de sueldos o remuneraciones. 22. Si el comisionado se traslada en horarios nocturnos, y no se hospeda durante esa noche en algún establecimiento que preste ese servicio, se otorgará la cuota de viáticos sin pernoctar que corresponda, y el comisionado comprobará los gastos realizados en el trayecto, desde el domicilio de adscripción al lugar de la comisión y viceversa, acorde a la hora de salida y arribo, y reintegrará las diferencias en su caso. 4

5 23. Los viáticos para comisiones en el interior del país, se otorgarán por un término no mayor de 90 días continuos o interrumpidos en el lapso de un año y en una misma localidad. Pueden prorrogarse una sola vez y hasta por un período de 90 días bajo circunstancias plenamente justificadas y con la autorización expresa de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración. 24. Cuando se autorice una comisión a una zona fronteriza, el comisionado deberá hospedarse en territorio nacional, y la cuota será la correspondiente a dicha plaza. 25. Cuando se comisione a los servidores públicos que acompañen a personal de mando medio o superior para acudir a cursos de capacitación precede su homologación. VIII. CONTRATACION DE SERVICIOS INTEGRALES 26.- Se podrán contratar paquetes de viaje (VTI, VHI, VTP, etc.) a través de la agencia de viajes contratada con el INCA RURAL, ajustándose además a lo siguiente: 27. Cuando se adquieran paquetes nacionales viaje todo incluido o pagado (VTI o VTP) únicamente se otorgarán viáticos para los traslados locales, cuya cuota será inferior a la de viáticos sin pernocta. 28. Cuando se adquieran paquetes nacionales viaje con transporte y hotel (VTH) incluidos, se otorgarán viáticos hasta un 30% de la tarifa máxima diaria para viáticos nacionales. Tomando en cuenta el destino de la comisión, alimentación, transporte local, y gastos relacionados, comprobables 80% con documentación que reúna los requisitos fiscales establecidos y 20% con relación de gastos. 29. Cuando se adquieran paquetes internacionales viaje todo incluido o pagado (VTI o VTP), se otorgarán viáticos exclusivamente para los traslados locales, sin que el viático otorgado exceda el 20% de la cuota establecida. 30. Cuando se adquieran paquetes internacionales viaje con transporte y hotel (VTH) incluidos se otorgarán viáticos equivalentes hasta un 30% de la cuata establecida, destinados a alimentos y transporte local debidamente relacionados y justificados. IX. OPERACIÓN DE LA TARIFA 31. Las cuotas que se señalan en la tarifa de viáticos nacionales y viáticos en el extranjero que se consigna en los anexos 3 y 4, incluyen los gastos por concepto de hospedaje, alimentación, transporte local, tintorería, lavandería, propinas y cualquier otro gasto similar o conexo a éstos. 32. En los casos en que coincida la estancia en dos o más localidades o países en un mismo día, se aplica la tarifa de la localidad o país en que se pernocte. 33. Al personal que por necesidad del servicio se le comisione por un tiempo menor de 24 horas y deba regresar el mismo día a su lugar de adscripción, se le deben otorgar las cuotas que se marcan en la tarifa de viáticos nacionales consignadas en el Anexo 2, las cuales comprenden los conceptos de alimentación, transporte urbano, propinas y cualquier otro gasto similar a conexos. 34. Al personal comisionado por un período de tiempo mayor de 24 horas, deberá otorgársele la cuota correspondiente al Anexo 2, por días completos. 35. Las tarifas previstas en los anexos correspondientes de la presente Norma, constituyen los topes máximos autorizados, por lo que no se pueden cubrir cuotas mayores. 36. Cuando el comisionado utilice su vehículo para la realización de la comisión, se otorgará el costo del peaje y el importe por consumo de gasolina, la tarjeta respectiva, o vales que correspondan, 5

6 a razón de 1 litro por cada 5 kilómetros recorridos del domicilio de adscripción al de la comisión y viceversa, agregando hasta un monto de 100 kms. Diarios para movimientos locales, siempre y cuando anexe y relacione el vale de consumo almacenario o la relación de suministros en la tarjeta a la documentación comprobatoria. 37. Cuando el comisionado utilice un vehículo oficial se aplicará el procedimiento anterior, debiendo recibir y entregar el vehículo invariablemente con tanque lleno. X. COMPROBACION. 38. En virtud de que los viáticos constituyen una forma de adquisición de servicios que los servidores público hacen a nombre y por cuenta de INCA RURAL, la comprobación se realiza mediante documentos (facturas, recibos u otros) que reúnan los requisitos fiscales de acuerdo con las disposiciones establecida en el Código Fiscal de la Federación, su reglamento y en la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Cuando se solicite el servicio de boleto de avión deberá regresar la factura del viaje, y/o su pase de abordar; de lo contrario se procederá a su descuento vía nómina. 39. Los documentos comprobatorios que se presenten deberán cumplir con lo siguiente: Ser originales Estar expedidos a favor de INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL SECTOR RURAL,.A.C, indicando la clave de R.F.C. IND C16, y domicilio en Av. San Lorenzo º piso Col. Santa Cruz Atoyac C.P No tener tachaduras o enmendaduras Reunir los requisitos fiscales establecidos por las leyes y reglamentos en la materia. 40. La documentación se deberá realizar llenando el apartado DESGLOSE DE EROGACIONES, adjuntando los comprobantes debidamente relacionados y que reúnan requisitos fiscales, Para los casos en que los prestadores de servicios distintos a hospedaje y alimentación no expidan documentación que avale las erogaciones efectuadas, ésta se detallará en el concepto de OTROS y se comprobara mediante recibo firmado por el comisionado, en el cual se especifiquen los conceptos y montos sin comprobación, mismos que en ningún caso excederán del 25% del monto total asignado para desempeñar la comisión. Lo anterior es aplicable para todos los servidores públicos adscritos a INCA RURAL, sin importar el nivel jerárquico. 41. En el caso de que los viáticos no sean comprobados conforme a lo establecido en la presente Norma, el servidor público comisionado debe reembolsar los recursos correspondientes en los plazos en que dichas erogaciones debieron ser comprobadas. 42. En la comprobación de los viáticos, el comisionado no podrá incluir artículos o servicios personales. 43. Las propinas se consideran como gasto comprobado cuando éstas se desglosen en la factura. 44. La entrega de los documentos de la comprobación, se debe efectuar en un término máximo de 5 días hábiles posteriores a la conclusión de la comisión, se debe entregar al comisionado el acuse de recibo de los documentos comprobatorios. En caso de que los viáticos no sean comprobados conforme a lo establecido en los presentes linimientos, el servidor público comisionado reembolsará los recursos correspondientes en los plazos en que esos gastos debieron ser comprobados. 45. Para la aceptación y trámite de la comprobación de gastos de comisión, será obligación del servidor público facultado comisionante, autorizar al comisionado la comprobación que proceda en 6

7 función de las zonas geográficas y días efectivos utilizados en la comisión. La comprobación deberá estar firmada por quien autorizó la comisión. 46. Si el importe total de los comprobantes resulta superior al monto de viáticos otorgados el responsable de recabarlos los recibirá sin que por ello deba cubrirlos al comisionado 47. La comprobación de los viáticos internacionales, será a través del comprobante de la compra de divisas y boleto de transporte, y en su caso, pase de abordar que deben coincidir con las fechas del período efectivo de la comisión, la documentación de hospedaje, una relación de gastos efectuados registrado en el apartado DESGLOSE DE EROGACIONES. 48. Para adquirir EUROS, tomando como referencia el dólar de lo Estados Unidos de América, las unidades responsables deben sujetarse a las disposiciones establecidas en los artículos 35 de la Ley del Banco de México; 8º de la ley Monetaria de los Estados Unidos Mexicanos: disposiciones aplicables a la determinación del tipo de cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la República Mexicana, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 22 de Marzo de 1996, las cuales señalan que la equivalencia del peso mexicano con otras monedas extranjeras, se calcula atendiendo a la cotización que rija para estas últimas contra el dólar de los Estados unidos de América. XI. SANCIONES 49. Los servidores públicos facultados para autorizar comisiones y el otorgamiento de viáticos, los que autorizan los gastos por concepto de viáticos y pasajes, serán responsables de las irregularidades en que incurran, por la inobservancia de los presentes lineamientos, haciéndose acreedores a las sanciones previstas en la Ley federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, sin perjuicio de aplicación de las disposiciones establecidas en el Código Penal Federal vigente. XII TRANSITORIOS 50. No se autorizarán comisiones cuando se den los supuestos siguientes: a) Para desempeñar servicios en alguna organización, institución, partido político o empresa privada. b) Al personal de otras dependencias o Unidades Administrativas, salvo en casos específicos que por concurrencia de programas el representante de éstas puedan apoyar al INCA RURAL. 51. La Dirección General Adjunta de Planeación y Administración, puede autorizar, excepcionalmente, montos distintos a los límites de gasto de viáticos nacionales e internacionales establecidos en los presentes lineamientos. Los gastos generados por la aplicación del esquema específico descrito en el párrafo anterior, se sujetaran, en todo momento, a disponibilidad presupuestaria, pues no deben generar una presión de gasto a la unidad responsable. 52. Lo que no aparezca dispuesto en los presentes lineamientos se acordará con la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración, de ser necesario. XIII. VIGENCIA 53. Los presentes lineamientos entrarán en vigor a partir de 01 de Noviembre

8 ANEXO 2 TARIFA DE VIATICOS NACIONALES PARA PERSONAL COMISIONADO POR UN TIEMPO MENOR DE 24 HORAS Y QUE REGRESE EL MISMO DIA (Cuota Diaria en Pesos) (Vigencia a partir del 01 de Noviembre de 2007) NIVEL DE APLICACIÓN ZONA B ZONA A DIRECCION GENERAL DIRECTORES GENERALES ADJUNTOS, DIRECTORES DE AREA, SUBDIRECTORES DE AREA Y JEFES DE DEPARTAMENTO RESTO DEL PERSONAL Cuotas diarias en pesos Zona A) Ciudades menos económicas Zona B) Ciudades más económicas Zonas Marginadas: Se entenderán las localidades de cualquier Entidad Federativa que no cuente con infraestructura hotelera y de servicios y cuya población sea menor a 2,500 habitantes. Listado de ciudades menos económicas (Zona A) LOS CABOS, BAJA CALIFORNIA SUR CANCUN, QUINTANA ROO SALTILLO, COAHUILA CD. VICTORIA, TAMAULIPAS ACAPULCO e IXTAPA ZIHUATANEJO, GUERRERO Listado de ciudades más económicas (ZONA B) RESTO DE LAS CIUDADES DEL PAIS 8

9 ANEXO 3 TARIFA DE VIATICOS NACIONALES POR UN TIEMPO MAYOR DE 24 HORAS. (Cuota Diaria en Pesos) (Vigencia a partir del 01 de Noviembre de 2007) NIVEL DE APLICACIÓN ZONA B ZONA A DIRECCION GENERAL 1,310 1,705 DIRECTORES GENERALES ADJUNTOS, DIRECTORES DE AREA, SUBDIRECTORES DE AREA Y JEFES DE DEPARTAMENTO. 1,023 1,286 RESTO DEL PERSONAL Cuotas diarias en pesos Zona A) Ciudades menos económicas Zona B) Ciudades más económicas Zonas Marginadas: Se entenderán las localidades de cualquier Entidad Federativa que no cuente con infraestructura hotelera y de servicios y cuya población sea menor a 2,500 habitantes. Listado de ciudades menos económicas (Zona A) LOS CABOS, BAJA CALIFORNIA SUR CANCUN, QUINTANA ROO SALTILLO, COAHUILA CD. VICTORIA, TAMAULIPAS ACAPULCO e IXTAPA ZIHUATANEJO, GUERRERO Listado de ciudades más económicas (ZONA B) RESTO DE LAS CIUDADES DEL PAIS 9

10 ANEXO 4 LIMITE DE GASTOS EN MATERIA DE VIATICOS INTERNACIONALES GRUPO PUESTO DE APLICACION TODAS LAS ZONAS PAISES DONDE EL EURO SEA LA MONEDA DE CURSO LEGAL G H I J K K L M N O P SECRETARIO SUBSECRETARIO OFICIAL MAYOR JEFE DE UNIDAD COORDINADOR GENERAL DIRECTOR GENERAL DELEGADO ESTATAL DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DIRECTOR DE AREA SUBDIRECTOR DE AREA JEFE DE DEPARTAMENTO ENLACE PERSONAL OPERATIVO LIMITES DE GASTO* LIMITES DE GASTO** 470 USD 450 EUROS * Cuotas diarios en Dólares Americanos ** Cuatas diarias en Euros 10