DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION OFICINA DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION OFICINA DE CONTROL INTERNO Informe II Semestre de 2014 Arqueos Cajas Menores Bogotá D.C., Diciembre de 2014

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 METODOLOGIA... 4 INFORME... 5 Cajas Menores Constituidas... 5 Cambio de Responsable... Error! Marcador no definido. Existencia y vigencia de las pólizas... 5 Actualización y diligenciamiento de los libros... 6 Conciliaciones Bancarias... 6 Administración de Efectivo... 7 Arqueos efectuados primer Semestre de Reembolsos de gastos... 7 Resultado de Otras verificaciones efectuadas CONCLUSIONES ANEXOS

3 INTRODUCCIÓN Este informe se elabora cumpliendo con lo dispuesto en los Decretos 2768 de Diciembre de 2012 y 0146 de febrero 2013, normas por las cuales se reglamenta la constitución y el funcionamiento de las Cajas Menores de las entidades que conforman el presupuesto general de la nación y de los órganos del Sistema General de Regalías. Las normas mencionadas establecen que la Oficina de Control Interno deberá efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los distintos órganos y que adicionalmente, le compete adelantar evaluaciones y verificaciones que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos asignados a estos fondos. El informe correspondiente al segundo semestre de 2014 incluye verificación de aspectos reglamentarios relacionados con la operación de las cajas menores constituidas para el Departamento Nacional de Planeación y Sistema General de Regalías y el resultado de los arqueos efectuados a las mismas. Al corte del segundo semestre de 2014 no se constituyeron cajas menores financiadas con recursos del Fondo Nacional de Regalías en Liquidación. La verificación de la información relacionada con el estado de los fondos de las cajas menores constituidas se ha efectuado con base en la información oficial registrada en el aplicativo SIIF Nación. Para el logro de los objetivos propuestos, ha sido de vital importancia la participación de los funcionarios responsables de la administración de cajas menores, así como la información soporte suministrada. 3

4 METODOLOGIA La Oficina de Control Interno verificó aspectos de cumplimiento legal y procedimental de las siguientes cajas menores constituidas en el Departamento en el año 2014: 1. Gastos Generales -Recursos de funcionamiento DNP 2. Gastos de desplazamiento-recursos de Inversión DNP 3. Viáticos y gastos de viaje- Recursos de funcionamiento DNP 4. Viáticos y Gastos de Viaje Recursos SGR Para el segundo semestre se adelantaron las siguientes actividades: Verificación de actos administrativos y soportes requeridos con ocasión de cambios de responsables de administración de las cajas y modificación o ampliación de las cuantías presentados en el período de seguimiento. Verificación de la existencia y vigencia de las pólizas que amparan los fondos de las cajas menores. Verificación de la actualización y debido diligenciamiento de los libros Verificación de la elaboración de las conciliaciones bancarias y los ajustes respectivos en los libros si hubiere lugar. Verificación de arqueos efectuados en el período por parte de la Subdirección Financiera Realización de Arqueos a las cajas constituidas en la vigencia (Véase anexos) Verificación de número de reembolsos efectuados, limite de cuantía y valores registrados en libros y pendientes de reintegrar. 4

5 INFORME A continuación se presentan los aspectos analizados, las conclusiones y recomendaciones generadas como resultado de la evaluación del cumplimiento normativo y elementos de control interno comunes a todas las cajas menores constituidas en el Departamento: Cajas Menores Vigentes Segundo Semestre 2014 En cuadro a continuación se presentan las cajas menores vigentes en el segundo semestre de 2014: Caja Menor Responsable COD SIIF Norma que Rige la Caja RESOLUCION REGISTRO RP Monto Autorizado $$Miles Decreto Fecha No. Fecha No. Fecha Efectivo Autorizado $$Miles Gastos Generales DNP Amanda Malo Parejo /12/ /01/ /01/ Viáticos y Gastos de Viaje DNP Yaneth Liliana Enriquez Soto /12/ /01/ /01/ No administra Gastos de Desplazamiento DNP* Amanda Malo Parejo /12/ /02/ /02/ No administra Viáticos y Gastos de Viaje SGR** Liliana Ramírez Gutierrez /02/ /02/ /03/ No administra *Resolución 3736 de Octubre 21 de 2014-Aumentó Cuantía en $50 Millones **Resolución 0289 de 31 de Enero de 2014-Cambio de Responsable Existencia y vigencia de las pólizas Hasta Diciembre 15 estuvieron vigentes las siguientes Pólizas: Seguro Manejo Póliza Global Sector Oficial No expedida por MAPFRE Seguros de Colombia. Límite asegurado $ Póliza de Transporte Automático de valores de valores No expedida por MAPFRE Seguros de Colombia. Límite asegurado por despacho $ Según acta de audiencia de la Licitación pública LP de fecha 9 de Diciembre de 2014, la contratación de pólizas de seguros requeridas para la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales, así como aquellos por lo que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual... fue adjudicada a la UT MAPFRE SEGUROS GENERALES DE COLOMBIA S.A. LA PREVISORA-ACE SEGUROS S.A. por la suma de $ que incluye el aseguramiento en el ramo de todo riesgo daños 5

6 materiales, automóviles, manejo para entidades oficiales, transporte de valores y Responsabilidad civil extracontractual (Grupo 1) por valor de Según anexo técnico la vigencia contratada es por 42,5 meses a partir del 16 de Diciembre. Para la fecha de arqueo, diciembre 17 de 2014, se presentó nota de cobertura emitida por MAPFRE Seguros de Colombia en Diciembre 16 según la cual los responsables de las Cajas menores se encuentran amparados hasta el Actualización y diligenciamiento de los libros Se encontraron actualizados en el sistema SIIF Nación los siguientes libros (fecha según arqueos realizados por esta oficina): Auxiliares de Cajas menores, discriminados según rubros apropiados para cada una de las cajas constituidas. Auxiliares para el control de Efectivo Caja constituidas para gastos generales DNP. Las demás cajas no administran efectivo. Auxiliares de Bancos. Auxiliar (Hoja Excel) para control de Retenciones Practicadas Conciliaciones Bancarias La verificación del archivo de conciliaciones bancarias, permitió establecer que se realizan oportunamente. Se encontraron actualizadas con corte a Noviembre 30 de 2014, según arqueos adelantados por esta Oficina. En la Caja menor de Gastos Generales, se identificaron en la conciliación del mes de Noviembre, 2 cheques pendientes de cobro (No y ) con fecha de giro Noviembre 27 de En la Caja menor de Viáticos y gastos de viajes DNP, se identificaron en la conciliación del mes de Noviembre, 3 cheques pendientes de cobro (No ; y ), de los cuales 2 fueron girados en los meses de Agosto y Octubre. En la Caja menor de Gastos de Desplazamiento la conciliación del mes de Noviembre de 2014, presentó un cheque pendiente de cobro de fecha noviembre 10 de En la caja menor de viáticos y gastos de viaje, financiada con recursos del Sistema General de Regalías, en la conciliación correspondiente al mes de Noviembre se identificaron 3 cheques 6

7 pendientes de cobro (No ,68826 y 68828) que fueron girados en los meses de julio, septiembre y Octubre. Administración de Efectivo Para efectos de este informe se verificó el libro auxiliar de efectivo de la caja menor constituida para sufragar el pago de gastos generales financiados con recursos del DNP (Presupuesto General de la Nación). El monto autorizado de efectivo en la vigencia fue de $ , según fondeos efectuados durante el semestre, no se superó el tope establecido de 5 SMLMV, es decir la suma de $ El promedio en efectivo del semestre fue de $1.374,7 millones de pesos. La Caja menor de Gastos Generales-DNP, es la única que viene administrando valores en efectivo. A la fecha de arqueo se encontró la suma de $ , los cuales presentaron un sobrante de $2.780 con respecto a los registros auxiliares en libros. Respecto del sobrante se remitió con posterioridad al arqueo, copia de la consignación efectuada a la DTN. Arqueos efectuados Segundo Semestre de 2014 De conformidad con el artículo 12 del Decreto 2768 de 2012 y artículo 18 del Decreto 0146 de 2013, la Oficina de Control Interno OCI efectuó arqueos a las cuatro cajas menores constituidas el día 17 de Diciembre de Las actas de arqueo correspondientes se anexan a este informe. La Subdirección Financiera, por su parte, practicó arqueos a todas las cajas menores, el día 2 de Octubre de Reembolsos de gastos De acuerdo con lo verificado en los libros de bancos de las Cajas Menores constituidas, se está aplicando de conformidad con los artículos 14 y 15 de los Decretos 2768 de 2012 y 0146 de 2013, respectivamente: Los Reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%); lo que ocurra primero, de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados Con base en la información disponible en el sistema SIIF Nación y en los libros auxiliares de las Cajas menores constituidas, se presentan las siguientes conclusiones relacionadas con la administración de los fondos y los reembolsos efectuados: 7

8 CAJA MENOR GASTOS GENERALES DNP Según se presenta en cuadro a continuación, durante el segundo semestre de 2014 se efectuaron reembolsos por un total de $ incluyendo el reembolso No.12 de legalización y cierre de la caja menor. El promedio mensual en este período fue de $ mientras que en el primer semestre fue de $ El promedio de duración del trámite de los reembolsos es de 15 días (7 a 20 días) contados entre la fecha de corte del reembolso y el registro de la consignación en libros Reembolso No. Período Reembolso Fecha Registro en Libros Días Trans. Reemb Valor Neto Reembolso 7 25 DE JUNIO AL 24 DE JULIO DE /08/ , DE JULIO AL 26 DE AGOSTO DE /09/ , DE AGOSTO AL 25 DE SEPT. DE /10/ , DE SEPT. AL 24 DE OCTUBRE DE /11/ , DE OCTUBRE AL 27 DE NOV /12/2014 8, DE NOV. AL 17 DE DICIEMBRE DE /12/2014 7, TOTAL REEMBOLSOS SEGUNDO SEMESTRE 2014 PROMEDIO REEMBOLSOS MES MONTO DE LA CAJA En la vigencia 2014, se efectuaron un total de 12 reembolsos con un acumulado de $ y un promedio mensual de $ , según distribución en los rubros que se detallan en cuadro a continuación: RUBRO APROPIACIÓN ACUMULADO PROMEDIO REEMBOLSOS MES Impuestos y Contribuciones Compra de Equipo Materiales y Suministros Mantenimiento Comunicación y Transporte Impresos y Publicaciones Gastos Judiciales Total El rubro correspondiente a Impuestos y contribuciones no demandó recursos en el período objeto de seguimiento. 8

9 CAJA MENOR GASTOS DE DESPLAZAMIENTO DNP Como se presenta en cuadro a continuación, durante el segundo semestre de 2014 se efectuaron reembolsos por un total de $ y promedio mes de $ El promedio de duración del trámite de los reembolsos de esta caja en el segundo semestre de 2014 fue de 11 días (2 a 17 días) contados entre la fecha de corte del reembolso y el registro de la consignación en libros. Reembolso No. Período Reembolso Fecha Registro en Libros Días Trans. Reemb Valor Neto Reembolso 6 26 DE JUNIO AL 28 DE JULIO DE /08/ , DE JULIO AL 28 DE AGOSTO DE /09/ , DE AGOSTO AL 29 DE SEPTIEMBRE DE /10/ , DE SEPTIEMBRE AL 29 DE OCTUBRE DE /11/ , DE OCTUBRE AL 14 DE NOVIEMBRE DE /11/2014 7, AL 24 DE NOVIEMBRE DEL /12/ , DE NOVIEMBRE AL 15 DE DICIEMBRE DEL /12/2014 2, AL 18 DE DICIEMBRE DEL /12/2014 6, TOTAL REEMBOLSOS SEGUNDO SEMESTRE PROMEDIO REEMBOLSOS MES MONTO DE LA CAJA De acuerdo con la Resolución 0369 de 2014 y la justificación técnico-económica se detallan los proyectos para los cuales se requiere desplazamientos de funcionarios y contratistas al interior y exterior del país, así como el monto apropiado y acumulado desde la fecha de constitución de la caja menor y hasta el 18 de Diciembre de 2014: 9

10 RUBRO PROYECTO CC APROPIACIÓN DEFINITIVA ACUMULADO REEMBOLSOS PROMEDIO MENSUAL Fortalecimiento y Fomento de la Cultura del Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas en el Nivel Nacional y Territorial DSEPP Diseño y Articulación de los Instrumentos, Estrategias, lineamientos y demás requerimientos técnicos necesarios para el DDS desarrollo de la Política pública de Protección Social a nivel nacional Fortalecimiento del Sistema Nacional de Competitividad a Nivel Nacional DDE Implementación del Programa Nacional de Eficiencia al Servicio del Ciudadano PNSC Fortalecimiento de la Planeación y Coordinación de las Políticas e Inversión Pública para la gestión del Desarrollo Territorial y Nacional SUB TERRIT Fortalecimiento de la Planeación Estratégica Sectorial de Largo Plazo Nacional SUB SECTORIAL Total De acuerdo con los reembolsos efectuados en esta caja, el proyecto que mayor recursos demandó en la vigencia 2014 fue el Fortalecimiento de la Planeación y Coordinación de las Políticas de Inversión Pública para la gestión del Desarrollo Territorial y Nacional ; mientras que los proyectos a cargo de la DSEPP, a cargo de la DDS y a cargo de la DDE no demandaron recursos significativos con respecto al monto de apropiación asignado para ser reembolsado mensualmente. CAJA MENOR GASTOS DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE- DNP En cuadro a continuación se presentan los reembolsos efectuados durante el segundo semestre de 2014 por un total de $ El promedio mensual del monto de los reembolsos fue de $

11 Reembolso No. Período Reembolso Fecha Registro en Libros Días Trans. Reemb Valor Neto Reembolso 7 25 DE JUNIO AL 28 DE JULIO DE /08/ , DE JULIO AL 25 DE AGOSTO DE /09/ , DE AGOSTO AL 26 DE SEPTIEMBRE DE /10/ , DE SEPTIEMBRE AL 28 DE OCTUBRE DE /11/ , DE OCTUBRE AL 27 DE NOVIEMBRE DE /12/2014 8, DE NOVIEMBRE AL 12 DE DICIEMBRE DE /12/2014 4, AL 18 DE DICIEMBRE DE /12/2014 6, TOTAL REEMBOLSOS SEGUNDO SEMESTRE 2014 PROMEDIO REEMBOLSOS MES MONTO DE LA CAJA El promedio de duración del trámite de los reembolsos fue de 12 días (6 a 16 días) contados entre la fecha de corte del reembolso y el registro de la consignación en libros. Durante la vigencia 2014, la Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje financiada con gastos de funcionamiento ejecutó un total de $ que corresponden a un total de 13 reembolsos según gráfico que se presenta a continuación. Es importante mencionar que los reembolsos 12 y 13 de Legalización efectuados por un total de $110,39 y $134,2 millones, constituyeron los de mayor cuantía debido a que según detalle, incluyen las comisiones efectuadas para el acompañamiento a la Dirección al Diálogo Regional para la Construcción del Plan Nacional de Desarrollo , entre otras, en las siguientes regiones: Región Centro-Sur-Tolima (efectuado en Ibagué) Región Llanos-Meta (efectuado en Villavicencio) Región Caribe-Magdalena (Santa Marta) Región Caribe-Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina Adicionalmente, los reembolsos incluyen comisiones efectuadas para Convocado Consejo Nacional de Planeación en Ibagué la asistencia al XVIII -Congreso El total de los gastos desembolsados por la Caja Menor de Viáticos y gastos de viaje en el año 2014, se distribuyó en los siguientes conceptos: 11

12 CAJA MENOR GASTOS DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE- SGR Como se presenta en cuadro a continuación, durante el segundo semestre de 2014 se efectuaron reembolsos por un total de $ , presentando un promedio de $ por reembolso. El promedio de duración del trámite de los reembolsos fue de 18 días aproximadamente (7 a 29 días), contados entre la fecha de corte del reembolso y el registro de la consignación en libros. El reembolso No. 22 duró en trámite 29 días. La Caja menor de viáticos y gastos de viaje financiada con recursos del Sistema General de Regalías y constituida con un fondo fijo de $300 millones de pesos, efectuó durante la vigencia de 2014, 12 reembolsos que alcanzaron un total ejecutado por este concepto de $ Es importante anotar que teniendo en cuenta el promedio del valor de los reembolsos ($51 millones mensuales), el saldo disponible en Bancos diariamente durante el segundo semestre de 2014 fue de aproximadamente $244,7 millones de pesos. 12

13 Reembolso No. Período Reembolso Fecha Registro en Libros Días Trans. Reemb Valor Neto Reembolso DE JUNIO AL 25 DEJULIO DE /08/ , DE JULIO AL 28 DE AGOSTO DE /09/ , DE AGOSTO AL 25 DE SEPTIEMBRE DE /10/ , DESEPTIEMBRE AL 27 DE OCTUBRE DE /11/ , OCTUBRE AL 27 DE NOVIEMBRE DE /12/ , NOVIEMBRE AL 17 DE DICIEMBRE DE /12/2014 7, TOTAL REEMBOLSOS SEGUNDO SEMESTRE 2014 PROMEDIO REEMBOLSOS MES MONTO DE LA CAJA Resultado de Otras verificaciones efectuadas Conforme a lo previsto en el artículo 17 del Decreto 2768 de Diciembre 28 de 2012 y artículo 18 del Decreto 0146 de febrero 6 de 2013, esta Oficina adelantó verificación de los siguientes aspectos concluyendo lo siguiente: Cuantía de las Cajas. En el informe del primer semestre se recomendó ampliar y precisar en el texto de las justificaciones de las cajas menores, la motivación y el análisis económico y técnico que llevó a constituir cajas por montos superiores a 53 SMLMV, esto es $ Es importante que se amplíe el análisis y se reconsidere para la vigencia siguiente, la magnitud de las cuantías de las cajas menores de gastos de desplazamiento financiada con recursos de inversión (en cada uno de los proyectos) y la de viáticos y gastos de viaje, financiada con recursos del SGR, teniendo en cuenta los promedios en caja y de reembolsos que se han presentado en la vigencia

14 CONCLUSIONES A partir así como de los resultados de los arqueos efectuados y los análisis de ejecución de cada una de las cajas, se concluyen las siguientes recomendaciones: 1. Montos Autorizados. Con respecto a la Caja Menor de viáticos y gastos de viaje financiada con recursos del Sistema General de Regalías, se recomienda evaluar la cuantía del monto autorizado de acuerdo con el plan de acción y programación de las dependencias relacionadas con el sistema, el costo promedio de los reembolsos efectuados y el promedio de recursos que se han mantenido disponibles en bancos en cada uno de los períodos mensuales. La Contraloría General de la República, es la encargada de ejercer vigilancia y control posterior de la ejecución de cajas menores; este organismo de control en la Función de Advertencia 2012EE de Diciembre de 2012, advirtió a los Representantes Legales respecto de la permanencia de recursos públicos quietos en las cuentas bancarias. 2. Justificación Técnico-Económica Cajas Menores de órganos que conforman el presupuesto general de la Nación. Se recomienda que para la constitución de cajas menores en la siguiente vigencia, se amplíe y precise en el texto de este documento, la motivación y el análisis económico y técnico que llevó a constituir cajas por montos superiores a 53 SMLMV según lo previsto en el Decreto 2768 de Trámite de los Reembolsos de Gastos. Nuevamente se reitera la recomendación efectuada en informe anterior, respecto de la necesidad de reducir del tiempo de trámite para el reembolso de gastos. El propósito debe ser mantener la liquidez necesaria con el fin de atender oportunamente los requerimientos propios de cada una de las cajas. 14

15 ANEXOS 15