MANUAL SRM PROVEEDORES. División de Abastecimiento y Administración Octubre, 2008

Transcripción

1 MANUAL SRM PROVEEDORES División de Abastecimiento y Administración Octubre, 2008

2 Agenda Ingreso al Sistema Proveedores de Materiales Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales Ingreso de Factura Status de la Factura Proveedores de Servicios Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios Ingreso de Factura Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 2

3 Ingreso al Sistema Ingresar RUT proveedor previamente inscrito y luego presionar ENTRAR. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 3

4 Ingreso al Sistema Ingresar ID y Clave de acceso ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 4

5 Agenda Ingreso al Sistema Proveedores de Materiales Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales Ingreso de Factura Status de la Factura Proveedores de Servicios Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios Ingreso de Factura Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 5

6 Agenda Ingreso al Sistema Proveedores de Materiales Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales Ingreso de Factura Status de la Factura Proveedores de Servicios Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios Ingreso de Factura Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 6

7 Visualizar Orden de Compra Para Visualizar la Orden de Compra, debe seleccionar opción Visualizar/Confirmar del menú Ordenes de Compra. Usted habrá recibido en su un anuncio de que tiene le ha llegado una Orden de Compra, en el vendrá el link del sitio web y la Orden de Compra en formato.pdf. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 7

8 Visualizar Orden de Compra 1.- El sistema por defecto muestra las órdenes de compra de los últimos 7 días. En caso de buscar órdenes de compra de fechas anteriores, debe ampliar el plazo y posteriormente seleccionar Inicio. 2.- Número de Pedido a Visualizar. La información se desplegará en la parte inferior. 3.- Para visualizar y confirmar ordenes de compras materiales y servicios ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 8

9 Visualizar Orden de Compra 1.- Se debe imprimir la Orden de Compra. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 9

10 Ingreso al Sistema 1.- Seleccionar Impresora. 2.- Cerrar ventana. Para visualizar la orden el sistema genera una nueva ventana por defecto. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 10

11 Confirmar Orden de Compra 1.- Una vez que se hayan entregado los materiales y estos hayan sido recibidos conforme, se procederá a Confirmar la Orden de Compra por el sistema. 2.- Se debe verificar que se haya entregado la totalidad de los materiales. En caso contrario se debe quitar la marca en los materiales no entregados, o bien, cambiar la cantidad si se entregó una parcialidad. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 11

12 Confirmar Orden de Compra 3.- Finalmente Confirmar. 1.- En el campo Nombre de confirmación se debe ingresar el Nombre de referencia que tenga relación con la orden de compra. 2.- En el campo Documento Ref. se debe ingresar el número de la Guía de Despacho, o bien, el Número de Factura. En el caso de que los materiales hayan sido entregados con más de una Guía de Despacho, solamente se debe ingresar un número. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 12

13 Confirmar Orden de Compra 1.- Al confirmar la Orden de Compra, el sistema genera el Nº Confirmación. 2.- Si desea imprimirlo, seleccionar Ver Confirmación. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 13

14 Confirmar Orden de Compra 1.- Si decidió imprimir, se desplegará la siguiente ventana, en la que deberá seleccionar el icono de la impresora. 2.- Cerrar ventana. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 14

15 Confirmar Orden de Compra 1.- Para regresar al menú anterior o. 2.- Podrá seleccionar cualquier opción de este menú el cual lo llevara otras aplicaciones. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 15

16 Agenda Ingreso al Sistema Proveedores de Materiales Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales Ingreso de Factura Status de la Factura Proveedores de Servicios Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios Ingreso de Factura Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 16

17 Ingreso de Factura 1.- El sistema no le informará cuando una Orden de Compra haya sido autorizada por el usuario solicitante de ENTEL, por lo tanto, usted tendrá que monitorear en el sistema si su Orden de Compra ha sido autorizada para que pueda facturar. 2.- Ingresar al menú Materiales* de la carpeta Factura para monitorear e ingresar una factura. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 17

18 Ingreso de Factura 1.- Sociedad a la cual Facturar 2.- Ingresar en Doc.compras el número de la Orden de Compra que desea facturar. Usted puede ingresar un rango de Órdenes de Compra si desea. 3.- Seleccionar Aceptar. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 18

19 Ingreso de Factura Nota: Varias Órdenes de Compra puedes estar asociadas a una factura. Sin embargo, no se puede facturar una Orden de Compra con más de una factura. 2.- Seleccionar para continuar. 1.- Seleccionar la Orden de Compra deseada. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 19

20 Ingreso de Factura 1.- Antes de enviar este Ingreso Preliminar de Factura, se debe adjuntar una imagen digitalizada de la Factura a través de la opción Adjuntar Archivo. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 20

21 Ingreso de Factura 1. Para comprobar que la factura esté adjunta, se debe verificar el archivo que aparece en el cuadro Documentos. Si se desea eliminar el archivo, debe utilizar el tacho de basura. 2. El botón Volver, le permite regresar al Ingreso de la Factura Preliminar. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 21

22 Ingreso de Factura 1.- El contenido de la Orden de Compra pasa a una simulación de factura en la pantalla de la derecha. 2.- Cuando el valor de la Orden de Compra es diferente a CLP (pesos chilenos), se debe cambiar el Tipo de Cambio por CLP en Importe. 4.- Ingresar Fecha de la Factura en Fecha documento. 5.-Verificar el Indicar de IVA. 6.- Ingresar el número de la factura en Nº factura. 7.- Seleccionar Calcular para actualizar los cambios efectuados. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 22

23 Ingreso de Factura Finalizar presionando Enviar Factura. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 23

24 Ingreso de Factura 1.- Número Interno de Factura Preliminar 2.- El sistema registrará esta Factura Preliminar generando el Número de Comprobante de Ingreso de Factura, el que DEBE SER IMPRESO y adjunto a la Factura original al momento de presentarla, sino ésta será devuelta. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 24

25 Ingreso de Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 25

26 Agenda Ingreso al Sistema Proveedores de Materiales Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales Ingreso de Factura Status de la Factura Proveedores de Servicios Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios Ingreso de Factura Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 26

27 Status de la Factura 1.- Ingresar al menú Status* de la carpeta Factura para monitorear e ingresar una factura. Nota: esta opción permite visualizar el status de una factura (bloqueada/liberada) y además imprimir el Comprobante de Ingreso de Factura, documento exigido al momento de presentar la factura. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 27

28 Status de la Factura 1.- Ingresar número de la factura. 2.- Aceptar. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 28

29 Ingreso de Factura 1.- Se puede ver el status de la factura. 2.- Se puede imprimir, cuantas veces sea necesario, el Comprobante de Ingreso de Factura, documento exigido al momento de presentar la factura. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 29

30 Agenda Ingreso al Sistema Proveedores de Materiales Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales Ingreso de Factura Status de la Factura Proveedores de Servicios Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios Ingreso de Factura Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 30

31 Agenda Ingreso al Sistema Proveedores de Materiales Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales Ingreso de Factura Status de la Factura Proveedores de Servicios Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios Ingreso de Factura Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 31

32 Visualizar Orden de Compra Para Visualizar la Orden de Compra, debe seleccionar opción Visualizar/Confirmar del menú Ordenes de Compra. Usted habrá recibido en su un anuncio de que tiene le ha llegado una Orden de Compra, en el vendrá el link del sitio web y la Orden de Compra en formato.pdf. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 32

33 Visualizar Orden de Compra 1.- El sistema por defecto muestra las órdenes de compra de los últimos 7 días. En caso de buscar órdenes de compra de fechas anteriores, debe ampliar el plazo y posteriormente seleccionar Inicio. 2.- Número de Pedido a Visualizar. La información se desplegará en la parte inferior. 3.- Para visualizar y confirmar ordenes de compras materiales y servicios ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 33

34 Visualizar Orden de Compra Para desplegar información de la orden, parte inferior. información de la orden, a tratar ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 34

35 Visualizar Orden de Compra 1.- Se debe imprimir la Orden de Compra. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 35

36 Visualizar Orden de Compra 1.- Seleccionar Impresora. 2.- Cerrar ventana. Para visualizar la orden el sistema genera una nueva ventana por defecto. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 36

37 Visualizar Orden de Compra 1.- Una vez que se hayan entregado los Servicios y estos hayan sido recibidos conforme, se procederá a Confirmar la Orden de Compra por el sistema. 2.- Se debe verificar que se haya entregado la totalidad de los materiales. En caso contrario se debe quitar la marca en los materiales no entregados, o bien, cambiar la cantidad si se entregó una parcialidad. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 37

38 Confirmar Orden de Servicios Ejemplo de Items a completar obligatoriamente: Nombre de confirmación: Sala Cuna Responsable Interno: Rosa Nova R. Responsable Externo: Mauricio Ravilet C. Ident. Cliente: Los Enanitos Lugar Prestación: Los Enanitos Documento Referencia: 123 Nro. Externo (OS): 123 ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 38

39 Confirmar Orden de Servicios 1.- Dirigirse a Datos Posición para revisar el detalle de los servicios solicitados y confirmar la cantidad de servicios a entregar (ésta unidad de medida variará según el tipo de servicio: CU, %, etc.) 2.- Especificar la Cantidad en caso de hacer entregas parciales (será inferior a la que aparece originalmente). Cuando la unidad de medida es % o UF puede confirmar solo hasta 3 decimales. 3.- Si desea confirmar solamente una posición, debe sacar el ticket del resto de las posiciones que no se confirmarán. En el caso si ubice mas posición. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 39

40 Confirmar Orden de Servicios 1.- Si desea adjuntar alguna información adicional a la Orden de Servicio que está confirmando puede hacerlo a través de la opción Doc. Adjuntos. 2.- Una vez adjuntado los documentos, hacer click en el botón Confirmar. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 40

41 Confirmar Orden de Servicios 1.- Al confirmar la Orden de Compra, el sistema genera el Nº Confirmación. 2.- Si desea imprimirlo, seleccionar Ver Confirmación. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 41

42 Confirmar Orden de Servicios 1.- Si decidió imprimir, se desplegará la siguiente ventana, en la que deberá seleccionar el icono de la impresora. 2.- Cerrar ventana. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 42

43 Agenda Ingreso al Sistema Proveedores de Materiales Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales Ingreso de Factura Status de la Factura Proveedores de Servicios Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios Ingreso de Factura Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 43

44 Ingreso de la Factura NOTA: Para poder ingresar una factura es necesario que usted anteriormente haya confirmado la prestación del servicio y que el usuario solicitante haya confirmado la recepción el Servicio. Para esto último se recomienda comunicarse telefónicamente con el usuario solicitante. Seleccionar la opción Servicios del menú Facturación. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 44

45 Ingreso de la Factura 1.- Seleccionar la Sociedad a la cual le está emitiendo la factura. 2.- OBLIGATORIO: Escribir en Unidad Organizativa la Unidad Solicitante que aparece en la Orden Servicio. 3.- Opcional: En Doc. Compras ingresar el número de la Orden de Servicio correspondiente. 4.- Aceptar ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 45

46 Ingreso de la Factura EJEMPLO ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 46

47 Ingreso de la Factura 1. Al realizar la operación anterior se podrá Visualizar Seleccionar HES de la Orden de Servicio deseada. 3. Seleccionar 2. Marcar con un ticket la Orden de Servicio deseada. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 47

48 Ingreso de la Factura 1. Antes de enviar este Ingreso Preliminar de Factura, se debe adjuntar una imagen digitalizada de la Factura a través de la opción Adjuntar Archivo. Opción que permite ampliar el lado derecho ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 48

49 Ingreso de la Factura 1. Para comprobar que la factura esté adjunta, se debe verificar el archivo que aparece en el cuadro Documentos. Si se desea eliminar el archivo, debe utilizar el tacho de basura. 2. El botón Volver, le permite regresar al Ingreso de la Factura Preliminar. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 49

50 Ingreso de la Factura 1.- El contenido de la Orden de Compra pasa a una simulación de factura en la pantalla de la derecha. 4.- Ingresar Fecha de la Factura en Fecha documento. 5.-Verificar el Indicar de Impuesto (I.V.A) 6.- Ingresar el número de la factura en Nº factura. 2.- Cuando el valor de la Orden de Compra es diferente a CLP (pesos chilenos), se debe cambiar el Tipo de Cambio por CLP en Importe. 7.- Seleccionar Calcular para actualizar los cambios efectuados. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 50

51 Ingreso de la Factura Finalizar presionando Enviar Factura. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 51

52 Ingreso de la Factura 1.- Número Interno de Factura Preliminar 2.- El sistema registrará esta Factura Preliminar generando un mensaje con el Número de Comprobante de Ingreso de Factura, el que DEBE SER IMPRESO y adjunto a la Factura original al momento de presentarla, sino ésta será devuelta. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 52

53 Ingreso de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 53

54 Agenda Ingreso al Sistema Proveedores de Materiales Visualizar y Confirmar Orden de Compra Materiales Ingreso de Factura Status de la Factura Proveedores de Servicios Visualizar y Confirmar Orden de Compra de Servicios Ingreso de Factura Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 54

55 Status de la Factura 1.- Ingresar al menú Status* de la carpeta Factura para monitorear e ingresar una factura. Nota: esta opción permite visualizar el status de una factura (bloqueada/liberada) y además imprimir el Comprobante de Ingreso de Factura, documento exigido al momento de presentar la factura. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 55

56 Status de la Factura 1.- Ingresar número de la factura. 2.- Aceptar. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 56

57 Status de la Factura 1.- Se puede ver el status de la factura. 2.- Se puede imprimir, cuantas veces sea necesario, el Comprobante de Ingreso de Factura, documento exigido al momento de presentar la factura. ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 57

58 Status de la Factura ABAD MANUAL SRM PROVEEDORES 58

59 Status de la Factura