PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS TABLA DE CONTENIDO

Transcripción

1 Página 1 de 5 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Y ABREVIATURAS DOCUMENTOS APLICABLES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SOLICITUD DE ANTICIPO PARA GASTOS DESEMBOLSO GASTO DE TRANSPORTE LEGALIZACION DE GASTOS LEGALIZACION DE GASTOS DE VIAJE CONTABILIZACION ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 5

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Este procedimiento se debe tener en cuenta para la solicitud y desembolso del anticipo para gastos que no puedan ser cubiertos directamente por parte de la Coordinación financiera y contable en el desarrollo de los proyectos y/o procesos de la Organización. Así mismo este procedimiento establece las políticas para realizar la legalización de anticipos entregados a los empleados o contratistas de la Organización en la ejecución de actividades propias de un proceso y/o proyecto específico que adelanta FUNDASET de acuerdo a su objeto social. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el personal contratado laboralmente y para contratistas quienes seguirán las regulaciones y normas descritas en este procedimiento. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS FORMATO DE ANTICIPO: Documento mediante el cual se solicita el anticipo para cubrir los gastos que no puedan ser cubiertos directamente por parte de la Coordinación financiera y contable en el desarrollo de los proyectos y/o procesos de la Organización, el cual deberá contener el nombre completo del empleado y/o contratista, el proyecto y/o proceso, y el objeto del anticipo. El formato a utilizar es el Formato Solicitud de anticipo FGF-08. AUXILIO GASTOS DE TRANSPORTE: Lo que recibe en dinero o en especie el trabajador y/o contratista para desempeñar a cabalidad sus funciones o actividades respectivamente, en una ciudad o región diferente en la cual desempeña normalmente sus funciones para el caso de empleados o realiza sus actividades en el caso de contratistas; y no para enriquecer su patrimonio, por ello no constituye salario. AUXILIO GASTOS DE HOSPEDAJE Y ALIMENTACION: Lo que recibe en dinero o en especie para cubrir los gastos de hospedaje y alimentación, el trabajador o contratista para desempeñar sus funciones o actividades respectivamente, en una ciudad o región diferente en la cual desempeña normalmente sus funciones para el caso de empleados o realiza sus actividades en el caso de contratistas; y no para enriquecer su patrimonio, por ello no constituye salario. Procedimiento de Pagos PGF DOCUMENTOS APLICABLES

3 Página 3 de 5 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 SOLICITUD DE ANTICIPO PARA GASTOS El empleado y/o contratista diligencia el formato de Anticipo FGF-08, teniendo en cuenta los gastos aprobados en que se incurrirá para el proceso y/o proyecto respectivo. El empleado y/o contratista, solicita la autorización al responsable del proceso y/o proyecto respectivo, o en su defecto a la Dirección Ejecutiva de la organización. Salvo por causas de fuerza mayor o autorización de la Dirección Ejecutiva o por quien esta delegue, no se puede solicitar un siguiente anticipo si no está debidamente legalizado el anterior. 5.2 DESEMBOLSO Con el visto bueno del responsable del proceso y/o proyecto, la Dirección Ejecutiva aprueba la solicitud de anticipo y autoriza el desembolso de los recursos, mediante el giro de cheque o transferencia electrónica al empleado y/o contratista. El valor girado se contabilizará como un anticipo en el centro de costos del proceso y/o proyecto GASTO DE TRANSPORTE Corresponde al valor máximo que se asigna por parte de la Organización a un empleado y/o contratista para cubrir los gastos de transporte aéreo o terrestre en que incurre cuando realiza un viaje fuera de su lugar o región de contratación en desarrollo de sus funciones o actividades relacionadas con un proceso y/o proyecto específico desarrollado por FUNDASET. Para el personal contratado mediante contrato laboral, este gasto no hace parte del factor salarial del empleado ya que es un auxilio temporal que otorga FUNDASET con el fin de facilitar la realización de funciones y actividades de un proceso y/o proyecto específico. 5.3 LEGALIZACION DE GASTOS Una vez realizado los gastos para los cuales fue solicitado el anticipo, el empleado y/o contratista de FUNDASET deberá realizar la legalización de dichos gastos en los tres (3) días siguientes para el caso de los proyectos y/o procesos ejecutados en la Ciudad de Bogotá y en los cinco (5) días siguientes para proyectos ejecutados fuera de Bogotá.

4 Página 4 de 5 Las legalizaciones de gastos junto con sus anexos, serán recibidas y radicadas en Gestión Financiera y Contable, mediante un oficio relacionando la fecha, el proceso y/o proyecto, el valor, el tipo de documento y los respectivos soportes. Para la ejecución y legalización de los gastos el empleado y/o contratista deberá tener en cuenta: Lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Fundación y las normas y regulaciones de ley vigentes. El formato de legalización F-GF-08 (archivo de Excel) se debe enviar a la Coordinación Financiera y contable vía correo electrónico. El formato diligenciado debe contener el código presupuestal asignado en el presupuesto general del proceso y/o proyecto. Las legalizaciones se entregan con soportes originales debidamente pegados en hojas tamaño carta. Si con recursos del anticipo se pagan gastos administrativos (financieros, servicios públicos, aseo) estos deben relacionarse en otra legalización diferente a la legalización de los gastos operativos. Los gastos de llamadas telefónicas y/o comunicaciones deben tener siempre la relación de llamadas FEP-13 debidamente diligenciada. Los gastos de refrigerios y/o alimentación en el desarrollo de actividades propias de los proyectos deben incluir el listado de asistencia y/o entrega de recursos debidamente diligenciado. Cuando no se ejecuta el 100% del anticipo se debe consignar el respectivo dinero en la cuenta principal de Fundaset, de no realizarse dicha consignación el saldo no ejecutado del anticipo será descontado del próximo anticipo y/o pago realizado al empleado o contratista LEGALIZACION DE GASTOS DE VIAJE Una vez finalizado el viaje del Empleado y/o Contratista, este legalizará dichos gastos con la presentación de: La presentación del informe de viaje. Los soportes formales expedidos por la empresa de transporte para el caso de desplazamientos intermunicipales. Los soportes formales expedidos por la terminal de transporte para el caso de desplazamientos entre la terminal y la oficina u hotel. El formato de control de transporte urbano FGF-10, para el caso de desplazamientos relacionados con las actividades del viaje. Para el caso de los gastos de hospedaje deberán soportarse con la factura o cuenta de cobro expedida por el Hotel en donde se hospede el empleado y/o contratista. La Factura deberá ser expedida a nombre de Fundaset y el

5 Página 5 de 5 empleado y/o contratista deberá realizar la retención en la fuente cuando el servicio prestado supere los montos de ley establecidos. Nota. En casos de fuerza mayor, dependiendo la ciudad, municipio o región a la cual se desplace el empleado y/o contratista, se aceptará como soporte un recibo de caja debidamente diligenciado. 5.4 CONTABILIZACION Con la presentación de los anteriores documentos y cumplidos los requisitos, se contabilizarán los gastos respectivos y se afectará el presupuesto del proyecto y/o proceso en cada uno de los rubros específicos. Finalmente se anexará a la legalización de anticipos o reembolso de Gastos FGF-09, la nota contable donde consta la debida contabilización del gasto. 6. ANEXOS Formato de anticipo FGF-08 Formato Legalización de Anticipos o Reembolso de Gastos FGF-09 Formato Control de Transporte Urbano FGF CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSION 12/09/2008 Emisión del Procedimiento 01 18/09/2009 El procedimiento para solicitud gastos de viaje cambia de código de PGR-01 a PGF-05 y cambia de proceso de Recursos a Financiera y Contable, Cambia código del Formato de Anticipo FGR-01 a FGF-08,; Cambia de Coordinador Administrativo y Financiero a Financiero y Contable Se homologa el Procedimiento para la legalización de gastos de viajes y el Procedimiento para la solicitud de gastos de viaje PGF-05 en uno llamado Procedimiento solicitud de anticipos y legalización gastos. Se amplía el concepto a solicitud de anticipos y legalización de gastos y no solo a solicitud de gastos de viaje. En el Numeral 5.3 se incluye cinco (5) días para proyectos fuera de Bogotá, al igual que políticas para cumplimiento Elaboró: Revisó: Aprobó: Coordinador Financiero y Contable Administrador del SGC Director Ejecutivo