SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO TITULO: MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COORDINADOR ADMON Y DE HSEQ

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1 4 de Enero de 2012 REVISIÓN: 1 PAG. 1 de 7 ÍNDICE I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO... 2 II. MISIÓN DEL CARGO... 2 III. FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y NIVEL DE AUTONOMÍA... 2 IV. MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS A CARGO... 6 V. NIVELES DE COMPETENCIAS Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS... 6 VI. AUTORIDAD... 7 VII. RENDICION DE CUENTAS... 7 VIII. CONTROL DE CAMBIOS... 7 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE: ANGELA MARCELA MEDINA TRIANA NOMBRE: DIEGO LEONARDO GARRIDO BAUTISTA NOMBRE: JOSÉ MARIA VARGAS MOTTA CARGO: ASESOR SISTEMAS DE GESTION INTEGRAL CARGO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y DE HSEQ CARGO: FIRMA: FIRMA: FIRMA: GERENTE

2 4 de Enero de 2012 REVISIÓN: 1 PAG. 2 de 7 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo : Coordinador admón. y de HSEQ 2. Departamento : Administrativo 3. Cargo Jefe Inmediato : Gerente 4. Sede : Administrativa - Operativa 5. Fecha de elaboración : 15 de Diciembre de 2008 II. MISIÓN DEL CARGO Garantizar el cumplimiento de las normas legales vigentes en calidad, seguridad, salud ocupacional y protección del medio ambiente, así como la de mantener a la compañía dentro de los mas altos índices de los sistemas de gestión actuales. Desarrollar gestiones y actos administrativos que garanticen el buen funcionamiento y manejo de los documentos, datos internos y externos de la organización, ser el representante de la dirección para el sistema integrado de gestión. III. FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y NIVEL DE AUTONOMÍA FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Recomendar y Mantener las mejores condiciones laborales posibles, el estado de salud e integridad física de los recursos humanos. Mantener en óptimas condiciones de seguridad, confiabilidad y operación, las instalaciones, equipos, materiales y procesos.

3 4 de Enero de 2012 REVISIÓN: 1 PAG. 3 de 7 Garantizar el cumplimiento de las normas legales vigentes sobre salud ocupacional y protección del medio ambiente y vigilar la aplicación y cumplimiento de las Políticas de la Gerencia de la compañía al respecto. Propender por el mejoramiento y conservación del medio ambiente en el desarrollo de actividades que puedan generar un impacto negativo sobre el mismo. Comunicar a la organización la importancia de satisfacer los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. Asegurar de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema integrado de gestión. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema integrado de gestión y de cualquier necesidad de mejora. Asegurar de que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Participar en las revisiones por la dirección. Realizar informes mensuales sobre el desempeño del proceso de gestión integral. Asesorar a todas las áreas de la compañía en aspectos relacionados con salud ocupacional, seguridad industrial, calidad y protección del medio ambiente, recomendando la adopción de políticas y programas al respecto y coordinado su Implementación y desarrollo. Diseñar y presentar los programas de prevención de riesgos, de acuerdo a las normas legales vigentes y a las necesidades específicas de la empresa. Identificar los agentes de riesgo físicos, químicos, biológicos, psicosociales, ergonómicos, mecánicos, eléctricos, locativos, etc., mediante inspecciones de seguridad periódicas a los sitios de trabajo, evaluando mediante la aplicación de técnicas de medición cualitativas su real peligrosidad. En conjunto con el Gerente y Administradores de obra o de contratos, analizar y conceptuar sobre nuevos proyectos de obras, instalaciones, procesos, modificaciones etc, verificando que se realice un análisis de riesgos potenciales a fin de que sean controlados en forma eficaz y oportuna. Analizar y sugerir modificaciones en los procesos o instalaciones, sustitución de materiales peligrosos, cerramientos o aislamientos de procesos y operaciones y otras medidas tendientes a controlar el riesgo en su fuente o en el medio transmisor.

4 4 de Enero de 2012 REVISIÓN: 1 PAG. 4 de 7 Conceptuar sobre las especificaciones técnicas de los equipos y materiales cuya manipulación, transporte y almacenamiento generen riesgos ocupacionales. Analizar las características de diseño y calidad de los elementos de protección personal, que se suministran al personal, controlando su efectividad. Estudiar, recomendar y asegurar la aplicación de sistemas de control para los diferentes riesgos que se presentan en la empresa. Analizar los accidentes/incidentes y eventos anormales que ocurran, recomendando la adopción de medidas tendientes a evitar su repetición. Elaborar y mantener actualizadas las estadísticas de accidentalidad, enfermedades ocupacionales y ausentismo por incapacidad. Estudiar y analizar los sistemas de tratamiento y disposición de desechos industriales, verificando la aplicación de las normas legales y técnicas al respecto. Diseñar, organizar y mantener planes de emergencia para todas las instalaciones de la empresa. Elabora, somete a consideración de la Gerencia y controla los presupuestos con miras a garantizar la asignación de los recursos necesarios para la ejecución del Programa de Seguridad. Desarrolla sistemas de motivación y comunicación que promuevan la información y acciones de prevención de riesgos a todos los niveles de la Organización. Promover, diseñar y desarrollar programas de inducción y capacitación, encaminados a la prevención de accidentes y enfermedades, mediante el conocimiento de los riesgos propios de trabajo. Establecer normas y procedimientos seguros para las actividades de la empresa, verificando su cumplimiento y revisándolas periódicamente para mantenerlas actualizadas. Asesorar y apoyar al Comité Paritario de Salud Ocupacional y a los Comités de Seguridad de las Obras. Mantener relaciones y comunicaciones con las autoridades del ramo y cuerpos de socorro.

5 4 de Enero de 2012 REVISIÓN: 1 PAG. 5 de 7 Establece la coordinación y comunicación necesarias entre todas las áreas de la organización que intervienen en forma directa en el desarrollo del Programa de Seguridad. Asesorar, auditar y controlar a los contratistas a fin de garantizar de que cumplen con las normas legales y procedimientos internos de Salud Ocupacional y protección del Medio Ambiente. Coordinación de la realización de exámenes médicos, clínicos y Paraclínicos para la admisión, selección, ubicación, reubicación y control de acuerdo a las características de los puestos de trabajo. Visitas a los puestos de trabajo. Coordinar con el medico especialista en salud ocupacional el desarrollo de profesiogramas y programas de vigilancia epidemiológica. Actividades de promoción y mantenimiento de la salud. Mantenimiento de servicios de primeros auxilios, adecuados y oportunos. Informar sobre las anomalías detectadas a la Gerencia. Autorizar las compras de materiales herramientas, equipos y dotación de la compañía. Realizar la facturación de los diferentes contratos ejecutados. Manejar la caja menor. Mantener el registro de los costos de cada contrato o mantenimiento realizado. Participar en las reuniones Gerenciales. Asegurar que se presenten informes sobre desempeño del sistema integrado de gestión a la alta dirección. Servir de apoyo a las decisiones Gerenciales. Representar a la empresa ante organismos certificadores y en auditorias de segunda parte. Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. NIVEL DE AUTONOMÍA

6 4 de Enero de 2012 REVISIÓN: 1 PAG. 6 de 7 Despidos de trabajadores por incumplimiento a reglamentaciones, políticas y lineamientos internos. Disponer de recursos económicos hasta por un monto $ Disponer de todos los recursos físicos de la organización. Presentar propuestas de servicio o construcción. Autorizar compras hasta por un monto de $ Parar recursos físicos y humanos por incumplimientos de contrato. Parar actividades que se consideren riesgosas para los trabajadores y la operación. En ausencia de la gerencia tomar desiciones contractuales y organizacionales. IV. MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS A CARGO Equipo de oficina Computador Vehículos de la organización Documentación sistema integrado de gestión V. NIVELES DE COMPETENCIAS Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS Educación: Estudios superiores en Ingeniería industrial o carreras afines Formación: Auditoria interna en sistemas de gestión de Seguridad, medio ambiente y calidad. Habilidad: Comunicación con todos los niveles de la organización Liderazgo

7 4 de Enero de 2012 REVISIÓN: 1 PAG. 7 de 7 Experiencia: Mínimo un (1) año en la implementación de sistemas de gestión o supervisión de HSEQ Otros: Licencia de conducción (vigente). VI.AUTORIDAD El empleado tendrá total autoridad en parar cualquier actividad que se esté realizando que pueda atentar contra la salud de los empleados y/o cualquier persona que se encuentre dentro de la organización. De igual manera velar por la seguridad de sus compañeros de trabajo y visitantes. VII.RENDICION DE CUENTAS El empleado deberá presentar informes de gestión ante su jefe inmediato acerca del cumplimiento de las funciones de su cargo. VIII.CONTROL DE CAMBIOS VERSION No. FECHA DE EMISIÓN CAMBIO 0 15-Dic de Enero de 2012 Se incluyo modificaciones de la OHSAS acerca de la autoridad y de la rendición de cuentas de cada cargo.