Facturas Electrónicamente Firmadas en formato XML

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1 MICHELIN ESPAÑA PORTUGAL S.A. 1

2 Descripción Estimado Cliente: Ponemos a su disposición un Servicio que le permitirá el acceso rápido, al Portal (Clientes), donde encontrará los documentos electrónicos correspondientes a todas sus facturas, emitidas por Michelin España Portugal S.A., y agrupadas por meses. Estos documentos, en su formato firmado electrónicamente, tienen la misma validez legal que las facturas en el formato papel, y a la vez una mayor utilidad: o Se pueden almacenar en dispositivos electrónicos propios o en su caso delegar su almacenamiento (custodia) en los Sistemas Centrales (Portal WEB-FAE) de Michelin España y Portugal, con el consiguiente ahorro de espacio físico. o Se puede acceder a ellos en cualquier momento de forma rápida y sencilla. o Se posibilita el uso electrónico de dichos ficheros, para realizar la extracción de los datos relevantes de la facturación e incorporarlos a los sistemas electrónicos propios de cada Cliente. o Etc. El Servicio se describe con mayor detalle en ( 2

3 Alta en el Servicio Para acceder al servicio de Factura Electrónica, previamente se debe realizar la suscripción desde el menú principal del Portal: Tras seleccionar esta opción, se puede rellenar el siguiente formulario: Solicitud de Suscripción a la Factura Electrónica 3

4 marcando la casilla correspondiente, se realiza el envío de la solicitud de alta en el Servicio. El alta en el servicio, le será comunicada vía teléfono o . A partir de ese momento, dejará de recibir las facturas en formato papel, y pasará a tenerlas a su disposición en las WEB_FAE, agrupadas y firmadas electrónicamente por meses. Acceso al Servicio El acceso al servicio se realiza desde el menú principal, previa identificación (mediante una contraseña que le será facilitada) en el acceso al Portal, y seleccionándose por medio de la pantalla correspondiente: FACTURA ELECTRONICA CONSULTA FACTURA ELECTRONICA Tras la selección de la opción, se presenta la pantalla de Consulta que realiza una acotación automática previa por el Código de NIF; permitiéndose a los usuarios realizar la selección por Año, Mes y Código de Cuenta. 4

5 Después de realizar la acotación y de enviar la consulta correspondiente Se presentan los resultados, de la siguiente forma y con las siguientes posibilidades: 5

6 Selección Datos de los ficheros Descarga Datos de los Ficheros o Año y Mes: Son los dos parámetros que determinan el periodo al que pertenece el agrupamiento. o Cdo. Cuenta y NIF: Son los dos datos que determinan a que cliente corresponde la facturación. o Fecha Grupo: Esta es la fecha en la que se ha generado y firmado el fichero. o Nº Facturas: Este número se corresponde con la cantidad de facturas agrupadas en el fichero mensual correspondiente. o Importe: Este importe se corresponde con el Total Neto Acumulado de las Facturas agrupadas en el mes. 6

7 Selección o Facturas Firmadas: Estos son los ficheros firmados electrónicamente y encriptados, siendo estos los documentos que tienen el mismo valor legal que las facturas en papel. Estos ficheros se pueden descargar para verificar su validez y almacenar en los sistemas propios de cada Cliente, o se pueden dejar almacenados en los Sistemas de Michelin con la misma validez legal, al estar contemplada por la Ley su custodia por parte del emisor. Estando estos siempre a disposición de los Clientes en el Portal Web-Fae. o Formato XML: Estos son los mismos ficheros pero sin firma ni cifrado, por lo cual no tienen valor legal, pero sin embargo permiten una más sencilla visualización, impresión o utilización e importación de sus datos, al estar en un formato estándar y abierto de almacenamiento electrónico como es el XML. o Marcar Todo: Esta opción provoca el marcaje de todos los documentos de cada una de las columnas correspondientes, en el caso de no estar marcadas, y el desmarcaje de todos los documentos en el caso contrario. Descarga o Descargar: Esta opción provoca la descarga de los ficheros marcados, tanto de las facturas firmadas como formato XML, al ordenador del usuario solicitante. Visualización y Uso de los documentos Descargas de Formato XML La descarga de los formatos XML provoca la apertura en el navegador WEB de distintas ventanas con los ficheros solicitados correspondientes a los agrupamientos de facturas mensuales. Ejemplo de Agrupamiento XML: 7

8 Como vemos el formato presenta un resumen previo o cabecera, de todas las facturas agrupadas y posteriormente se presentan estas de forma secuencial y con todos sus detalles. Este formato es fácilmente visualizable en el propio navegador, e imprimible en papel. 8

9 Descargas de Facturas Firmadas En este caso de haberse seleccionado descargar los ficheros firmados, el propio sistema nos irá preguntando el lugar donde queremos guardar dichos ficheros firmados, que tendrán extensión TXT y que por defecto recomendamos se almacenen en un directorio C:AEAT por los motivos que detallamos en el siguiente punto de Verificación de Firma. La utilidad de estos ficheros es únicamente a efectos legales, pues son estos ficheros los que a efectos fiscales tienen la consideración de facturas, por ello tan solo es requerida su disponibilidad y accesibilidad electrónica que puede quedar preservada tanto si son guardados electrónicamente por el Receptor como por el Emisor. Verificación de Firma En este caso de haberse seleccionado descargar algún fichero firmado, el propio Sistema nos oferta la posibilidad de acceder a la opción de Verificar Firma Esta opción también está disponible en la pantalla del Menú Principal 9

10 Hay que tener en cuenta que el fichero legal de Facturas Firmadas, es un fichero encriptado y solo legible tras realizar este proceso de verificación de firma y descifrado. Tras realizar la solicitud de Acceso a la Verificación de Firma el Sistema realiza una conexión con la Página Oficial de Verificación de Firma de la AEAT (Agencia Tributaria Española). Lo primero que nos solicitará (si no lo tenemos instalado), será la autorización para instalar el control Active X necesario para su funcionamiento Después de pulsar aceptar el sistema nos pide que realicemos la instalación Esta instalación entre otras acciones crea un directorio llamado AEAT, que será en el que deberemos copiar los ficheros firmados para su verificación Este proceso de instalación se realizará únicamente, la primera vez que se acceda al servicio y posteriormente no será necesario. Desde este sistema se pueden verificar todos los documentos firmados electrónicamente con la norma (F64), tanto los de Michelin como los firmados con este método de cualquier otro proveedor. En el uso habitual, después de haber realizado la instalación, para realizar la verificación deberemos seleccionar la opción de Leer Factura 10

11 El fichero seleccionado deberá haber sido grabado previamente en el directorio AEAT, pues en caso contrario el sistema no funcionará. Tras seleccionar la opción Abrir, el contenido del fichero es leído por el sistema 11

12 El sistema realizará la verificación de la firma y de ser correcta nos informará de ello, además de generar el mismo directorio el fichero con el formato original (XML) 12

13 El fichero resultante, en formato y extensión original, sería el mismo que nos podríamos haber bajado directamente desde la página de consultas, habiéndonos ahorrado el proceso de verificación si lo que deseábamos era su visualización y uso; por lo que la descarga del fichero firmado solo tiene objeto para verificar la correcta firma del mismo, o para realizar el almacenamiento legal de forma local. 13

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