INDICE. INTRODUCCION 3 Comprobante Fiscal Digital 3 Características de un Comprobante Fiscal Digital 4 Funciones 4

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1 INDICE INTRODUCCION 3 Comprobante Fiscal Digital 3 Características de un Comprobante Fiscal Digital 4 Funciones 4 Las características que tiene EDC INVOICE son: 5 Requerimientos Técnicos 7 Instalación 8 Menú Archivo 20 Nuevo. 20 Abrir. 20 Guardar. 20 Vista Previa. 20 Impresión. 20 Importar Archivos. 20 Cerrar 21 Salir 21 Menú Edición 21 Artículo. 21 Insertar Dirección. 21 Crear Comprobante Fiscal Digital. 21 Menú Configuración 22 Multiempresa 22 Cliente Levicom 22 Folios 23 Directorio 24 Tipo Factura 25 Archivo Plano 25 1

2 Selección Automática de impresoras 26 Control de copias 26 Calculo de descuentos 26 Backup 26 Menú Herramientas 27 Cambiar a proceso automático 27 Reporte Mensual 27 Cancelación de comprobantes 27 Exportación del reporte mensual 28 Transmisión 29 Ver archivos Log 29 Depurar tablas 30 Live Update 30 Generación de comprobantes 30 Envió de Comprobantes Fiscales Digitales 32 2

3 INTRODUCCION La factura electrónica al igual que la factura impresa, es un documento que nos sirve para comprobar las adquisiciones de bienes y servicios que una entidad realiza con otra, y se compromete a la realización de un pago y la obligación de un bien o servicio. Por su naturaleza, garantiza que la información contenida quede protegida, ya que no se manipula una vez que se emite y tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel. Con este nuevo proceso las empresas tienen la posibilidad de: Reducir tiempo en aclaraciones, obteniendo más oportunidad de negocio. Detectar de una forma más rápida las diferencias que existan en cantidades recibidas. Mejorar la precisión de la información, brindándole un mejor servicio al cliente. Ahorro de papel y espacio de almacenamiento. Comprobante Fiscal Digital El sistema de administración tributaria (SAT define un comprobante fiscal digital, como el mecanismo de comprobación fiscal que se incorpora a los esquemas tradicionales existentes, cuya particularidad es el uso de la tecnología de la información para la generación, envió y resguardo de los documentos fiscales. De acuerdo a los estándares definidos por el SAT, en las disposiciones legales vigentes. A continuación se listan los diferentes tipos de Comprobantes Fiscales que se pueden intercambiar electrónicamente: Recibo de arrendamiento Recibo de honorarios Comprobante de pago a plazos Factura comercial Nota de crédito Nota de debito 3

4 Auto factura Características de un Comprobante Fiscal Digital Integridad: Garantiza que la información contenida en el mensaje queda protegida y no puede ser manipulada o modificada. De esta forma confirma la no alteración de los datos de origen. Autenticidad: verifica la identidad del emisor y receptor del Comprobante Fiscal Digital. No repudio: una vez sellado el comprobante fiscal digital por el emisor, no podrá negar la generación del mismo. Confidencialidad: solo quien emite y quien recibe la Factura son los que pueden leer el mensaje. Funciones EDC Invoice es un programa que nos permite la generación y envió de Comprobantes Fiscales Digitales, cumpliendo con las disposiciones que marca la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. 4

5 Las características que tiene EDC INVOICE son: Validaciones SAT: El programa valida toda la información requerida por el SAT; de los comprobantes fiscales digitales y la administración de folios y series. Así mismo valida la cancelación de los mismos. Generación del Reporte Mensual. Impresiones del CFD Validaciones Verificación de Origen del Certificado (Fue creado por el SAT). Vigencia del Certificado Lectura requerida por el SAT. Lectura y Validación de Comprobantes Fiscales Digitales. Validación y administración de Folios y Series. Generación Factura XML-SAT Generación de la Firma Electrónica Avanzada (SELLO DIGITAL). Generación Cadena Original, expresada en UTF-8. Digestión realizada con algoritmos MD5 encripción, utilizando algoritmo RSA y llave privada de prueba. Sello digital expresado en base 64. Validaciones Generación de Bitácoras Integración Captura Manual: Cuentas con la posibilidad de capturar los datos manualmente al realizar tu factura. Archivos Planos: Tendrás la posibilidad de definir un archivo de TXT de interfase entre tus sistemas y EDC INVOICE. La aplicación utilizara esta información para generar las facturas y enviarla de manera automatizada a LEVICOM, para su publicación y/o procesamiento. Resguardo: 5

6 Conservación de XML-SAT: Las facturas que generes deberán de ser guardadas dentro del disco duro de tu computadora y respaldarlas frecuentemente. Conservación de Formato en TXT: En caso de querer utilizar los datos previamente capturados, el archivo TXT guarda los datos del comprobante fiscal. k) Cancelación de comprobantes fiscales. l) Administración de usuarios. m) Multiempresa. n) Lay out de cada cadena con campos obligatorios. o) Desarrollo de tu propio formato de impresión. 6

7 Requerimientos Técnicos Si deseas correr la aplicación, asegúrate de que tu equipo cuente con lo siguiente: Windows 2000, XP, MB RAM Espacio libre en Disco 100 Megas. Conexión a Internet (Ver conexiones TCP/IP) Impresora (Para imprimir facturas localmente, si es el caso). 7

8 Instalación Bienvenida a la instalación de los componentes de EDCinvoice, da clic en el botón siguiente Da clic en aceptar licencia, pulsa siguiente y Posteriormente Selecciona finalizar 8

9 Da clic en cerrar para terminar el proceso de componentes En la próxima pantalla comienza a prepararse la instalación de EDCinvoice 9

10 Da clic en el botón NEXT para iniciar el instalador de edcinvoice 10

11 A continuación nos muestra la ruta donde quedara almacenado el programa y da clic en NEXT Da clic en CLOSE para terminar la instalación 11

12 A continuación da clic en continuar para mostrar la bienvenida y pulsa NEXT para inicializar la instalación del XFile Da clic en YES para aceptar la licencia de instalación del programa. 12

13 En esta ventana nos indica la ruta donde queda guardado el XFile selecciona NEXT 13

14 Seleccione tipo de instalación y pulsa siguiente Da clic en finalizar para concluir la instalación de XFile 14

15 Ya finalizada la instalación de XFile, buscar la ruta donde se encuentra cargado el instalador de MsXML y selecciona la carpeta dependiendo a la versión de Windows que maneje Español - Inglés. Y selecciona siguiente para iniciar con la instalación del analizador MSXML

16 Acepta el contrato de licencia del MSXML y pulsa siguiente 16

17 Da clic en instalar ahora Da clic en finalizar para concluir el proceso de instalación 17

18 Se creara un acceso directo en el escritorio con el nombre de EDCinvoice, da doble clic para accesar a la pantalla inicial. En la pantalla de inicio vamos a crear un nuevo usuario, dando clic al botón correspondiente 18

19 1.- Proporciona el usuario que utilizaras para ingresar a la aplicación, el cual te permite de 1 a 10 dígitos de longitud como máximo (es de tipo alfanumérico) 2.- Selecciona la ruta donde se encuentra almacenado el certificado y la llave pública 3.- Teclea la contraseña de la llave privada 4.- Dar clic en crear y si los datos son correctos nos mostrara un mensaje indicando que el usuario se creo correctamente. Proporciona USUARIO y CONTRASEÑA y da clic en entrar 19

20 Menú Archivo Nuevo. Permite iniciar la captura de una nueva Factura, automáticamente aparecerá un cuadro de diálogo en la cual se elegirá el número de serie que se vaya a ocupar, el programa automáticamente te dará el número consecutivo de folio. Abrir. Permite acceder a un archivo guardado previamente, automáticamente aparecerá un cuadro de dialogo en el cual se podrá elegir: Guardar. La aplicación te permite ir almacenar los cambios de un comprobante antes de ser generado. Vista Previa. Permite verificar como saldrá el comprobante impreso. Impresión. Te permite imprimir únicamente el documento que se encuentra creado y en uso. Importar Archivos. Está opción te permite importar 2 tipos de archivos: Archivos INF. son archivos que genera Levicom como Ordenes de Compra, Avisos de Embarque o Acuse de Recibo. 20

21 Archivos TXT. son archivos que han sido generados por diferentes programas de Administración Cerrar Permite cerrar los comprobantes que estén en edición y ya creados es muy importante que sepas que solo podrás cerrar folios consecutivos. Salir Permite salir de EDCinvoice Menú Edición Artículo. Permite Agregar o Eliminar líneas en el detalle. Insertar Dirección. Permite adicionar las direcciones fiscales, tanto del emisor, receptor, lugar de entrega y expedido en. Crear Comprobante Fiscal Digital. Una vez capturada la Factura se genera, está opción valida los datos que son obligatorios para el Sistema de Administración Tributaria (SAT) y permite generar el archivo XML. 21

22 Menú Configuración Multiempresa Permite agregar, editar y eliminar usuarios dentro de EDCinvoice. Cliente Levicom Ir al menú configuración cliente LEVICOM, captura no. De cliente y contraseña de edcinvoice y da aceptar. 22

23 Folios Ir al menú herramientas administración de series, donde se registraran los folios y series proporcionados por SAT y se captura lo siguiente. Serie Aprobación de folios asignada por el SAT Rango de folios Da clic en agregar para cargar los folios Una vez capturados los folios y series fiscales en el administrador de series del programa se procederá a dar de alta de la misma forma en la parte de configuración de folios disponibles en la aplicación. 23

24 Directorio Elije directorio, posteriormente selecciona archivo donde muestra el siguiente menú Agregar.- Te permite agregar una nueva dirección Editar.- Permite la modificación de registros creados Eliminar.- Permite borrar un registro creado. Importar.- Permite la importación de archivos TXT Cerrar.- Permite salir de salir del menú Directorio. 24

25 Tipo Factura Selecciona menú configuración - tipo factura. En esta opción podrás crear el layout de los campos que te solicitara cada cliente. Los datos mandatarios por el SAT no se pueden omitir ya que están como predeterminados en el sistema. Archivo Plano Permite crear la(s) plantilla(s) las cuales sirven de interfase con otros sistemas de administración utilizando archivos de texto para procesar y convertir XML 25

26 Selección Automática de impresoras Aquí puedes seleccionar la impresora ala cual se va a mandar la impresión de CFD Control de copias En esta opción nos permite crear una leyenda para la impresión del CFD Calculo de descuentos Sirve para activar el cálculo de descuentos en cascada Backup Te da a elegir la ruta donde se va a generar el respaldo de los CFD S. 26

27 Menú Herramientas Cambiar a proceso automático Te permite cambiar de pantalla al proceso automático. Administrador de Series Te permite registrar y administrar los folios y series fiscales proporcionados por SAT. Reporte Mensual Como una obligación al iniciar el uso de Comprobante Fiscal Digital es necesario transmitirle al SAT un reporte mensual de los folios ocupados. Se debe ir al menú herramientas reporte mensual y selecciona el año y el mes del reporte que desee consultar Cancelación de comprobantes Selecciona el folio a cancelar y da clic en el menú archivo, selecciona cancelar factura 27

28 Exportación del reporte mensual Una vez seleccionado el mes, ir a menú archivo, exportar reporte y elije el nombre( 1 facturación electronica, RFC del emisor, mes y año a reportar) y la ruta donde quedara almacenado dicho reporte. 28

29 Transmisión Esta opción te permite reenviar un CFD ya creado Ver archivos Log Muestra la bitácora de proceso que se actualizando cada que se genera un CFD 29

30 Depurar tablas Te permite cerrar más de una factura creada de la pantalla de operación. Live Update Sirve para realizar la actualización de EDCinvoice a la versión mas reciente. Generación de comprobantes 1. Proceso Manual Ir al menú configuración 1 Nuevo. Permite iniciar la captura de un nuevo comprobante, automáticamente aparecerá un cuadro de diálogo en la cual se elegirá el número de serie que se vaya a ocupar, el programa proporcionara el número consecutivo de folio. Una vez seleccionado el folio se agregaran los campos a llenar de un comprobante, tanto en los encabezados como en el detalle de la factura 1. Fiscal: Dirección fiscal emisor 2. Expedido en: Dirección de expedición de un comprobante 3. Fiscal Cliente: Dirección fiscal cliente 4. Lugar de entrega: Dirección de lugar de entrega del cliente 5. Artículo (+): Agrega una partida al detalle de un comprobante 6. Artículo (-): Elimina una partida del detalle 30

31 2. Importación de Archivos Planos Da clic en el menú archivo y selecciona importar archivo, posteriormente ir a la ruta donde se encuentra almacenado el txt que quiere importar, marca el archivo y pulsa abrir.. 31

32 Una vez seleccionado el folio se agregaran los campos a llenar de un comprobante, tanto en los encabezados como en el detalle de la factura Una vez seleccionado el folio se agregaran los campos a llenar de un comprobante, tanto en los encabezados como en el detalle de la factura 1. Fiscal: Dirección fiscal emisor 2. Expedido en: Dirección de expedición de un comprobante 3. Fiscal Cliente: Dirección fiscal cliente 4. Lugar de entrega: Dirección de lugar de entrega del cliente 5. Artículo (+): Agrega una partida al detalle de un comprobante 6. Artículo (-): Elimina una partida del detalle Envió de Comprobantes Fiscales Digitales Ir al menú edición y selecciona crear comprobante fiscal digital donde muestra las siguientes opciones: 1. Cerrar la factura al generarla: te permite cerrar el comprobante de EDC Invoice 2. Transmitir CFD a Levicom: envío en automático de CFD a Levicom 3. Imprimir: te permite la impresión de CFD y la obtención de copias del comprobante 32

33 4. Envío Producción: envío de factura real 5. Envío de prueba: envío de factura de prueba 6. No Envío Producción: se genera el comprobante mas no se envía la factura a Levicom Una vez generada la factura se indica la ruta en donde se almacenara el comprobante fiscal digital 33

34 Se realiza el envió del comprobante a levicom 34