Expediente CONDICIONES PARTICULARES PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS

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1 Expediente CONDICIONES PARTICULARES PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS Paseo de la Habana, Madrid. España Tel.: Fax:

2 1 OBJETO DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ENTORNO TECNOLÓGICO ALCANCE HERRAMIENTA DE CAPTURA Y EXTRACCIÓN DE METADATOS SERVICIOS DE IMPLANTACIÓN, CONFIGURACIÓN E INTEGRACIÓN MEDIOS REQUERIDOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DURACIÓN IMPORTE MÁXIMO SOLVENCIA TÉCNICA REFERENCIAS CERTIFICACIONES SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA CRITERIOS DE VALORACIÓN CRITERIOS EXCLUYENTES CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA VALORACIÓN ECONÓMICA CONTENIDO DE OFERTAS OFERTA TÉCNICA OFERTA ECONÓMICA PRESENTACIÓN DE OFERTAS... 9 CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS 2

3 1 OBJETO El objeto del presente documento es establecer las condiciones particulares necesarias para la contratación de una solución software, homologada por la Agencia Tributaria, para el tratamiento de facturas. Por tanto se incluirán los criterios para selección de empresas para el suministro de una herramienta y la prestación de los servicios necesarios para la instalación, configuración e integración de la misma en los sistemas corporativos de ineco. 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO El Sistema de gestión de ineco es la plataforma de soporte de todos los procesos económicos y administrativos ligados a la actividad de la empresa. En la actualidad, gran parte de estos procesos están gestionados mediante la herramienta SAP ERP. La interacción de los empleados de la compañía con la información de gestión y los procesos estándar de tramitación se realiza mediante aplicaciones web implantadas en la intranet corporativa (inet). También se dispone de una herramienta de gestión documental corporativa integrada con la intranet. La Dirección Económico Financiera (DEF) utiliza SAP FI/CO/MM para la gestión de pedidos de compra y la contabilización de facturas de forma directa o relacionada con pedidos de compra. A su vez, la División de Tecnologías de la información (DTI) realiza tareas de soporte en dicha herramienta y la plataforma tecnológica asociada. Dentro del proceso general para la gestión de la facturas de proveedores, se ha decido abordar la entrada de facturas mediante una herramienta que facilite la extracción de metadatos, su clasificación, validación de la información y exportación a los sistemas corporativos. La información de la factura, la imagen de dicha factura y su documentación asociada será gestionada a través de un flujo de trabajo desarrollado a medida dentro de los sistemas corporativos. El flujo de trabajo concluirá con una integración de la factura en el sistema contable, que actualmente es SAP FI. Estos dos pasos quedarán fuera del alcance de esta propuesta. Es importante que desde el primer momento se gestione la factura como un expediente de información, compuesto por la factura, los atributos o información de la factura y su documentación asociada. De esta forma será posible tener una trazabilidad del expediente de factura, de forma digital como en el archivo físico. ineco tiene como objetivo en este proyecto implantar una solución tecnológica para: Escaneado de los documentos recibidos en papel. OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de los documentos digitalizados. Tramitación de las facturas. Extracción automática de metadatos con información detallada del contenido de la factura. Verificación de los documentos según criterios contables. Todo el proceso de recepción de factura, debe estar igualmente basado en la lectura y comprobación con las tablas de proveedores existentes en SAP, bien porque se lea directamente, o se tenga un proceso de duplicación de dicha información hacia el nuevo sistema. 1.2 ENTORNO TECNOLÓGICO La intranet de ineco se ha configurado en cuatro entornos operativos: desarrollo, integración, calidad y producción. Está basada en tecnología ASP.NET v3.x sobre servidores Windows 2003 y 2008 según los módulos y utiliza SQL Server 2008 como servidor de base de datos configurado en alta disponibilidad. La herramienta objetivo de este pliego será compatible con: Sistema operativo Windows 2008 o Linux. Base de datos Microsoft SQL Server 2008 o Oracle DB Server v10 (o superiores). 2 ALCANCE El objeto de esta contratación incluye la selección de la herramienta software y los servicios de implantación, configuración e integración. Las empresas fabricantes de producto a las que solicite oferta podrán contestar en su nombre o a través de un partner certificado. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS 3

4 2.1 HERRAMIENTA DE CAPTURA Y EXTRACCIÓN DE METADATOS. Las características o requisitos imprescindibles que debe cumplir la herramienta serán: R1: Reconocimiento óptico de la información e identificación automática (previa configuración) de la información que contiene necesaria para la tramitación de la factura: proveedor, número de pedido de ineco, número de factura del proveedor, detalle de conceptos e importes, impuestos directos e indirectos (IVA, IGIC, IRPF, etc) y elementos de imputación. R2: Soporte de facturas nacionales e internacionales con diferentes tipos de moneda. R3: Soporte de facturas multilínea y con diferentes tipos de IVA R4: Soporte de facturas multipáginas. R5: Soporte de facturas con documentación asociada. R6: Conversión para el escaneo de diferentes formatos electrónicos (MS-Word, Excel, pdf, jpg, tiff ) Indexación de metadatos obtenidos de las facturas, con posibilidad de indexación de documentación asociada. R7: Archivos de salida en formato PDF (facturas y documentación asociada). R8: Escaneo automático de facturas a partir de un directorio en un unidad de red. R9: Capacidad de chequeos de la información de la factura, previos a la validación por parte del usuario, pudiéndose rechazar automáticamente. Imprescindible, chequeo de proveedor. R10: Capacidad de aprobación o rechazo de facturas por bloque. R11: Módulo de optimización del reconocimiento de información (mediante patrones de plantillas o cualquier otro sistema). R12: Capacidad de ver la imagen de la factura y de la documentación asociada desde la aplicación. R13: Registro de la información extraída en en ficheros (planos, XML) para su posterior tratamiento. R14: Disponibilidad de APIs (servicios de integración con programas externos). Adicionalmente, se valorará el cumplimiento de los siguientes requisitos adicionales: RA1: Capacidad de reconocimiento y tratamiento de otro tipo de documentos que no sean facturas (contratos, formularios, etc). RA2: La arquitectura del conjunto de herramientas es WEB y puede usarse totalmente a través de un navegador (identificar navegadores y versiones soportadas). RA3: Posibilidad de adaptación o personalización del comportamiento de la aplicación (desarrollo de pluggins, open-source, et). RA4: Posibilidad de escaneo local mediante la propia herramienta y un scanner conectado al equipo del usuario (al menos soporte de protocolo TWAIN). RA5: Funcionalidad de reconocimiento de texto manuscrito. RA6: Tanto la factura como la documentación asociada podrá ser archivada en un gestor documental mediante algún tipo de mecanismo de integración de aplicaciones (soporte CMIS, integración por WS, etc). RA7: Escaneo automático de facturas a partir de otros mecanismos adicionales a un directorio en un unidad de red (envío por correo electrónico, fax, servidores ftp, etc). RA8: Capacidad de enrutamiento de la factura a diferentes buzones de usuario, en función de parámetros configurados. RA9: Registro de la información extraída en mecanismos adicionales a ficheros (planos, XML) para su posterior tratamiento (base de datos, web services, etc). RA10: Herramienta de configuración de formatos de documentos o plantillas para los usuarios funcionales de la aplicación. Los datos de partida en cuanto al proceso de facturación son: facturas anuales. 700 proveedores/año. 3 puestos de validación de facturas. 3 puestos de escaneo. 3 puestos de administración o configuración de plantillas. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS 4

5 2.2 SERVICIOS DE IMPLANTACIÓN, CONFIGURACIÓN E INTEGRACIÓN Estos servicios deben incluir: Instalación del producto seleccionado en los entornos que determine ineco, que al menos serán los de desarrollo y producción, incluyendo las tareas de: o Definición de la arquitectura y configuración del equipamiento hardware necesario de acuerdo con la DTI (arquitectura y plataforma estándar corporativa). o Definición y documentación detallada de los procesos de: Instalación, configuración básica del producto y configuración de permisos. Backup periódico y de recuperación ante desastres. Operación y mantenimiento periódicos. o Documentación de ficheros que deban ser registrados según la Ley de Protección de Datos. La configuración del software constará de un diseño funcional así como técnico de todas las tareas. Configuración del repositorio de facturas. Configuración de la salida de documentos factura y adicionales para facilitar la integración con la plataforma de gestión documental Documentum (esta integración está fuera del alcance del proyecto y será realizada por ineco). Colaboración en la integración con el sistema de gestión de proyectos SICI, que será realizado por ineco. Preparación del plan de pruebas, su ejecución y evaluación del rendimiento sobre el entorno de pruebas. Plan de puesta en producción. Soporte al arranque tanto para la operación del sistema como para la administración del mismo. Cada una de estas tareas deberá incluir los correspondientes soportes documentales de los trabajos, que deberán ser aprobados por ineco previa a la ejecución de las mismas. 3 MEDIOS REQUERIDOS El adjudicatario deberá aportar los medios humanos, técnicos y materiales necesarios para la correcta ejecución del servicio. 4 TÉRMINOS Y CONDICIONES La empresa adjudicataria deberá estar capacitada para el desarrollo, como mínimo, de los trabajos indicados y requeridos en el presente documento y según la legislación vigente. Los trabajos no se considerarán definitivos hasta que no estén revisados y aprobados por ineco en su totalidad, debiéndose hacer todas las correcciones y modificaciones que ineco estime conveniente. En el caso de subcontrataciones o colaboraciones externas, deberán indicarse en la oferta expresamente las partes del contrato objeto de ella e incluirse la documentación que acredite por escrito el correspondiente compromiso, indicando el nombre de las empresas subcontratistas o colaboradoras, acompañando sus referencias y concretando el porcentaje que representa cada servicio a realizar por terceros sobre la totalidad del presupuesto. Serán de aplicación las condiciones generales de contratación publicadas en el perfil del contratante de ineco ( y en la Plataforma de Contratación del Estado ( ineco se reserva el derecho de ampliar los requisitos de plazo máximo y de fecha de inicio del proyecto en el caso de que sea necesario. ineco informará a todas las empresas que hayan presentado ofertas sobre las nuevas condiciones. ineco podrá pedir aclaraciones sobre la propuesta técnica y/o económica recibida. De igual manera, en caso de que se modifiquen los requisitos técnicos y/o funcionales durante el periodo de presentación de ofertas, ineco informará a todas las empresas invitadas las modificaciones. Las empresas licitantes podrán solicitar aclaraciones o información adicional por escrito en una (1) lista cerrada de puntos que deberá incluir: Número de pregunta. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS 5

6 Concepto debidamente especificado. Justificación de la pregunta y/o impacto en la oferta a presentar. Tanto la solicitud del documento de información detallada, como la lista de preguntas, así como una descripción mínima de la empresa ofertante (máximo un página) deberán ser enviadas por correo electrónico a la dirección angel.camara@ineco.es. La respuesta será realizada por ineco por el mismo medio, que podrá rehusar la contestación a cualquiera de los puntos en caso de no considerarlos pertinentes al objetivo de esta oferta. ineco podrá seleccionar reuniones personales con las empresas licitantes para la defensa de la oferta y en caso de considerarlo necesario, solicitar una o más presentaciones prácticas del producto ofertado tanto a la DEF como a la DTI. Todos los entregables realizados en el proyecto serán propiedad de ineco. 5 DURACIÓN El plazo de ejecución del proyecto será de un máximo de dos (2) meses. La fecha de inicio del mantenimiento del producto será la del momento de instalación en el entorno de producción, que se fijará en el plan de proyecto. El mantenimiento anual podrá ser prorrogado un máximo de dos anualidades al expirar el mantenimiento del primer año. 6 IMPORTE MÁXIMO El importe máximo que ineco abonará a la empresa adjudicataria por los conceptos derivados de su prestación asciende a la cantidad de: EUROS, IVA no incluido, para el coste de adquisición de licencias y mantenimiento y soporte de las licencias del primer año y los servicios de implantación y configuración. Todas las ofertas que excedan de dichas cantidades serán desestimadas. 7 SOLVENCIA TÉCNICA Los criterios mínimos que han de cumplir las ofertas son los siguientes: 1. Satisfacción de los requisitos imprescindibles (R1-R14) del apartado Compatibilidad con la arquitectura corporativa establecida en el apartado REFERENCIAS Relación suscrita por un representante legal de la empresa en la que se recojan los principales servicios o trabajos realizados en los últimos tres años que incluya una descripción del proyecto, importe, fechas y beneficiarios públicos o privados de la misma, destacando los proyectos similares al descrito en las presentes condiciones técnicas. 7.2 CERTIFICACIONES La empresa ofertante tendrá que ser fabricante, distribuidor o revendedor autorizado del producto. En los casos en que así lo exija el producto ofertado los licitantes deberán ser partners o VAR de dicho software. 8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA En caso de no estar registrado en el momento de presentar la oferta, la solvencia económica y financiera del contratista deberá acreditarse aportando y renovando cada seis meses: Informe de Instituciones financieras con los que el participante en la negociación haya mantenido posiciones de activo o de pasivo significativas en los tres últimos ejercicios que indique al menos los siguientes extremos: o Cumplimiento de los compromisos de reembolso de operaciones de crédito. o Evaluación global de la entidad. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS 6

7 Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de las obligaciones tributarias. Certificado Oficial de hallarse al corriente del cumplimiento de sus obligaciones de la seguridad social. Certificado acreditativo de la vigencia y cobertura de la póliza de seguro de responsabilidad civil. 9 CRITERIOS DE VALORACIÓN Las ofertas recibidas se clasificarán de acuerdo a su valoración técnica y económica, resultando adjudicataria la que obtenga mayor puntuación de la suma de las dos. La puntuación que se aplicará serán 30 puntos para la parte técnica y 70 puntos para la parte económica. 9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES Será motivo de exclusión las siguientes causas: No estar dado de alta en el registro de proveedores de ineco, o en su defecto no adjuntar un compromiso de hacerlo en el plazo de quince (15) días naturales a partir de que ineco se lo requiera. No aportar los medios requeridos en el punto 3. No cumplir los requisitos de solvencia establecidos en los apartados 7 y CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA Los criterios de valoración serán de acuerdo a lo siguiente: VALORACIÓN TÉCNICA (30 puntos) Características técnicas adicionales del producto (16 puntos) Se valorará de 0 a 16 puntos conforme al cumplimiento de los requisitos adicionales (RA1-RA10) establecidos en el apartado 2.1, otorgándose: 3 puntos por cada requisito adicional RA1 RA3. 1 punto por cada requisito adicional RA4 RA Compatibilidad con la plataforma corporativa (4 puntos) Se valorará de 0 a 4 puntos conforme al alineamiento de la arquitectura propuesta con la plataforma corporativa, establecidos de la siguiente forma: Sistema operativo Windows 2008 y Linux. Base de datos Microsoft SQL Server 2008 y Oracle DB Server v10 (o superiores) Solución técnica de instalación y configuración de la plataforma (5 puntos) Se valorará de 0 a 5 puntos conforme a su adecuación a los requisitos establecidos en el apartado Planificación del proyecto (5 puntos) Se valorará de 0 a 5 puntos según el plan de trabajo previsto teniendo en cuenta la reducción de plazo respecto al máximo planteado (2 meses), asignándose: 2 puntos por la reducción de 1 semana. 4 puntos por la reducción de 2 semanas. 5 puntos por la reducción de 3 semanas a más. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS 7

8 9.3 VALORACIÓN ECONÓMICA El aspecto económico se valorará en función del presupuesto o presupuestos ofertados por cada licitador, de acuerdo con la siguiente formulación: ó ó 70 Baja de la oferta á ó 30 Se considerará oferta desproporcionada aquella que sea un 20 % inferior a la media de las ofertas presentadas. En este caso se podrá solicitar informe de detalle que justifique su oferta económica. La oferta quedará descartada en el caso de que se considere que se trata de una oferta temeraria, que pondría en riesgo el buen término de los trabajos. Las ofertas consideradas temerarias no se considerarán para la determinación de la oferta más económica. 10 CONTENIDO DE OFERTAS La documentación deberá ser suficiente para poder valorar la solvencia y cumplir con todos los requerimientos presentes, y en particular lo expresado en los siguientes puntos: 10.1 OFERTA TÉCNICA En el caso de los ofertantes se identifiquen como distribuidor único deberán ajuntar documentación acreditativa. Cada licitador presentará una Memoria Técnica detallando: Herramienta de tratamiento de facturas Información producto ofrecido con todos los módulos y/o herramientas a suministrar donde se especificará: Número de licencias de cada módulo y/o herramienta. Funcionalidades generales completas. Funcionalidades específicas relacionadas con el cumplimiento de este pliego. Arquitectura general del producto (incluida matriz de compatibilidad completa) y arquitectura específica sugerida para la implantación en Ineco e integración con los sistemas corporativos. Se considerará para esta configuración un máximo de 5 usuarios concurrentes para la carga de facturas. Se deberá incluir dos matrices de cumplimiento de requisitos tanto para los requisitos imprescindibles (R1- R14) como los adicionales (RA1-RA10), indicando: Requisito (número y nombre). Cumplimiento (SI/NO). Detalle: mecanismo técnico/funcional mediante el que la herramienta cumple el requisitos indicado, especificando todas las alternativas de que dispone el producto (Ejemplo: En el RA7 se deberá detallar todos los mecanismos o protocolos soportados para la recepción de documentos de factura) Servicio de implantación y configuración Lista detallada de los trabajos a realizar y resultados a alcanzar (entregables), en la que, de forma clara y concisa, se especificará: Servicios ofertados. Descripción de la solución técnica y propuesta metodológica de desarrollo e implantación. Métodos y herramientas disponibles para la implantación de la solución. Planificación detallada del proyecto con todas las tareas, hitos y participantes. Perfiles y esfuerzos necesarios para el correcto desarrollo de los trabajos. Metodología de calidad y garantía. Todo lo anterior, en coherencia con los medios humanos y materiales propuestos y las prescripciones establecidas en las presentes condiciones particulares. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS 8

9 10.2 OFERTA ECONÓMICA La oferta económica deberá presentar los precios unitarios de todas las partidas incluidas, diferenciando especialmente: Coste de licencias y mantenimiento del primer año. Coste de servicios de implantación. La propuesta económica deberá estar firmada por el representante legal de la empresa ofertante y deberá contener el coste total de los trabajos para el plazo previsto de actuación. Las cantidades recogidas en dicha propuesta deberán expresarse con y sin IVA. 11 PRESENTACIÓN DE OFERTAS Todas las ofertas deberán enviarse en soporte electrónico a la siguiente dirección: ofertas@ineco.es El fichero que contenga la oferta económica se identificará como O.E.-nº expediente-proveedor y el fichero con la oferta técnica se identificará como O.T.-nº expediente-proveedor. En caso de que cualquiera de los ficheros supere los 15 Mb, podrá remitirse en soporte electrónico (CD) a: Unidad de Compras y Contratación (ineco) Paseo de la Habana, Madrid En ambos caso se deberá hacer referencia al número de expediente que figura en la publicación en la página web de Ineco. La oferta técnica y la oferta económica deberán presentarse en ficheros separados, sin que se haga referencia a la propuesta económica dentro de la propuesta técnica. En caso de incumplimiento de los requisitos establecidos en el presente apartado, relativos al envío de las ofertas a una dirección distinta de la indicada, el ofertante podrá, a juicio de la Unidad de Compras y Contratación, quedar excluido de la presente licitación. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE HERRAMIENTAS Y SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DE FACTURAS 9