GUÍA PARA LA EJECUCIÓN Y JUSTIFICACIÓN
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- Eugenio Soler García
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1 GUÍA PARA LA EJECUCIÓN Y JUSTIFICACIÓN I CONVOCATORIA DE PROYECTOS DE INNOVACIÓN EMPRESARIAL CON PROYECCIÓN TERRITORIAL 1. COMUNICACIÓN Las comunicaciones entre la empresa beneficiaria y la Fundación CEI MAR, se realizarán preferentemente a través del correo electrónico: convocatorias@fundacionceimar.com. 2. MODIFICACIONES La ejecución del proyecto debe realizarse en los términos establecidos en el propuesta aprobada. No obstante, cualquier cambio en el proyecto (actividades, plazos de ejecución, personal, etc.) deberá ser comunicado con al menos 15 días de antelación a la Fundación CEI MAR, para que proceda a su evaluación y, en su caso aprobación. Dicha comunicación deberá realizarse por escrito a través de correo electrónico, utilizando el Anexo I. Solicitud de modificación que deberá estar perfectamente cumplimentado, sellado y firmado por el representante legal de la empresa. La Fundación CEI MAR deberá aprobar por escrito la modificación para que la empresa pueda realizar los cambios solicitados. 3. SOLICITUD DE ANTICIPO Se establece un porcentaje máximo de anticipo de hasta el 30% del total del importe a cofinanciar por la Fundación CEI MAR. Para poder solicitar el anticipo de la ayuda es necesario presentar el documento Anexo II. Solicitud de anticipo debidamente cumplimentado, sellado y firmado por el representante legal de la empresa. 4. PROTECCIÓN DE DATOS La empresa se compromete a cumplir con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD), así como el Real Decreto 1720/2007 que desarrolla la LOPD, en relación con los datos de carácter personal que recabe de los destinatarios durante la ejecución del proyecto. Además, Fundación CEI MAR podrá recabar datos de carácter personal de los asistentes a diferentes acciones desarrolladas en el proyecto, con el único objeto de justificar técnica y 1 Guía para la Ejecución y Justificación de la Primera Convocatoria de
2 económicamente el proyecto. 5. COMPRAS VERDES La empresa deberá seguir, siempre que sea posible, las siguientes directrices de compras sostenibles: Cuando el objeto de la contratación sea sobre bienes: La existencia de etiquetas verdes para los productos que vayan a ser adquiridos. Que los productos tengan componentes reciclados total o parcialmente. Que los productos tengan menos envoltorio que otros similares. Que se trate de productos de consumo energético reducido. Que se trate de productos de comercio justo. Cualquier otro efecto similar a los anteriores. Cuando el objeto de la contratación sea sobre servicios: Que los contratistas dispongan de certificaciones de gestión ambiental (EMAS, ISO 14001, o similares). Que su actividad se base en la producción o comercialización de productos de comercio justo. Que existan informes que garanticen las prácticas medioambientales de las empresas contratistas, estudios de impacto ambiental de su actividad o informes de gestión de residuos aplicables a las actividades de los contratistas en las actividades contratadas. 6. JUSTIFICACIÓN Una vez finalizado el periodo fijado en el proyecto para la realización del mismo, la empresa dispone de un máximo de dos meses desde su finalización para la presentación de toda la documentación justificativa del proyecto. La documentación justificativa a presentar se divide en: Justificación técnica. Justificación económica JUSTIFICACIÓN TÉCNICA La Fundación CEI MAR solicitará a la empresa una memoria técnica sobre la ejecución del proyecto, que deberá contener, como mínimo, los siguientes apartados: Introducción. Descripción y detalle de las actividades. Evaluación de las actividades. Evaluación de cada una de las acciones ejecutadas. Resultados obtenidos. Conclusiones. 2 Guía para la Ejecución y Justificación de la Primera Convocatoria de
3 Toda la documentación referente a la justificación técnica y económica puede ser presentada en soporte digital JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA La empresa deberá remitir un listado de los gatos e inversiones de proyecto, con identificación del acreedor y del documento, su importe y fecha de emisión, utilizando el ANEXO III. Liquidación debidamente firmado por el representante legal. Además se adjuntará original o copia compulsada de las facturas, así como la documentación acreditativa del pago. La documentación económica presentada por la empresa se ajustará a alguna de las dos modalidades: OPCIÓN 1: Cuenta justificativa completa La empresa debe presentar los documentos anteriormente indicados, firmados por el representante legal. Además se deberán incluir todos los documentos económicos así como sus respectivos justificantes de pago. OPCIÓN 2: Cuenta justificativa con informe de auditor La empresa no está obligada a realizar una auditoría. En este caso deberá presentar un informe de auditor de cuentas inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas dependiente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas sobre la adecuada contabilización y correcta expedición de los justificantes de los pagos efectuados. 7. ELEGIBILIDAD DEL GASTO 7.1. GASTOS ELEGIBLES Serán elegibles aquellos gastos directamente relacionados con la actividad a desarrollar, que hayan sido contraídos durante el periodo de ejecución del proyecto, incluidos en el presupuesto. Gastos de personal Los gastos elegibles de personal propio de la entidad beneficiaria serán financiables en los porcentajes indicados en la partida de personal del proyecto original. Si el personal es contratado única y exclusivamente para el desarrollo de una o más actividades del proyecto, la imputación será del 100%. En este caso, el contrato deberá hacer mención expresa al proyecto entero o alguna de sus actividades. La justificación de los gastos de personal contratado laboralmente se hará sobre la base del cálculo del coste laboral que supone para el beneficiario una hora de trabajo de la persona en cuestión. Se tendrá en cuenta los gastos relativos a los conceptos elegibles del salario bruto que percibe la persona trabajadora y las cargas sociales que por el trabajador soporta la entidad. 3 Guía para la Ejecución y Justificación de la Primera Convocatoria de
4 Gastos y Dietas. Desplazamiento y alojamiento del personal contratado laboralmente En caso de que existan gastos ejecutados por personal de la entidad en el desarrollo de las actividades del proyecto y que éstos no estén emitidos en nombre de la entidad (ejemplo tickets de caja), éstos deberán ser presentados a través de "hojas de gatos", en las que se refleje explícitamente que el trabajador ha recibido el importe de este gasto. Material inventariable Se podrá imputar gasto de amortización del material inventariable adquirido a nombre de la empresa, que se calculará de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas. Material fungible Se podrá imputar a un proyecto los gastos derivados de la compra de material fungible vinculados a la ejecución del proyecto. Gastos generales Se considerarán gastos financiables los costes indirectos o generales vinculados al funcionamiento del beneficiario, diferentes a los gastos de personal citados, hasta un máximo de un 10% del presupuesto ejecutado del proyecto. Para ello se remitirá el certificado Anexo IV. Los gastos generales deberán imputarse siempre en un porcentaje, que debe calcularse empleando un criterio razonable, objetivo y verificable. Otros gastos elegibles Los gastos de asesoramiento legal, notaría, asesoramiento técnico o financiero, contabilidad o auditoría, serán financiables si están directamente ligados al proyecto y son necesarios para su preparación o desarrollo, siempre y cuando hubieran sido contemplados en el presupuesto. Los gastos derivados de la revisión de la cuenta justificativa, por un auditor, podrán tener la condición de gasto elegible hasta el límite del 5% de la ayuda concedida GASTOS NO ELEGIBLES Cualquier gasto no vinculado al proyecto. Gastos generados en fechas anteriores o posteriores a la ejecución del proyecto. El IVA recuperable por cualquier medio. Contribuciones en especie: aportaciones no dinerarias o trabajo voluntario, no podrán formar parte del coste total del proyecto. Los gastos relativos a multas, sanciones financieras, tasas e impuestos y gastos de procedimientos penales. 4 Guía para la Ejecución y Justificación de la Primera Convocatoria de
5 Impuestos, tasas y gastos no relacionados con la ejecución material del proyecto. Los intereses deudores de las cuentas bancarias, los intereses, recargos y sanciones administrativas y penales, los tributos y los gastos de procedimiento judiciales. 5 Guía para la Ejecución y Justificación de la Primera Convocatoria de
6 ANEXO I. SOLICITUD DE MODIFICACIONES NOMBRE BENEFICIARIO NOMBRE PROYECTO DATOS DEL SOLICITANTE D/Dª..., con DNI número..., actuando en nombre y representación de (nombre beneficiario)...,con C.I.F... en calidad de... con domicilio social en..., código postal..., localidad..., provincia... SOLICITA La corrección de la siguiente información recogida en el proyecto. En...a...de...de Firma y sello del representante legal de la empresa 6 Guía para la Ejecución y Justificación de la Primera Convocatoria de
7 ANEXO II. SOLICITUD DE ANTICIPO NOMBRE BENEFICIARIO NOMBRE PROYECTO D/Dª..., con DNI número..., actuando en nombre y representación de (nombre beneficiario)..., en calidad de..., según...(artículo/clausula de sus Estatutos), en virtud del poder...(datos del mismo), y con domicilio social en..., código postal..., localidad..., provincia... SOLICITA Un anticipo a cuenta por importe total de...euros, equivalente al...% del total de la financiación concedida. A continuación se expone la motivación y justificación para solicitar el anticipo. En...a...de...de Firma y sello del representante legal de la empresa 7 Guía para la Ejecución y Justificación de la Primera Convocatoria de
8 C/ Ancha, Cádiz Teléfono: Fax: ANEXO III. LIQUIDACIÓN Tabla I. Listado de facturas imputadas al proyecto Nº ORDEN Nº FACTURA FECHA FACTURA EMPRESA EMISORA CIF CONCEPTO BASE IMPONIBLE CUOTA IVA TOTAL FACTURA IMPORTE IMPUTADO DE LA FACTURA AL PROYETCTO Tabla II. Listado de nóminas y seguros sociales imputados al proyecto Nº ORDEN Nombre trabajador DNI Fecha contrato Mes imputado Salario Bruto Seg. Soc. a cargo del trabajador Salario Neto %Imputación Importe Imputado 8 Guía para la Ejecución y Justificación de la Primera Convocatoria de
9 ANEXO IV. CERTIFICADO DE COSTES INDIRECTOS NOMBRE BENEFICIARIO NOMBRE PROYECTO D/Dª..., con DNI número..., actuando en nombre y representación de (nombre beneficiario)...,con C.I.F... en calidad de... con domicilio social en..., código postal..., localidad..., provincia... CERTIFICA Que los costes indirectos derivados de la ejecución de las actividades del proyecto..., durante el periodo..., ascienden a..., que representa un...% del presupuesto total del proyecto. El método de cálculo empleado es el descrito a continuación: Las facturas y porcentaje de imputación se incluyen en la siguiente tabla: Nº factura Concepto % imputación Total En...a...de...de Firma y sello del representante legal de la empresa. 9 Guía para la Ejecución y Justificación de la Primera Convocatoria de
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