INSTRUCTIVO No SAP 01/2007 SOBRE EL TRATAMIENTO DE LOS PAGOS EN EXCESO

Transcripción

1 El Superintendente de Pensiones: en el ejercicio de las facultades legales contempladas en el artículo 13 literal b) de la Ley Orgánica de la Superintendencia de Pensiones, EMITE el siguiente Instructivo: INSTRUCTIVO No SAP 01/2007 SOBRE EL TRATAMIENTO DE LOS PAGOS EN EXCESO I. OBJETIVO Establecer el tratamiento a seguir para los pagos efectuados en exceso por los empleadores o trabajadores afiliados como independientes al Sistema de Ahorro para Pensiones, mediante la presentación de planillas de cotizaciones previsionales. II. BASE LEGAL El literal u) del artículo 5 de la Ley Orgánica de la Superintendencia de Pensiones, que establece como función de la Superintendencia, dictar las normas técnicas que faciliten la aplicación y ejecución de la Ley y sus respectivos Reglamentos, para el funcionamiento de las entidades bajo su control. III. ABREVIATURAS, DENOMINACIONES Y GENERALIDADES Abreviaturas y Denominaciones: Para los efectos del presente Instructivo se utilizan las siguientes abreviaturas y denominaciones: SAP: AFP: NUP: IBC: CIAP: NIT: IPSFA: Solicitud: Fondo: Superintendencia: Trabajador independiente: Sistema de Ahorro para Pensiones. Institución Administradora de Fondos de Pensiones. Número Único Previsional. Ingreso Base de Cotización. Cuenta Individual de Ahorro para Pensiones. Número de Identificación Tributaria. Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada. Solicitud de Devolución de Pagos en Exceso. Fondo de Pensiones. Superintendencia de Pensiones. Trabajador afiliado al SAP en calidad de independiente. Generalidades: Se considera pago en exceso cuando el empleador realiza un pago de cotizaciones previsionales al SAP, por encima del que está obligado hacer, y para el caso de los trabajadores independientes, cuando el monto consignado en el cheque de pago resulte mayor a lo declarado en el formulario de pago individual respectivo.

2 A efecto de normalizar esta situación, el sujeto afectado podrá solicitar la devolución del monto pagado en exceso, mediante el formulario de solicitud de devolución de pagos en exceso (anexo 1), ya sea que él lo detecte o le sea informado oportunamente por parte de la AFP; no obstante lo anterior, si éste presenta insuficiencias de pago correspondientes a períodos previos, se podrá acordar con la AFP compensarlas con los pagos en exceso registrados o destinarlos al pago de compromisos futuros, de igual forma podrá autorizar que se apliquen a cotizaciones voluntarias según sus instrucciones, todo lo cual deberá documentarse. Para la devolución de pagos en exceso, por la eliminación de NUP o modificaciones de IBC, la AFP devolverá al empleador únicamente el monto nominal de las cotizaciones que se hayan pagado de más, sin incluir las comisiones correspondientes, siempre que éstas correspondan a períodos de devengue mayores a un año y ya estén acreditadas en la CIAP. Si los pagos en exceso corresponden a períodos menores, se deberán devolver completos (cotizaciones y comisiones, sin incluir la parte del seguro en caso que éste ya se hubiere pagado), pero siempre a valor nominal. Lo mismo aplicará para aquellas cotizaciones pagadas sobre un IBC superior al realmente devengado y que fueron tratadas como cotizaciones indebidas. Comunicación de los pagos en exceso Las AFP deberán informar a los empleadores los pagos efectuados en exceso, en un plazo máximo de cinco días hábiles después de haberlos detectados, utilizando para ello el correo electrónico, la comunicación escrita u otro medio eficaz, dejando evidencia de lo realizado. Asimismo deberá publicarse en la página Web de la AFP, el listado de empleadores -razón social y NIT del empleador - que registran pagos en excesos y mediante acceso restringido, a cada empleador deberá facilitárseles un detalle de los meses a que corresponden planillas y montos en exceso, a fin que normalicen dichos pagos oportunamente. Solicitud de devolución por exclusión de NUP El empleador deberá presentar pruebas que respalde dicho argumento (renuncia, despido, licencia no remunerada, incapacidad, etc.); así como copia de la planilla de salarios correspondiente al mes de devengue para el cual solicita devolución, a fin de efectuar las aplicaciones necesarias a las CIAP de los afiliados respectivos. Solicitud de devolución por NUP erróneo o diferente al del afiliado respectivo Serán tratados como rezagos cuando correspondan a un afiliado al Sistema; por el contrario, si pertenecen a alguien que se reafilió al IPSFA y la AFP ya devolvió las cotizaciones, el empleador deberá solicitárselo directamente a dicha persona, rigiéndose por las leyes competentes, para hacer efectiva tal devolución. Plazo para la presentación de la solicitud Los empleadores y trabajadores independientes, pueden reclamar devolución de pagos en exceso, por períodos de devengue comprendidos dentro del lapso de dos años, contados retroactivamente a partir del mes en que se presentó la solicitud de devolución de pagos en excesos. Una vez transcurrido dicho plazo, no se podrán cargar las CIAP de los trabajadores beneficiados con este error del empleador y en

3 caso de estar registrados como pasivo, deberán distribuirse como rentabilidad entre todos los afiliados al Fondo correspondiente. Si los pagos en exceso corresponden a períodos de mora, deberá tomarse como referencia la fecha efectiva de pago, para computar los dos años antes mencionados, a fin que el empleador pueda solicitar la devolución correspondiente. 1 / Procedencia de la solicitud Cuando proceda la solicitud, la AFP lo comunicará al solicitante dentro de los cinco días siguientes de haberla admitido, procediendo a su entrega de acuerdo con la forma indicada por el solicitante en la respectiva solicitud. De rechazarse la solicitud, la AFP se lo comunicará al solicitante dentro del plazo indicado en el párrafo anterior, detallando las razones del rechazo. Pagos en exceso comunicados y no retirados Todos los pagos en excesos deberán devolverse con base al tratamiento indicado en el presente Instructivo; no obstante, aquellos menores a $5.00 (cinco dólares), podrán acreditarse en el Fondo, vía rentabilidad. IV. ESPECIFICACIONES DEL FORMULARIO En cada solicitud podrán reclamarse como máximo, seis meses de devengue cotizados con excedente, adjuntando las pruebas pertinentes para cada uno de ellos. Las agencias de las AFP, deberán disponer de este tipo de solicitud para que puedan retirarlas los usuarios del Sistema. Será nula toda solicitud que carezca de nombre de la empresa, firma del representante legal o apoderado del empleador, o del nombre y firma del trabajador, según sea el caso. Asimismo, será nulo si no contare con el NIT y/o NUP, del empleador o trabajador independiente que realice el trámite. La solicitud también podría tramitarse a través de medios electrónicos, para lo cual el solicitante deberá escanear su firma, y cuando se trate de un empleador, también deberá estampar el sello de la empresa en la solicitud. Las AFP establecerán los controles necesarios para asegurarse de la integridad y seguridad de la información entregada por el solicitante. El formulario para la devolución deberá contener, al menos, la información descrita en el formato anexo al presente Instructivo. Estará impreso en original (AFP) y copia (empleador o trabajador 1 / Adicionado conforme a Reforma 01/2007 (01) del 13 de junio de 2007.

4 independiente). El original tendrá impreso únicamente el anverso, mientras que la copia estará impresa en el anverso y reverso, según se detalla en el presente Instructivo. El formulario podrá ser generado desde el sistema propiedad de las AFP. No deberá contener borrones, tachaduras, ni otras alteraciones. Las AFP deberán establecer, los controles necesarios para mantener un solo correlativo de formularios. Ejemplo de numeración correlativa: Serie Código AFP Correlativo serie A XYZ Detalle del reverso de la copia del formulario En el reverso de la copia del formulario deberán estar impresas las instrucciones de llenado. En la parte superior deberá leerse INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESO. Dichas instrucciones deberán corresponder a las siguientes: 1. ANTECEDENTES DEL SOLICITANTE. Deberá elegir entre dos opciones indicando con un cheque la opción elegida, EMPLEADOR o TRABAJADOR INDEPENDIENTE. NOMBRE/DENOMINACION/RAZON SOCIAL: deberá indicar el nombre del trabajador afiliado como independiente o la denominación o razón social de la empresa que solicita la devolución. NIT: colocar el número de NIT de la persona natural o jurídica según corresponda. NUP: colocar el NUP si la devolución la solicita un trabajador afiliado como independiente. TELEFONO: colocar el número de teléfono de la empresa o afiliado al cual se le pueda llamar. DIRECCION: colocar la dirección de la persona natural o jurídica donde enviar correspondencia. PAIS: colocar el nombre del país en que se encuentra ubicada la dirección que se colocó anteriormente. DEPARTAMENTO/ESTADO: colocar el nombre del departamento o Estado en que se encuentra ubicada la dirección que se colocó anteriormente. MUNICIPIO/CIUDAD: colocar el nombre del municipio o ciudad en que se encuentra ubicada la dirección que se colocó anteriormente. 2. DETALLE DEL EXCESO.

5 MESES SOBRE LOS QUE SE SOLICITA DEVOLUCIÓN: colocar los meses de devengue para los cuales se solicita la devolución (máximo 6 meses por solicitud). TIPO DE FORMULARIO: indicar el tipo de formulario en que se presentó la declaración y pago de las cotizaciones sobre la cuales se solicita devolución, deberá elegirse una de las opciones indicando con un cheque la escogida entre: PLANILLA DE PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES, PLANILLA RESUMEN o FORMULARIO DE PAGO INDIVIDUAL. No. DE FORMULARIO: deberá colocarse el número preimpreso del formulario señalado anteriormente. Si se trata de la planilla de pago de cotizaciones previsionales y la declaración consta de varias páginas, deberá colocar el número correspondiente a la primera de ellas. MONTO DEL EXCESO: colocar el valor solicitado como devolución. FECHA DE PAGO: colocar en los espacios determinados el día, mes y año en que se efectuaron los pagos y de los cuales se solicita la devolución. 3. EXPOSICION DE MOTIVOS DE LA SOLICITUD. Deberá indicarse por medio de un cheque el motivo por el cual solicita la devolución de pago, entre las opciones sugeridas en el anverso de la solicitud, para cada uno de los meses para los cuales se solicita devolución. 4. DOCUMENTOS QUE SE ADJUNTAN. Deberá indicarse la opción elegida, marcando con un cheque en el recuadro correspondiente donde aparecen las opciones probables, en el anverso de la solicitud. 5. FORMA DE DEVOLUCION DE PAGOS EN EXCESO. Deberá indicarse la opción elegida, marcándola con un cheque en el cuadro correspondiente. Las opciones presentes son: 1. ABONO A CUENTA, en este caso deberá indicarse el banco, y el nombre del titular, tipo y número de la cuenta bancaria. 2. CHEQUE, en el caso de desear la devolución mediante cheque deberá indicarse a nombre de quién debe emitirse. 3. ABONO A DEUDAS, cuando el empleador acuerde con la AFP compensar los excesos con insuficiencias de pagos realizados anteriormente, deberá indicar las planillas y los meses que serán abonados. 4. PAGO DE COMPROMISOS FUTUROS, cuando el trabajador independiente decida hacer pagos adelantados. 5. COTIZACIONES VOLUNTARIAS, cuando el trabajador o el empleador opte por realizar aportes voluntarios a su CIAP.

6 En la parte final del documento deberá firmar el solicitante de acuerdo con lo siguiente: 1. Si el solicitante es un trabajador independiente deberá firmar él o en su defecto, su representante legal o un firmante a ruego, que sea mayor de dieciocho años de edad; en este último caso, deberá agregar el tipo y número de documento de identidad del firmante a ruego y la huella digital del pulgar de la mano derecha del solicitante. 2. Si el solicitante es un empleador, también aplica la disposición anterior y adicionalmente, deberá estamparse el sello de la empresa. V. DEROGATORIAS Y VIGENCIA Derógase el Instructivo No. SAP-30/98: Instructivo sobre la Solicitud de Devolución por Pago en Exceso, de fecha 10 de junio de El presente Instructivo entrará en vigencia a partir de esta fecha. SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES, en la ciudad de San Salvador, a los diecisiete días del mes de enero del año dos mil siete Víctor Antonio Ramírez Najarro, Superintendente de Pensiones. FSR/LECH/GSC*