La ventana de Microsoft Excel

Transcripción

1 Actividad N 1 Conceptos básicos de Planilla de Cálculo La ventana del Microsoft Excel y sus partes. Movimiento del cursor. Tipos de datos. Metodología de trabajo con planillas. La ventana de Microsoft Excel Como cualquier aplicación Windows, cuando se inicia una sesión de trabajo con la planilla de cálculo Microsoft Excel nos encontramos con una ventana que mostramos a continuación para luego describirla. Actividad N 1 Página 1

2 Partes de la ventana Barra de título Nos indica el nombre de la aplicación, y del documento en uso. Como el documento en uso aún no tiene nombre pues no ha sido guardado, podemos leer Libro1 ya que éste es el nombre por omisión que Microsoft Excel da a sus documentos. Barra de Menúes Contiene todos los comandos del Microsoft Excel. Desplegando cada uno de ellos nos encontraremos la lista de opciones de trabajo con el documento, agrupados según el concepto. Barras de Herramientas Constan de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre el documento dando un clic sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando correspondiente en el menú. Por defecto en Microsoft Excel 97 aparecen 2 barras de herramientas, la Estándar y la de Formato, respectivamente. i Para agregar o quitar barras de herramientas a la ventana de Microsoft Excel será necesario activar el menú Ver/Barras De Herramientas o simplemente hacer clic con el botón derecho del mouse sobre cualquiera de ellas. Actividad N 1 Página 2

3 Barra de Fórmulas Es donde se indica la posición del cursor en el documento de Microsoft Excel, y donde se ven y modifican los datos del mismo. Cuando tratemos el tema de Tipos de datos y Movimiento del cursor volveremos a hablar de esta barra. Barra de Estado Se encuentra en la parte inferior de la ventana y nos da, en la parte izquierda, información sobre la situación en que se encuentra el documento activo de Microsoft Excel; y en la parte derecha nos aclara si se encuentra activa alguna tecla del teclado. Área de Trabajo Es la parte de la ventana de Microsoft Excel que contiene él o los documentos de trabajo en uso y que puede estar vacía en caso de que no haya ninguno abierto. Como veremos, los datos que necesitamos utilizar cuando realizamos una planilla de cálculo deberán ser introducidos en esta parte de la ventana. El o los documentos de Microsoft Excel se llaman LIBROS DE TRABAJO. Las partes del Libro de trabajo son: Actividad N 1 Página 3

4 Área de datos Es la parte central y más visible del Libro de trabajo y está formada por una retícula de color negro sobre fondo blanco llamada Hoja de cálculo. Cada uno de los casilleros que la componen se llama Celda. Como se podrá observar en la imagen existe una celda con un recuadro más grueso. Pues bien, aquí es donde está ubicado el Cursor, es decir: el lugar en donde se insertarán los datos que se introduzcan mediante el uso del teclado. Por lo tanto, el cursor abarca la totalidad de una celda e indica que la misma se encuentra Activa. Etiquetas de hojas Aquí es donde podemos seleccionar la hoja de cálculo con que queremos trabajar haciendo un simple clic sobre la etiqueta correspondiente siempre y cuando el número de hoja que deseemos se encuentre visible; en caso contrario deberemos utilizar los botones de desplazamiento que se encuentran en la parte izquierda. La hoja seleccionada es la que se encuentra activa. i En el Microsoft Excel 97 se pueden abrir hasta 255 hojas de cálculo. Cuando un nuevo libro se abre tendrá tantas hojas como lo disponga el menú HERRAMIENTAS/OPCIONES/GENERAL. Actividad N 1 Página 4

5 Barras de desplazamiento Con ellas, tanto vertical como horizontalmente nos podemos desplazar a lo largo y ancho de la hoja activa. Títulos de columna Una columna es un conjunto vertical de celdas. Cada columna tiene el nombre de una o dos letras partiendo desde la A hasta la IV sumando un total de 256. Títulos de fila Una fila es un conjunto horizontal de celdas. Cada fila tiene el nombre de un número partiendo del 1 hasta el Nombres de las celdas Cada una de las celdas del Microsoft Excel tiene un nombre formado por el de la columna que pertenece y luego por el de la fila en que se encuentra. Es decir: las celdas se llaman por ejemplo A1 y no 1A. De todos modos, Microsoft Excel 97 permite llamar a las celdas de otra manera. Vea el menú HERRAMIENTAS/OPCIONES/GENERAL y encontrará un estilo diferente de referencias a las celdas. Movimiento del cursor El presente título: Movimiento del cursor, en un manual de uso de cualquier otra aplicación que no sea una Planilla electrónica de cálculo, figuraría a posteriori del de: Ingreso de datos ya que normalmente para moverse hay que haber hecho algo primero. Sin embargo, en este tipo de aplicaciones nos podemos mover por el vacío. Actividad N 1 Página 5

6 i En la imagen de abajo puede ver cómo obtener una lista de las teclas que se deben presionar para realizar un desplazamiento rápido dentro de una hojas de Microsoft Excel. Tipos de datos Existen 3 tipos de datos que uno puede introducir dentro de la celda activa de Microsoft Excel. Ellos son: Texto Números Fórmulas Estamos diciendo que estos 3 tipos de datos no pueden ser introducidos combinados dentro de una celda, es decir: solamente podremos insertar uno de ellos por celda. Antes de introducir un dato cualquiera debemos decidir en qué celda queremos hacerlo, luego posicionarnos en dicha celda y verificar que en la barra de estado esté el cartel: Listo que nos indica que podemos proceder. Mientras estamos introduciendo el dato en cuestión, el cartel indicador de estado cambia a Introducir, el contenido del dato se comienza a ver en la celda activa y en la barra de fórmulas, y en esta última aparecen dos nuevos botones en su parte central. Actividad N 1 Página 6

7 i Aquí vemos cómo estaría el Microsoft Excel si estuviésemos en medio del proceso de introducir el texto María en la celda B1. Muy bien, ahora es el momento de terminar lo que estamos haciendo, es decir: confirmar la introducción del dato o arrepentirnos cancelando el proceso en que nos metimos para que el cartel indicador de estado vuelva a ponerse en Listo y volver a comenzar. i En la imagen de la derecha puede ver cómo obtener una lista de las teclas que se deben presionar para realizar la introducción de datos dentro de una hojas de Microsoft Excel. Actividad N 1 Página 7

8 Introduciendo texto Llamamos texto o rótulo a una cadena de caracteres que se introducen en una celda. Identificamos que hemos introducido un texto cuando, al confirmar, éste queda alineado a la izquierda de la celda. Introduciendo números Llamamos número o valor a un conjunto de caracteres numéricos que se introducen en una celda. En términos generales, nos estamos refiriendo a: los 10 dígitos numéricos; el carácter decimal; y los signos matemáticos como el menos (-), % o $. Identificamos que hemos introducido un número cuando, al confirmar, éste queda alineado a la derecha de la celda. Microsoft Excel acepta números hasta 15 dígitos. Las fechas y las horas En su momento volveremos a referirnos a este tema, pero por el momento sólo queremos decir que las fechas y las horas no son otra cosa que números con un formato especial. Introduciendo fórmulas Llamamos fórmula a una expresión del tipo matemático (el planteo, como nos decía la maestra) que comienza con el signo igual (=), y que normalmente nos devuelve un valor numérico resultante de dicha expresión. Las funciones También volveremos sobre el particular en su momento pero por ahora queremos aclarar que las funciones no son otra cosa que fórmulas prediseñadas por Microsoft Excel. Actividad N 1 Página 8

9 Modificando datos Cuando hemos introducido un dato cualquiera y necesitamos modificarlo, obviamente no es necesario que lo volvamos a introducir todo nuevamente. En consecuencia lo que debemos hacer es entrar en el proceso de Modificar datos. i En la imagen de abajo le mostramos la manera de obtener una lista de todas las formas de modificar datos de una celda. Metodología de trabajo con planillas Cada persona tiene su manera particular de trabajar, pero en principio podemos decir que cuando se trabaja con planillas de cálculo existe un método tradicional que se resume al siguiente ciclo: 1. Introducción de datos numéricos y de texto. 2. Establecimiento de formatos básicos (como anchos de columna, altos de fila, porcentajes, formatos de fecha y hora, etc.) que nos permitan la correcta visualización de los datos introducidos. 3. Introducción de fórmulas y copiado de las mismas. 4. Asignación de formatos numéricos específicos. 5. Acabado final de la planilla en cuanto a presentación (colores, fuentes, bordes, etc.) 6. Realización de gráficos, en su caso. Actividad N 1 Página 9

10 7. Preparación de impresión. Las 3 premisas básicas La cátedra de Procesamiento de datos tiene 3 premisas que resumen el trabajo con planillas electrónicas de cálculo y que en cada una de las actividades siguientes volveremos a mencionar cuando sea necesario. Ellas son: 1. No se deben confundir los contenidos de una celda con los formatos de ella. Muchas veces, principalmente en el caso de datos numéricos específicos como fechas y horas, Microsoft Excel asigna formatos a las celdas sin la intervención nuestra. Para no entrar en la confusión mencionada es preciso recordar siempre los 3 tipos de datos posibles que pueden introducirse en una celda. los. i Aquí vemos claramente como habiendo introducido el texto María de los Angeles en la celda A1 sólo vemos en ella María de Ejemplos como el de más arriba, y algunos otros no tan evidentes, son muy frecuentes cuando trabajamos con planillas electrónicas de cálculo. Cuando se produzca algún caso llamaremos la atención al respecto. 2. Todo lo que hacemos con una planilla electrónica de cálculo lo hacemos en bloques o rangos. Un bloque o rango es un conjunto de celdas que hemos seleccionado, y así como cada celda tiene un nombre, los bloques también tienen nombre. El nombre de un bloque comienza con la celda superior izquierda del mismo y termina con la celda inferior derecha, separados por el símbolo de los dos puntos (:). Actividad N 1 Página 10

11 i A la derecha le mostramos el bloque B2:C6. Una celda activa (por ejemplo: J9) también puede ser un bloque si en lugar de sólo expresar su nombre nos referimos a ella como J9:J9. i En la imagen de abajo puede ver cómo obtener una lista de las maneras de seleccionar bloques o rangos de celdas dentro de una hoja de Microsoft Excel Cuando introducimos fórmulas, y en ellas existen direcciones o nombres de celdas, estos están expresados en términos relativos. Este concepto de relatividad lo vamos a desarrollar con un ejemplo práctico a continuación y tiene efecto fundamental para el entendimiento de la metodología de trabajo con planillas electrónicas de cálculo como el Microsoft Excel 97. Supongamos que queremos realizar una planilla de notas de nuestros alumnos con el objeto de obtener el promedio de las mismas. Entonces introduciremos los Nombres de ellos, su Nota 1 y su Nota 2. Actividad N 1 Página 11

12 1. Abrimos el Microsoft Excel y cargamos los siguientes datos. i Cuando introducimos datos del tipo números debemos acostumbrarnos a utilizar el teclado numérico. Recordemos que la tecla que se encuentra a la derecha del cero (0) es el carácter decimal y no el punto (.) o la coma (,) según el caso. Nuestro sistema de signos numéricos asigna el punto (.) para separar entre miles, la coma (,) como decimal, y el punto y coma (;) como separador de listas. Asegúrese en el Windows INICIO/ CONFIGURACIÓN/ PANEL DE CONTROL/ CONFIGURACIÓN REGIONAL/ NÚMERO se encuentre como le mostramos a la derecha. 2. En la columna vacía a continuación de los datos cargados (D) vamos a calcular, mediante fórmula, el Promedio de las mismas. i Muy bien, nos ubicamos en la celda D1 e introducimos el texto Promedio a modo de título, luego en la celda D2 introducimos la fórmula =(9,5+2,5)/2 para obtener el valor 6 como resultado. Actividad N 1 Página 12

13 Notemos aquí la clara diferencia del formato de la celda 6 y el contenido de la misma =(9,5+2,5)/2. Por otra parte debemos insistir en que hemos construido una fórmula, (no muy útil ya que para cada alumno deberá realizarse una diferente y pareciera que el trabajo manual con papel y calculadora es mejor), pero esto es una fórmula, en términos absolutos y no relativos como hemos dicho que se realizan las fórmulas, pero una fórmula al fin. Si el alumno Ernesto nos cuestionara la Nota 2 y le diéramos la razón (por ejemplo: debe ser 4,5 en lugar de 2,5), nos ubicaríamos en la celda C2 e insertaríamos el dato numérico mencionado. i En este caso observamos que cuando queremos reemplazar un dato ya introducido por otro nuevo, no tenemos que borrar previamente, simplemente al escribir sobre una celda ocupada, el nuevo dato reemplaza al anterior. Pero el promedio de Ernesto debería ser 7 en lugar de 6, por qué no cambió?: porque hicimos una fórmula en términos absolutos =(9,5+2,5)/2 y siempre esta expresión matemática da el mismo resultado. Entonces, en realidad nosotros no queríamos hacer la fórmula así, queríamos hacer una fórmula que sumara la primera y segunda nota para luego dividirlas por dos. No debemos sumar números concretos, sino relativos. Veamos: i Ahora hemos realizado una fórmula en términos relativos y no importa qué valores se encuentren en las direcciones de celda que hemos incluido en la expresión, siempre cambiará el resultado a medida que cambien los datos de dichas celdas. Si volviésemos a Actividad N 1 Página 13

14 modificar la celda C2 con el dato original veríamos que el promedio se modifica al resultado que corresponde. Excelente, hemos resuelto un problema: si cambiamos algún dato que afecte a la fórmula en cuestión, ésta modifica su resultado. Estamos usando el concepto de relatividad, pero sólo una parte de él: la relatividad de contenidos. Pero el concepto en cuestión es más amplio: existe una relatividad de posiciones. Relatividad de contenidos Este concepto, referido a la introducción de fórmulas, significa que en dicha fórmula no debemos incluir valores numéricos como factores de la operación matemática que realizamos, sino las direcciones de celda donde se encuentran dichos valores numéricos, de manera que al modificar los datos se produzca un cambio en el resultado de la expresión. Relatividad de posiciones Esta segunda parte del concepto de relatividad referido a la introducción de fórmulas significa que es de vital importancia la celda activa donde estamos ingresando la expresión. En el ejemplo de las notas hicimos la fórmula en D2 y no en cualquier otra celda. Entonces, podemos decir que cuando la celda D2 recibió el dato =(B2+C2)/2 interpretó lo siguiente: =(2 a la izquierda + 1 a la izquierda)/2 ya que B2 se encuentra 2 celdas a la izquierda de D2, y C2 a 1 celda a la izquierda de D2. En tal sentido, cuando queramos hacer la fórmula que le corresponde a Joaquín =(B3+C3)/2 no debemos introducirla a mano ya que es la misma que oportunamente realizamos para Ernesto (recordemos que está confeccionada incluyendo los dos componentes del concepto de relatividad). Es decir: en la celda D3 queremos la fórmula =(2 a la izquierda + 1 a la izquierda)/2 tal cual está escrita en D2. Pues bien, COPIÉMOSLA!. Actividad N 1 Página 14

15 Copiar y Pegar Cuando queremos que el contenido (no el formato) de una celda cualquiera se repita en otra estamos necesitando ingresar en el proceso de copiar y pegar que como su nombre lo indica tiene 2 etapas: origen y destino. a) Señalamos el bloque de celdas que queremos copiar, es decir el bloque de origen. Una vez hecho activamos el menú EDICIÓN/COPIAR. b) Señalamos el bloque en donde queremos que se copien los datos, es decir el bloque de destino. Una vez hecho activamos el menú EDICIÓN/PEGAR. i En la imagen de abajo le mostramos la manera de obtener una lista de todas las formas de copiar y pegar contenidos de celdas. Actividad N 1 Página 15