En este capítulo se describe las herramientas, así como los procesos involucrados en el análisis y desarrollo de sistemas de información, por otro

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1 CAPITULO 5 TEORIA SOBRE ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION En este capítulo se describe las herramientas, así como los procesos involucrados en el análisis y desarrollo de sistemas de información, por otro lado se presenta el ciclo de vida de desarrollo de un sistema de información y la importancia del mantenimiento del mismo. 1

2 5.1. Introducción El análisis y diseño de sistemas es un enfoque sistemático para la identificación de problemas, oportunidades y objetivos analizando los flujos de información en las organizaciones y diseñando sistemas de información computarizados para resolver un problema. Conforme prolifera la información, es esencial un enfoque planeado y sistemático par la introducción, modificación y mantenimiento de los sistemas de información. El análisis y diseño de sistema proporciona esto. Se requiere que los analistas de sistemas desempeñen muchos papeles en el curso del trabajo. Algunos de estos papeles son: (1) Consultores externos para negocios (2) Experto de soporte dentro de una organización (3) Agentes de cambio en situaciones tanto internas como externas Los analistas poseen un amplio rango de habilidades. La primera y principal es que el analista solucione problemas, le guste el reto de analizar un problema y encontrar una respuesta funcional. Los analistas de sistemas requieren de habilidades de comunicación que les permita relacionarse en forma significativa con mucho tipos de gente diariamente, así como habilidades de computación. Para su éxito es necesario que se involucren con el usuario final. 5.2 Conceptos de análisis y diseño de sistemas Los sistemas de información son desarrollados con propósitos diferentes dependiendo de las necesidades del negocio. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) funcionan en el ámbito operacional de la organización, los sistemas de automatización de oficina (OAS por sus siglas en inglés) y los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS por sus siglas en inglés) que dan cabida al trabajo a nivel conocimiento. Los sistemas de más alto nivel incluyen a los sistemas de apoyo a decisiones (DSS por sus siglas en inglés) así como los sistemas de información gerencial (MIS por sus siglas en inglés). Los sistemas expertos aplican la experiencia de los tomadores de decisiones para resolver problemas específicos estructurados. Al nivel estratégico de la administración encontramos sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS por sus siglas en inglés) y los sistemas de apoyo a decisiones en grupo (GDSS por sus siglas en inglés) ayudan a la toma de decisiones al mismo nivel, en una forma sin estructura o semiestructuradas. En la figura 5.2 se muestra la diversidad de sistemas de información que pueden desarrollar los analistas. Observe que la figura presenta estos sistemas de abajo hacia arriba, indicando que el nivel operacional, o más bajo, de la organización está apoyado por el TPS, y él más alto o estratégico, el de las decisiones semiestructuradas está apoyado por el ESS en la parte más alta. 2

3 Sistemas de apoyo a ejecutivos Sistemas de apoyo a decisiones en grupo Sistemas expertos Sistemas de apoyo a decisiones Sistemas de información gerencial Sistemas de trabajo de conocimiento Sistemas de automatización de oficina Sistemas de procesamiento de transacciones Figura 5.2 Diversidad de sistemas de información que pueden desarrollar los analistas 5.3 La necesidad del análisis y diseño de sistemas El análisis y diseño de sistemas, tal como es ejecutado por los analistas de sistemas, busca analizar sistemáticamente la entrada de datos o el flujo de datos, el flujo o transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información dentro del contexto de un negocio particular. Además, el diseño y el análisis de sistemas es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios que pueden ser logradas por medio del uso de sistemas de información computarizados. La instalación de un sistema sin la planeación adecuada lleva agrandes frustraciones, y frecuentemente causa que el sistema deje de ser usado. El análisis y diseño de sistemas lleva estructura al análisis y diseño de sistemas de información, un costoso esfuerzo que de otra forma podría haber sido hecho de modo casual. Puede ser visto como una serie de procesos llevados a cabo sistemáticamente para mejorar un negocio por medio 3

4 del uso de sistemas de información computarizados. Gran parte del análisis y diseño de sistemas involucra el trabajo con los usuarios actuales y eventuales de los sistemas de información. 5.4 El ciclo de vida del desarrollo de sistemas El ciclo de vida del desarrollo de sistemas SDLC (por sus siglas en inglés) es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo específico de actividades de el analistas y del usuario. Los analistas proceden sistemáticamente. El marco de referencia para su enfoque sistemático es proporcionado por lo que es llamado el SDLC. Este puede ser dividido en siete fases secuenciales como se muestra en la figura 5.4 aunque las fases están interrelacionadas y frecuentemente se llevan a cabo simultáneamente, las siete fases son: identificación del problema, oportunidades y objetivos, determinación de los requerimientos de información, análisis de las necesidades del sistema, diseño del sistema recomendado, desarrollo y documentación del software, prueba y mantenimiento del sistema e implementación del mismo. 1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos. 2. Determinación de los requerimientos de información 7. Implementación y evaluación del sistema 3. Análisis de las necesidades del sistema 6. Prueba y mantenimiento del sistema 5. Desarrollo y documentación del software 4.Diseño del sistema recomendado Figura 5.4 Fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas 5.5 Importancia del mantenimiento de los sistemas de información. El mantenimiento se realiza por dos razones: la primera de estas es para corregir errores de software. Sin importar que tan completamente se pruebe el sistema, se deslizan errores en los s de computadoras. Los errores del software comercial para microcomputadoras son a veces documentados como anomalías conocidas, y son corregidos cuando son lanzadas nuevas versiones del software o versiones intermedias. En el caso del desarrollo del proyecto de SISPA el cual es un tipo de software personalizado los errores deben ser corregidos conforme son detectados. 4

5 La otra razón para realizar el mantenimiento del sistema es para mejorar las capacidades del software en respuesta a las necesidades organizacionales cambiantes y por lo general, involucran alguno de las siguientes situaciones: Los usuarios frecuentemente solicitan características adicionales después de que se familiarizan con el sistema de computo y sus capacidades. El negocio cambia a través del tiempo. Se debe modificar el software para abarcar cambios tales como nuevos requerimientos de reportes gubernamentales o corporativos, la necesidad de producir nueva información para clientes, etc. El hardware y software están combinados a un ritmo acelerado. Un sistema que usa tecnología antigua puede ser modificado para usar las capacidades de una tecnología nueva. No obstante de que se debe realizar mantenimiento a los sistema de información por todas las causas descritas anteriormente, conforme pasa el tiempo y cambia el negocio y la tecnología, los esfuerzos de mantenimiento se incrementan dramáticamente. 5.6 Apoyo de las herramientas CASE en el análisis y diseño En el análisis y diseño de sistemas de información, los analistas de sistemas deben de ser organizados, precisos y completos en lo que se proponen hacer. Es por ello que nos apoyamos en las nuevas herramientas de productividad que han sido creadas implícitamente para mejorar el trabajo rutinario mediante un apoyo automatizado. A estas se les llama herramientas CASE que significa herramientas para ingeniería de software asistido por computadora. Las cuatro razones para la adopción de herramientas CASE: (1) Incremento de la productividad del analista (2) Mejora de la comunicación entre analistas y usuarios (3) Integración de actividades del ciclo de vida (4) Análisis y valoración del impacto de los cambios de mantenimiento 5

6 Preguntas de diseño Preguntas de especificaciones del Errores y fallas del Fallas de la instalación Análisis Diseño Diseño y codificación del Prueba del Instalación Requerimientos Especificaciones del Código fuente del Sistema terminado Ciclo de vida de desarrollo de sistema tradicional Preguntas de diseño Fallas e inconsistencia del diseño Análisis Diseño Juego de herramientas CASE 1 Juego de herramientas CASE 2 Instalación Requerimientos Entidades del diseño CASE Dispositivo CASE Sistema de cómputo libre de errores Ciclo de vida del desarrollo del sistema CASE [MGT 1988] La figura 5.6 ilustra el ciclo de vida del desarrollo de sistema tradicional y el ciclo de vida CASE. 5.7 Análisis y diseño de sistemas orientados a objetos Un nuevo y muy diferente enfoque al análisis y diseño de sistemas es el análisis y diseño de sistemas orientados a objetos (O-O). Las técnicas orientadas a objetos que están basadas en los conceptos de ción orientada a objetos, pueden ayudar a responder las demandas organizacionales para nuevos sistemas que requieran mantenimiento, adaptación y rediseño continuos. 6

7 Básicamente en la ción orientada a objetos son creados objetos que incluyen no solamente código acerca de los datos sino también instrucciones acerca de las operaciones que se pueden realizar con ellos. Usando el enfoque Coad y Yourdon al análisis O-O, empleamos un modelo de cinco capas consistiendo de: (1) capa clase/objeto, (2) capa de estructura, (3) capa de atributos, (4) capa de servicio y (5) capa de áreas. El análisis y diseño orientado a objetos puede ser visto como el desarrollo y ensamble de estas cinco capas en un paquete de diseño que comprende a todas. Las actividades de diseño son agrupadas en los cuatro componentes principales del sistema final: el componente de problemas, componente de interfaz humana, componente de manejo de datos y componente de manejo de tareas. 5.8 La necesidad del análisis y diseño estructurado El análisis y diseño estructurado proporciona un enfoque sistemático para el diseño y construcción de sistema de información de calidad. A lo largo de las fases de análisis y diseño, el analista debe proceder paso a paso obteniendo retroalimentación de los usuarios y analizando el diseño, buscando omisiones de errores. El pasar demasiado rápido a la siguiente fase puede requerir que el analista tenga que regresar para volver a trabajar en partes anteriores del diseño. Además de las herramientas CASE se puede usar lo siguiente en diversas partes del ciclo de vida de análisis y diseño: Software de administración Para administrar la ubicación de personas y recursos del proyecto. Software para crear prototipos Pantallas y reportes que revisen y modifiquen los usuarios. Herramientas para el diseño de formas Ayudan en el diseño de formas de documentos fuente. Software de gráficos y de presentación Ayudan en la creación de ilustraciones y producen una presentación profesional para los usuarios. 5.9 Los sistemas y el modelo entidad-relación (E-R) Una manera en que un analista de sistemas puede definir las fronteras adecuadas del sistema es usar un modelo entidad relación. Los diagramas de entidad-relación ayudan a que un analista de sistemas comprenda las entidades y relaciones que comprenden el sistema organizacional. 7

8 Los cuatro tipos diferentes de relaciones en los diagramas de E-R son: Relación uno a uno Relación uno a muchos Relación muchos a uno Relación muchos a muchos 5.10 Ventajas del enfoque de flujo de datos Mediante una técnica de análisis estructurado llamada flujo de datos (DFD), el analista puede reunir una representación gráfica de los procesos de datos a lo largo de la organización. El enfoque de flujo de datos enfatiza la lógica subyacente del sistema. Mediante el uso de combinaciones de solamente cuatro símbolos. El enfoque de flujo de datos tiene cuatro ventajas principales sobre la explicación narrativa de la forma en que se mueven los datos a través del sistema y son: 1- Libertad para realizar en forma muy temprana la implementación técnica del sistema. 2- Una mayor comprensión de las interrelaciones de los sistemas y subsistemas. 3- Comunicación del conocimiento del sistema actual a los usuarios por medio de diagramas de flujo de datos. 4- Análisis de un sistema propuesto para determinar si han sido definidos los datos y procesos necesarios Necesidad de los Diccionario de Datos (D-D) Es en la etapa de análisis de requisitos cuando se hace la especificación de los elementos de la base de datos. El resultado se designa con el nombre de diccionario de datos, que consiste en una base de datos. Su utilidad en los sistemas de información es diversa. La construcción del diccionario puede incluirse dentro del estudio BSP (Business System Planning) o considerar que tiene lugar inmediatamente después. Su efectividad es mayor cuando se dispone dentro de él para la etapa de análisis. Sin embargo, los beneficios de su existencia se cosechan en todas las etapas del desarrollo. Este diccionario define cada elemento que se registra, calcula y almacena. Contiene las características del elemento, como el tamaño (medio en caracteres), los convenios de codificación, los posibles valores por defecto y cálculos a través de los puede obtenerse. El diccionario constituye un intento de estandarizar el uso de los datos dentro de una organización. Todas las organizaciones, sin importar cuán pequeñas sean, deben crear y conservar su diccionario de datos. Los problemas más comunes que pueden ocasionar su ausencia son 8

9 las longitudes incorrectas de los campos, códigos inconsistentes, convenios alterados, valores por defecto equivocado y métodos de entrada de datos anormales Panorámica de las especificaciones de procesos El análisis de decisiones se enfoca a la lógica de las decisiones que se toman o se necesitan tomar dentro de la organización para llevar a cabo los objetivos dentro de la empresa. Para determinar los requerimientos de información usando una estrategia de análisis de decisiones primero se debe determinar los objetivos de la organización usando un enfoque de arriba hacia abajo. Segundo se debe de comprender los principios de la organización. Tercero se debe tener un conocimiento funcional de las técnicas de recolección de datos. El enfoque de arriba hacia abajo es critico debido a que todos las decisiones en la organización deben estar relacionadas, al menos indirectamente, con los objetivos amplios de la organización completa. 9