Manual de Microsoft Outlook

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1 Documentos SIADI / SISYR Serie: Guías del Documento Preparado por: Benjamín López Quesada Víctor Herreros Villanueva Sergio Rincón García SIADI / SISYR de expiración El contenido de este documento es propiedad de la Universidad Complutense. La información aquí contenida sólo debe ser utilizada para el fin para el que es suministrada, y este documento y todas sus copias debe ser devuelto a la Universidad si así se solicita..doc

2 3 INDICE 1 INTRODUCCIÓN EJECUTAR MICROSOFT OUTLOOK UTILIZACIÓN DE LA BARRA DE MENÚS ARCHIVO EDICIÓN VER HERRAMIENTAS ACCIONES LISTADOS DE DIRECCIONES LIBRETA DE DIRECCIONES MANEJO DE LISTAS DE DISTRIBUCIÓN CONSIDERACIONES FINALES...27 ANEXO I: CONFIGURACIÓN DE UNA CUENTA DE CORREO...29 ANEXO II: CAMBIO DE CONTRASEÑA DE UNA CUENTA DE CORREO...32 ANEXO III: CAMBIO DE CONTRASEÑA DE LAS CARPETAS PERSONALES...33 ANEXO IV: EMPLEO DE PLANTILLAS...35 CREACIÓN DE FIRMAS...35 EMPLEO DE FIRMAS...37

3 4 1 INTRODUCCIÓN En este manual de usuario se describen las funcionalidades básicas de como cliente de correo. tiene además otras funciones añadidas (Calendario, Tareas, Notas, etc.) que no son contempladas en el presente documento. Para su elaboración se ha tomado como referencia la versión XP, pero sirve de guía para cualquier otra versión del programa: Outlook98, Outlook2000, etc. El orden según el cual se ha estructurado el presente documento pretende seguir la lógica de aquella persona que se enfrenta por primera vez con. Así, se comienza por hacer mención a cómo ejecutar el programa, para pasar a continuación a describir los elementos más relevantes de la barra de menús, con lo cual se cubre la mayoría de opciones de uso del programa. El siguiente capítulo trata expresamente, dado lo confuso de la terminología, de los listados de direcciones existentes en Outlook y de la herramienta básica para acceder a ellos, la libreta de direcciones. El último capítulo recoge una serie de consideraciones que hacen hincapié en las peculiaridades de nuestro servidor de correo electrónico y en los aspectos en que esto afecta a nuestros usuarios. Por último, en los anexos se recoge información adicional como mera referencia, pues versan sobre configuración de cuentas de correo en Outlook, aspecto para el cual, en caso de duda, contáis con el apoyo del Area de Informática y Comunicaciones a través de su teléfono de atención al cliente

4 5 2 EJECUTAR MICROSOFT OUTLOOK Para iniciar Outlook habrá que pinchar sobre el icono de Outlook de la barra de tareas, sobre el icono del escritorio ó en inicio, programas,. Hay que prestar especial atención al hecho de que el icono corresponda a Outlook, y no a Outlook Express (éste último también puede hallarse presente en nuestro sistema). Esta es la ventana de inicio que se abrirá al cargar Outlook en su ordenador:

5 6 3 UTILIZACIÓN DE LA BARRA DE MENÚS A continuación se explica para que se utiliza cada una de las opciones de la barra de menús: 3.1 Archivo Menú en el cual se trabaja con lo referente a abrir ó guardar mensajes, crear carpetas, importar y exportar mensajes ó libretas de direcciones, e imprimir mensajes. Antes de proceder a cualquier operación elija el mensaje con el cual va a trabajar. NUEVO: La opción más importante de este submenú se utiliza para crear un nuevo mensaje. ABRIR: Abre una ventana para visualizar el mensaje seleccionado. CERRAR TODOS LOS ELEMENTOS: Se utiliza para cerrar todos los mensajes abiertos. GUARDAR COMO: Permite archivar el correo en algún lugar a establecer (carpeta o disquete). GUARDAR DATOS ADJUNTOS: Permite grabar el archivo que esta adjunto en el mensaje. CARPETA: (Trabajar con carpetas). Carpeta nueva: o Marque el lugar donde crear su carpeta o Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta o Seleccione Nueva Carpeta o Escriba el nombre de la carpeta a crear o Pulse en Aceptar Mover:

6 7 o Seleccione la carpeta a mover o Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta o Elija Mover o Seleccione el lugar a donde mover su carpeta o Pulse en Aceptar Eliminar: o Seleccione carpeta a eliminar o Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta o Elija Eliminar o Confirme si está seguro Cambiar nombre: o Seleccione la carpeta a cambiar de nombre o Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta o Marque Cambiar nombre o Escriba el nuevo nombre de la carpeta o Haga clic en Aceptar IMPORTAR Y EXPORTAR: Para exportar los mensajes de correo a un archivo (archivo de carpetas personales con extensión pst, archivo de texto separado por comas o tabuladores, etc.) seleccione la carpeta a exportar, y dentro de la opción IMPORTAR Y EXPORTAR marque Exportar a un archivo y seleccione el tipo de archivo al que desea hacer la exportación.

7 8 Para importar la configuración de cuentas de correo existentes en otros programas de nuestro ordenador, vaya a IMPORTAR Y EXPORTAR, seleccione Importar configuración de cuentas de correo de Internet y seleccione el programa desde el que desea hacer la importación.

8 9 Para importar los mensajes de correo desde un archivo (archivo de carpetas personales con extensión pst, archivo de texto separado por comas o tabuladores, etc.) seleccione la opción IMPORTAR Y EXPORTAR marque Importar desde otro programa o archivo y seleccione el tipo de archivo desde el que desea hacer la importación. Para importar la libreta de direcciones y mensajes de Internet, pinche en IMPORTAR Y EXPORTAR seleccione Importar direcciones y correo de Internet, marque el programa desde el cual desea hacer la

9 10 importación y después de seleccionar lo que se quiere importar (correo, libreta de direcciones, reglas de mensaje) pulse en Siguiente. IMPRIMIR: Permite imprimir el mensaje seleccionado SALIR: Sale del programa Outlook.

10 Edición Menú en el cual se trabaja lo referente al tratamiento de textos. Antes de proceder a cualquier operación seleccione el texto con el cual va a trabajar. COPIAR: Copia un texto seleccionado al portapapeles. SELECCIONAR TODO: Selecciona todo el texto para que pueda ser copiado en otro programa. ELIMINAR: Elimina el mensaje seleccionado. MOVER A CARPETA: Seleccionando el mensaje, este podrá ser movido a la carpeta deseada. COPIAR A CARPETA: Seleccionando el mensaje este podrá ser copiado a una carpeta o disquete. MARCAR COMO LEÍDO: Marca el mensaje como leído y el icono del sobre se abrirá. MARCAR TODO COMO LEÍDO: Marcará todos los mensajes como leídos. MARCAR COMO NO LEÍDO: Marcará el mensaje como no leído y cerrará el icono del sobre.

11 Ver Menú de visualización del contexto de Outlook. VISTA ACTUAL: Permite seleccionar el modo en que se mostrarán los mensajes, y si éstos se mostrarán filtrados por algún criterio (Todos los mensajes, mensajes no leídos) IR A: Muestra el contenido de la carpeta que seleccionemos. BARRA DE OUTLOOK: Muestra u oculta la barra de accesos directos de Outlook que está situada en la parte izquierda de la pantalla. LISTA DE CARPETAS: Muestra u oculta la estructura de las carpetas. PANEL DE VISTA PREVIA: Muestra el contenido del mensaje seleccionado en una pantalla por debajo de la lista de mensajes.

12 13 BARRAS DE HERRAMIENTAS: Permite seleccionar las barras de herramientas que se mostrarán en la parte superior de la pantalla de Outlook. BARRA DE ESTADO: Muestra u oculta la barra de estado situada en la parte inferior de la pantalla de Outlook.

13 Herramientas ENVIAR Y RECIBIR: Envía los mensajes de la bandeja de salida y recibe el correo que exista en el servidor. BUSCAR: Permite realizar búsquedas por palabras en los mensajes existentes. ASISTENTE PARA REGLAS: Permite confeccionar reglas para los mensajes que se reciban (borrar determinados mensajes de determinados remitentes, reenviar ciertos mensajes, mandar a alguna carpeta determinados mensajes, etc.). LIBRETA DE DIRECCIONES: Permite manejar las direcciones de uso más frecuente. Por defecto, muestra el listado de direcciones de todos los usuarios de nuestro mismo servidor de correo. Ver más adelante el capítulo dedicado a listados de direcciones. CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO: Permite agregar cuentas de correo electrónico o modificar cuentas existentes.

14 15 OPCIONES: Personaliza la llegada de mensajes, elimina mensajes con el tiempo, etc.

15 Acciones MENSAJE NUEVO: Abrirá una ventana nueva en donde puede crear sus mensajes. NUEVO MENSAJE DE CORREO CON: Permite confeccionar nuestro mensaje de correo con programas suplementarios (Microsoft Word, Microsoft Excel, Html, texto enriquecido). RESPONDER: Abrirá otra ventana de mensaje de correo, que incluirá el mensaje original del autor en el cuerpo del mensaje. Tenemos la posibilidad de añadir nuestros comentarios. Pulsando el botón de Enviar este correo será mandado al remitente del mensaje original. RESPONDER A TODOS: Responderá al remitente y a todos los destinatarios del mensaje original mediante una ventana nueva que incluye el mensaje original. REENVIAR: Utiliza el texto de un mensaje enviado o recibido para reenviarlo a un nuevo remitente. REDACTAR UN MENSAJE NUEVO Para redactar un mensaje nuevo seleccionaremos una carpeta de correo y haremos clic en el botón Nuevo: A continuación veremos la ventana de Mensaje Nuevo, en donde procederemos a redactar nuestro nuevo mensaje.

16 17 Los pasos básicos para enviar un son: Escribir la dirección del destinatario Podemos introducirla directamente en el espacio a la derecha del botón Para... o seleccionarla desde la libreta de direcciones. Para ello, basta con pulsar el botón Para... (resaltado en la figura anterior), y se nos abrirá la libreta de direcciones (ver más adelante el capítulo dedicado a listados de direcciones):

17 18 Buscamos en el listado el nombre de la persona a la que le queremos enviar el mensaje, la seleccionamos, pulsamos el botón Para -> y a continuación el botón Aceptar. Automáticamente, se cierra la ventana de la libreta de direcciones y la dirección de correo de la persona seleccionada aparece en el campo Para... del nuevo mensaje que estamos redactando. Escribir el tema o asunto del Redactar el mensaje Enviar el mensaje (haciendo click en el botón de Enviar) Podemos distinguir claramente tres partes dentro del nuevo Lo referente a los datos del destinatario El texto o cuerpo del mensaje El archivo adjunto, el cual basa su estructura en documentos ya creados Tras pulsar el botón de Enviar, la ventana que contiene el mensaje de correo que habíamos redactado se cierra y dicho mensaje pasa momentáneamente a la carpeta Bandeja de salida. Si el cliente de correo está configurado para ello, automáticamente el mensaje es procesado para su envío y, cuando éste ha finalizado, es trasladado a la carpeta Elementos enviados. Aquí nos queda una copia del mensaje enviado hasta que decidamos eliminarla. Si por algún motivo el mensaje no puede ser procesado para su envío, se quedará en la bandeja de salida. Si decidimos cerrar la ventana en la que estamos redactando el nuevo mensaje sin enviarlo antes, Outlook nos preguntará si queremos guardar los cambios. Si respondemos negativamente, el nuevo mensaje será eliminado del sistema. Si respondemos afirmativamente, se guardará el mensaje (sin ser enviado) en la carpeta Borradores. Posteriormente podemos recuperarlo desde allí para terminar de redactarlo y enviarlo. ADJUNTAR UN FICHERO A UN MENSAJE DE CORREO Para adjuntar un archivo al mensaje que queremos enviar pulsaremos sobre el botón Insertar archivo, que se encuentra a la derecha del botón de enviar y tiene forma de clip. Una vez hecho esto nos aparecerá una ventana como la siguiente donde seleccionaremos el archivo a insertar y pulsaremos el botón Insertar.

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19 20 4 LISTADOS DE DIRECCIONES La finalidad de los listados de direcciones es mantener relaciones de personas agrupadas por algo en común, con las direcciones de uso corriente para poder incluirlas a la hora de redactar un nuevo mensaje. Nos sirven tanto para obtener información acerca de determinadas personas como para recordar y utilizar fácilmente sus direcciones de correo a la hora de enviarles nuevos mensajes. Hay que tener en cuenta que Outlook considera fundamentalmente dos tipos de listados de direcciones: la lista global de direcciones y los contactos. A ambos se puede acceder desde la libreta de direcciones. La lista global de direcciones es el conjunto de direcciones almacenadas en el servidor de correo. En ella figuran todos los usuarios de dicho servidor. No podemos modificarla. Los contactos son el conjunto de direcciones personales, generado a partir de direcciones de la libreta de direcciones o a partir de otras que creemos nosotros. Se almacenan en el servidor de correo o en nuestro ordenador y podemos modificarlos a nuestro antojo. Sólo son visibles por el usuario que los ha generado. Todas las direcciones que creemos nosotros deben almacenarse en los contactos. 4.1 Libreta de direcciones Para poder acceder a la libreta de direcciones habrá que pulsar sobre el botón con forma de agenda situado en la barra de herramientas estándar. Nos aparece la libreta de direcciones según se muestra en la siguiente pantalla:

20 21 En ella apreciamos que en la lista desplegable Mostrar los nombres que figuran en: está seleccionado el valor Lista global de direcciones. Por defecto vemos los nombres de los usuarios de nuestro servidor de correo. No obstante, desplegando la lista Mostrar los nombres que figuran en: y seleccionando el valor Contactos pasaremos a visualizar la lista de personas almacenadas en nuestro ordenador en lo que Outlook denomina Contactos. Para crear una nueva entrada en la libreta de direcciones seguiremos los siguientes pasos: Pulsaremos sobre el botón de Nueva entrada situado a la derecha de la barra de herramientas. Aparecerá una pantalla como la siguiente donde seleccionaremos Nuevo contacto si lo que queremos ingresar es una sola dirección, o Nueva lista de distribución si queremos crear un conjunto de direcciones. Debemos asegurarnos de que en el campo Colocar esta entrada figure el valor Contactos, pues es en el listado de contactos donde se almacenará la nueva entrada que estamos creando. CREAR UN NUEVO CONTACTO Si estamos creando un nuevo contacto nos aparecerá una pantalla como la siguiente, donde rellenaremos al menos el nombre del contacto y la dirección de correo electrónico. El resto de los campos tendrán carácter orientativo y servirán para referenciar a nuestros contactos de un modo más concreto. Una vez rellenados los datos oportunos pulsaremos sobre el botón Guardar y cerrar y nuestro nuevo contacto se habrá introducido en nuestros contactos.

21 22 CREAR UNA NUEVA LISTA DE DISTRIBUCIÓN Si estamos creando una nueva lista de distribución nos aparecerá una pantalla como la siguiente: En la pantalla anterior introduciremos el nombre del nuevo grupo y añadiremos contactos existentes en nuestra libreta de direcciones pulsando sobre el botón Seleccionar integrantes o introduciremos nuevos contactos pulsando sobre Agregar nuevo.

22 23 Si queremos agregar contactos existentes en nuestro grupo nos aparecerá una pantalla como la siguiente donde después de seleccionar los contactos que consideremos oportunos, pulsaremos sobre el botón Integrantes y por ultimo haremos click en aceptar. Si queremos crear un nuevo integrante para nuestro grupo nos aparecerá una pantalla como la siguiente: En dicha pantalla rellenaremos el nombre y la dirección de correo electrónico del nuevo integrante del grupo. Si queremos que además de figurar esta nueva entrada en la lista de distribución que estamos creando se almacene en nuestros contactos, deberemos marcar la casilla de Agregar a Contactos. A continuación pulsaremos en aceptar. Para finalizar pulsaremos sobre el botón de Guardar y cerrar de la pantalla de Lista de distribución y ya tendremos nuestra lista creada.

23 Manejo de Listas de Distribución Si queremos enviar un mensaje a una lista de distribución, lo primero que debemos hacer es pinchar sobre el botón Para... de la pantalla de Nuevo Mensaje. Esto nos lleva a una ventana como la siguiente: Filtro de direcciones Campo Para Campo CC Ventana de direcciones El siguiente paso dependerá de si queremos enviar el mensaje a la lista de distribución completa o tan sólo a un grupo determinado de personas de dicha lista. En el primer caso, seleccionaremos la(s) lista(s) de distribución directamente en la ventana de direcciones con el filtro de direcciones inicializado a Lista global de direcciones, y la(s) añadimos al campo Para pinchando en el botón Para. Por ejemplo, si queremos enviar un mensaje a la lista de directores de la biblioteca, seleccionamos la lista de distribución correspondiente en la ventana de direcciones, que en este caso es Biblioteca Directores, y pulsamos el botón Para, para añadirla al campo Para.

24 25 En el segundo caso, cuando queremos enviar el mensaje a un grupo de personas que no forman una lista de distribución definida previamente, tenemos varias opciones. Podemos ir buscándolos en la ventana de direcciones con el filtro de direcciones inicializado en Libreta global de direcciones, para que aparezcan todas las direcciones del servidor. Si las personas que queremos incluir forman parte a su vez de listas de distribución, también podemos seleccionarlas 1 en la ventana de direcciones pero inicializando el filtro de direcciones con la lista de distribución a la que pertenezcan las personas que deseemos incluir en el campo Para. Por ejemplo, si queremos mandar un mensaje a los becarios del departamento de Automatización de Bibliotecas, inicializaremos el filtro de direcciones con el valor Automatización de Bibliotecas, para restringir las direcciones que aparezcan en la ventana de direcciones a las del personal del departamento de Automatización de Bibliotecas, y ahí seleccionaremos las direcciones de los becarios y las añadiremos al campo Para pulsando el botón Para. 1 Para seleccionar una lista de personas pulsamos la tecla Mayúsculas a la vez que seleccionamos el comienzo y el final de nuestra lista de personas con el ratón, o las seleccionamos con el ratón una por una manteniendo pulsada la tecla Control.

25 26 Recordemos que si queremos que una(s) persona(s) aparezca(n) como destinatario(s) principal(es) del mensaje debemos agregarla(s) al campo Para, y el resto de destinatarios en el campo CC, aunque a efectos prácticos ambos campos son iguales. Es importante aclarar que el campo Para y el campo CC tienen limitado el número de caracteres, así es conveniente, siempre que se pueda, añadir a las personas por listas de distribución en vez de poner sus direcciones una a una, porque si añadimos muchas direcciones corremos el riesgo de que no se mande el mensaje a las últimas direcciones de la lista. Cuando estemos de acuerdo con los destinatarios de nuestro mensaje, que deberán aparecer en el campo Para y/o el campo CC, pulsamos el botón Aceptar y ya podremos escribir nuestro mensaje. Las listas de distribución de que disponemos en lo que respecta al personal de la Biblioteca son: Biblioteca Adquisiciones Biblioteca Catalogadores Biblioteca Directores Biblioteca Información Biblioteca Préstamo Biblioteca Préstamo Interbibliotecario Biblioteca Proceso Técnico Biblioteca Subdirectores La lista de distribución de todos los miembros de la Biblioteca recibe un tratamiento diferente. Se encuentra en un servidor distinto, por lo que para mandar un correo a todos bastará con que en el campo Para o en el campo CC del nuevo mensaje de correo indiquemos como dirección buc_todos@ucm.es.

26 27 5 CONSIDERACIONES FINALES El modo de funcionamiento del nuevo servidor de correo, basado en el protocolo IMAP, ha cambiado ligeramente respecto al del antiguo servidor, basado en POP3. Con POP3 el cliente de correo (mayoritariamente Eudora) se conectaba al servidor y descargaba en nuestro ordenador los mensajes de correo nuevos (y los borraba del servidor si había sido configurado así). A partir de este momento, todo mensaje que veíamos en nuestro cliente era una copia local del mensaje recibido en el servidor, independientemente de si lo habíamos leído o no y de la carpeta en que estuviera (In, Out o cualquier otra creada por nosotros). Con IMAP, los elementos que vemos en la estructura contenida dentro de Outlook para hoy están en realidad en el servidor. Lo que se encuentra bajo Carpetas personales está almacenado en nuestro ordenador. Ello significa que tanto los mensajes de la bandeja de entrada como los contactos están ocupando espacio en el servidor. Cada usuario tiene asignado un máximo de 50 Mb de espacio en el disco duro del servidor. Es esta una cantidad considerable para el volumen de información electrónica que manejamos habitualmente. No obstante, puede llegar a ser ocupada en su totalidad. Para liberar espacio en el disco duro del servidor, basta con que seleccionemos los mensajes y/o contactos que deseemos y los arrastremos a otra carpeta situada bajo Carpetas personales. De este modo, serán eliminados del servidor y se almacenarán en nuestro ordenador. No es suficiente con seleccionar los mensajes y/o contactos a eliminar y pulsar la opción Eliminar del menú de Edición. Con esto, lo único que conseguimos es que dichos elementos se almacenen en la carpeta Elementos eliminados, con lo que siguen ocupando espacio en el disco duro del servidor.

27 28 El modo aconsejado de trabajo es el siguiente: Los mensajes que consideremos muy importantes y de cuya disponibilidad queremos estar seguros deben ser almacenados en carpetas bajo Outlook para hoy. De este modo, aunque nuestro ordenador se estropee, siempre podremos recuperarlos, puesto que están en el disco duro del servidor. Hay que mencionar que bajo Outlook para hoy, aunque estemos trabajando con el disco duro del servidor de correo, cada usuario puede crear tantas carpetas propias como desee, para estructurar la información según su propio criterio. Aquellos mensajes que se considere que no son vitales deben ser trasladados a carpetas bajo Carpetas personales, para liberar espacio en el disco duro del servidor de correo. Como consecuencia del nuevo modo de trabajo, directamente conectados al servidor de correo, podréis apreciar que al arrancar Outlook configurado para leer vuestra nueva cuenta de correo, éste tarda unos segundos más en estar plenamente operativo que si la cuenta de correo estuviese situada en un servidor POP3. No obstante, el envío y la recepción de mensajes de correo, debido también a la misma razón, se realiza mucho más rápidamente que con servidores de tipo POP3.

28 29 ANEXO I: CONFIGURACIÓN DE UNA CUENTA DE CORREO Si Outlook está instalado, iremos al Panel de control y haremos doble clic sobre el icono de correo. En la pantalla que nos aparece pincharemos sobre Cuentas de correo electrónico. Saldrá una pantalla en la que seleccionaremos Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y pulsaremos en siguiente.

29 30 En la siguiente pantalla que nos aparece seleccionaremos Servidor de Microsoft Exchange y pulsaremos en siguiente. Nos aparecerá una nueva pantalla donde introduciremos el nombre completo de nuestro servidor de correo y nuestro nombre de usuario en dicho servidor. Tras esto pulsaremos en Comprobar nombre.

30 31 Si el nombre introducido existe en nuestro servidor de correo se nos mostrará una pantalla como la siguiente con nuestro nombre completo en el servidor de correo. Pulsaremos Aceptar y ya tendremos nuestra cuenta de correo configurada.

31 32 ANEXO II: CAMBIO DE CONTRASEÑA DE UNA CUENTA DE CORREO Después de haber configurado una cuenta de correo siguiendo los pasos descritos anteriormente, podremos cambiar nuestra contraseña de correo, para lo cual tendremos que ejecutar el programa y esperar a que nos salga la pantalla de validación: Una vez hecho esto, pulsaremos sobre el botón Cambiar contraseña y nos aparecerá una pantalla como la siguiente: Donde pone Nombre de usuario introduciremos nuestro nombre de inicio de sesión, en la casilla de Dominio escribiremos pas y en donde pone Servidor Exchange escribiremos correo.pas.ucm.es. Terminaremos poniendo nuestra contraseña antigua en el lugar habilitado para ello, nuestra nueva contraseña en donde pone Nueva contraseña y confirmándola en la casilla donde pone Confirmar contraseña, tras lo que pulsaremos Aceptar y habremos completado el cambio de contraseña.

32 33 ANEXO III: CAMBIO DE CONTRASEÑA DE LAS CARPETAS PERSONALES En el caso de que una misma instalación de Outlook sea utilizada por varias personas, para evitar que los contenidos de las carpetas personales de una de ellas puedan ser vistos por las restantes, se configura Outlook para que al arrancar, después de solicitarnos el nombre de usuario, la contraseña y el nombre de dominio (ver anexo II) nos pida una contraseña para poder acceder a las carpetas personales. Por defecto, esta última contraseña es la misma que la del usuario, pero al cambiar la de usuario no se modifica la de las carpetas personales. El siguiente procedimiento explica cómo cambiar la contraseña de las carpetas personales. Tras la pantalla de validación de usuario mostrada en el anexo II, Outlook lanza una ventana como la siguiente: Tecleando la contraseña y pulsando Aceptar iniciaremos nuestra sesión de trabajo en Outlook con normalidad. Para cambiar la contraseña, debemos seleccionar el menú de Herramientas y dentro de él la opción Servicios. En la ventana que se nos muestra (Servicios) seleccionaremos Carpetas personales y pulsaremos el botón de Propiedades:

33 34 En la siguiente ventana (Carpetas personales) pulsamos sobre el botón Cambiar contraseña: Por último, introducimos la antigua contraseña en el lugar habilitado, la nueva donde pone Contraseña nueva y la confirmamos en Repetir contraseña. Pulsamos el botón Aceptar para dar validez a los cambios y vamos saliendo de las ventanas previas con los botones OK o Aceptar, según el caso. Si en Contraseña nueva y en Repetir contraseña no ponemos nada, lo que ocurre es que se elimina la clave de carpetas personales y el sistema no nos la pide. La desventaja de este último supuesto es que cualquier otro usuario de nuestra misma instalación de Outlook puede acceder a nuestras carpetas personales.

34 35 ANEXO IV: EMPLEO DE PLANTILLAS Entendemos como plantilla una especie de formulario que podemos emplear en repetidas ocasiones para enviar mensajes de correo cuyo texto es muy similar. Al haber creado la plantilla, nos ahorramos el escribir una y otra vez textos prácticamente idénticos. Basta con que insertemos la plantilla en nuestro mensaje de correo y modifiquemos sólo lo necesario sobre el mensaje, quedando la plantilla intacta para futuros usos. En Outlook no existe el concepto de plantilla como tal, pero podemos hacer uso de las denominadas firmas. Aunque la finalidad de la firma es crear un remite que se inserte automáticamente en todos los mensajes que vamos a enviar, puede emplearse como plantilla. En el ejemplo que sigue mostraremos los pasos detallados para la creación y utilización de archivos de firmas. Creación de firmas Para crear una firma seleccionamos la opción del menú Herramientas y dentro de ella Opciones. En la ventana que se despliega, marcamos la pestaña Formato de correo y pulsamos sobre el botón Selector de firmas: En la siguiente ventana (Selector de firmas) pulsamos sobre el botón Nuevo, escribimos un nombre para nuestra nueva firma (Facturas en el ejemplo) y pulsamos Siguiente. Se abre una ventana donde podemos escribir la plantilla que deseemos, seleccionando diferentes estilos de formato de texto (Fuente, Párrafo, etc.):

35 36 Una vez elaborada la plantilla, pulsamos en Finalizar y en la pantalla del Selector de firmas en Aceptar. Volvemos así a la ventana de Opciones. En ella observamos que en la parte inferior, la nueva plantilla Facturas es seleccionada como predeterminada. Ello significa que dicha plantilla aparecerá en todos los mensajes de correo que enviemos. Como por defecto no deseamos esto, desplegamos la lista y seleccionamos la opción <Ninguno>, según se indica en la siguiente figura: Pulsamos Aceptar, finalizando el proceso de creación del archivo de firmas.

36 37 Empleo de firmas Para utilizar la plantilla, basta con que, desde la ventana de redacción de un nuevo mensaje de correo, seleccionemos Insertar, Firmas y la plantilla que hemos creado: Ello inserta la plantilla en el cuerpo del mensaje de correo, pudiendo entonces completarla con los datos que consideremos oportunos (escritos en rojo en la siguiente figura): La utilidad real de los archivos de firmas es crear remitentes para nuestros mensajes de correo. Si después de crear una firma, en la pantalla de Opciones Formato de correo la seleccionamos en el campo Utilizar esta firma de forma predeterminada, aparecerá en todos los nuevos correos que redactemos. En las siguientes dos figuras puede apreciarse cómo seleccionar una firma de forma predeterminada y la apariencia que tiene un nuevo mensaje de correo en el que dicha firma (en color rojo) es insertada de forma automática:

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