Gestión Documental con Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Ignacio López - Ingeniero en Informática Software Architect en Alhambra-Eidos

Transcripción

1 Gestión Documental con Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Ignacio López - Ingeniero en Informática Software Architect en Alhambra-Eidos

2 Indice de Contenido Características Generales de MOSS Que se entiende por Gestión Documental? Bibliotecas de documentos en MOSS Estructura y tipos de sitios web en MOSS Modelos de documentos y formularios comerciales Integración con Microsoft Office 2007 Tipos de Contenido Workflows Indexación y Búsqueda Seguridad y Permisos

3 Características generales de MOSS Las características más destacables, en lo que a gestión documental se refiere, son: Colaboración Administración de contenido Búsqueda Formularios comerciales

4 Qué se entiende por Gestión Documental? La gestión documental comprende todo el ciclo de vida que experimenta un documento, desde que se crea hasta que se archiva y/o destruye. Tambien debemos tener en cuenta la forma organizativa, en la que se gestionan conjuntos de documentos. Generalmente este ciclo de vida, se puede resumir en los siguientes pasos: 1. Creación: Se suele hacer en base a un modelo o plantilla, fiel a la imágen corporativa de la organización. 2. Revisión: Una vez creado un documento suele ser revisado por una o varias personas. 3. Aprobación: Una vez revisado, podemos aprobar el documento, o bien rechazarlo porque presenta algun tipo de deficiencia. Hasta que un documento no es aprobado, solo debe ser visible para la persona que lo crea y para las personas que lo revisan y/o aprueban. 4. Publicación: Desde que es aprobado el documento, este pasa a estar disponibles para otros usuarios. 5. Archivado: Muchos documentos tienen cierta caducidad, y es necesario que dejen de estar disponibles, pasada una fecha en concreto o bien cuando una persona lo decida. 6. Destrucción: Si no nos interesa tenerlos archivados, tenemos que tener funcionalidades parar eliminar documentos.

5 Bibliotecas de documentos Una biblioteca de documentos permite almacenar y gestionar documentos de forma global e individual. Una biblioteca de documentos permite: Añadir un documento a la biblioteca. Estructurar el contenido en carpetas Desproteger un documento para poder editarlo. Proteger un documento editado y devolverlo a la biblioteca. Utilizar permisos para controlar qué operaciones pueden realizar los usuarios con las diferentes versiones. Cargar nuevos documentos que ya tengamos. Dispone de diferentes vistas, y filtros para ver los documentos que queremos. Permite exportar la información de la biblioteca a otras herramientas como Excel o Access. Podemos mantener todas las versiones por las que ha pasado un documento y revisar así que modificaciones ha ido sufriendo.

6 Estructura y Tipo de Sitios Web MOSS establece una estructura jerárquica, en forma de árbol, de los sitios web que creamos, de tal manera que un sitio web padre, puede tener a su vez un conjunto de sitios web hijos. A toda la estructura jerárquica se la denomina Colección de sitios. Esta estructura permite definir independientemente la estructura documental, para cada una de las áreas de la organización, teniendo en cuenta aspectos funcionales, de seguridad etc. En cada uno de los sitios web, podemos tener diferentes bibliotecas de documentos, para almacenar y gestionar toda la información que tengamos.

7 Plantillas de sitio y tipos de bibliotecas A la hora de crear un sitio web se utiliza una plantilla, en la que se define la funcionalidad básica que va a tener el sitio web. MOSS dispone por defecto de diferentes plantillas, para diferentes propósitos como gestion documental, gestión de contenido, creación de intranets etc. Las plantillas disponibles para gestión documental son: Centro de documentación: Plantilla de sitio diseñada para permitir a los usuarios acceder a una gran cantidad de documentos de manera rápida y sencilla. Es nueva en MOSS, y ofrece tres listas predeterminadas (documentos, anuncios y tareas) y la navegación predeterminada está establecida en modo vista de árbol. Área de documentos: Plantilla de sitio diseñada para la publicación y edición de documentos. Dentro de un sitio web, podemos crear bibliotecas de documentos de diferentes tipos: Bibliotecas de documentos, con funcionalidades anteriormente descritas. Bibliotecas de formularios. Bibliotecas de diapositivas. Bibliotecas de traducción de documentos. Bibliotecas de imágenes.

8 Integración con Microsoft Office 2007 Las bibliotecas de documentos enlazan y abren directamente aplicaciones como Word o Excel, permitiendo crear modelos de documentos, que los usuarios puedan utilizar para crear nuevos documentos. Gracias a Microsoft Infopath 2007, podemos crear formularios, con diferentes controles, con validación de datos, y con conexión a otros orígenes de información (como bases de datos y web services), para posteriormente publicarlos, y poder visualizarlos como si de una página web se tratase, gracias a Microsoft InfoPath Forms Server Podemos utilizar todas las capacidades de los productos de la familia Office, y posteriormente guardar todos los resultados en bibliotecas de MOSS, sin tener que acceder al portal a través de web. Del mismo modo, podemos utilizar una biblioteca de MOSS, como orígen de datos, y exportar su contenido a Excel o Access.

9 Tipos de Contenido (Content Types) Los tipos de contenido, permiten agregar información a medida, dentro de nuestras bibliotecas de documentos, y que nos ayudarán a organizar y gestionar todos los documentos. Podemos añadir tipos de contenido, para guardar texto, números, fechas, campos de tipo lógico, hipervínculos, imágenes, menús de elección etc. Los tipos de contenido deben ser considerados metadatos, es decir, datos sobre datos, que nos ayuden a gestionar los documentos, pudiendo obligar al usuario a introducirlos en el momento que cree un documento, gracias al soporte que ofrecen herramientas como Microsoft Word Es frecuente añadir tipos de contenido a documentos, para establecer categorías de documentos, fechas importantes en la gestión de los mismos, así como información relacionada con otra biblioteca de documentos.

10 DEMO (I)

11 Workflows Algunos de los flujos por defecto que vienen con MOSS son: Un flujo de trabajo o workflow, es un conjunto de acciones y condiciones que permiten definir una serie de operaciones de mantenimiento y gestión. En el ámbito de gestión documental, nos permiten implementar y parametrizar según las nececidades de la organización, todo el ciclo de vida de un documento. En MOSS es posible que haya varios workflows a la vez ejecutándose para un mismo documento Aprobación: Permite que uno o más miembros designados como aprobadores rechacen o aprueben un documento. Si el documento es rechazado el flujo de trabajo termina. En otro caso, continúa hasta que todos los Aprobadores asignados hayan aprobado el documento. Recolección de comentarios: Permite que uno o mas usuarios, revisen un documento. Este flujo de trabajo está definido en paralelo por defecto por lo que todos los usuarios reciben las notificaciones por correo electrónico simultáneamente Recolección de firmas: Permite que un conjunto de usuarios, firmen un documento. Las notificaciones por son lanzadas en paralelo a todos los usuarios. Utilizando herramientas como Microsoft Office Word 2007, podemos firmar digitalmente un documento.

12 Workflows (II) Podemos crear nuevos workflows utilizando diferentes herramientas como: Microsoft SharePoint Designer Gracias a esta herramienta, usuarios de negocio pueden crear fácilmente flujos de trabajo, que se adapten a sus necesidades. Microsoft Visual Studio Esta fundamentalmente orientada a técnicos, y gracias a esta herramienta podemos crear flujos de trabajo de una forma completamente personalizada. Es sin duda la solución más potente a la hora de crear workflows.

13 DEMO (II)

14 Indexación y búsqueda MOSS nos permite indexar tanto el contenido de nuestros documentos, como los metadatos asociados a los mismos. Utilizando la opción de búsqueda, podemos encontrar el documento o información que nos interese, sin más que introducir una palabra o frase descriptiva. Las búsquedas son coherentes con el sistema de permisos de MOSS, ya que un documento no aparecerá en la búsqueda si el usuario no tiene permisos de visualización del mismo. Podemos programar el momento en el que se realiza el indexado, tanto completo como incremental (actualizaciones del ya existente) de nuestros documentos, y ver a través de un registro que documentos se han indexado, que documentos faltan por indexar, cuales han producido un error etc. Por defecto, MOSS soporta el indexado de todos los formatos de la familia Office, así como formatos de ficheros planos (.txt,.htm,.html etc.) y tambien gracias a extensiones de diferentes fabricantes, denominados Ifilter, permite indexar todo tipo de formatos, como por ejemplo pdf.

15 DEMO (III)

16 Seguridad y gestión de permisos El sistema de seguridad de MOSS, permite establecer permisos a nivel de colección de sitios, a nivel de sitio exclusivo, a nivel de biblioteca y ahora también a nivel de documento. Si un usuario no tiene permiso para ver un documento o acceder a un sitio web, directamente no le aparece. Se integra con Active Directory. Por defecto un sitio web tiene 3 grupos de usuarios: Visitantes Integrantes Propietarios Permite establecer niveles de permisos para los diferentes usuarios.

17 DEMO (IV)

18 Dudas y preguntas Gracias por su atención Ignacio.Perez@a-e.es