Project 2007 Básico. Daniel Santibáñez Ingeniero Constructor

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1 Project 2007 Básico Daniel Santibáñez Ingeniero Constructor Contenido 1. Crear un nuevo proyecto Información inicial y configuración básica Información del proyecto: Ocultar y mostrar columnas: Opciones de configuración general: Pestaña Vista: Pestaña Programación: Pestaña Calendario: Opciones de tareas Crear tareas manualmente: Copiar desde otro programa: Definir duración de las tareas: Definir un hito: Definir tareas como actividades integrantes de otra: Ver los códigos del itemizado: Definir relaciones de precedencia: Otras opciones Mostrar la ruta crítica: Cambiar la escala temporal del proyecto: Desplazarse a tarea: Cambiar el calendario laboral: Mostrar fecha de estado:... 15

2 1. Crear un nuevo proyecto. Al iniciar Project 2007, se abre por defecto un nuevo proyecto, otra opción es seleccionar: Archivo /Nuevo. Por defecto crea un archivo llamado Project 1. Para cambiar el nombre de archivo, seleccionar: Archivo/Guardar como 2. Información inicial y configuración básica 2.1 Información del proyecto: para esto se debe seleccionar Proyecto/Información del proyecto. Se abrirá el siguiente cuadro, donde se debe indicar la Fecha de comienzo. Por defecto aparece programar a partir de Fecha de comienzo del proyecto, pero también se puede cambiar la programación a partir de la Fecha de fin del proyecto. 2.2 Ocultar y mostrar columnas: seleccionar una columna en la parte superior, donde está el nombre de la columna, y con el botón derecho del mouse se selecciona Ocultar columna o Insertar columna. Al ocultar una columna no desaparecen los datos, solamente no se muestran en la tabla. Asimismo se puede insertar una columna que aporte alguna información de nuestro interés, por ejemplo el % completado.

3 2.3 Opciones de configuración general: en el menú Herramientas/Opciones se abre el cuadro de opciones, el que tiene varias pestañas Pestaña Vista: en esta pestaña modificamos lo siguiente. Formato de fecha: debe ser del tipo DD-MM-AA. Símbolo: $ Decimales: 0 Moneda: CLP Seleccionar la opción Mostrar tarea de resumen del Proyecto

4 2.3.2 Pestaña Programación: en esta pestaña se debe modificar lo siguiente. Mostrar las unidades de asignación como: Valores decimales. Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto. Mostrar duración en: Días. Mostrar trabajo en: Días. Tipo de tarea predeterminado: Duración fija. No seleccionar esta opción: Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo Pestaña Calendario: en esta pestaña modificamos lo siguiente. La semana comienza el: Lunes El año fiscal comienza en: Enero

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6 3. Opciones de tareas 3.1 Crear tareas manualmente: se selecciona la celda Nombre de tarea y se escribe el nombre, al presionar Enter, se creará esta tarea, por defecto su fecha de inicio será la Fecha de comienzo del proyecto, definida anteriormente, y su duración será de 1 día? (el signo de interrogación indica que se trata de una duración estimada). 3.2 Copiar desde otro programa: se puede seleccionar una lista de tareas o itemizado desde Word o Excel, con la opción Copiar. Se debe ubicar el cursor en la celda superior de la lista y con el botón derecho de mouse seleccionar Pegar. Por defecto se crearán tantas tareas como se hayan copiado, todas sus fechas de inicio serán la Fecha de comienzo del proyecto y sus duraciones serán de 1 día? 3.3 Definir duración de las tareas: ubicar el cursor en la celda Duración, correspondiente a la tarea que queremos definir, se puede cambiar la duración con las flechas que aparecen dentro de la misma celda o escribir el número directamente y presionar Enter. Por defecto al modificar la duración o ingresar un numero, se borra el signo de interrogación. También se puede definir la duración ubicando el cursor sobre la actividad y hacer click con el botón derecho seleccionando: Información de la tarea. Se abrirá el siguiente cuadro, donde se muestra toda la información de la tarea seleccionada, y se puede modificar la duración en el cuadro correspondiente. Este mismo cuadro se abre al hacer doble click sobre la tarea.

7 3.4 Definir un hito: si en una tarea la duración ingresada es cero, entonces se crea un hito. Un hito es una fecha importante para el proyecto, por ejemplo Entrega de planos. Cualquier tarea se puede convertir en un hito, sin necesidad de modificar su duración, ingresando a la Información de la tarea, en la pestaña Avanzado, activar la casilla Marcar la tarea como hito, si la duración no es cero, el hito aparecerá en la fecha de término de la tarea.

8 3.5 Definir tareas como actividades integrantes de otra: Cuando una o más tareas formen parte de una tarea mayor, por ejemplo un capítulo del itemizado, se debe definir esta relación por medio de sangrías. Primero se selecciona una o varias tareas que formarán parte de otra, luego se selecciona el botón con la flecha verde hacia la derecha Aplicar sangría y automáticamente estas tareas serán sub-tareas de la tarea que se encuentra arriba de ellas. Se pueden crear todos los niveles de tareas y sub-tareas que sean necesarios. 3.6 Ver los códigos del itemizado: una vez que hemos creado una estructura de niveles y subniveles, puede ser necesario ver la estructura de códigos de este itemizado, para esto marcamos la columna Nombre de tarea y con el botón derecho seleccionamos Insertar columna, en Nombre de campo buscamos EDT y colocamos Aceptar.

9 3.7 Definir relaciones de precedencia: las posibles relaciones entre tareas son las siguientes. Fin a comienzo (FC): la tarea comienza cuando su predecesora finaliza. Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza cuando su predecesora comienza. Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando su predecesora termina. Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza cuando su predecesora comienza. Para definir estas relaciones se amplía la tabla de tareas hasta que aparezca la columna Predecesoras. En la celda correspondiente a esta columna se pueden escribir directamente todas las relaciones posibles. Por ejemplo si queremos que la tarea 2 comience al finalizar la tarea 1, entonces en la celda de la columna predecesoras de la tarea 2, se coloca el número 1, Ahora queremos que la tarea 3 comience junto con la tarea 2, entonces se escribe el número 2CC, lo cual define una relación comienzo a comienzo. En el caso de relaciones fin a comienzo, no es necesario escribir FC, ya que esta es la opción por defecto.

10 También se puede indicar un desfase en días, además de la precedencia. Por ejemplo si queremos que la tarea 5 comience 1 día después de terminada la tarea 3, debemos escribir 3FC+1. Otra forma de indicar las relaciones es ingresando en el cuadro Información de la tarea, en la pestaña Predecesoras, en donde se pueden ingresar todas las relaciones, además de los días de desfase. Cabe señalar que una tarea puede estar vinculada con más de una tarea predecesora, en este caso Project tomará la relación que cumpla con todas las relaciones definidas, siempre y cuando la información sea coherente. En caso de conflicto aparecerá un mensaje de advertencia.

11 4. Otras opciones 4.1 Mostrar la ruta crítica: en la pestaña Ver, seleccionar: Gantt de seguimiento. Otra opción es hacer click sobre el diagrama con el botón derecho del mouse y abrir el Aistente para diagramas de Gantt, acá podemos seleccionar toda la información que queramos que aparezca en la carta Gantt. Se puede cambiar la definición de tarea crítica en el menú Herramientas/Opciones/Cálculo, donde dice Las tareas son críticas si la demora es menor o igual a, donde podemos definir el número de días para hacer una tarea crítica, por defecto es 0 días.

12 4.2 Cambiar la escala temporal del proyecto: en la pestaña Formato, seleccionar Escala temporal, se abrirá el siguiente cuadro, donde podemos definir si queremos que el diagrama aparezca los días, semanas, meses, etc.

13 4.3 Desplazarse a tarea: si la carta Gantt que estamos usando es demasiado grande para ver todas las actividades, podemos mostrar en el diagrama una tarea específica, marcando la tarea y seleccionando el botón Desplazarse a tarea. 4.4 Cambiar el calendario laboral: en la pestaña Herramientas, seleccionar Cambiar calendario laboral. En este cuadro se pueden definir excepciones, por ejemplo crear un día feriado o hacer laborales todos los días sábados.

14 Para crear una excepción, se escribe un nombre, por ejemplo Feriado, en la casilla de excepciones y se selecciona la opción Detalles, esto abrirá el cuadro de Detalles, con toda la información correspondiente a esa excepción, por ejemplo si se trata de un periodo laborable, el número de repeticiones, fechas de comienzo y término.

15 4.5 Mostrar fecha de estado: la fecha de estado es una fecha en la cual deseamos conocer la situación del proyecto, puede ser la fecha de hoy u otra fecha cualquiera. Primero debemos definir la fecha de estado, para esto vamos al menú Proyecto/Información del proyecto, en el cuadro Fecha de estado, seleccionamos la fecha que nos interese. Después, en el menú Formato, seleccionamos Cuadrícula, en la columna Cambiar la línea marcamos Fecha de estado, donde aparecen las opciones para mostrarla en el diagrama, por ejemplo si queremos que sea una línea continua de color rojo.