PROGRAMA DE DIRECCIÓN Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS (PDDRH)

Transcripción

1 () COMUNICACIÓN EFECTIVA POR CORREO ELECTRÓNICO Qué debemos pedirle a nuestra comunicación por para que sea realmente eficaz en su tarea de comunicar? Debemos exigirle que: Nuestro correo pase los filtros anti-spam de los servidores de correo El destinatario no lo considere SPAM El destinatario no lo borre inmediatamente El destinatario abra el mensaje El destinatario lea nuestro mensaje El destinatario entienda el mensaje u oferta de nuestro correo. El destinatario reaccione positivamente frente al mensaje de nuestro correo Todos los correos electrónicos deberían seguir estas indicaciones a modo de decálogo, para ser eficaces: 1) Piensa antes de enviar Es importante gastar un tiempo en pensar y estructurar qué queremos comunicar para evitar las ambigüedades. Y analizar si nuestro correo puede llegar a ser útil/necesario. Si no estamos convencidos es mejor no enviarlo. No hay nada peor que causar una mala impresión o molestar con correos absurdos. 1

2 () 2) Se breve, claro y completo El usuario quiere saber quién le envía el correo (muchas veces desconoce al remitente) y porqué. Así que cuanto antes nos conozca mayores serán las posibilidades de que continúe leyendo. Debemos presentarnos en unas pocas líneas, evitando las introducciones largas. Una vez presentados ya podemos pasar a la acción. Si requerimos de una respuesta es el momento de hacérselo saber. Por el contrario, si no se requiere respuesta también es interesante comunicarlo en este momento ( que bien! pensará nuestro destinatario, no hay que contestar). Si tenemos que presentar un servicio o un producto ser claros y realistas. Si un cliente se siente engañado, perderemos un cliente y, aún peor, podemos ganar un enemigo. Para finalizar nuestro correo debemos dar las gracias por el tiempo prestado a nuestro mensaje. Pero no debemos cometer el error de exagerar los agradecimientos. Uno breve y cordial será suficiente. El exceso de adulación y cumplidos se nota rápidamente. Un esquema simple: Quiénes somos + contexto + qué ofrecemos + agradecimiento. Utilizar entre 3 5 frases (a ser posible). 3) Cómo dirigirnos a nuestros destinatarios. En la mayoría de los casos el trato puede ser directo y cordial. Siempre guardando la compostura y sin ser agresivo en las ofertas. Simplemente presentar la cuestión/oferta/producto/propuesta y un agradecimiento breve. Resulta más personal dirigirnos a la persona/destinatario por su nombre y firmar el correo con nuestro nombre y el de la empresa u organización (en caso de pertenecer a una), y 2

3 () no solo con el nombre de la empresa. De esta forma el destinatario sabe que hay una persona detrás del correo y no un ente impersonal. Excepcionalmente podemos cambiar de registro lingüístico si sabemos con certeza el tipo de público al que nos dirigimos. Por ejemplo, no utilizaremos el mismo registro para ofrecer un nuevo producto a jóvenes skaters de 15 a 20 años que para un grupo de inversores en capital riesgo. Ante la duda utiliza un registro formal y cordial. También debemos tener un cuidado especial en no usar jerga técnica, a no ser que el publico objetivo sea también técnico. 4) Utiliza un buen título (Subject: Asunto) Es importante elegir un título que sea informativo, claro y breve. Es el primer punto de contacto con el destinatario. Es la carta de presentación de nuestro mensaje. El primer escollo a superar. El destinatario decide qué hacer con el correo (abrirlo o no, enviarlo a la papelera, marcarlo como SPAM.) basándose principalmente en el título. Este, además, debe corresponderse con el contenido de nuestro mensaje ya que no si el destinatario se sentirá defraudado. 5) Firma tus s La firma debe ser simple y constar de los elementos básicos: nombre, organización y algunos enlaces relevantes: nuestra página web, blog o nuestro perfil en alguna red social (si es relevante y adecuado en el contexto del ). 6) Da formato a tu Es importante dar el formato adecuado a nuestro para mejorar su legibilidad y compresión: No utilizar la negrita o cursiva en exceso. Evitar el subrayado, puede confundirse con un enlace. Evitar las fuentes demasiado grandes (>30 pt) o demasiado pequeñas (<8 pt). 3

4 () Utilizar un tipo de fuente que sea fácil de leer y agradable a la vista (Verdana, Arial, Tahoma o Helvetica por ejemplo). Organiza tu contenido en párrafos. Cada párrafo debe resolver una cuestión (quién/quiénes somos, qué ofrecemos, agradecimientos, ). Utilizar listas si tenemos que describir una serie de características, explicar una serie de pasos o cualquier tipo de información que podamos desglosar en este formato. El contenido será más claro y fácil de leer (escanear). Escribir palabras enteras, evitando las abreviaturas y comenzar nuestras frases con mayúsculas. Separar nuestros párrafos por un salto de línea (una línea blanca) para que no quede un contenido abigarrado. Las separaciones equivalen a las pausas que realizamos al hablar y ayudan a la comprensión del mensaje y a mejorar su estructura. 7) Evita añadir archivos adjuntos (attachments) En la medida de lo posible debemos evitar añadir ficheros asociados a nuestro correo. Sobre todo si tienen un peso excesivo (mas de 1 o 2 MB). Si es necesaria la descarga de un fichero es mejor situar ese contenido en algún lugar de Internet y añadir un enlace al contenido para permitir que sea el usuario a voluntad quién realice la descarga. 8) Envíalos desde la dirección de una persona Es importante utilizar un usuario de correo que te identifique a ti. Evitar enviar mensajes con usuarios del tipo XjAtz25@hotmail.com y mensajes de organización tipo info@tuorganizacion.com ya que en este caso se identifica a tu organización pero no quién lo envía. Quién es info? Pregunto por info cuando os llame u os escriba?. Es mucho más próximo y genera mayor confianza una dirección tipo tunombre@tuorganizacion.com. 4

5 () 9) Revisa la ortografía Es importante que nuestro correo no contenga faltas de ortografía. Enviar mensajes con faltas de ortografía o incorrecciones gramaticales genera desconfianza en el destinatario y proyecta una imagen de falta de interés y dejadez por nuestra parte por qué voy a interesarme en alguien que no se preocupa de corregir los errores ortográficos de sus mensajes? 10) La lista de correo Si vamos a realizar un envío masivo debemos asegurarnos de no enviar nunca en el campo To:/Para: toda una lista de correos ya que quedaran expuestas todas esas direcciones. Por ejemplo, si enviamos un correo con una lista de 100 personas y rellenamos el campo To:/Para: del correo con dicha lista, tendremos 100 personas que recibirán un correo donde podrán leer las direcciones de correo de otras 99 que no son ellos. Para este tipo de s masivos es mejor que usemos un sistema de gestión de campañas de . 5