HUMAN RESOURCES LEADERSHIP PUBLIC DOCUMENTS. Diez preguntas clave para la Comunicación Interna

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1 HUMAN RESOURCES LEADERSHIP PUBLIC DOCUMENTS Diez preguntas clave para la Comunicación Interna

2 Diez preguntas clave para la Comunicación Interna 1. Se desarrolla en su empresa la comunicación interna como una actividad permanente y planificada? Si: La Comunicación Interna, como función profesional y como una actividad permanente y planificada, adquiere una relevancia cada vez mayor dentro de las empresas y las organizaciones de todo tipo. Ha pasado de ser considerada un acompañante menor de las políticas de personal a ser valorada como una actividad estratégica directamente ligada a la eficacia y la eficiencia global de la actividad empresarial. La Comunicación interna es un componente esencial de una cultura corporativa sólida, integrada y proactiva. No: La ausencia de una práctica institucional, organizada de Comunicación Interna, corre el peligro de debilitar la cultura corporativa. Al carecer del marco ordenador e interpretativo que aporta ésta, los comportamientos organizacionales se vuelven erráticos y potencialmente disfuncionales a las estrategias del negocio. Un déficit de Comunicación Interna es un déficit para el proyecto de negocio. 2. Existe un Departamento o área especializada en Comunicación Interna? Si: La existencia de un área especializada estimula el desarrollo de prácticas de Comunicación Interna de calidad. Un equipo profesional experto, con proyectos y sentido estratégico, es una garantía de la adecuada coordinación de conversaciones que, en última instancia, es aquello en lo consiste la función de Comunicación Interna. No: La ausencia de un área especializa puede limitar, aunque no elimina, las posibilidades de desarrollar una práctica de comunicación interna. Con todo, más que la existencia de un departamento o de un área especializada lo importante es que exista la función de comunicación interna sólida, estratégicamente orientada y en sintonía con la estrategia corporativa. 3. Tienen las estrategias de Comunicación Interna el apoyo constante de la Dirección de La Compañía? Si: La Comunicación Interna, como cualquier otra actividad organizacional, avanza y se sostiene con mayor solidez si cuenta con el apoyo constante de la alta dirección de la compañía. El apoyo de la alta Dirección significa el reconocimiento del valor de la función de la Comunicación Interna como el componente integrador y motivacional de los proyectos de negocio en marcha. No:La inexistencia de un apoyo explícito a las estrategias de la Comunicación Interna les resta legitimidad y fuerza. Su avances son más lentos y disminuyen sus posibilidades de ser vistas como parte de un proyecto más amplio en el que todos tienen el derecho a participar.

3 4. Tiene asignada la Comunicación Interna la proporción de recursos económicos y humanos adecuados a sus tareas? Si: El apoyo institucional a la función de Comunicación Interna se demuestra en el adecuado aporte de Recursos Humanos y técnicos imprescindibles para cumplir con las exigencias de las tareas a realizar. Las compañías punteras expresan la importancia concedida a la Comunicación Interna destinando las partidas presupuestarias adecuadas a sus desafíos. No:Sin el aporte decidido de recursos, la existencia de una función o, incluso, un área especializada en Comunicación Interna puede transformarse en algo simplemente cosmético y, a la postre, irrelevante o incluso disfuncional a los propios intereses comunicacionales. La Comunicación Interna exige compromisos. 5. Se organiza la Comunicación Interna mediante una estrategia ordenada de planes y programas acotados en el tiempo? Si: La Comunicación Interna, como cualquier práctica empresarial puede y debe ser racionalmente organizada, planificada y evaluada en sus efectos sobre la cultura y sobre los comportamientos de los miembros de la organización. Para ello, debe ser desarrollada mediante una variedad amplia de planes y de programas explícitos, acotados en el tiempo y dirigida a segmentos específicos de receptores internos. Una Comunicación Interna planificada y autorreflexiva que, a partir de lo aprendido, incluso pueda revisar los objetivos y supuestos sobre los que basó sus acciones iniciales. No: Carecer de una planificación de la Comunicación Interna que incluya una metodología propia y unos plazos de actuación definidos estratégicamente la convierte en una práctica aleatoria incapaz de autoevaluarse y medirse a partir de sus propios objetivos. La Comunicación Interna tiene las mismas exigencias de eficacia y eficiencia que las otras áreas de gestión empresarial. 6. Dispone de un sistema métrico y de criterios cualitativos que le permitan verificar el cumplimiento de las metas definidas de Comunicación? Si: La definición previa de indicadores de éxito resulta clave para ajustar las prácticas comunicacionales a sus objetivos. La metáfora del cuadro de mando aporta un marco de análisis racional que permite definir un sistema de referentes cualitativos y cuantitativos (métricas) idóneos para guiar las acciones de comunicación. La existencia de indicadores y objetivos claros, ayuda a la clarificación de tareas y contribuyen positivamente a la motivación de los equipos de Comunicación Interna. No: La ausencia de indicadores cuantitativos y criterios cualitativos condena a la Comunicación Interna a una marcha a ciegas, sin referentes y sin posibilidad de contrastar lo realizado con las intenciones y objetivos iniciales.

4 7. Existe una estrategia multicanal que utilice medios online offline para la Comunicación Interna? Si: La empresa-red y la interconexión digital de sus procesos y sus comunicaciones interpersonales es una forma organizativa en fase de consolidación. Por tanto, la función de la Comunicación Interna debe complementar sus competencias en el manejo de canales y mensajes en los espacios tradicionales con nuevas habilidades. Es decir, no puede dejar de plantearse un enfoque multicanal de su Comunicación Interna que incluya la utilización de herramientas digitales complementada con los soportes clásicos. No: No tomar en cuenta la dimensión multicanal de la Comunicación Interna significa renunciar a las posibilidades de interactividad, interacción y comunicación que brindan los espacios digitales en red. Estos ofrecen nuevos modos de proyectar las visiones organizacionales consolidar las identidades corporativas y motivar a los empleados. Los canales digitales ofrecen evidentes ventajas en el contexto de deslocalización, fragmentación y disolución de las actuales fronteras empresariales. 8. Dispone su estrategia de Comunicación Interna de sistemas de comunicación y herramientas digitales que complementen a los sistemas de información como las Intranets? Si: Un sistema maduro de Comunicación Interna amplía la digitalización de los procesos organizacionales desde las operaciones pasando por los sistemas de información y culminando con los sistemas de comunicación interpersonal, sostenidas por recursos digitales. Información y comunicación son funciones complementarias, pero distintas, por tanto, deben ser adecuadamente comprendidas y manejadas por los responsables de Comunicación Interna. No: Las llamadas Intranets han sido hasta ahora consideradas como el principal avance en materia de Comunicación Interna. Sin embargo, las Intranets, en la mayoría de los casos, continúan siendo sistemas de información documentales, necesarios, pero insuficientes para sostener las demandas de interacción, de comunicación y de vínculo en las organizaciones reticulares y deslocalizadas de nuestros días. El desarrollo de verdaderos sistemas de comunicación y de conversación internas es la asignatura pendiente de la mayoría de las organizaciones.

5 9. Está en sintonía con la Comunicación Interna y con la construcción de una cultura de marca interna sólida? Si: No cabe duda que el mayor propósito de la Comunicación Interna multicanal y estratégicamente orientada es la consolidación de una cultura corporativa y de marca sólida, con capacidad para guiar los comportamientos individuales y grupales en el tiempo. La Comunicación Interna debe ser un instrumento al servicio del branding interno, es decir, debe tener un horizonte de motivación e integración en torno a una identidad no única y cerrada sino común y abierta. No: Unas prácticas de comunicación que no tengan como referencia una cultura de marca interna y que no contribuyan a ella, irremediablemente perderán vigor, consistencia y tendrán efectos efímeros sobre sus destinatarios. Una cultura de marca arraigada constituye un sostén para el diálogo de identidades interno que configura la empresa de nuestros días. 10. La Comunicación Interna se adapta a las nuevas estructuras empresariales horizontales? Si: La variable geometría (Castells) de las organizaciones y de las empresas actuales determina unas estructuras menos verticales, de menor recorrido jerárquico, pero no por eso, menos coordinadas. Al igual que los procesos productivos y las formas organizativas, la función de Comunicación Interna no sólo se reduce a la emisión de mensajes sino a que se dirige a la coordinación de conversaciones. La Comunicación y la identidad se franquician internamente asignando un papel de comunicación más relevante a cada unidad dentro del sistema común. No: Mantener esquemas de Comunicación Interna diferentes al modelo de geometría variable y pensados para el viejo modelo vertical, lleva a disfuncionalidades y, a la postre, a ineficacias en los proyectos de comunicación. La Comunicación Interna al mismo tiempo que se adapta a estas nuevas formas organizativas es un requisito para su perdurabilidad abandonando el antiguo esquema de difusión de mensajes de arriba-abajo