Manual SOI para el Aportante Versión 1.0

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1 MANUAL SOI PARA EL APORTANTE Junio de 2005 Confidencial Página 1 de 20

2 SISTEMA DE LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA PLANILLA INTEGRADA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES MANUAL SOI PARA EL APORTANTE TABLA DE CONTENIDO 1. GENERALIDADES CRITERIOS Y PREMISAS BENEFICIOS DEFINICIONES ESQUEMA GENERAL DE OPERACIÓN ACCESO AL SERVICIO OPERATIVO DE INFORMACIÓN SOI PROCESO DE REGISTRO DEL APORTANTE EN SOI PROCESO DE LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA PLANILLA HORARIOS DE LIQUIDACIÓN Y PAGO CONECTESE CON NOSOTROS... Error! Marcador no definido. ANEXO 1. INSTRUCTIVO DEL SOI PARA APORTANTES SOLICITAR CLAVE DE ACCESO AUTENTICARSE AL SISTEMA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DE USUARIOS ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DE EMPRESAS AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES CONSULTAS Junio de 2005 Confidencial Página 2 de 20

3 INTRODUCCIÓN El propósito de este documento es orientar a los Aportantes en el cumplimiento con lo establecido en el Decreto Ley 1465 de mayo 10 de 2005, en cuanto a la realización de del pago integrado de los aportes a Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos, empleando para ello la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social, en formato electrónico. Acorde con lo establecido en el decreto en mención, las Entidades Financieras pueden prestar el servicio de operación del sistema de pago de aportes a la Seguridad Social y parafiscales mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, por medio electrónico. Y es así como ponen a disposición del Aportante, el sistema especializado de operación de información vía web, llamado Servicio Operativo de Información SOI, que se describe en este documento. Es un documento confidencial y está prohibida su reproducción parcial o total sin la autorización de ACH COLOMBIA S.A. Junio de 2005 Confidencial Página 3 de 20

4 1. GENERALIDADES Las Entidades Financieras en su calidad de Operadores de Información, una nueva figura creada por la Ley, serán las encargadas de administrar el nuevo Sistema de Liquidación y Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales. Para ello, han creado el SOI Servicio Operativo de Información, administrado por ACH COLOMBIA S.A. Entre otras funciones, el SOI Servicio Operativo de Información ofrece a los Aportantes los siguientes servicios: Acceso a través de la página web de las Entidades Financieras. Registro del Aportante ante SOI Servicio Operativo de Información. Carga de la Planilla Integrada de Liquidación de de Aportes. Liquidación de Aportes de forma unificada. Pago unificado en línea de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Consulta de información histórica. 2. CRITERIOS Y PREMISAS El Sistema de Liquidación y Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales, según lo establecido en el decreto 1465 de mayo de 2005, establece algunas premisas y criterios generales: Es un sistema de liquidación y pago alternativo a los ya existentes, de la Seguridad Social y Parafiscales. La liquidación de los aportes se realiza de forma integrada utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de de Aportes, en formato electrónico. El pago de los aportes se realiza también de forma integrada, es decir, a través de un único pago. En su etapa inicial, este sistema podrá ser utilizado a través de una página web, pero en el futuro existirán otras opciones, como la llamada telefónica y la planilla física. En su primera etapa, el sistema sólo permitirá cancelar el valor total informado en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales. El Operador de Información se encarga de enviar la información de las planillas a cada una de las Administradoras. El Operador de Información se encarga de establecer la conexión con las Entidades Financieras o los sistemas de pago que garantice que se realice el débito a la cuenta del Aportante y los créditos a las diferentes Administradoras en el mismo día. 3. BENEFICIOS El Sistema de Liquidación y Aportes a las Seguridad Social y Parafiscales a través del Servicio Operativo de Información SOI, ofrece al Aportante entre otros los siguientes beneficios: Junio de 2005 Confidencial Página 4 de 20

5 Facilitar el trámite mensual de los Aportantes. Evitar el diligenciamiento de un formulario para cada administradora. Evitar un proceso de pago individual a cada Administradora. Realizar un solo proceso de liquidación y pago. Facilitar el proceso de conciliación de las Administradoras Se generan de esta forma importantes ahorros para los Aportantes representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian actualmente las planillas para cada Administradora y los trámites y costos de los procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc. 4. DEFINICIONES APORTANTE Persona natural o jurídica responsable de efectuar presentar la información y realizar los pagos al Sistema General de Seguridad Social. OPERADOR DE INFORMACIÓN Persona jurídica responsable de administrar el sistema basado en tecnologías de información, que permite a los Aportantes realizar la liquidación y pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales, establecer la conexión con el Operador Financiero, y prestar los servicios de información a los Aportantes y Administradoras del Sistema. Las Entidades Financieras prestarán el servicio de Operador de Información a través del Servicio Operativo de Información SOI de ACH COLOMBIA. OPERADOR FINANCIERO Persona jurídica, responsable de administrar el sistema que permite a los Aportantes realizar el pago con cargo a la cuenta que tiene en la entidad financiera, y a favor de las cuentas de las Entidades Administradoras del Sistema, previamente inscritas, de forma electrónica y en línea. Los servicios PSE y ACH de ACH COLOMBIA (empresa que actuará como Operador Financiero), permitirán el débito en línea a la cuenta del Aportante y el crédito en lotes a las cuentas de las Administradoras respectivamente. ADMINISTRADORAS DE APORTES Entidades públicas o privadas responsables de administrar o prestar los servicios de la Seguridad Social, Bienestar Familiar, Capacitación para el Trabajo o Subsidio Familiar. Para el caso de este proyecto se entienden las siguientes por subsistema: Salud: Empresas Promotoras de Servicios de Salud EPS, entidades adaptadas Pensiones: Administradoras de Fondos de Pensiones AFP Riesgos Profesionales: Administradoras de Riesgos Profesionales ARP Subsidio Familiar: Cajas de Compensación Familiar Capacitación para el Trabajo, Promoción del Empleo: Servicio Nacional de Empleo SENA Bienestar Familiar: Instituto colombiano de Bienestar Familiar ICBF Junio de 2005 Confidencial Página 5 de 20

6 5. ESQUEMA GENERAL DE OPERACIÓN El esquema de operación del Sistema de Liquidación y Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales a través del Servicio Operativo de Información SOI, tiene los siguientes componentes: Aportantes Envío Operador de Información Entidades Financieras - Aportantes Respuesta Acceso al Sistema de Liquidación y Aportes a las Seguridad Social y Parafiscales El Aportante ingresa a través del sitio web de su Entidad Financiera, desde donde será dirigido al sitio web del SOI, Servicio Operativo de Información. Proceso de Registro del Aportante en SOI Desde allí, podrá efectuar el proceso de registro inicial para obtener su clave de ingreso al sistema, la cual será asignada por el centro de contacto del SOI. Proceso de Carga y Validación de la planilla en SOI Con su clave de acceso, el Aportante puede efectuar el proceso de carga de la Planilla Integrada y Autoliquidación de Aportes. La carga de la planilla puede ser realizada a través de un archivo plano de acuerdo con los requerimientos establecidos en la resolución 1303 del 11 de mayo de 2005, o a través de la inclusión directa. También puede recuperar una planilla de un periodo anterior e ingresar las novedades del periodo. El sistema SOI, realizará las validaciones respectivas generando para cada caso los mensajes de error correspondientes. Proceso de Liquidación de Aportes en Servicio Operativo de Información Una vez cargada exitosamente la planilla integrada, el sistema SOI genera un resumen que permite al Aportante conocer el detalle de las Administradoras involucradas en la liquidación, los intereses de mora si lo hay, así como el subtotal por cada subsistema. Posteriormente el sistema despliega el valor total a pagar, discriminando el valor para cada una de las Administradoras relacionadas en la planilla, incluyendo los aportes Parafiscales para Cajas de Compensación, para el SENA e ICBF, así como el total general. Proceso de Pago de Aportes en SOI Surtido el proceso de cálculo de totales, el Aportante efectuará un único pago, a través de la transacción electrónica que provee el SOI conectándose con el sistema PSE de ACH COLOMBIA. Junio de 2005 Confidencial Página 6 de 20

7 Directamente en la página del SOI, se presenta el botón de pagos PSE, que permite al Aportante seleccionar de una lista, la Entidad Financiera desde la cual desea efectuar el pago. El PSE lleva al Aportante hasta la página de la Entidad Financiera seleccionada y allí, el Aportante selecciona la cuenta desde donde efectuará el pago. La Entidad Financiera autentica al cliente y realiza la autorización en línea del débito, por el valor total a pagar. La Entidad Financiera genera una respuesta al SOI, quien a su vez informa al Aportante. Si el resultado del pago en línea es exitoso, el SOI genera un comprobante de pago al Aportante, indicando entre otros, el número de la planilla liquidada, el número de la transacción, y el valor pagado a cada Administradora. Proceso de Entrega de Archivos de Salida a las Administradoras Si el pago de la planilla resulta exitoso, el SOI procede a entregar a cada Administradora, el detalle de la planilla liquidada, utilizando para ello el formato estándar definido para cada subsistema en la resolución 1303 del 11 de mayo. La Administradora ingresa al SOI y descarga la información de cada planilla, con lo cual procede, de acuerdo con sus procedimientos internos, a actualizar sus sistemas internos, sabiendo que el pago correspondiente a esa información, fue realizado exitosamente. Proceso de Distribución de Pagos a las Administradoras Paralelamente, el SOI entrega al Operador Financiero, a través de PSE, el detalle de la distribución de los fondos que deben ser acreditados a cada Administradora. Para ello, la Administradora debe haber registrado previamente ante el PSE, el detalle de las cuentas de recaudo (Entidad Financiera, tipo de cuenta, número de cuenta). La Entidad Financiera recibe la transacción crédito del sistema PSE de ACH COLOMBIA, y efectúa el abono a la cuenta de la Administradora. La responsabilidad del Aportante consiste en ingresar la información de sus empleados de forma correctamente y efectuar el pago dentro de los horarios establecidos. Es responsabilidad del SOI efectuar la liquidación y generación de totales, así como de entregar los archivos de salida a las Administradoras y abonar las cuentas de recaudo. 6. ACCESO AL SERVICIO OPERATIVO DE INFORMACIÓN SOI El Aportante puede ingresar a través del sitio Web de la Entidad Financiera para acceder al Servicio Operativo de Información - SOI. La Entidad Financiera dispone de un hipervínculo el cual enrutará al Aportante a la dirección URL del Servicio Operativo de Información SOI: para que el Aportante realice el proceso de registro por primera vez, o el proceso de liquidación y pago en la planilla integrada electrónica de liquidación de aportes, según corresponda. Junio de 2005 Confidencial Página 7 de 20

8 7. PROCESO DE REGISTRO DEL APORTANTE EN SOI Una vez el Aportante ha sido direccionado al sitio del SOI, el Aportante podrá realizar el registro por primera vez ante el Operador de Información, a través del siguiente procedimiento, y de acuerdo con lo descrito en el Instructivo del SOI para Aportantes, anexo 1, capítulo 1: Ingresar por la opción de solicitud de clave. Diligenciar y enviar el formulario electrónico que exige el sistema, con la información básica de la empresa y de la persona responsable en el Aportante. Este formulario diligenciado será automáticamente enviado al centro de contacto del SOI, quien realizará un proceso de verificación telefónica de los datos de la empresa y de la persona responsable del proceso en la misma. Si los datos son verificados de forma exitosa, el SOI enviará vía correo electrónico, la clave de ingreso a la persona responsable consignada en el registro inicial, a más tardar 24 horas hábiles después de haberla solicitado; dicha clave deberá ser cambiada la primera vez que se hace el ingreso al sistema. Cualquier novedad que se presente con la clave asignada (olvido, reasignación) o con los datos de la empresa o de la persona responsable (cambios, eliminaciones), debe ser reportada al centro de contacto, según lo establecido en el capítulo 10 de este manual. 8. PROCESO DE LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA PLANILLA Surtido el proceso de asignación de clave al Aportante, éste podrá ingresar al sistema para realizar la liquidación y pago de la planilla. Para ello, el sistema ofrece las siguientes opciones, entre otras (ver anexo 1: Instructivo del SOI para Aportantes): Asignar permisos para el proceso de liquidación y/o pago a diferentes usuarios del Aportante. Esta asignación la hace la persona responsable registrada en el ingreso. Cambiar la información básica de la empresa (exceptuando la identificación). Efectuar el proceso de autoliquidación de aportes por alguno de los medios disponibles: carga de archivo plano, ingreso manual de información y recuperación de una planilla de un periodo anterior para incluir novedades. Guardar una planilla para terminarla más tarde. Realizar el proceso de pago en línea, a través del botón de PSE. Almacenar y consultar las planillas que se encuentran en proceso de elaboración. Consultar el estado de pago de las planillas. 9. HORARIOS DE LIQUIDACIÓN Y PAGO El Servicio Operativo de Información, SOI estará disponible en forma permanente (7x 24) en el sitio web para realizar el proceso de ingreso y liquidación de la planilla. Sin embargo, con el fin de dar cumplimiento al decreto 1465 del 10 de mayo de 2005, el proceso de pago solo estará disponible hasta las 4:30pm de Lunes a Viernes. Horarios de pago en fechas especiales (tales como diciembre), serán dados a conocer a través del sitio web del Servicio Operativo de Información de manera oportuna. Junio de 2005 Confidencial Página 8 de 20

9 10. ATENCIÓN AL APORTANTE El Aportante puede registrar su novedad (solicitud, soporte, reclamo) a través de la línea en Bogotá o la línea de servicio nacional SOI del Contact Center, quien está encargado de registrar el evento y dar la solución dentro de los tiempos estimados para tal fin. Algunas de las posibles solicitudes por parte del Aportante son: Solicitud de registro ante SOI. Novedades relacionadas con la clave de ingreso (reasignación, olvido, confirmación, cambios). Novedades relacionadas con cambios en la información básica del Aportante (razón social, funcionario responsable, dirección). Soporte relacionado con la Liquidación y Pago de la Planilla Integrada. Soporte relacionado con la aplicación SOI. Reclamos. Junio de 2005 Confidencial Página 9 de 20

10 ANEXO 1. INSTRUCTIVO DEL SOI PARA APORTANTES 1. SOLICITAR CLAVE DE ACCESO Para solicitar la clave de acceso, después de haber entrado a la página de su Entidad Financiera y haber solicitado el servicio para liquidación y pago de aportes, el Aportante debe: 1. Hacer clic en el link Si no tiene clave, solicítela AQUÍ, de la ventana Información de Login. 2. La ventana de Administración de Solicitud de Clave será desplegada, esta ventana presenta un formulario electrónico donde el Aportante debe registrar los datos básicos de la empresa y luego registrar los datos básicos del funcionario que autoriza para que el sistema le asigne el perfil de Administrador. Junio de 2005 Confidencial Página 10 de 20

11 Hacer clic en el botón Enviar 3. El sistema enviará un al Contact Center para el proceso de verificación de datos. 2. AUTENTICARSE AL SISTEMA Una vez ya se le ha asignado la clave, el usuario podrá acceder al sistema ingresando el documento de la empresa, por ejemplo el nit, y el número del documento del usuario, por ejemplo la cédula de ciudadanía. Finalmente el usuario deberá ingresar la clave, y hacer clic en entrar. Entrar: Le permite al Aportante entrar al sistema Reiniciar: Pone en blanco la información ingresada Olvidó su clave: Permite recordar la clave al Aportante en caso de olvido 3. ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DE USUARIOS CAMBIAR CLAVE PERSONAL En el menú izquierdo el Aportante podrá desplegar el menú ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DE USUARIOS. El Aportante encontrará 2 opciones, la primera opción es cambiar clave personal. El Aportante podrá cambiar su clave personal cada vez que lo requiera. Junio de 2005 Confidencial Página 11 de 20

12 El Aportante debe ingresar la clave anterior, y la nueva clave y confirmar la nueva clave. Finalmente cambiar clave. MODIFICAR DATOS PERSONALES El Aportante también podrá modificar sus datos personales, a través de la opción Modificar datos personales. En esta opción el Aportante podrá modificar todos sus datos personales, el único campo que no podrá modificar será su identificación Documento. Junio de 2005 Confidencial Página 12 de 20

13 Cuando finalice, el Aportante deberá dar clic en el botón actualizar para que los cambios efectuados queden grabados en el sistema. 4. ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DE EMPRESAS ACTUALIZAR DATOS DE LA EMPRESA Esta opción permite actualizar los datos de la empresa, solo los Aportantes que tengan perfil de administrador podrán realizar estos cambios. El Nit del Aportante no podrá ser modificado. Cuando el Aportante haya terminado de modificar los datos deberá dar clic en actualizar. ADMINISTRAR USUARIOS DE LA EMPRESA Esta opción permite modificar los datos de los Aportantes; solo los Aportantes que tengan perfil de administrador podrán realizar estos cambios. Autoliquidación de planilla Envío y Pago de planilla C lt Junio de 2005 Confidencial Página 13 de 20

14 A través de esta opción el Aportante (administrador), podrá realizar las siguientes acciones: - Agregar un nuevo usuario, ingresando el tipo de documento y el numero del documento, y podrá asignarle el perfil - Modificar el perfil actual de los usuarios de su empresa - Modificar los datos personales de todos los usuarios de la empresa - Eliminar uno o varios usuarios de su empresa CAMBIAR DE EMPRESA El Administrador del Aportante podrá autenticarse ante otra empresa a la cual le haya sido asignado un permiso. 5. AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES ELABORAR NUEVA PLANILLA Esta opción permite al Aportante elaborar una nueva planilla de autoliquidación integrada de aportes. El sistema generará mensajes informativos de los horarios activos para el pago. Para generar la nueva planilla el Aportante deberá ingresar por Continuar. Luego aparecerá una ventana adicional que le solicitará, el mes y el año que va a cotizar, y el mes y año para la liquidación de salud. Si el Aportante intenta liquidar un periodo nuevo, aparecerá la lista de planillas liquidada en otros periodos; si selecciona una de ellas, podrá tomarla como base e ingresar las novedades correspondientes. Luego se el Aportante deberá Continuar. Junio de 2005 Confidencial Página 14 de 20

15 Sección A. Datos generales planilla integrada En la sección A, el Aportante encontrará los datos generales de la planilla integrada, el sistema trae los siguientes datos por defecto: Razón social, Nit, Dirección, Teléfono y fax. Los demás datos deberán ser ingresados por el Aportante. - Representante legal - Nombre1 - Nombre 2 - Apellido 1 - Apellido 2 - Actividad económica - Tipo de empresa - Tipo de persona - Tipo de acción - Periodo de cotización: el sistema lo trae por defecto, del periodo seleccionado al crear la nueva planilla - Periodo de servicio salud: el sistema lo trae por defecto, del periodo seleccionado al crear la nueva planilla - Nueva ARP - Caja de compensación familiar: el Aportante podrá seleccionar la caja de compensación a la que están afiliados mayor número de empleados. En caso de que algún empleado esté en una caja de compensación diferente podrá cambiarlo mas adelante. - Forma de presentación Junio de 2005 Confidencial Página 15 de 20

16 Sección B. Liquidación Detallada de Aportes Planilla INTEGRADA. En la sección B, el Aportante encontrará la planilla integrada; para comenzar a trabajar en la planilla el Aportante debe hacer clic en la Agregar nueva línea para ingresar a cada empleado. Al agregar la nueva línea aparecerá una nueva ventana, donde se debe comenzar a llenar todos los datos de los empleados, y las novedades en caso de que existan. Datos: Tipo de documento Número de documento Nombre Novedades: ING: Ingreso, RET: retiro, TDA: traslado de otra administradora, TAA: Traslado a otra administradora, VSP: Variación de salario permanente, VST: Variación de tarifa especial, SLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada, IGE: Incapacidad general, LMA: Licencia de maternidad, VAC: vacaciones, AV: Aportes voluntarios, VCT: Variación centro de trabajo, Incapacidad profesional. Si es la primera vez que ingresa el empleado debe seleccionar la novedad ING ingreso. En la ventana solo aparecen las siglas de cada una de las novedades, si el Aportante quiere saber que significa cada sigla podrá ubicarse encima de la sigla y aparecerá el significado completo. Si el empleado presentó en el periodo alguna novedad se deberá seleccionar la novedad, haciendo clic en la caja que aparece debajo de la sigla. Junio de 2005 Confidencial Página 16 de 20

17 Salario básico: Pensiones: Salud: Riesgos Parafiscales Cuando ya se hayan ingresado todos los datos, se hace clic Actualizar línea. Para ingresar nuevos empleados se debe seguir el mismo procedimiento descrito. NOTA IMPORTANTE: En la parte inferior el Aportante encuentra una barra donde está el botón de Guardar; cada vez que haga un cambio deberá hacer clic en ese botón, ya que si no lo hace podrá perder lo cambios que haya hecho. Sección C. Autoliquidación aportes del periodo Paso 1 de 3 En la sección C, encuentra la autoliquidación de aportes del periodo recopilado en una sola planilla; para ingresar a esta sección el Aportante deberá hacerlo por el botón enviar, que se encuentra en la parte inferior. Aparecerá el resumen de Administradoras por subsistema. El Aportante podrá verificar la información, y luego podrá Continuar. Junio de 2005 Confidencial Página 17 de 20

18 Paso 2 de 3. Pago Aparece la pantalla con los valores a pagar a cada una de las empresas. En este momento el Aportante podrá hacer el pago a través del sistema PSE. Para realizar el pago debe tener en cuenta que la hora máxima 4:30 p.m. Si el pago se ha realizado exitosamente, el SOI entregará al Aportante el comprobante de pago correspondiente. Junio de 2005 Confidencial Página 18 de 20

19 RECUPERAR PLANILLA GUARDADA Una vez el Aportante haya guardado la planilla completa, de un periodo, podrá recuperar la planilla guardada para continuar trabajando en un momento posterior. ENVIO DE ARCHIVO UNIFICADO El Aportante podrá cargar al sistema un archivo en formato plano, de acuerdo con las especificaciones de la resolución 1303, haciendo clic en examinar y seleccionando el archivo que va a enviar; luego el Aportante debe hacer clic en continuar. El sistema generará el resultado de la validación del archivo, indicando la línea en que se presenta el error, o generando un mensaje de reconocimiento exitoso del archivo con el cual el Aportante podrá continuar el proceso de envío y pago. 6. CONSULTAS AUTOLIQUIDACIONES POR EMPRESA La consulta de autoliquidaciones por empresa, le permite al Aportante ver los aportes que ha realizado por periodos definidos. Junio de 2005 Confidencial Página 19 de 20

20 El resultado de la consulta se muestra de la siguiente manera: Numero de envío Periodo cotizado Fecha de envío Estado transacción Administradora Planilla No Afiliados AUTOLIQUIDACIONES POR ADMINISTRADORA La opción de consulta por Administradora no está disponible para el Aportante. Junio de 2005 Confidencial Página 20 de 20