INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS

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1 INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS Página 1 de 7 INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS

2 INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS Página 2 de 7 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Tramitar la autorización para saldar cuentas bancarias de las diferentes Tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia, y, de ser el caso, adelantar ante la entidad bancaria las gestiones necesarias para saldarla y excluirla como cuenta bancaria exenta del GMF, en los casos en que aplique, de acuerdo con las políticas y normatividad establecidas. ALCANCE: Inicia con la evaluación de la solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria por parte de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, y finaliza con la solicitud a Soporte SGF QUIPU para cambiar el estado de la cuenta bancaria en el SGF QUIPU. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sedes, de Facultades y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Contribución financiera o Gravamen a los Movimientos Financieros GMF: Gravamen a las transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así como en cuentas de depósito en el Banco de la República, y los giros de cheques de gerencia. No aplica para transacciones efectuadas con recursos de la Nación. 2. Cuenta corriente: (1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 3. Cuenta de ahorro: Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee, mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 4. Saldar cuenta bancaria: Se presenta cuando el contrato de cuenta corriente, se termina unilateralmente por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la cuenta, o de común a cuerdo entre el banco y el cliente. 5. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 6. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Por efectos de liquidación de contratos o convenios que hayan exigido apertura de cuenta para manejo exclusivo de recursos, la cuenta bancaria debe saldarse dentro del término de liquidación del contrato o en su defecto en un término no mayor a dos (2) meses después de la fecha del último giro. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Evaluar la solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria El Gerente Nacional Financiero Administrativo debe evaluar la solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria enviado en comunicación escrita por los funcionaros delegados.

3 INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS Página 3 de 7 Para el caso de cuentas bancarias donde se manejen recursos de destinación específica (Contratos o Convenios) se debe anexar copia de la liquidación del contrato. Cuando la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, conforme lo establecido en el informe trimestral, emitido aplicando la metodología de riesgo crediticio, considere que la entidad bancaria representa un alto riesgo para el manejo de los recursos de la Universidad, recomendará al delegado que adelante el trámite necesario para saldar las cuentas bancarias abiertas en dicha entidad. La solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria fue aprobada? Se debe evaluar la solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria, para determinar su aprobación siempre y cuando se cumpla con los requisitos y políticas vigentes. Sí: Informar a la Tesorería respectiva la autorización de saldar la cuenta bancaria, ir al numeral 3. No: Informar a la Tesorería solicitante la negación de la solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria, ir al numeral Informar a la Tesorería solicitante la no autorización para saldar la cuenta bancaria El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe informar la respuesta por escrito indicando el motivo por el cual no se autoriza la solicitud para saldar la cuenta bancaria. 3. Informar a la Tesorería respectiva la autorización de saldar la cuenta bancaria El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar comunicación escrita a la dependencia solicitante informando sobre la autorización para saldar la cuenta bancaria. La cuenta bancaria a saldar maneja recursos de la Nación, exentos del GMF? Sí: Solicitar a la entidad bancaria la expedición de certificación de la cuenta bancaria, ir al numeral 4. No: Efectuar los trámites para saldar cuentas bancarias, ir al numeral Solicitar a la entidad bancaria la expedición de certificación de la cuenta bancaria El tesorero debe solicitar a la entidad bancaria la expedición de certificación con la información de la cuenta bancaria de la cual se va a solicitar que sea excluida como cuenta exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros. 5. Elaborar, diligenciar y enviar documentación para excluir la cuenta como exenta del GMF El tesorero debe elaborar y enviar comunicación escrita a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa en donde solicite que se realice el trámite ante el Ministerio de Educación Nacional, para excluir la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros, adjuntando:

4 INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS Página 4 de 7 El formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro Nacional, de cuentas bancarias reportadas para la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros, que tenga diligenciados los datos de la cuenta a excluir. Ver formato cuenta reportada para la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros Dirección del Tesoro Nacional (Anexo 2) Certificación expedida por la entidad bancaria, con la información de la cuenta bancaria de la cual se va a solicitar que sea excluida como cuenta exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros. 6. Enviar documentación al Ministerio de Educación Nacional El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar al Ministerio de Educación Nacional, oficio remisorio en el cual se efectúa la solicitud del trámite para saldar la cuenta bancaria, con su respectiva justificación, adjuntando la siguiente documentación: El original del formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro Nacional, de cuentas bancarias reportadas para la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros, debidamente diligenciado. Certificación expedida por la entidad bancaria, con la información de la cuenta bancaria de la cual se va a solicitar que sea excluida como cuenta exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros. Copia del RUT de la Universidad Nacional de Colombia. La solicitud de saldar la cuenta exenta del GMF fue autorizada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público? Sí: Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional en donde notifiquen que la cuenta bancaria fue excluida como exenta del GMF, ir al numeral 8. No: Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional y establecer el motivo de la no aprobación de la solicitud para saldar la cuenta bancaria, ir al numeral Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional y establecer el motivo de la no aprobación de la solicitud para saldar la cuenta bancaria El Jefe de la División Nacional de Tesorería debe recibir y establecer el por qué no se dio la aprobación para saldar la cuenta bancaria, para corregir la información de la documentación de acuerdo con lo indicado en la comunicación del Ministerio de Educación. Ir al numeral 6, Enviar documentación al Ministerio de Educación Nacional. 8. Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional en donde notifiquen que la cuenta bancaria fue excluida como exenta del GMF El Gerente Nacional Financiero y Administrativo recibe la comunicación escrita, mediante la cual se notifica que la cuenta bancaria fue excluida como cuenta exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros.

5 INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS Página 5 de 7 9. Notificar a la Tesorería sobre la aprobación de excluir la cuenta bancaria como exenta del GMF El Jefe de la División Nacional de Tesorería debe notificar a la Tesorería solicitante al interior de la Universidad Nacional de Colombia, la aprobación de saldar la cuenta bancaria exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros para el manejo de recursos de la Nación. 10. Efectuar los trámites para saldar cuentas bancarias El tesorero o quien haga sus veces, debe realizar los siguientes trámites para saldar la cuenta bancaria, en un término no mayor a sesenta (60) días: a. Elaborar oficio firmado por el funcionario delegado para saldar cuentas bancarias, según corresponda, como se relaciona a continuación, donde informe la decisión de saldar la cuenta bancaria, el cual debe ser enviado a la entidad bancaria en la que se tiene la cuenta bancaria que se va a saldar: ÁREA DE GESTIÓN DELEGADO 1. Nivel Nacional y Sede Tumaco: Gerente Nacional Financiero y Administrativo. 2. Sedes de Presencia Nacional: Director de Sede. 3. Editorial U.N.: Director de la Editorial U. N. 4. Unimedios: Director de Unimedios. 5. Unisalud y Fondo Pensional Bogotá: Director de Unisalud Bogotá. 6. Nivel Central de la Sede Bogotá: Vicerrector de la Sede Bogotá. 7. Fondos Especiales de las Facultades de la Sede Bogotá: Decanos de Facultades de la Sede Bogotá. 8. Sede Medellín: Vicerrector de la Sede Medellín. 9. Unisalud y Fondo Pensional Medellín: Director de Unisalud Medellín. 10. Sede Manizales: Vicerrector de la Sede Manizales. 11. Unisalud y Fondo Pensional Manizales: Director de Unisalud Manizales. 12. Sede Palmira: Vicerrector de la Sede Palmira. 13. Unisalud y Fondo Pensional Palmira: Director de Unisalud Palmira. 14. Fondo Especial de la Dirección Académica de la Sede Bogotá: Vicerrector de la Sede Bogotá.

6 INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS Página 6 de 7 De tratarse de cuentas corrientes, en este oficio se debe efectuar la devolución de los cheques no utilizados, cuando haya cheques disponibles y solicitar expedición por parte de la entidad bancaria de la certificación indicando que la cuenta ya fue saldada. b. Efectuar la conciliación bancaria a la fecha en que se saldará la cuenta bancaria, la cual debe estar sin partidas pendientes por depurar, con saldo en ceros y sin deudas pendientes (retenciones, comisiones, etc) por parte del banco con cargo a esa cuenta. Esta es la ruta que debe seguir en el SGF QUIPU para conciliar bancos: SGF QUIPU: Tesorería>Operativo>Conciliación>Conciliación bancos c. Diligenciar y enviar a la División Nacional de Tesorería, a más tardar a los tres (3) días hábiles siguientes a la terminación del contrato de cuenta bancaria, el formato información para abrir o saldar cuentas bancarias, junto con la certificación expedida por la entidad bancaria indicando que la cuenta fue saldada. El incumplimiento de éste trámite dará lugar a la suspensión de apertura de nuevas cuentas bancarias. Ver formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias 11. Recibir y verificar contenido del formato información para abrir o saldar cuentas bancarias El Auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería debe recibir y verificar el correcto y completo diligenciamiento del formato información para abrir o saldar cuentas bancarias. 12. Actualizar la base de datos de cuentas bancarias de la División Nacional de Tesorería El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería debe actualizar la base de datos en Excel ingresando la información de la cuenta bancaria a saldar, a partir de la información relacionada por la respectiva Tesorería en el formato información para abrir o saldar de cuentas bancarias junto con la certificación expedida por la entidad bancaria, en donde se relacione la información de la cuenta bancaria saldada. 13. Solicitar a Soporte SGF QUIPU cambiar el estado de la cuenta bancaria en el SGF QUIPU Para solicitar la inactivación de la cuenta bancaria, el tesorero debe remitir la solicitud a Soporte SGF QUIPU adjuntando copia del formato información para abrir o saldar cuentas bancarias, debidamente diligenciado. Esto sin perjuicio de que el formato debe ser remitido a la División Nacional de Tesorería.

7 INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS Página 7 de 7 Ir procedimiento: Parametrizar el SGF QUIPU (Proceso Coordinación y gestión de procesos administrativos y financieros) Fin del Instructivo ELABORÓ CARGO Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista REVISÓ CARGO Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Ángel Múnera Pineda Gerente Nacional Financiero y Administrativo FECHA Mayo 14 de 2010 FECHA Mayo 20 de 2010 FECHA Abril 09 de 2012