Organismo de Acreditación Ecuatoriano. Procedimiento Operativo

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1 Organismo de Acreditación Ecuatoriano PO Organismo de Acreditación Ecuatoriano R Acreditacion GLOBALGAP Pág. 1/8 PO14 R Procedimiento Operativo ACREDITACION BAJO LINEAMIENTOS GLOBALG.A.P. El presente documento se distribuye como copia no controlada. Su revisión vigente debe ser consultada en la página web OAE, Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: DC DC DGC J. C. Benítez M. Romo R. Rojas Fecha: Fecha: Fecha:

2 INDICE 1. OBJETO... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 2. ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN REQUISITOS DE ACREDITACION Solicitud de acreditación Evaluación del OC Testificaciones PROCESOS POST ACREDITACION REGISTROS ANEXOS... 7 Pág. 2 de 8

3 OBJETO El presente documento describe las particularidades del procedimiento de acreditación establecido por el Organismo de Acreditación Ecuatoriano (OAE) para otorgara, mantener, ampliar, reducir, renovar, suspender o retirar la acreditación de organismos de certificación de productos que hayan optado por la acreditación con alcance de cualquiera de los ámbitos y sub ámbitos de GLOBALG.A.P. ALCANCE El procedimiento de este documento detalla aspectos puntuales a ser cumplidos en el proceso de acreditación de organismos de certificación de productos que opten por la certificación de acuerdo a lineamientos GLOBALG.A.P., y aspectos que el OAE realizará para cumplir con lo establecido en los documentos normativos de GLOBALG.A.P. y aquellos a los que GLOBALG.A.P., hace referencia. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los documentos mencionados a continuación son aplicables junto con este procedimiento. La lista no es excluyente de otros documentos y constituye una guía informativa. Documentos Internos: PA02 Procedimiento de acreditación para Organismos de Certificación Criterios de acreditación aplicables, tanto generales como específicos OAE CR GA03 Criterios generales de acreditación para organismos que operan sistemas de certificación de productos OAE CR GA04 Criterios generales para la utilización de uso del símbolo y referencia a la condición de acreditado PO01 Procedimiento operativo pre-evaluaciones para organismos de evaluación de la conformidad. PG08 Procedimiento general de tratamiento de quejas PG10 Procedimiento general de funcionamiento de la comisión de acreditación PG11 Procedimiento general de apelaciones PG12 Procedimiento general de subcontrataciones y evaluaciones conjuntas PO01 Pre-evaluaciones para organismos de evaluación de la conformidad PO02 Calificación y seguimiento de evaluadores y expertos PO04 Evaluación de OEC PO05 Visitas de testificación a organismo de certificación` PO07 Uso de laboratorios por OI y OCP PO10 Designación del equipo evaluador PO11 Decisiones de acreditación PO12 Acreditación transfrontera PO13 Acreditación de OEC con localizaciones críticas Pág. 3 de 8

4 Documentos externos: NTE INEN-ISO/IEC Evaluación de la conformidad Requisitos generales para los organismos de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad GFSI Requirements on the Application of Conformity assessment General requirements for ISO/IEC 17011:2004 (Feb, 2009) accreditation bodies accrediting conformity assessment bodies GUIA GPE INEN ISO/IEC 65:2006 Requisitos generales para organismos que operan sistemas de certificación de producto. NORMA INEN ISO/IEC 17065:2012 Requisitos para organismos que certifican productos, procesos y servicios. IAF MD 12: 2013 Evaluación de las Actividades de Certificación para acreditación Transfrontera GLOBALGAP_Letter_MoU_OAE_ Memorandum de entendimiento (MoU) entre OAE y GLOBALG.A.P Documentos normativos GLOBALG.A.P. - Reglamentos generales para el Aseguramiento Integrado de Fincas (GR-IFA) - Licencia y acuerdo de certificación - Sublicencia y acuerdo de certificación p - Puntos de control y criterios de cumplimiento IFA (CPCC) y sus respectivos checklists - Guías nacionales de interpretación - Acuerdos contractuales de Benchmarking DEFINICIONES Además de las definiciones establecidas en las Normas: NTE INEN ISO 9000, NTE INEN ISO/IEC 17000, NTE INEN ISO/IEC/17011, y las definiciones establecidas en el Reglamento General de GLOBALG.A.P. se aplican las siguientes: Foodplus GmbH: Sede de la secretaría GLOBALG.A.P. y representante legal que facilita las actividades y genera los documentos de GLOBALG.A.P.. Eurohandelsinstitut e.v (EIH): Instituto privado, sin fines de lucro y de educación ubicado en Colonia, Alemania, y el dueño del logotipo GLOBALG.A.P.. Acuerdo de Licencia y Certificación de GLOBALG.A.P.: Documento emitido por el esquema de certificación de GLOBALG.A.P., donde se establece los derechos y obligaciones del Organismo de Certificación para desarrollar actividades de auditoría, certificación y otorgamiento de licencias en el marco del Sistema GLOBALG.A.P. Acuerdo de Sub-Licencia y Certificación de GLOBALG.A.P.: Documento emitido por el esquema de certificación de GLOBALG.A.P., en el cual el organismo de certificación acreditado autoriza a sus clientes el uso de los certificados o las marcas de conformidad para sus productos de acuerdo con el esquema de certificación GLOBALG.A.P. Pág. 4 de 8

5 RESPONSABILIDADES Dirección Ejecutiva: Aprobar el documento y vigilar su cumplimiento. Establecer comunicación y suscribir convenios o contratos con organismos pares en caso de subcontratación, cuando sea requerido. Directores de Área: Responsables del cumplimiento de este procedimiento cuando se trate de acreditaciones para GLOBALG.A.P., y mantener informada a la Dirección General del proceso. Personal técnico y administrativo del OAE: Conocer el documento y cumplirlo en las actividades que les competa. Organismos de certificación: Para aquel que solicite acreditación GLOBALG.A.P., cumplir con el presente procedimiento, en lo que le corresponda, adicional a lo establecido en los procedimientos de acreditación respectivos. DESCRIPCIÓN REQUISITOS DE ACREDITACION Los procedimientos y procesos para acreditar organismos de certificación para GLOBALG.A.P. se encuentran detallados en los requisitos del OAE (PA02) y en los documentos normativos del esquema de certificación GLOBALG.A.P., para cada ámbito y sub-ámbito. Los requisitos administrativos y operacionales para el esquema de certificación GLOBALG.A.P., se encuentran descritos en los documentos normativos del esquema GLOBALG.A.P., para cada ámbito y sub-ámbitos, cuyas versiones más actuales se encuentran en la página web de GLOBALG.A.P. El OAE podrá subcontratar a otros organismos de acreditación siempre y cuando se cumplan con los requisitos establecidos por el OAE detallados en el procedimiento PG12 Procedimiento general de subcontrataciones y evaluaciones conjuntas, y que el organismo de acreditación extranjero sea firmante de los acuerdos MLA con el IAF y sean firmantes de los MoU con GLOBALG.A.P. 1.1 Solicitud de acreditación Adicional a lo establecido en el procedimiento de acreditación PA02, se debe considerar que previo a la presentación de la solicitud se deben considerar los alcances de acreditación detallados en el reglamento general de GLOBALG.A.P., y la Guía de Alcances de acreditación de organismos de certificación de productos orgánicos y GLOBALG.A.P establecidas por el OAE al respecto. El organismo de certificación (OC) solicitante puede requerir del OAE una pre-evaluación siguiendo lo establecido en el procedimiento PO01 Pre-evaluaciones para OEC. (En caso de preevaluaciones no incluir el detalle de la aprobación con GLOBALG.A.P.) Como uno de los requisitos establecidos por el OAE el OC solicitante debe presentar al OAE el Acuerdo de Licencia y Certificación de GLOBALG.A.P. firmado en un plazo no mayor a seis meses después de la evaluación in situ. En ningún caso se otorgará la acreditación si el OC no ha presentado el acuerdo de licencia y certificación de GLOBALG.A.P. Una vez considerada a la solicitud presentada por el OC como completa y tras la cancelación de los valores establecidos en la proforma del OAE, la dirección de certificación del OAE comunicará a la secretaría de GLOBALG.A.P. la información del OC solicitante y los alcances Pág. 5 de 8

6 que se han demandado para acreditación. Para detallar dicha información se seguirán las guías del GFSI que han sido establecidas para el manejo de esta información. En caso de OCs que posean localizaciones críticas, el OAE se basará conforme lo establecido en IAF MD 12: 2013 Evaluación de las Actividades de Certificación para acreditación Transfrontera. En el caso de ampliaciones de alcances, el OAE establecerá la realización de un proceso completo de acreditación antes de otorgar la ampliación de alcance Evaluación del OC El CIPRO podrá ser parte de las evaluaciones in situ o testificaciones que lleve a cabo el OAE, previa solicitud del CIPRO como iniciativa de un control conjunto. Para el cálculo de los días de evaluación, la Dirección de Certificación del OAE considerará el alcance de solicitud presentado y la necesidad de contratación de expertos técnicos. Los días de evaluación serán considerados de acuerdo a los siguientes criterios: En las evaluaciones in situ se podrá considerar el evaluar el alcance para dos sub-ámbitos en un día de evaluación in situ. Dentro del tiempo de las evaluaciones in situ mencionado arriba, el OAE evaluará expedientes de inspectores en función a cada sub-ámbito considerando al menos 1 expediente por subámbito solicitado en el alcance. En caso de tener una gran cantidad de inspectores se evaluará al menos el 10% de los expedientes de los inspectores, considerando tiempo adicional en caso de un número alto de expedientes a ser evaluados. Adicional a ello, dependiendo de la cantidad de clientes que el OC posea, el OAE deberá evaluar al menos el 10% de los expedientes (como mínimo 2), considerándose que se pueden evaluar de 6 a 8 expedientes por día de evaluación. Del 10% de los expedientes evaluados, estos se dividirán de forma equitativa para cada sub-ámbito solicitado. Los expedientes a ser evaluados serán seleccionados en base al riesgo del producto certificado y de acuerdo a su disposición geográfica, inspectores y tipos de productos. Los tiempos de evaluación en las vigilancias respetarán los criterios mencionados anteriormente, debiéndose ajustar los tiempos de evaluación de forma coordinada con el OC antes de cada vigilancia. En las evaluaciones, al momento de seleccionar los expedientes en la evaluación in situ se seleccionarán de la lista de clientes dándose preferencia a los expedientes que puedan estar en las siguientes situaciones: Clientes registrados/certificados para cada ámbito y sub/ámbito Proyectos transferidos de un OC a otro o certificados por más de un OC. Proyectos no registradas para re-certificación Proyectos con sanciones Proyectos suspendidos o con certificados retirados Resultados de las visitas sin aviso en opciones 1 y 2, dependiendo del alcance solicitado Los resultados de las auditorías CIPRO serán factores adicionales para considerar el tiempo de evaluación respectivo. Pág. 6 de 8

7 Testificaciones Serán realizadas al menos una testificación por cada sub-ámbito solicitado de acreditación. Serán realizadas al menos 1 testificación por cada 20 auditores, no siendo este el único factor de consideración al momento de seleccionar los procesos a testificar. En caso de que el OC posea proyectos certificados fuera del país de la oficina central del OC, en función al porcentaje de clientes ubicados fuera del paìs serán realizadas las testificaciones, es decir si el OC posee el 30% de sus clientes fuera del país, 1 de las 3 testificaciones será realizada fuera. Considerándose que las testificaciones serán acordadas con la Dirección de Certificación del OAE, se tendrá en cuenta de preferencia la realización de testificaciones a proyectos en Opción 2, proyectos en opción 1 con multisitios y en base al análisis de riesgos realizado en la evaluación in situ. Otro factor a considerar será el porcentaje de visitas sin aviso realizada por el OC evaluado, y los resultados de este. PROCESOS POST ACREDITACION El OAE una vez culminado el proceso de acreditación tal como ha sido detallado en el procedimiento PA02, es decir una vez emitida la resolución de acreditación, informará a la secretaría técnica de GLOBALG.A.P., sobre el resultado del proceso de acreditación y el lugar de la página web del OAE en donde puede GLOBALG.A.P., encontrar la lista de organismos acreditados. De igual manera el OAE mantendrá informado a GLOBALG.A.P., sobre cualquier ampliación, suspensión, reducción o retiro de la acreditación de un OC. El OAE mantendrá monitoreado el cumplimiento de los requisitos del OC acreditado mediante diversos mecanismos, entre estos los resultados de las auditorías CIPRO, quejas presentadas por los clientes certificados u otros, etc. Cualquier información que pueda generar un descrédito al proceso de acreditación del OAE relacionado a GLOBALG.A.P., el OAE tomará las acciones apropiadas como evaluaciones extraordinarias u otros establecidos en el procedimiento PA02. Cuando exista un cambio en la versión de los documentos normativos de GLOBALG.A.P., adicional a los requisitos establecidos por GLOBALG.A.P. el OAE solicitará la presentación de un plan de transición de los OCs para garantizar la adecuación de los procedimientos del OC a los nuevos documentos normativos. REGISTROS Ninguno ANEXOS Ninguno Pág. 7 de 8

8 Adición Supresión Organismo de Acreditación Ecuatoriano - OAE fin del documento Control de Cambios Fecha Revisión Modificaciones R00 Creación del documento Localización del cambio (artículo, numeral, etc.) Contenido Modificado Pág. 8 de 8