Gestão Documental Desafios para a Administração Pública. A Experiência da Gestão Documental em Espanha. Lisboa, 10 de julio de 2015

Transcripción

1 Gestão Documental Desafios para a Administração Pública A Experiência da Gestão Documental em Espanha Lisboa, 10 de julio de 2015 Miguel A. Amutio Gómez Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

2 1. Documento electrónico y transformación digital 2. Un marco legal exhaustivo relativo al documento-e 3. Dónde estamos 4. Qué hacer, 5 acciones claves 5. Retos y conclusiones

3 1. Documento-e y transformación digital

4 Documento-e y transformación digital Proporción creciente del soporte electrónico: Documento electrónico Expediente electrónico Archivo electrónico Registro electrónico Factura electrónica Receta electrónica Contratación electrónica Notificación electrónica... La gestión de los documentos electrónicos es clave para la transformación digital de la Administración (para la tramitación interna por medios electrónicos).

5 DTIC y transformación digital

6 En la Unión Europea Reglamento UE 910/2014 (eidas): artículo 46, efectos jurídicos de los documentos-e. Mercado Único Digital (DSM): promoción del documento-e en la UE. Marco Europeo de Interoperabilidad Acción 2.15 del Programa ISA

7 2. Un marco legal exhaustivo relativo al documento-e Una oportunidad que había que aprovechar.

8 Principio de seguridad jurídica Ley 30/1992 Ley 11/2007 RD 1708/2011 RD 4/2010 ENI Gestión documental Servicios Públicos Protección de datos de carácter personal LO 15/1999 RD 1720/2007 Ley 37/2007 RD 1495/2011 Norma técnica de Interoperabilidad Reutilización de la información Gestión de la información Seguridad RD 3/2010 ENS Ley 19/2013 Transparencia Interopera bilidad Accesibilidad RD 1494/2007 RD 4/2010 ENI Normas técnicas de interoperabilidad (Fuente: Elaboración propia)

9 El documento-e en la administración-e La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos: Incluye entre las piezas de la administración-e al documento-e, expediente-e y archivo-e. Y crea: el Esquema Nacional de Interoperabilidad, regulado por el RD 4/2010. el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el RD 3/2010. Más lo que establece el RD 1671/2009 sobre metadatos, copias, imágenes aportadas por los ciudadanos, destrucción, referencia temporal, expediente-e, archivo-e,

10 El Esquema Nacional de Interoperabilidad

11 ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos-e a lo largo de su ciclo de vida. Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos-e. Aplicarán medidas de seguridad (ENS - RD 3/2010). Formatos de los documentos: se aplicarán según lo previsto en el ENI. Digitalización de documentos en soporte papel, según la norma técnica de interoperabilidad correspondiente. + Normas técnicas de interoperabilidad

12 Esfuerzo en materia de documento electrónico Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle. Política de gestión de documentos electrónicos: Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e. Documento electrónico: Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para su intercambio. Condiciones relativas al acceso al documento. Fuente: Elaboración propia Expediente electrónico: Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para el intercambio de expedientes-e. Digitalización de documentos: Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e. Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad. Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen. Procedimientos de copiado auténtico y conversión: Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e. Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.

13 Normas técnicas Guías de aplicación Esquemas Modelos Otros documentos

14 + Guías de aplicación + Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica:

15 Seguridad jurídica y esfuerzo colectivo multidisciplinar El principio de seguridad jurídica ha presidido los desarrollos de las normas relativas al documento electrónico. Las normas técnicas de interoperabilidad: son resoluciones publicadas en el Boletín Oficial del Estado de aplicación a todas las AA.PP. Reflejan prácticas habituales para el tratamiento de cuestiones técnicas en otros sectores como son, por ejemplo, telecomunicaciones, edificación y obra civil. son el resultado de un esfuerzo colectivo de todas las AA.PP. multidisciplinar (expertos de tecnología, administración, archivos, normativa...)

16 Punto focal de información de archivo-e

17 Refuerzo por el Real Decreto 1708/2011 de Archivos

18 + Seguridad adecuada a riesgos y plazos ENI, RD 4/2010, art. 22: Se aplicará lo previsto en el ENS en cuanto a cumplimiento de: Principios básicos y requisitos mínimos. Medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que se almacenen los documentos. Se aplicarán medidas con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, protección, accesibilidad y conservación física y lógica de los documentos-e, sus soportes y medios, atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y a los plazos durante los cuales deben conservarse los documentos. ENS, RD 3/2010 Art. 7. Prevención, reacción y recuperación , el sistema garantizará la conservación de los datos e informaciones en soporte electrónico., a través de una concepción y procedimientos que sean la base para la preservación del patrimonio digital. Art. 21. Protección de información almacenada y en tránsito Forman parte de la seguridad los procedimientos que aseguren la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos-e producidos por las AA.PP. en el ámbito de sus competencias....

19 3. Dónde estamos?

20 La gestión del documento-e: dónde estamos? El soporte normativo y documental es muy completo y exhaustivo; sin embargo Fuente: Comisión Europea

21 4. Qué hacer? 5 acciones claves

22 [1] Implicar a los actores interesados Responsables Usuarios Expertos en archivos Tratamiento horizontal y multidisciplinar Expertos en TIC

23 [2] Elaborar y aprobar la política de gestión de documentos-e

24 Guía de aplicación de la NTI de Política de gestión de documentos-e

25 Modelo de Política de gestión de documentos-e Fuente: strategias/archivo_electronico/pae_politica_de_gestion_d e_documentos_electronicos.html

26 Ej.: Política de gestión de documentos-e del MINHAP Política Ponencias complementarias

27 [3] Aplicar los metadatos para la gestión del documento-e Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de algunas características del documento y facilitan la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento. Sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las entidades, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan. Proporcionan información estructurada o semi-estructurada que hace posible la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo. Mínimos obligatorios y complementarios. Se articulan en un esquema de metadatos. Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-emgde) que podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.

28 Esquema de metadatos para la gestión del documento-e (e-emgde)

29 [4] Utilizar herramientas adecuadas Contemplar los aspectos de archivo en la concepción de los sistemas de información (junto con implicaciones relativas a reutilización y transparencia). Herramientas de soporte a la gestión diaria de los documentos (control, almacenamiento y gestión de la documentación de los archivos de oficina). Ej.: Herramientas orientadas a proporcionar un repositorio seguro a los documentos (conservación permanente).

30 [5] Formación De los distintos agentes implicados. Y también de los ciudadanos. Para vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel al soporte electrónico: Marco legal Política Normas y procedimientos operativos Herramientas

31 5. Retos y conclusiones

32 Retos y conclusiones La transformación digital requiere abordar la gestión de los documentos-e. El soporte normativo, teórico y documental es muy completo y exhaustivo. Es necesario un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique a responsables, expertos en gestión documental y archivos, en TIC y usuarios. Continuar el esfuerzo de desarrollo: revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento-e (e-emgde); tratamiento de los metadatos complementarios, protocolos para intercambio de expedientes, bases de datos, Avanzar en la provisión de servicios y herramientas para la gestión de documentos-e. También de medios adecuados al trabajo diario con documentos-e. Vigilar lo que pueda consolidarse en la UE sobre el documento-e. [Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias entidades.

33 Muchas gracias Portal de la Administración Electrónica: