CONCILIACION BANCARIA

Transcripción

1 CONCILIACION BANCARIA

2 Instructivo Capítulo 1. Conciliación Bancaria En esta rutina de conciliación bancaria, el usuario podrá comparar la información entregada mensualmente en sus extractos bancarios contra los asientos contables digitados en la aplicación. TEMAS: 1. Adicionar una Conciliación 2. Proceso de Conciliación 3. Editar una Conciliación 4. Eliminar una Conciliación 5. Trucos de manejo VIDEOS EN:

3 Sección 1 Adicionar una Conciliación INSERTAR CONCILIACION Para iniciar el proceso de Conciliación Bancaria ingrese por la opción Contable - Conciliación, inserte un nuevo registro con los siguientes campos: Código: Es un Número autoincremental que el sistema asigna automáticamente identificando la conciliación. Desde: Fecha inicial donde se define el período inicial que va a contemplar la conciliación. Hasta: Fecha final donde se define el período final que va a contemplar la conciliación. Imagen 1.3 Calendario rango de Fecha Nombre: Información detallada de la conciliación. Imagen 1.1 Código Conciliación Imagen 1.2 Nombre Conciliación 2

4 Imagen 1.4 Búsqueda de Cuentas Cuenta: Código de la cuenta auxiliar que se va a conciliar. En caso de no recordar el código de la cuenta puede hacer uso de la búsqueda asociada a este campo, digitando parte del nombre ó parte del código. Para la rutina de conciliación nuestra aplicación Mekano ERP & CRM le brinda al usuario una gran ventaja y es poder conciliar no sólo los bancos y/o cuentas de caja; sino cualquier cuenta que desee revisar. Finalmente guarde los datos de la conciliación con la tecla [F3] e inicie el proceso de conciliación. Es de recordar que cada conciliación que se inserte se mostrará según el usuario que la insertó, es decir, las conciliaciones las puede consultar y modificar el usuario que la insertó. 3

5 Sección 2 Conciliando VERIFICANDO INFORMACIÓN Una vez adicionado el encabezado como se explicó en la sección anterior, se selecciona este y nos ubicamos en la pestaña MOVIMIENTO, que dependiendo del rango, nos muestra el movimiento respectivo a dicha cuenta. Imagen 1.5 Pestaña Movimiento Conciliación Al pasar a la pestaña se puede encontrar la siguiente información. Código Conciliado Fecha Tipo Prefijo Número Débito Crédito Base Cuenta Tercero Empleado Activo Centro Nota Descripción Casilla para seleccionar las partidas conciliadas. Fecha en que se realizó el movimiento. Código del documento donde se digitó el movimiento. Es el Prefijo del documento donde se digitó el movimiento. Número del documento donde se digitó el movimiento. Valor débito del movimiento que afecta la cuenta a conciliar. Valor crédito del movimiento que afecta la cuenta a conciliar. Valor de la base que afecta la cuenta a conciliar. Código de la cuenta, que es igual por cada conciliación Si la cuenta maneja tercero, muestra el nit del tercero que tenga dicho movimiento. Si la cuenta maneja empleado, muestra la cédula del empleado que tenga dicho movimiento. Si la cuenta maneja activo, muestra el código del activo que tenga dicho movimiento. Si la cuenta maneja centro, muestra el código del centro de costos que tenga dicho movimiento. La aclaración o nota que se haya digitado en el encabezado del documento. Módulo Conciliación Identifica el módulo por donde se realizó el movimiento. Número de la conciliación que se esta trabajando. 4

6 Imagen 1.6 Movimiento Conciliación CONCILIANDO PARTIDAS Imagen 1.7 Saldo Inicial Con esta información en pantalla, el primer paso que se debe r e a l i z a r e s e s adicionar en la parte inferior en saldo inicial del extracto Luego se debe pasar a conciliar las partidas, que se van encontrado en el extracto, para esto debemos usar la tecla [F2] en el campo Conciliado, esta tecla coloca y quita la selección del campo; automáticamente se van sumando en la parte inferior los débitos y los créditos respectivos. Se recuerda que el usuario que realice este proceso de conciliar y desconciliar partidas, debe tener en su perfil permiso para editar. 5

7 IMPRIMIENDO LA CONCILIACIÓN Una vez hayamos conciliado los registros, pasamos al módulo Consultas - Reportes - Contable - Conciliación Bancaria para realizar la impresión oprime la tecla [F7] o en la parte izquierda la opción de imprimir, en el cual damos como parámetro de entrada el código de la conciliación y el saldo inicial del extracto. 6

8 Sección 3 Editar una Conciliación EDITAR UNA CONCILIACIÓN Para editar una conciliación utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar, cambie el campo correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Nótese que el campo queda marcado habilitando la edición del mismo. La información que se puede editar en la conciliación es únicamente la de la pestaña Conciliaciones; pues la información que trae en la pestaña Movimiento NO es editable, solo es de consulta. Imagen 1.8 Edición Conciliación 7

9 Sección 4 Eliminar una Conciliación ELIMINAR UNA CONCILIACIÓN Para eliminar una conciliación bancaria se puede utilizar la tecla [SUPR] o el botón (-) que se encuentra en la barra de navegación, se debe tener en cuenta que no se puede eliminar una conciliación que ya tenga registros conciliados, si se desea eliminar se deben desconciliar primero los registros con la tecla [F2] y ya pasar a la eliminación de la conciliación. Imagen 1.9 Mensaje de alerta 8

10 Sección 5 Trucos de manejo TRUCOS DE MANEJO - Se puede conciliar cualquier cuenta. - Se pueden eliminar conciliaciones que no tengan registros conciliados. 9