CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE UN PLAN INFORMÁTICO

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1 CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE UN PLAN INFORMÁTICO I. INTRODUCCIÓN El propósito del presente documento es resumir algunos conceptos básicos sobre el tema de los planes informáticos formales que las organizaciones y/o empresas deben tener. Según una encuesta realizada en EE.UU., las empresas que poseían un plan informático formal, todas habían tenido éxito en satisfacer a sus usuarios, sin embargo de aquellas que no tenían un plan formal, casi un 30% había fracasado en el mismo cometido. II. QUÉ ES UN PLAN INFORMATICO? 1. Un plan informático formal es un proceso, expresado en un documento escrito y conocido por todos los usuarios de la unidad (Subgerencia, Subdirección, Departamento o Unidad) de Informática, el cual empieza con el desarrollo de objetivos, define estrategias y políticas para alcanzar tales objetivos, desarrolla planes detallados para asegurar que las estrategias se sigan con el fin de que tales objetivos se realicen en términos de productos y resultados concretos medibles por la unidad de Informática, por los usuarios y por el nivel Director de la empresa y/u organización, en parámetros no técnicos y exentos de ambigüedad. 2. Un plan informático formal no es un método para resolver problemas corrientes en cortos períodos, puesto que no permite competir con cambios inesperados en la Dirección, esto no es indicador de un error de concepto, pero prueba el riesgo adquirido en las actividades del Plan. 3. Un plan informático formal debe contemplar un horizonte que alcanza un período variable entre 3 y 5 años dependiendo del tamaño de la organización. No obstante el mismo debe ser revisado por lo menos en períodos anuales, y reformulado cada vez que se modifiquen en forma sustancial los objetivos y metas planteadas por el nivel Directivo de la organización. 4. Un plan informático formal además de un presupuesto de gastos, es un conjunto de planes interrelacionados cuya finalidad es básicamente satisfacer las necesidades de información que el sistema de decisiones de la organización requiere, en la cantidad, calidad, oportunidad y forma que cada nivel necesita. Lo anterior debe ser considerado en el marco de la velocidad de desarrollo y de la cantidad de alternativas, siempre crecientes, que el mercado de informática ofrece

2 III. ASPECTOS MÍNIMOS QUE DEBE CONSIDERAR UN PLAN INFORMÁTICO FORMAL 1. Objetivos y funciones de la unidad de Informática 2. Estrategias alternativas viables para alcanzar tales objetivos 3. Nivel de recursos se requiere para una operación estable, considerando el plan de sistemas vigentes 4. Actividades que tenderán a, o podrían ser discordantes 5. Factores de riesgo para el plan general y para cada plan componente 6. Nivel de crecimiento que se puede esperar para cada tarea y/o actividad de cada plan componente 7. Debido al cambio tecnológico constante, las probabilidades que existen en el mediano o largo plazo de: Instalar un nuevo computador o servidor Cambiar de sistemas operativos Cambiar de filosofía de proceso, vale decir: Proceso Centralizado Proceso Descentralizado Proceso Distributivo Una combinación de las anteriores. 8. Impacto que tendrán las consideraciones anteriores en términos de: recursos, capacitaciones, programas de desarrollo y cuál será la magnitud del esfuerzo involucrado 9. Impacto en los usuarios de los sistemas en cuestión y de las tecnologías usadas para su desarrollo y explotación IV. CONTENIDO DE UN PLAN INFORMÁTICO FORMAL EXITOSO 1. Aunque no existe una regla fija sobre el contenido específico de un plan informático formal, básicamente debido a lo vertiginoso de los cambios técnicos y de las necesidades de información de los usuarios, hay algunas guías que permiten formular un plan en términos que puedan ser leídos por aquellos que necesitan la información completa y suficiente como para responder a la mayoría de las preguntas que podrían ser formuladas. Es importante establecer que la razón para escribir el documento del plan, es comunicar los conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio y revisiones periódicas de las necesidades de los usuarios y de su compatibilidad con el plan vigente. 2. La preparación del documento debe ser lo suficientemente cuidadosa como para considerar los intereses de cada usuario actual o futuro, dimensionando las características de cada uno y las razones por las que se establecieron las prioridades para cada uno de los mismos

3 3. Contenido de un plan básico: 3.1. Resumen de la situación actual a) Hardware b) Software c) Redes d) Recursos humanos e) Sistemas vigentes y su estado f) Síntesis de una encuesta de satisfacción de usuarios g) Resumen de costos por cada concepto anterior 3.2. Resumen Ejecutivo a) Objetivos b) Premisas o supuestos básicos c) Resumen de planes componentes d) Análisis beneficio v/s compromisos 3.3. Sistemas de información a) Desarrollo de nuevos sistemas previstos b) Mantención adaptativa, correctiva y perfectiva de los sistemas vigentes c) Planes de contingencia para seguridad y respaldo 3.4. Recursos informáticos a) Justificación del equipamiento necesario b) Justificación del software básico y de desarrollo necesario c) Justificación de los recursos humanos necesarios y de las necesidades de capacitación 3.5. Planes componentes a) Perfil del equipo en el tiempo b) Perfil de sistemas y resultados en el tiempo c) Perfil de recursos humanos y de capacitación necesarias d) Flujos de recursos económicos e) Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada órgano afectado por el plan informático formal f) Plan de seguridad y auditoría computacional 4. Documentos de trabajo asociados: 4.1. Informe de objetivos de la organización y de cada componente de la misma, identificando las misiones y tareas de cada uno 4.2. Informe de premisas y supuestos básicos considerados para cada nivel de la organización 4.3. Evaluación de la realización pasada del plan 4.4. Evaluación de las debilidades y fortalezas de la unidad de Informática, (ver Anexo 2) 4.5. Relación de estrategias y su evaluación para alcanzar los objetivos del punto Sistemas de información para usuarios con los estudios de factibilidad (operacional, técnica y financiera) necesarios 4.7. Evaluación de alternativas de software y de sus proveedores según pautas Anexo 1-3 -

4 4.8. Evaluación de alternativas de equipamientos y de sus proveedores según pautas Anexo Análisis económico de cada alternativa anterior Análisis de los recursos humanos disponibles y de su potencial técnico actual Análisis de los factores de riesgo o estabilidad de cada componente anterior Análisis de estado del arte informático en el país y de sus tendencias futuras V. ETAPAS DE CRECIMIENTO DE UN CENTRO INFORMÁTICO Etapa 1: Iniciación a) Reducción de costos en aplicaciones contables y administrativas b) Especialización con el fin de obtener el máximo rendimiento del computador c) Supervisión del nivel de Dirección Etapa 2: Expansión a) Proliferación de aplicaciones en todas las áreas funcionales b) Especialización para desarrollar variedad de aplicaciones c) Desarrollo orientado a la Dirección, generación de interfases para integración de información Etapa 3: Formalización a) Desarrollo o modificación de aplicaciones con énfasis en el control de recursos b) Especialización para controlar e incrementar el énfasis en resultados objetivos y en la nivelación de usuarios c) Control orientado a la Dirección Etapa 4: Madurez a) Desarrollo de bases de datos y aplicaciones en línea b) Especialización en bases de datos y teleprocesamiento c) Desarrollo de personal especializado en la planificación y control - 4 -

5 ANEXO 1 PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE El propósito de este anexo es servir de guía para la evaluación de las propuestas que se presenten por parte de los proveedores que se consideren en un eventual plan informático formal. La metodología sugerida está basada en la ponderación de los parámetros de evaluación que se agrupan en los siguientes ítemes: 1. Parámetros de costos: 1.1. Costos de compra, arriendo o leasing 1.2. Costos de mantención de hardware 1.3. Costos de mantención de software 1.4. Costos de instalación 1.5. Costos de entrenamiento 1.6. Costos de recursos humanos 1.7. Costos de migración 2. Parámetros técnicos: 2.1. Hardware a) Arquitectura del o los procesadores b) Tecnología de los discos c) Tecnología de respaldo (cintas y/o discos) d) Capacidad de crecimiento e) Rendimiento de la configuración f) Nivel tecnológico de la arquitectura propuesta (grado de modernización) g) Calidad de la mantención técnica h) Experiencias vigentes de la configuración propuesta o equivalente 2.2. Software a) Sistema Operativo. b) Software básico y de desarrollo c) Confiabilidad d) Portabilidad e) Distributividad f) Integración g) Flexibilidad h) Versatilidad i) Experiencias previas vigentes 2.3. Solvencia de la Empresa a) Económica b) Presencia en el mercado - 5 -

6 c) Respaldo de hardware d) Respaldo de software e) Soporte de entrenamiento f) Permanencia en Chile g) Tendencia de desarrollo tecnológico 2.4. Comprensión del Problema del Cliente a) Respecto del nivel del personal b) Respecto del tipo de aplicaciones c) Impacto en los recursos humanos del cliente de la solución propuesta d) Impacto de la solución propuesta en la etapa de migración de sistemas e) Metodologías de respaldos totales/parciales sin degradar el/los equipos, manteniendo el servicio a los usuarios conjuntamente con el desarrollo de sistemas f) Modalidad de contrato de mantención de hardware y software a suscribir g) Respecto de las tasas de crecimiento involucradas y su impacto en las modalidades de administración y explotación de los recursos informáticos a futuro 3. Parámetros de prueba 3.1. Software 3.2. Hardware 3.3. Soporte 4. Parámetros de migración Programas 4.2. Archivos 4.3. Entrenamiento 4.4. Configuración mínima inicial para migrar 4.5. Tiempo de migración 4.6. Requerimientos ambientales - 6 -

7 ANEXO 2 CRITERIOS PARA MEDIR EL ÉXITO DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA 1. Nivel de difusión y comprensión de los usuarios de los proyectos límites y de su desarrollo en el tiempo conjuntamente con los compromisos de cada participante. 2. Confiabilidad e integridad de los productos generados por la unidad de Informática, dado que esta unidad será puesta el tela de juicio cuando los sistemas de información no respondan a los requerimientos de los usuarios. 3. Respuestas rápidas a los requerimientos de los usuarios. Es importante porque es la llave de satisfacción del usuario, es fácil de medir y es un criterio familiar para los Directores, ejecutivos y para los usuarios. 4. Presupuestos y control de costos. Ocupa una alta prioridad, el presupuesto asignado la unidad de Informática y control de él. 5. Tranquilidad operacional. Significa la ausencia de tensión dentro de la unidad de Informática, los departamentos usuarios o entre la unidad de Informática y usuarios. 6. Uso de análisis de beneficio/costo de cada proyecto seleccionado. Refleja el continuo conocimiento que la unidad de Informática debe tener sobre la problemática de cada grupo usuario. 7. Metas de largo alcance. Refleja el sentimiento respecto de que la planificación racional mejorará las actividades de la unidad de Informática para dar mayor uso a cada fuente de recursos a su disposición. La mayoría de los ejecutivos de la unidad de Informática inspeccionan hasta el mayor nivel de detalle la planificación con el fin de que una mejora, beneficie a toda la organización. 8. Evaluación de la jefatura de Informática. Refleja el grado de cultura informática que el ejecutivo posee y su implicancia en la falta de decisiones en cada departamento usuario por no poseer bases concretas de análisis. 9. Promoción agresiva de la unidad Informática. Se refiere a la promoción de nuevas ideas y técnicas entre los posibles usuarios. 10. Personal calificado. Refleja la capacidad de optimizar el uso de los recursos y técnicas disponibles en la unidad de Informática conjuntamente con la vialidad de traspasar la explotación y mantención de los sistemas a los usuarios. 11. Conocimiento de las actividades de la organización. Estos no se pueden medir directamente, pero han sido considerados por algunas autoridades por ser un factor clave para la definición de los requerimientos de los usuarios. 12. Revisión de los trabajos de la unidad de Informática. En algunas situaciones es altamente evaluado, sin embargo por faltar generalmente estándares documentados y difundidos, no es un criterio considerado por los ejecutivos de la organización. 13. Uso de últimas tecnologías. Generalmente es considerado sólo como un antecedente de orden general, sin embargo si se acompaña de un análisis de impacto de las mismas adquiere una importancia extrema. 14. Rotación de personal. Es un criterio importante puesto que si es muy alta significa que la situación de la unidad de Informática no es capaz de motivarlos adecuadamente, en lo económico o tecnológico, sin embargo si la rotación no existe - 7 -

8 puede significar que el personal está fuertemente motivado o bien que es de un nivel tan bajo que no posee alternativas ocupacionales. 15. Nivel de seguridad de la unidad de Informática. Es un factor numérico que refleja el nivel de riesgo que posee dicha unidad sobre la administración y control de los recursos informáticos y de la adquisición, proceso y distribución de los mismos Lo anterior implica obligadamente poseer normas escritas y conocidas sobre procedimientos de seguridad y auditorías computacionales con planes de contingencia debidamente probados, según la siguiente estrategia: Identificación de vulnerabilidades, de su costo y de su probabilidad de ocurrencia Identificación de las contramedidas alternativas posibles, de su costo y nivel de efectividad Determinación de procedimientos para implementar las contramedidas seleccionadas y de los métodos de control sobre la aplicación de las mismas (auditoría) Los aspectos a considerar son los siguientes: Acceso físico a los recursos informáticos Acceso lógico a los recursos informáticos Acceso a los medios de comunicación de datos Acceso a la información que se ingresará o se obtendrá del medio computacional Aspectos de fuerza mayor tales como: Incendios Inundaciones Sismos Atentados (sabotaje) Aspectos de personal tales como: Grado de conocimiento de los equipos, sistemas, planes y procedimientos de la unidad de Informática Nivel de motivación y/o moral Acceso a los recursos de la unidad de Informática o de los usuarios Legislación vigente o falta de la misma sobre el tema Conocimiento del proveedor de la problemática de la unidad de Informática y de sus usuarios Control de la información documental existente sobre planes, sistemas, equipos y demás componentes del quehacer informático Análisis de debilidades y fortalezas del o los proveedores actuales o alternativos - 8 -