PORTAL DE PROVEEDORES MANUAL DE FACTURACIÓN

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1 PORTAL DE PROVEEDORES MANUAL DE FACTURACIÓN

2 TABLA CONTENIDO A. CONFIDENCIALIDAD... 2 B. MAPA Y PROCESO DE LA APLICACION... 3 C. ACCESO AL PORTAL DE PROVEEDORES... 5 APARTADO PARA PROVEEDORES... 6 i. CONSULTAS Información del Proveedor... 6 a) Contratos... 7 b) Ordenes de Compra Facturas... 9 ii. FACTURACIÓN Ingreso de Facturas Cambio / Cancelación Folio de Captura a) Agregar factura b) Borrar factura c) Reimprimir Folio de Captura d) Cancelar Folio de Captura iii. REPORTES Informe de Recepción Folio de Captura Devoluciones APARTADO DE USUARIOS DE CUENTAS POR PAGAR Ingreso de Documentos Reimpresión de Contra recibo Manual de Usuarios Página 1 de 33

3 A. CONFIDENCIALIDAD Confidencialidad de la información Toda la información contenida en los sistemas del Grupo Herdez es propiedad de la empresa: Texto Cantidades Documentos Electrónicos Gráficas Video Sonido Logotipos Imágenes La consulta, la impresión y el copiado de cualquier información de la empresa es responsabilidad de cada usuario. Las marcas, avisos comerciales, publicidad, propaganda, frases corporativas-institucionales, "jingles" y/ó leyendas y/ó lemas definitorios de las campañas de imagen institucional, de relaciones públicas, de publicidad ó de diseño de marca, así como cualquier diseño y/ó cualquiera otro material de Propiedad Industrial, o de derecho autorial, descritos o mencionados en cualquiera de los sistemas, son propiedad exclusiva de Grupo Herdez, por lo que se encuentran protegidos por las legislaciones internacional y mexicana vigentes que correspondan. Todo acto o intento de violación y/o acceso a cualquier sistema de información de Grupo Herdez, sus empresas, marcas y filiales, ya sea para la extracción de información, códigos de construcción, códigos de seguridad o para la introducción de códigos o estructuras ajenas a los sistemas de Grupo Herdez, para su alteración o daño, será sancionado conforme a las leyes vigentes Penales, Mercantiles, Civiles, de Propiedad Industria y/o cualquier otra aplicable de los Estados Unidos Mexicanos.

4 B. MAPA Y PROCESO DE LA APLICACION TESORERIA CXP ALMACÉN PROVEEDOR COMPRAS Manual de Usuarios Página 3 de 33

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6 C. ACCESO AL PORTAL DE PROVEEDORES En una pantalla de Internet Explorer ingrese la siguiente dirección en la barra correspondiente: mx Se abrirá la siguiente pantalla en donde deberá de ingresar: Usuario Contraseña Se desplegará la pantalla principal del modulo de FACTURAS, el cual contiene los menús de: i. Consultas ii. Facturación iii. Reportes Manual de Usuarios Página 5 de 33

7 APARTADO PARA PROVEEDORES i. CONSULTAS Muestra los datos generales del proveedor, así como las órdenes de compra, y contratos que este tiene; además de que también se pueden consultar las facturas del proveedor. 1. Información del Proveedor Ingrese al menú de Consultas y seleccione la opción Información del Proveedor.

8 a) Contratos De clic en la opción Contratos para visualizar los contratos asociados con el proveedor. Se abrirá la pantalla con la lista de los contratos del Proveedor donde podrá consultar la siguiente información: número de contrato, proveedor, descripción del proveedor, fecha de vigencia y estatus del contrato. Si desea consultar la información de algún contrato, de clic sobre él. Aparecerá una pantalla de consulta la cuál muestra el encabezado de contrato con la información general de este y debajo de ella se muestran las líneas asociadas a el. Si desea consultar alguna línea, de clic sobre el número de línea. Manual de Usuarios Página 7 de 33

9 Aparecerán las líneas asociadas al contrato, de clic en el botón de la línea que desee consultar a detalle. b) Ordenes de Compra Pantalla Pendiente De clic en la opción O.C. para visualizar las ordenes de compra que tiene el proveedor. Aparecerá un recuadro en la pantalla en el cuál deberá seleccionar los parámetros de fechas de las OC que desee que se muestren seguido de clic en el botón Aceptar. Se abrirá la pantalla con las Ordenes de Compra del proveedor correspondientes al rango de fecha anteriormente seleccionado. Aquí podrá consultar la siguiente información: orden de compra, comprador, línea, fecha, estatus, recurso, descripción, almacén, fecha vencimiento, cantidad ordenada, unidad de medida, cantidad recibida, precio unitario, moneda, cantidad facturada, monto de la orden e impuesto.

10 2. Facturas Ingrese al menú Consultas y seleccione la opción Facturas para ver las facturas ingresadas del proveedor. Se mostrará la siguiente pantalla, para consultar una factura seleccione la Fecha Inicio programada de pago y la Fecha Final programada de pago de la factura seguido de clic en el botón Consultar. Manual de Usuarios Página 9 de 33

11 También puede generar la consulta ingresando el número de Contra Recibo u Orden de Compra, o si así lo desea consultarlo dando clic en el icono del campo Contra Recibo u Orden de Compra, según sea el caso. Se abrirá la pantalla con la lista de Contra Recibos u Órdenes de Compra que se tengan en el rango de fechas seleccionadas. Puede buscar el número de Contra Recibo u Orden de Compra dando clic en los números de página o escribir el número en el campo de búsqueda después de clic en el botón Buscar. Seleccione el Contra Recibo u Orden de Compra dando clic en el icono seguido de clic en el botón Aceptar. Después de dar clic en el botón de Consultar aparecerá en la pantalla la factura deseada, si desea visualizar la información de esta en Excel, seleccione la factura dando clic en el icono seguido de clic en el icono Exportar a Excel.

12 Aparecerá la pantalla de descarga de archivos, de clic en el botón Abrir o Guardar según sea el caso para visualizar el documento. Se abrirá una hoja de Excel con los datos de la factura seleccionada. Cierre esta pantalla dando clic en el icono Cerrar. ii. FACTURACIÓN Nos permite ingresar las facturas del proveedor al sistema; modificar los Folios de captura generados (agregar factura, borra factura, reimprimir o cancelar un folio de captura) Manual de Usuarios Página 11 de 33

13 1. Ingreso de Facturas Ingrese al menú Facturación y seleccione la opción Ingreso de Facturas. Aparecerá la pantalla de Proceso de Ingreso de Facturas Informes de Recepción que muestra la siguiente información: Importes acumulados por informes de recepción seleccionados Facturas asociadas al Folio de Captura Proceso de Ingreso de Facturas Informes de Recepción Proceso de Ingreso de Facturas Informes de Recepción detalle de Informes de Recepción

14 Ingrese el número de Informe de Recepción u Orden de Compra seguido de clic en el botón Buscar. En el recuadro: 1. Proceso de Ingreso de Facturas Informes de Recepción se desplegará la información solicitada, si desea consultar el detalle de algún Informe de Recepción, de clic en el icono correspondiente al IR deseado. Se desplegará la siguiente información en el recuadro 2. Proceso de Ingreso de Facturas Informes de Recepción Detalle de Informes de Recepción: informe de recepción, fecha de entrada del recurso, almacén, número OC, línea, recurso, descripción, cantidad, unidad de medida, importe total, IVA, código impuesto y moneda. Seleccione el o los IR que desee facturar dando clic en el icono de la columna selección. Al seleccionar los IR automáticamente se llenarán los campos: subtotal, impuesto y total de la sección de IMPORTES ACUMULADOS. *NOTA* Si desea agregar varios IR a una misma factura, estos deben tener la misma compañía, sucursal y moneda de no ser así deberá facturarlos por separado. Ingrese la información requerida en el campo Serie de Factura, Número de Factura y seleccione o ingrese la fecha de la factura en el campo Fecha de Factura, en el campo Importe Impuesto capture la cantidad correspondiente al IVA de la Factura. De clic en el botón Continuar. Manual de Usuarios Página 13 de 33

15 Nota: El portal permite diferencias en los montos de hasta 0.99 Centavos por factura En la pantalla aparecerá un recuadro en donde nos pregunta si desea agregar más facturas al Folio de captura, si presionamos SI podremos ingresar mas facturas al Folio de captura, si presionamos la opción NO continuaremos con el proceso de validación de factura. El siguiente proceso consiste en validar la factura. A continuación se deben cargan los archivos XML y PDF de la factura. Se cargan ambos archivos (.XML y PDF) de la misma manera que en cualquier selección de archivos de Windows.

16 Los archivos seleccionados.xml y PDF deben de llamarse de la misma manera, lo único que cambia es la extensión. Posteriormente se presiona el botón Validar. A continuación nos enviará un mensaje de respuesta si la factura es válida o no. Si es comprobante es válido aparecerá la leyenda Comprobante Válido y se presiona el botón Aceptar. En caso de que la factura no sea válida se deberá corregir el error y volver a validar la factura. Si la factura ya se ha ingresado anteriormente, el sistema de validación nos dirá que ya está asociada a un comprobante y tendremos que seleccionar otra factura. Manual de Usuarios Página 15 de 33

17 Si la factura es válida después de presionar el botón aceptar, aparecerá en la pantalla un recuadro avisando que la información será registrada, si los datos anteriormente ingresados son correctos de clic en el botón Continuar. Importante En caso de tener alguna Devolución le aparecerá una pantalla en la cual debe ingresar la información de su nota de crédito. -Ingresar el folio y serie -Posteriormente debe dar clic en el icono de la columna de validar xml. Se adjunta la nota de crédito (xml y pdf) para su validación. Y se da clic en Validar. Si la nota de crédito es correcta se desplegará el siguiente mensaje. Se deberá de dar clic en Aceptar.

18 Al grabarse la factura correctamente aparecerá en la pantalla un mensaje informándole esto, además se le preguntará si desea imprimir el Folio de Captura. Para imprimir el Folio de Captura de clic en el botón Si. Se abrirá una pantalla mostrando el Folio de Captura, de clic en el icono Imprimir documento. O guardar en formato PDF Cierre esta pantalla haciendo clic en el icono Cerrar. Automáticamente se borraran los datos ingresados en la pantalla Proceso de Ingreso de Facturas Informes de Recepción. *Nota: En caso de haber agregado una nota de crédito en el folio de captura aparecerá el desglose de las facturas y las devoluciones así como el saldo final a pagar. Manual de Usuarios Página 17 de 33

19 2. Cambio / Cancelación Folio de Captura Ingrese al menú Facturación y seleccione la opción Cambio / Cancelación Folio de Captura De clic en el botón Consultar, en la pantalla aparecerán los Folios de captura registrados. Para ver el detalle de un Folio de Captura, de clic en el icono, se desplegará la siguiente información: factura, almacén, importe y moneda. Nota: si se requiere también se puede buscar por fecha o periodo a) Agregar factura Si desea agregar una factura al Folio de Captura seleccionado, de clic en el icono Agregar Factura. Se abrirá la pantalla de Proceso de Ingreso de Facturas Informes de Recepción con el mensaje de que se adicionará una nueva factura al folio de Captura. De clic en el botón Buscar.

20 En el recuadro: 1. Proceso de Ingreso de Facturas Informes de Recepción se mostrará la lista de los IR que tiene el proveedor. Seleccione el o los IR que desee agregar al folio de captura seleccionado dando clic en el icono de la columna selección. Ingrese la información requerida en el campo Serie de Factura, Número de Factura y seleccione o ingrese la fecha de la factura en el campo Fecha de Factura, en el campo Importe Impuesto capture la cantidad correspondiente al IVA de la Factura. De clic en el botón Continuar. En la pantalla aparecerá un recuadro preguntando si desea agregar más facturas al Folio de Captura, de clic en el botón No. El siguiente proceso consiste en validar la factura. A continuación se deben cargan los archivos XML y PDF de la factura. Se cargan ambos archivos (.XML y PDF) de la misma manera que en cualquier selección de archivos de Windows. Manual de Usuarios Página 19 de 33

21 Los archivos seleccionados.xml y PDF deben de llamarse de la misma manera, lo único que cambia es la extensión. Posteriormente se presiona el botón Validar. A continuación nos enviará un mensaje de respuesta si la factura es válida o no. Si es comprobante es válido aparecerá la leyenda Comprobante Válido y se presiona el botón Aceptar. En caso de que la factura no sea válida se deberá corregir el error y volver a validar la factura. Si la factura ya se ha ingresado anteriormente, el sistema de validación nos dirá que ya está asociada a un comprobante y tendremos que seleccionar otra factura.

22 Si la factura es válida después de presionar el botón aceptar, aparecerá en la pantalla un recuadro avisando que la información será registrada, si los datos anteriormente ingresados son correctos de clic en el botón Continuar. Al grabarse la factura correctamente aparecerá en la pantalla un mensaje informándole esto, además se le preguntará si desea imprimir el Folio de Captura. Para imprimir el Folio de Captura de clic en el botón Si. Se abrirá una pantalla mostrando el Folio de Captura, de clic en el icono Imprimir Documento. O guardar en PDF Cierre esta pantalla haciendo clic en el icono Cerrar. Manual de Usuarios Página 21 de 33

23 Al cerrar la pantalla anterior automáticamente aparecerá la pantalla de Cambio / Cancelación Folio de Captura, de clic en el icono para visualizar el Detalle del Folio de Captura seleccionado. b) Borrar factura Si desea borrar una factura de algún folio de captura ya ingresado, de clic en el icono y seleccione la que desee borrar dando clic sobre el icono Borrar Factura del Folio de Captura. Al volver a consultar el detalle del Folio de Captura, la factura seleccionada ya no aparecerá.

24 c) Reimprimir Folio de Captura MANUAL DE FACTURACIÓN Si desea reimprimir algún Folio de Captura, de clic en el botón Reimprimir Folio de Captura. O en el icono si se desea guardar en PDF Se abrirá una pantalla mostrando el Folio de Captura, de clic en el icono Imprimir Documento. O en el icono si se desea guardar en PDF Cierre esta pantalla haciendo clic en el icono Cerrar. Manual de Usuarios Página 23 de 33

25 d) Cancelar Folio de Captura Si desea cancelar algún Folio de Captura, de clic en el botón Cancelar Folio de Captura. Aparecerá una ventana de confirmación para dicha cancelación Automáticamente se borrará de la pantalla de Cambio / Cancelación Folio de Captura, el Folio de captura anteriormente seleccionado. iii. REPORTES Nos permite visualizar los Informes de Recepción así como los Contra Recibos generados.

26 1. Informe de Recepción Ingrese al menú Reportes y seleccione la opción Informe de Recepción. En la pantalla que aparecerá, seleccione la Fecha Inicial y la Fecha Final de los IR que desee se muestren en la pantalla. Y si desea especificar el almacén donde se encuentra el recurso, de clic en el icono del campo Almacén y selecciónelo. De clic en el botón Buscar, a continuación aparecerán los IR solicitados. También puede ingresar el número de Contra Recibo u Orden de Compra para acceder a la información especificada, o si así lo desea consultarlo dando clic en el icono del campo Orden de Compra, según sea el caso. Se abrirá la pantalla con la lista de Órdenes de Compra que se tengan en el rango de fechas seleccionadas. Manual de Usuarios Página 25 de 33

27 Puede buscar el número de Orden de Compra dando clic en los números de página o escribir el número en el campo de búsqueda seguido de clic en el botón Buscar. Seleccione la orden de compra dando clic en el icono seguido de clic en el botón Aceptar. Aparecerán en la pantalla los IR solicitados, para visualizar el reporte de alguno selecciónelo dando clic en el icono seguido de clic en el botón Genera Reportes. En seguida aparecerá el Informe de Recepción, cierre esta pantalla haciendo clic en el icono Cerrar.

28 2. Folio de Captura MANUAL DE FACTURACIÓN Ingrese al menú Reportes y seleccione la opción Folio de Captura. Aparecerá la siguiente pantalla, ingrese el campo de Número de Factura, Orden de Compra o Folio de Captura seguido de clic en el botón Consultar, o si lo desea solo presione el botón Consultar para visualizar todos los folios de captura pendientes. En la pantalla aparecerá la siguiente información: Folio de captura, Fecha, Importe, Moneda, Impreso. Si desea ver el detalle de algún folio de captura de clic en el icono de la columna detalle Manual de Usuarios Página 27 de 33

29 A continuación aparecerá la siguiente información del Folio de Captura seleccionado: factura, informe de recepción, orden de compra, recurso, línea, Folio de captura, importe, impreso, almacén, moneda, tipo y descripción. Si desea imprimir el Folio de captura, de clic en el icono. Se abrirá una pantalla mostrando el folio de captura, de clic en el icono Imprimir documento. O en el icono Si se desea guardar en PDF Cierre esta pantalla haciendo clic en el icono Cerrar. 3. Devoluciones Ingrese al menú Reportes y seleccione la opción Reporte Devoluciones. Aparecerá la siguiente pantalla, ingrese el campo de Fecha, seguido de clic en el botón Generar Reporte. La información se desplegará en un archivo Excel o en el formato que seleccione.

30 APARTADO DE USUARIOS DE CUENTAS POR PAGAR Proceso de Recepción de Documentos (Exclusivo para personal de Cuentas por pagar) 1. Ingreso de Documentos Ingrese al menú Facturación y seleccione la opción Ingreso de Documentos. *NOTA* ESTA OPCIÓN SOLO ESTARÁ DISPONIBLE PARA EL PERSONAL DE HERDEZ, LOS PROVEEDORES NO TENDRÁN ACCESO A ELLA. En esta pantalla se descargaran los datos que sean escaneados directamente del folio de captura, los cuales también pueden ser ingresados de manera manual, en los campos Proveedor y Número de folio de captura seguido de clic en el botón Busca. Se mostraran los folios de captura pendientes de procesar de los cuales podrá seleccionar el registro deseado haciendo clic en el icono Manual de Usuarios Página 29 de 33

31 Una vez seleccionado el registro nos mostrara en pantalla los datos de Facturas, Informes de Recepción y Orden de Compra y mostrándonos cuantos documentos se deben ser entregados junto con el folio de captura Aparecerá la siguiente información del contra recibo ingresado: factura, IR, fecha de factura, almacén, número de OC, línea, recurso, descripción, cantidad, UM, subtotal, impuesto, importe total y moneda. De clic en el botón Aceptar para recibir los documentos del proveedor. Aparecerá un recuadro con dos opciones, de clic en la opción Se acepta Folio de Captura, seguido de clic en el botón Aceptar. Si el proceso es satisfactorio, aparecerá un recuadro con el mensaje de que el cambio de estatus fue exitoso para todas las facturas del contra recibo seleccionado, de clic en el botón Aceptar para finalizar con la recepción del documento del proveedor. Una vez aceptada nos manda un mensaje en donde se pregunta si se desea imprimir el contra recibo

32 Se generara el Contra recibo el cual ya incluye la fecha de vencimiento del contra recibo. 2. Reimpresión de Contra recibo Dentro de la reimpresión de Contra recibo tenemos opciones de búsqueda (Numero de Factura, Folio de Captura, Orden de Compra, Numero de Proveedor) para facilitar el imprimir un contra recibo deseado de un cierto proveedor. Manual de Usuarios Página 31 de 33

33 Una vez que se selecciono un proveedor y nos mostró los contra recibos de este, se selecciona haciendo clic en el icono para ver el detalle de este y se hace clic en el icono para imprimirlo. Se imprime nuevamente el contra recibo actualizando los datos de día y hora de impresión