MANUAL DEL GERENTE GUÍA PRÁCTICA DE OPERACIÓN

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1 MANUAL DEL GERENTE GUÍA PRÁCTICA DE OPERACIÓN CODIGO EDICION FECHA DE EMISION PT-CB-06 1 JULIO DEL 2011 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS AL AREA DE CONTABILIDAD CONTROL DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES EDICION CAUSA Y DESCRIPCION DE LA ACTUALIZACION FECHA DE EDICION 1 Nueva creación 10 Julio 2011 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FT-MP-01 Revisión 0

2 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS AL AREA DE CONTABILIDAD I OBJETIVO: El presente procedimiento tiene como objetivo presentar la descripción de actividades para presentar la descripción de actividades para preparar y entregar al área de Contabilidad la documentación necesaria (gastos, pólizas de cheques, reportes mensuales del sistema) en tiempo y forma. II ALCANCE: El presente procedimiento es de carácter obligatorio para las sucursales. III RESPONSABILIDADES: D O C U M E N T O C O N T R O L A D O a) Gerente de sucursal: Es responsable de enviar toda la documentación en tiempo y forma necesaria para la comprobación de gastos. Es responsable de aclarar dudas con el Auxiliar de Contabilidad para asegurar el envío correcto de todos los reportes, relaciones de documentos y comprobantes de pago. Es responsable de confirmar todo envío de documentos físicos (vía mensajería) y electrónicos (vía mail). b) Auxiliar de Contabilidad: Es responsable de notificar al Gerente de Sucursal de inconsistencias en la recepción de los documentos (reportes, relaciones de documentos y comprobantes de pago) para su solución inmediata. Es responsable de notificar al área de Recursos Humanos cuando la documentación no se haya recibido en tiempo para la sanción que corresponda. CÓDIGO: PT-MP-01 EDICIÓN: 01 PAGINA: 1/8 FT-MP-01 Revisión 0

3 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS AL AREA DE CONTABILIDAD IV POLITICAS: No. Políticas Responsable Sanción 1 COMPROBANTES (GASTOS DE FONDO FIJO) 1.1 Todos los comprobantes de los gastos del Fondo Gerente de Fijo (Caja Chica) deben ser enviados en original. Sucursal 1.2 Todas las Relaciones de Gastos de Fondo Fijo (Caja Chica) deben ser enviadas al área de Contabilidad cada semana. Gerente de Sucursal D O C U M E N T O C O N T R O L A D O 2 POLIZAS DE CHEQUE Es obligatorio mandar la póliza de todos los cheques emitidos con sus comprobantes anexos en 2.1 original. 2.2 Todas las Relaciones de Pólizas de Cheque deben ser enviadas al área de Contabilidad cada semana. Gerente de Sucursal Gerente de Sucursal 3 REPORTES MENSUALES QUE EMITE EL SISTEMA (MINUTI, COCAE) Todos los reportes mensuales deben ser enviados vía mensajería (Estafeta) y deberán estar en el Gerente de 3.1 corporativo máximo el tercer día siguiente al cierre Sucursal de mes Queda estrictamente prohibido el envío de reportes mensuales incompletos. Todos los reportes mensuales deben ser impresos al final de la jornada laboral del mes respectivo para que quede completo con todos los días del mes. Gerente de Sucursal Gerente de Sucursal CÓDIGO: PT-MP-01 EDICIÓN: 01 PAGINA: 2/8 FT-MP-01 Revisión 0

4 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS AL AREA DE CONTABILIDAD V DEFINICIONES Y TERMINOS: Cheque: El cheque es un documento de pago inmediato, los cheques son girados a cargo de los bancos; quienes entregan talonarios numerados en serie. Para librar o girar un cheque el girador debe tener los fondos suficientes o sobre giro que le otorga el banco. Factura: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación. D O C U M E N T O C O N T R O L A D O Factura Electrónica: Fondo Fijo: Nota de Remisión: Nota de Venta: Póliza de Cheques: La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación. Es la evolución digital de la factura tradicional en papel y consiste en la transmisión de las facturas o demás comprobantes entre emisor y receptor por medios de comunicación electrónicos. Estas e-facturas incluyen las características y requisitos de las facturas tradicionales pero, que al ser electrónica, autentifica tanto el emisor como el contenido de la misma y le confiere veracidad. Es el Fondo de dinero destinado como Caja Chica para gastos pequeños que se necesite realizar inmediatamente en la sucursal. Es un documento que no es tan usual como la factura. En él se anotan los artículos vendidos y remitidos al cliente quien firma de conformidad al recibirlo. Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación. Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es un formato que permite obtener una copia fiel del cheque en el momento en que se realiza este documento lo venden en la papelería. Recibo: Ticket: Vale: El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales, sin embargo en algunas ocasiones los tickets son emitidos por contribuyentes, permitiendo de este modo formar parte del costo o del gasto para efectos tributarios. Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuenta del firmante del documento. CÓDIGO: PT-MP-01 EDICIÓN: 01 PAGINA: 3/8 FT-MP-01 Revisión 0

5 VI DESARROLLO DE PROCEDIMIENTO: GRUPO PREST AMIL, S.A. DE C.V. PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS AL AREA DE CONTABILIDAD NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 DOCUMENTOS A ENVIAR AL AREA DE CONTABILIDAD Envía a Contabilidad la siguiente documentación: 1.1 Gerente Comprobantes Gastos de Fondo Fijo (Caja Chica). Pólizas de Cheque. Comprobantes Gastos de Publicidad. Reportes Mensuales que emite el sistema (MINUTI, COCAE). D O C U M E N T O C O N T R O L A D O 2 COMPROBANTES (GASTOS DE FONDO FIJO) 2.1 Gerente 2.2 Gerente 2.3 Gerente 2.4 Gerente Justifica cada gasto que realiza del Fondo Fijo (Caja Chica) registrando de uno en uno en el formato Relación de Gastos de Fondo Fijo (código de control de documento FT-CT-01) Ver Anexo A. Envía al área de Contabilidad el sábado de cada semana antes de las 12:00 vía mail el formato Relación de Gastos de Fondo Fijo (código de control de documento FT-CT-01) Ver Anexo A. Confirma con el área de Contabilidad recepción de la relación enviada semanalmente. Concentra gastos del día primero al día último del mes en el formato Relación de Gastos de Fondo Fijo (código de control de documento FT-CT-01) Ver Anexo A, anexando documentos físicos con el soporte de todos los comprobantes en original: Vales Azules, Ver Anexo E Notas de Venta, Ver Anexo F Notas de Remisión, Ver Anexo G Facturas, Ver Anexo H Tickets, Ver Anexo H Facturas Electrónicas con Sello Bidimensional, Ver Anexo I Facturas Electrónicas con Cedula Fiscal, Ver Anexo J Y envía al área de Contabilidad vía mensajería (Estafeta) debiendo estar los documentos en el corporativo máximo el tercer día siguiente al cierre de mes. NOTA: El envío mensual de la Relación de Gastos de Fondo Fijo (código de control de documento FT-CT-01) Ver Anexo A y todos los comprobantes de los gastos deben ir completos y deben coincidir con las relaciones previas enviadas cada semana. 2.5 Gerente Anota el número de guía y confirma vía mail al área de Contabilidad cuando envié su documentación anexando el número de guía. CÓDIGO: PT-MP-01 EDICIÓN: 01 PAGINA: 4/8 FT-MP-01 Revisión 0

6 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS AL AREA DE CONTABILIDAD 2.6 Auxiliar de Contabilidad 3 POLIZAS DE CHEQUE Confirma con el Gerente de Sucursal la recepción del paquete de documentos. Cada que emite un cheque realiza póliza de cheque. 3.1 Gerente NOTA: Las pólizas de cheques deben ir con fotocopia del cheque original emitido no se aceptarán pólizas de cheque sin el fotocopiado del mismo. Ver Anexo D. D O C U M E N T O C O N T R O L A D O 3.2 Gerente 3.3 Gerente 3.4 Gerente Gerente 3.5 Conforme va gastando anexa a la póliza de cheque comprobante original y relaciona cheques emitidos en formato Relación de Pólizas de Cheque (código de control de documento FT-CT-02) Ver Anexo B. Envía al área de Contabilidad el sábado de cada semana antes de las 12:00 el formato Relación de Pólizas de Cheque (código de control de documento FT- CT-02) Ver Anexo B. Confirma con el área de Contabilidad recepción de la relación enviada semanalmente. Concentra pólizas de cheque del día primero al día último del mes en el formato Relación de Pólizas de Cheque (código de control de documento FT- CT-02) Ver Anexo B, anexando documentos físicos con el soporte de todos los comprobantes en original y envía al área de Contabilidad vía mensajería (Estafeta) debiendo estar los documentos en el corporativo máximo el tercer día siguiente al cierre de mes. Ejemplo los comprobantes en original pueden ser: Vales Azules, Ver Anexo E Notas de Venta, Ver Anexo F Notas de Remisión, Ver Anexo G Facturas, Ver Anexo H Tickets, Ver Anexo H Facturas Electrónicas, Ver Anexo I Facturas Electrónicas con Sello Bidimensional, Ver Anexo I Facturas Electrónicas con Cedula Fiscal, Ver Anexo J Recibos de Arrendamiento, Ver Anexo K NOTA: El envío mensual de la Relación de Pólizas de Cheque (código de control de documento FT-CT-02) Ver Anexo B y todos los comprobantes de las pólizas de cheque deben ir completos y deben coincidir con las relaciones previas enviadas cada semana. CÓDIGO: PT-MP-01 EDICIÓN: 01 PAGINA: 5/8 FT-MP-01 Revisión 0

7 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS AL AREA DE CONTABILIDAD 3.6 Gerente En caso de que haya un cheque cancelado: Envía cheque original cancelado y anexa a la póliza. 3.7 Gerente Anota el número de guía y confirma vía mail al área de Contabilidad cuando envié su documentación anexando el número de guía. D O C U M E N T O C O N T R O L A D O 3.8 Auxiliar de Contabilidad 4 COMPROBANTES (GASTOS DE PUBLICIDAD) 4.1 Gerente 4.2 Gerente 4.3 Auxiliar de Contabilidad Confirma con el Gerente de Sucursal la recepción del paquete de documentos. Justifica cada gasto que realiza por concepto de Gastos de Publicidad (Contrataciones para Eventos, Regalos, Volantero, Perifoneo, etc.) registrando de uno en uno en el formato Relación de Gastos de Publicidad (código de control de documento FT-CT-03) Ver Anexo C y anexa documentos físicos con el soporte de todos los comprobantes en original y envía al área de Contabilidad vía mensajería (Estafeta) debiendo estar los documentos en el corporativo máximo el tercer día siguiente al cierre de mes. Anota el número de guía y confirma vía mail al área de Contabilidad cuando envié su documentación anexando el número de guía. Confirma con el Gerente de Sucursal la recepción del paquete de documentos. 5 REPORTES MENSUALES QUE SE GENERAN DEL SISTEMA (MINUTI, COCAE) 5.1 Gerente Genera para el Sistema MINUTI los reportes mensuales siguientes: 1. Concentrado de movimientos mensuales. 2. Resumen de existencia de bóveda al último día del mes. 3. Existencia histórica de bóveda del 1 al último día del mes. 4. Resumen de existencia almoneda al último día del mes. 5. Resumen de existencia de cartera vencida al último día del mes. 6. Existencia histórica de cartera vencida del 1 al último día del mes. 7. Detalle de apartados de prendas del 1 al último día del mes. 8. Detalle de apartados de prendas al último día del mes. 9. Detalle de liquidaciones del 1 al último día del mes. 10. Resumen de venta al público del 1 al último día del mes. 11. Resumen de venta con billete extemporáneo del 1 al último día del mes. 12. Detalle de apartados vencidos del 1 al último día del mes. 5.2 Gerente Genera para el Sistema COCAE los reportes mensuales siguientes: 1. Reporte de concentrado de movimientos del 1 al último día del mes. 2. Resumen de operación diaria del 1 al último día del mes. 3. Reporte mensual de corte de caja del 1 al último día del mes. 4. Reporte mensual de contratos de mutuo del 1 al último día del mes. 5. Reporte mensual de contratos refrendados del 1 al último día del mes. CÓDIGO: PT-MP-01 EDICIÓN: 01 PAGINA: 6/8 FT-MP-01 Revisión 0

8 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS AL AREA DE CONTABILIDAD D O C U M E N T O C O N T R O L A D O 5.3 Gerente 5.4 Gerente 5.5 Auxiliar de Contabilidad 6. Reporte mensual de contratos refrendados extemporáneamente del 1 al último día del mes. 7. Reporte mensual de contratos finiquitados del 1 al último día del mes. 8. Reporte mensual de contratos finiquitados extemporáneamente del 1 al último día del mes. 9. Resumen mensual de ventas de prendas del 1 al último día del mes. 10. Resumen mensual de apartados vencidos del 1 al último día del mes. 11. Resumen mensual de apartados finiquitados del 1 al último día del mes. 12. Resumen mensual de apartados de prendas del 1 al último día del mes. 13. Reporte de existencia en bóveda por bolsa del último día del mes. 14. Existencia en almoneda (detalle) con fecha del último día del mes. 15. Resumen de existencia de contratos vencidos contratos en venta con fecha del último día del mes. 16. Resumen de existencia de apartados al último día del mes. Envía reportes mensuales que genera del sistema (MINUTI, COCAE) del día primero al día último del mes por vía mensajería (Estafeta) debiendo estar los documentos en el corporativo máximo el tercer día siguiente al cierre de mes. NOTA: Todos los reportes mensuales deben ser impresos al final de la jornada laboral del mes respectivo para que quede completo con todos los días del mes. Anota el número de guía y confirma vía mail al área de Contabilidad cuando envié su documentación anexando el número de guía. Confirma con el Gerente de Sucursal la recepción del paquete de documentos. CÓDIGO: PT-MP-01 EDICIÓN: 01 PAGINA: 7/8 FT-MP-01 Revisión 0

9 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS AL AREA DE CONTABILIDAD VII DOCUMENTOS DE REFERENCIA: D O C U M E N T O C O N T R O L A D O CODIGO No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica VIII FORMATOS A UTILIZAR: DESCRIPCION Ejemplo de Póliza de Cheque con comprobante Ejemplo de Vale Azul Ejemplo de Nota de Venta Ejemplo de Nota de Remisión Ejemplo de Factura con comprobante (Ticket) Recibo de Arrendamiento CODIGO DESCRIPCION FT-CT-01 Relación de Gastos de Fondo Fijo FT-CT-02 Relación de Pólizas de Cheque FT-CT-03 Relación de Pólizas de Cheque IX ANEXOS: CODIGO DESCRIPCION ANEXO FT-CT-01 Relación de Gastos de Fondo Fijo A FT-CT-02 Relación de Pólizas de Cheque B FT-CT-03 Relación de Gastos de Publicidad C No Aplica Ejemplo de Póliza de Cheque con comprobante D No Aplica Ejemplo de Vale Azul E No Aplica Ejemplo de Nota de Venta F No Aplica Ejemplo de Nota de Remisión G No Aplica Ejemplo de Factura con comprobante (Ticket) H No Aplica Ejemplo de Factura Electrónica I No Aplica Ejemplo de Recibo de Arrendamiento J CÓDIGO: PT-MP-01 EDICIÓN: 01 PAGINA: 8/8 FT-MP-01 Revisión 0

10 ANEXO A RELACION DE GASTOS DE FONDO FIJO NOMBRE DE EMPRESA Sucursal Fecha de Operación Impuesto Fecha No. Factura Proveedor Concepto Subtotal IVA Total Saldo OBSERVACIONES (Hospedaje) SALDO INICIAL 9 1 $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ Relación de Gastos de FONDO FIJO 4 $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $0.00 Responsable del Fondo 15 6 NOMBRE Y FIRMA GERENTE $ - $ - $0.00 $0.00 BASE DE DATOS GRUPO PRESTAMIL, S.A. DE C.V. 14 REV. 0 FT-CT-01

11 ANEXO A INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO: Relación de Gastos de Fondo Fijo OBJETIVO: Llevar un control de los gastos generados por la sucursal. ELABORACION: El Gerente de sucursal cada que realiza un pago. PRESENTACIÓN: Archivo (Excel) Base de Datos de Grupo Prestamil, S.A. de C.V. CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: (FT-CT-01) No. de Identific ación DICE DEBE ANOTARSE 1 Empresa: Razón Social a la que pertenece la sucursal. 2 Sucursal: Nombre de la Sucursal. 3 Fecha de Operación: Período en el cual se efectuaron los gastos. 4 Fecha: La fecha que viene en la Factura o Vale. 5 No. Factura: El número de serie asignado a la Factura. 6 Proveedor: Nombre fiscal del proveedor (razón social). 7 Concepto: Gasto efectuado. 8 Subtotal: En caso de vales o tickets se registra el importe total del gasto. En caso de factura se registra el importe del gasto no incluyendo el IVA. 9 Saldo Inicial: Se registra el importe asignado para gastos de Fondo Fijo (Caja Chica) en el mes. NOTA: El gasto máximo de Fondo Fijo debe ser de $1,000 la diferencia es absorbida por el Gerente. 10 Impuesto (Hospedaje): El importe del impuesto por el servicio de hospedaje. 11 IVA: Impuesto al Valor Agregado vigente a la zona correspondiente a la sucursal.

12 ANEXO A 12 Total: Se registra el: Subtotal + IVA En caso de que aplique este impuesto al gasto correspondiente. 13 Saldo: Saldo Inicial Total = Saldo 14 Observaciones: Especificar si es Vale o Ticket. Si está pendiente de envío la Factura. Cualquier otro detalle relevante que afecte a su registro contable en tiempo y forma. 15 Responsable del Fondo: Nombre y Firma del Gerente de Sucursal.

13 ANEXO B RELACION DE POLIZAS DE CHEQUE Relación de Pólizas de CHEQUE NOMBRE DE EMPRESA Sucursal Fecha de Operación Número de CTA: Banco: 5 Fecha No. Cheque Beneficiario No. Factura Proveedor Concepto Subtotal IVA Retención de ISR Retención de IVA Total Observaciones Responsable 18 NOMBRE Y FIRMA GERENTE BASE DE DATOS GRUPO PRESTAMIL, S.A. DE C.V. REV. 0 FT-CT-02

14 ANEXO B INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO: Relación de Pólizas de Cheque OBJETIVO: Llevar un control de la salida de cheques. ELABORACION: El Gerente de sucursal cada que emite un cheque. PRESENTACIÓN: Archivo (Excel) Base de Datos de Grupo Prestamil, S.A. de C.V. CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: (FT-CT-02) No. de Identific ación DICE DEBE ANOTARSE 1 Empresa: Razón Social a la que pertenece la sucursal. 2 Sucursal: Nombre de la Sucursal. 3 Fecha de Operación: Período en el cual se efectuaron los gastos. 4 Número de CTA: El número de cuenta bancaria asignada a la sucursal. 5 Banco: Razón Social a la que pertenece el número de cuenta bancaria de la sucursal. 6 Fecha: Fecha en que se elabora el cheque. 7 No. de Cheque: El número consecutivo del cheque a utilizar para efectuar el gasto. 8 Beneficiario: A quien va dirigido. 9 No. Factura: El número de serie asignado a la Factura. 10 Proveedor: Nombre fiscal del proveedor (razón social). 11 Concepto: Gasto efectuado. 12 Subtotal: En caso de vales o tickets se registra el importe total del gasto. En caso de factura se registra el importe del gasto no incluyendo el IVA. 13 IVA: Impuesto al Valor Agregado vigente a la zona correspondiente a la sucursal.

15 ANEXO B 14 Retención de ISR: NOTA: Esta celda debe llenarse únicamente en caso de que el gasto sea por concepto de arrendamiento (renta) u honorarios y la fórmula para su cálculo es: Renta x 10% 15 Retención de IVA: NOTA: Esta celda debe llenarse únicamente en caso de que el gasto sea por concepto de arrendamiento (renta) u honorarios y la fórmula para su cálculo es: Subtotal x 10.67% 16 Total: El importe neto del gasto. 17 Observaciones: Especificar si es Vale o Ticket. Si está pendiente de envío la Factura. Cualquier otro detalle relevante que afecte a su registro contable en tiempo y forma. 18 Responsable: Nombre y Firma del Gerente de Sucursal.

16 ANEXO C RELACION DE GASTOS DE PUBLICIDAD NOMBRE DE EMPRESA Sucursal Fecha de Operación Fecha No. Factura Proveedor Concepto Subtotal IVA Total Saldo OBSERVACIONES SALDO INICIAL 1 $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $ $0.00 $0.00 Responsable del Fondo 6 Relación de Gastos de PUBLICIDAD $ - $ - $0.00 $ NOMBRE Y FIRMA GERENTE BASE DE DATOS GRUPO PRESTAMIL, S.A. DE C.V. REV. 0 FT-CT-03

17 ANEXO C INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO: Relación de Gastos de Publicidad OBJETIVO: Llevar un control de los gastos generados por concepto de publicidad de la sucursal. ELABORACION: El Gerente de sucursal cada que realiza un pago por concepto de publicidad. PRESENTACIÓN: Archivo (Excel) Base de Datos de Grupo Prestamil, S.A. de C.V. CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: (FT-CT-03) No. de Identific ación DICE DEBE ANOTARSE 1 Empresa: Razón Social a la que pertenece la sucursal. 2 Sucursal: Nombre de la Sucursal. 3 Fecha de Operación: Período en el cual se efectuaron los gastos. 4 Fecha: La fecha que viene en la Factura o Vale. 5 No. Factura: El número de serie asignado a la Factura. 6 Proveedor: Nombre fiscal del proveedor (razón social). 7 Concepto: Gasto efectuado. 8 Subtotal: En caso de vales o tickets se registra el importe total del gasto. En caso de factura se registra el importe del gasto no incluyendo el IVA. 9 IVA: Impuesto al Valor Agregado vigente a la zona correspondiente a la sucursal. 10 Saldo Inicial: Se registra el importe asignado para gastos de Publicidad en el mes. 11 Total: Se registra el: Subtotal + IVA En caso de que aplique este impuesto al gasto correspondiente.

18 ANEXO C 12 Saldo: Saldo Inicial Total = Saldo 13 Observaciones: Especificar si es Vale o Ticket. Si está pendiente de envío la Factura. Cualquier otro detalle relevante que afecte a su registro contable en tiempo y forma. 14 Responsable del Fondo: Nombre y Firma del Gerente de Sucursal.

19 ANEXO D EJEMPLO: POLIZA DE CHEQUE Se fotocopia cheque en este espacio en blanco. NOTA: Estas pólizas (Block) se compran en la papelería. Se firma póliza de cheque Es muy importante registrar el concepto del pago realizado.

20 ANEXO D EJEMPLO: COMPROBANTE DE PAGO ANEXADO A LA POLIZA DE CHEQUE

21 ANEXO E EJEMPLO: VALE AZUL

22 ANEXO F EJEMPLO: NOTA DE VENTA

23 ANEXO G EJEMPLO: NOTA DE REMISION

24 ANEXO H EJEMPLO: FACTURA CON COMPROBANTE (TICKET)

25 ANEXO I EJEMPLO: FACTURA ELECTRONICA CON SELLO BIDIMENSIONAL Los Elementos Que Debe Contener Son: Verificar que la Dirección fiscal este correcta Sello Bidimensional CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet

26 ANEXO J EJEMPLO: FACTURA ELECTRONICA CON CEDULA FISCAL Los Elementos Que Debe Contener Son: Cedula Fiscal Verificar que la Dirección fiscal este correcta Cadena Original Sello Digital

27 ANEXO K EJEMPLO: RECIBO DE ARRENDAMIENTO NOTA: En el caso de que el recibo presente Dirección Fiscal verificar que esta correcta, así como el RFC. Verificar Fecha de Vigencia. NOTA: Todo documento a partir de la fecha de su impresión tiene una vigencia de 2 años Verificar que este bien calculado las retenciones efectuadas a los recibos de arrendamiento o de honorarios.