J Riveros: Motorizando los flujos de información con SAP

Transcripción

1 Historia de Éxito Maquinarias y Componentes J Riveros SAIC J Riveros: Motorizando los flujos de información con SAP

2 J Riveros SAIC Industria Maquinarias y Componentes Locación Chile Productos y Servicios Fabricación de piezas y accesorios para vehículos motorizados Soluciones y Servicios SAP SAP Business One Sitio Web Partner Visual K Facturación local Anual USD 30 millones Número de Empleados: 350 J Riveros es una empresa chilena que se dedica a la producción, importación y distribución de componentes para vehículos motorizados. Durante 10 años la empresa trabajó con un ERP de origen nacional, LISA, hasta que decidieron cambiar por SAP Business One, debido a la necesidad de contar con un flujo único de información, que fuera transversal a la empresa y que permitiera la integración de todas las áreas y una mayor fiabilidad en el momento de tomar decisiones estratégicas. 2

3 Una empresa con compromiso y visión J Riveros nace en noviembre de 1946, como un pequeño taller artesanal de rubro metalúrgico y metalmecánico que fabrica diversos objetos y también algunos repuestos automotrices. Desde su origen, el trabajo duro de su dueño permitió que en su primera década de vida la empresa creciera enormemente en número de empleados, volumen de producción y rentabilidad. En 1966 se produce un hito en su historia ya que se concretan los contactos con la prestigiosa marca MANN+HUMMEL de Alemania, que le otorga licencia técnica y de marca a J Riveros para fabricar en Chile filtros de aire, aceite y combustible. Su crecimiento sostenido la lleva a buscar nuevas tecnologías que le permitan continuar innovando y seguir siendo una empresa sólida y confiable. La visión de la empresa es mantener el liderazgo con productos y servicios de calidad, el desarrollo de ventajas competitivas a través de la innovación en los procesos, satisfaciendo siempre las necesidades y expectativas de sus clientes. Miguel Castro, Jefe Departamento de Informática, J Riveros. 3

4 La renovación tecnológica J Riveros había hecho un importante cambio en el sector tecnológico y este cambio implicaba también una nueva visión basada en la renovación de tecnología para todas las áreas de la empresa. El objetivo final era poder implementar un cambio de software. Había surgido la necesidad de contar con un flujo único de información que fuera transversal a la compañía y que les permitiera la integración de todas las áreas para así poder facilitar la toma de decisiones estratégicas. Las prestaciones que brindaba el ERP LISA 6.3 que había operado hasta el 2013, se volvieron insuficientes. Contábamos con un sistema ERP antiguo y varias aplicaciones construidas por la misma compañía en un lenguaje ya obsoleto, que eran software muy simples con capacidades básicas y que nos demandaban un complejo trabajo a la hora de realizar informes de gestión: muchas horas hombre y planillas Excel, explica Miguel Castro, Jefe Departamento de Informática de J Riveros. Los impulsores para la adquisición de esta nueva solución fueron directivos de nuestra compañía. Cuando la empresa, producto de su crecimiento, decidió evaluar qué era más conveniente para el negocio si continuar con la solución y actualizarla o bien instalar una nueva, se optó por un cambio. Los directivos se interiorizaron cómo SAP B1 enfrentaba problemáticas de negocio reales en las empresas centradas en la importación, fabricación y distribución de productos, que es el core de nuestra compañía, y la decisión de cambiar a SAP y Visual K fue contundente. Junto con la reducción de gastos, uno de los objetivos que esperábamos era contar con una visión rápida y completa de todos los elementos de la empresa, con los datos completos y en línea, podíamos conocer cómo estaba funcionando la relación entre las diferentes áreas. Miguel Castro, Jefe Departamento de Informática, J Riveros. 4

5 Prestigio y respaldo de SAP y VisualK De todas las opciones presentes en el mercado, tanto extranjeras como nacionales, J Riveros optó por SAP Business One, tanto por el prestigio y la trayectoria de la marca como también porque su principal socio de negocios en Alemania (MANN HUMMEL) ya contaba con una solución de SAP. También fue importante la elección del partner adecuado para llevar adelante el proyecto. J Riveros decidió enviar la licitación de los proyectos a varias compañías implementadoras, con los que se contactaron mediante diversos referentes. La decisión de elegir a VISUAL K se basó en las referencias muy positivas de otros clientes y la propuesta económica conveniente presentada. Las ventajas competitivas de SAP eran muy importantes. Al optar por esta solución J Riveros empezaba a contar con una herramienta muy potente para la canalización de la información corporativa, además de tratarse de una herramienta que destaca por ser robusta, es decir puede integrar muchos datos en un corto tiempo. El papel de VisualK fue clave. Creo que la fortaleza del partner es que al ser implementadores conocían muy bien la aplicación y con facilidad pudieron reconocer la mejor forma de organizar los procesos de acuerdo al perfil y la historia de nuestra compañía. Miguel Castro, Jefe Departamento de Informática, J Riveros. 5

6 Un equipo concentrado 100% en la capacitación La implementación no fue fácil debido a la complejidad de los procesos de trabajo internos de J Riveros, especialmente del área de producción ya que la compañía realiza tanto la producción de las piezas como el producto final. J Riveros cuenta con dos plantas, y por esto fue necesario ajustar el software a la actividad de dos grandes grupos de producción. El tiempo total de implementación fue de 10 meses y participaron 15 personas entre la gerencia del proyecto y los Key Users por el lado de J Riveros, y por parte del partner, VisualK otras 3 personas en forma directa. La empresa utilizó la metodología tradicional propuesta por VisualK. Para lograr el éxito se desarrollaron muchas reuniones que permitieran entender bien el negocio. Una vez que el partner comprendió y pudo vivenciar nuestro trabajo diario, llegamos a un acuerdo sobre el mejor proceso de implementación. Las personas seleccionadas garantizaron una validación de los procesos en función de los requerimientos de la empresa, explica Miguel Castro, Jefe Departamento de Informática. Una vez puesta en marcha la implementación, VisualK comenzó con el proceso de capacitación, directamente con modelos de información propios de la empresa. J Riveros también dispuso una sala de capacitación para sacar al usuario de su hábitat habitual de trabajo y concentrarlo de manera más eficiente en la nueva tecnología. Como todo cambio siempre existe reticencia a este y dada la cultura de la empresa (considerando que los usuarios usaron durante 10 años un sistema totalmente distinto), esta no fue la excepción- J Riveros tuvo dos procesos clave. Por un lado el involucramiento al usuario final en el proyecto de implementación para mostrarles los beneficios del cambio y, por otro lado, un proceso no menor en la conversión de la data desde el antiguo ERP al nuevo que es SAP. Para la capacitación fuimos bastante reiterativos: por repetición los usuarios aprendieron a usar la aplicación. Y una vez que ellos aprendieron, nosotros instalamos l aplataforma en sus PCs y mientras se usaba el sistema viejo íbamos instalando y empezando a usar SAP en algunas áreas. Así, estaban 100% dedicados a aprender a usar la aplicación. Miguel Castro, Jefe Departamento de Informática, J Riveros. 6

7 Un crecimiento seguro del negocio SAP Business One es un software de administración empresarial accesible y fácil de usar pensado específicamente para pequeñas y medianas empresas. Este sistema le permite controlar funciones críticas en las áreas de finanzas, distribución, compras, ventas, CRM, manufactura, entre otras, todo en un sistema integrado. Con la implementación de SAP Business One, las empresas mejoran su productividad y pueden tener el control total de las operaciones más importantes de la compañía. De forma sencilla se puede acceder a la información de la empresa completa, actualizada y al minuto para poder responder a los clientes más rápidamente y hacer crecer el negocio de manera sostenible. A diferencia de otros productos, la facilidad de uso, integración con Office, sencillez y bajo costo de mantenimiento de SAP Business One, lo hacen sin lugar a dudas la mejor opción en sistemas de información empresarial. 7

8 Historia de Éxito Historia Servicios de Éxito Maquinarias Financieros y Componentes Financiera Independencia J Riveros SAIC Información en línea y decisiones estratégicas Junto con la reducción de costos, uno de los principales beneficios que J Riveros esperaba obtener con SAP Business One era contar de manera rápida y al instante con una visión completa de la empresa, con indicadores alimentados en línea, de manera de saber cómo está funcionado la operación y llevar el control de presupuestos, y monitorear procesos como ventas, cuentas por cobrar, producción, etc. Es decir, mejorar la eficiencia en todos los sentidos. Los resultados se empezaron a notar apenas pasado el primer mes de la implementación. Rápidamente, mejoraron los procesos de producción, y se percibió un avance en la automaticidad de todas las áreas. Desde el primer momento la empresa contó con la ventaja de tener la información en línea para tomar las decisiones estratégicas. Después de algunos ajustes que permitieron automatizar las áreas que quedaban, al cabo de 6 meses, se alcanzó una integración al 100%. Antes de la implementación en el antiguo ERP, los cierres mensuales se terminaban aproximadamente al día 10 de cada mes y al momento de realizar los cierres eran largas horas de procesos que se debían realizar manualmente con una persona trabajando horas extras para hacerlo. Hoy en día con SAP el proceso es transparente. Termina el mes y a día siguiente se emiten los libros y se puede sacar balance o pre balances. La información es 100% consistente. También se facilitó el cierre de las nóminas de salarios porque antes también se llevaban a cabo en forma manual, así como los cheques del salario para el personal. Entonces, tomaba varias horas la preparación de los pagos. Con SAP Bussines One, la empresa genera cheques en una impresora al minuto. Esa es una diferencia muy importante. Se superaron nuestras expectativas porque el nuevo ERP de SAP hace mucho más que lo que hacía el anterior. Logramos los objetivos que nos habíamos planteado al principio. Inclusive, se ha percibido un incremento en las ventas. Miguel Castro, Jefe Departamente de Informática, J Riveros. 8

9 J Riveros SAIC Continuar automatizando procesos J Riveros, paralelamente con SAP, está trabajando con una aplicación móvil para dotar a su fuerza de venta en terreno de una herramienta que les permite estar en línea con SAP. Así la fuerza de venta está en terreno, con la información en línea y optima para su gestión. Como proyecto futuro, J Riveros evalúa la incorporación de un software de tipo WMS, que permita manejar el área de logística de una manera óptima y eficiente. 9

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