Resolución del rector de 17 de febrero sobre facturación electrónica en la Universidad Pompeu Fabra

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1 Resolución del rector de 17 de febrero sobre facturación electrónica en la Universidad Pompeu Fabra (Esta traducción al español tiene carácter informativo. La versión oficial es su original en catalán.) De conformidad con el artículo 50 del acuerdo del Consejo de Gobierno de 26 de enero de 2011, por el cual se aprueba el Reglamento de uso de los medios electrónicos y del procedimiento administrativo electrónico en el ámbito de la Universidad Pompeu Fabra, la Universidad garantiza la admisión de facturas electrónicas, de acuerdo con la normativa y los plazos previstos en la legislación vigente, y promueve su uso entre sus proveedores. Así mismo, se prevé que en los procedimientos de contratación se pueda incluir en los pliegos de cláusulas administrativas la obligatoriedad de presentar facturas electrónicas o incluir su emisión como criterio de valoración de ofertas. Visto lo que disponen la Ley 59/2003, de firma electrónica; la Ley 56/2007, de impulso de la sociedad de la información; la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de contratos del sector público; la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos; el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación y de modificación del Reglamento del IVA; la Orden EHA 962/2007, de 10 de abril, que desarrolla el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, en materia de facturación telemática y conservación electrónica de facturas y se regula la digitalización certificada, y la Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, y otras normas de desarrollo. A efectos de desarrollar estas previsiones, en uso de las competencias que me otorga el artículo 52 de los Estatutos de la Universidad Pompeu Fabra y 51 y siguientes del Reglamento de uso de los medios electrónicos y del procedimiento administrativo electrónico en el ámbito de la Universidad Pompeu Fabra, ya citado, HE RESUELTO: Artículo primero. Aceptación de facturas electrónicas por parte de la UPF La Universidad Pompeu Fabra, de conformidad con el artículo 50 del acuerdo del Consejo de Gobierno de 26 de enero de 2011, por el cual se aprueba el Reglamento de uso de los medios electrónicos y del procedimiento administrativo electrónico en el ámbito de la Universidad Pompeu Fabra, acepta expresamente la utilización de medios electrónicos en la remisión de las facturas de las que ella es destinataria, en los términos previstos en esta resolución. Artículo segundo. Facturación por parte de los proveedores La factura electrónica podrá establecerse: a) en los procedimientos de contratación administrativa, o en el curso de cualquier procedimiento administrativo cuando así se establezca en las

2 disposiciones o en les bases reguladoras, en los términos previstos en esta resolución. b) mediante acuerdos con los proveedores. Con esta finalidad, se promoverá que los proveedores de la UPF utilicen la factura electrónica para toda su facturación con la Universidad, mediante la firma de un convenio. Artículo tercero. Obligaciones de la Universidad La facturación electrónica comporta las siguientes obligaciones para la UPF: a) Conservar las facturas electrónicas, junto con los datos asociados (firma y certificado), en el formato original. b) Asegurar la legibilidad de las facturas en el formato original. c) Garantizar el acceso completo a los datos (visualización, busca selectiva, copia o descarga en línea e impresión). Artículo cuarto. Requisitos La remisión de facturas electrónicas que tenga como destinataria la Universidad Pompeu Fabra se puede realizar mediante sistemas que, a efectos de garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, cumplan lo que establece el artículo 18 del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, y las condiciones adicionales siguientes: a) La autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas electrónicas se garantizará mediante la exigencia de firma electrónica avanzada o reconocida, en los términos previstos en el artículo 3.2 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. b) El formato de factura electrónica es el formato facturae. Este formato se encuentra descrito mediante un esquema XSD, XML Schema Definition a en el cual se ajusta el formato de firma electrónica a la especificación XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS , o las evoluciones de este formato, de acuerdo con la regulación que a tal efecto realice la Administración General del Estado, según lo que establece la Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquella y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o ante sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. c) La entrega de las facturas se efectuará a través del servicio e.fact, bien utilizando el buzón de entrega de facturas accesible desde la sede electrónica de la UPF ( accesible también desde o bien a través de las plataformas de facturación electrónicas adheridas al servicio e.fact. d) Para hacer efectivo el envío, debe indicarse en la factura el número de referencia suministrado por la UPF i aquellos otros elementos que se indiquen en la sede electrónica.

3 Artículo quinto. Obligatoriedad de la remisión de facturas electrónicas El órgano de contratación de la Universidad Pompeu Fabra acordará en cada licitación si procede exigir la presentación de facturas electrónicas en los pliegos de cláusulas administrativas. En los casos en que la legislación general no prevea la obligatoriedad, se valorará establecerla en función del importe de la licitación y la periodicidad de la facturación. En este caso, en los pliegos de cláusulas administrativas se introducirá la cláusula que consta como anexo 1 de esta resolución. Artículo sexto. Aceptación de remisión de facturas electrónicas En el caso de no establecerse la obligatoriedad en los pliegos de cláusulas administrativas se podrá prever la posibilidad de que la empresa adjudicataria acepte la remisión de facturas en formato electrónico para cada procedimiento de contratación. En este caso se incluirá en los pliegos de cláusulas administrativas la cláusula prevista en el anexo 2 de esta resolución. Se entiende que las empresas que hayan aceptado la factura electrónica para un procedimiento concreto extienden la aceptación al resto de procedimientos de contratación con la UPF. Artículo séptimo. Facturas electrónicas como criterio de valoración de ofertas El órgano de contratación de la Universidad Pompeu Fabra acordará en cada licitación si procede establecer que la presentación de las facturas en formato electrónico sea un criterio a tener en cuenta en la valoración de las ofertas. En este caso, el pliego de cláusulas administrativas de los procedimientos de contratación incluirá la cláusula del anexo 3 de esta resolución. Artículo octavo. Registro electrónico Las facturas presentadas en formato electrónico, previa comprobación que reúnan los requisitos de identificación y de autenticación necesarios para el asentamiento, serán registradas en el Registro Electrónico de la UPF, que generará un recibo de manera automática en la dirección electrónica que haya indicado el proveedor. Artículo noveno. Conservación y archivo 1. La conservación de facturas y de los documentos adjuntos, junto con la firma generada o validada de acuerdo con lo que establezca la normativa vigente en la materia, tiene que garantizar el acceso al documento factura. También se ha de garantizar la impresión de las facturas después de verificar la firma i que permitan esta verificación con el documento original electrónico. 2. La conservación de facturas en soporte electrónico por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de

4 la Administración Tributaria, se realizará de acuerdo con lo que establece la normativa reguladora de las obligaciones de facturación. Artículo decimo. Acceso al servicio de facturación electrónica El acceso al servicio de facturación electrónica se realiza mediante la sede electrónica de la UPF ( accesible también desde o bien a través de las plataformas de facturación electrónicas adheridas al servicio e.fact. Disposición adicional primera. Plataforma de facturación electrónica La Universidad Pompeu Fabra opera con la plataforma e.fact del Consorci Administració Oberta de Catalunya (AOC). Las características técnicas de e.fact se pueden consultar en Disposición adicional segunda. Delegación de competencia La competencia de firma de los convenios con los proveedores se delega en el vicerrector o vicerrectora competente en materia económica. Disposición adicional tercera. Digitalización de facturas La Universidad podrá digitalizar las facturas que reciba en papel para incorporarlas a los sistemas contables. En el supuesto de que se eliminen los documentos en papel se tendrá que seguir el procedimiento previsto en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, o el que lo sustituya. Josep Joan Moreso Mateos Rector Barcelona, 17 de febrero del 2012

5 Anexo 1 Cláusula de obligatoriedad de la remisión de facturas electrónicas para incluir en los pliegos de cláusulas administrativas Según el artículo 50 del acuerdo del Consejo de Gobierno de 26 de enero de 2011, por el cual se aprueba el Reglamento de uso de los medios electrónicos y del procedimiento administrativo electrónico en el ámbito de la Universidad Pompeu Fabra y la resolución (indicar la presente resolución), la entrega de facturas por parte del adjudicatario del contrato de este procedimiento de contratación se efectuará por medios electrónicos. La remisión de facturas electrónicas se efectuará mediante sistemas que cumplan las siguientes condiciones: - La autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas electrónicas se garantizará mediante firma electrónica avanzada o reconocida. - El formato de factura electrónica es el formato facturae. Este formato se encuentra descrito mediante un esquema XSD, XML Schema Definition a en el cual se ajusta el formato de firma electrónica a la especificación XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS , o las evoluciones de este formato, de acuerdo con la regulación que a tal efecto realice la Administración General del Estado, según lo que establece la Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquella, y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o ante sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. - La entrega de las facturas se efectuará a través del servicio e.fact, bien utilizando el buzón de entrega de facturas accesible desde la sede electrónica de la UPF ( accesible también desde o bien a través de las plataformas de facturación electrónicas adheridas al servicio e.fact. Anexo 2 Cláusula de aceptación de remisión de facturas electrónicas para incluir en los pliegos de cláusulas administrativas cuando no sea obligatoria la remisión Según el artículo 50 del acuerdo del Consejo de Gobierno de 26 de enero de 2011, por el cual se aprueba el Reglamento de uso de los medios electrónicos y del procedimiento administrativo electrónico en el ámbito de la Universidad Pompeu Fabra y la resolución (indicar la presente resolución), la entrega de facturas por parte del adjudicatario del contrato de este procedimiento de contratación se podrá efectuar por medios electrónicos.

6 De acuerdo con la normativa reguladora de la facturación electrónica, la UPF aceptará la recepción de facturas que cumplan con los siguientes requerimientos: - La autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas electrónicas se garantizará mediante firma electrónica avanzada o reconocida. - El formato de factura electrónica es el formato facturae. Este formato se encuentra descrito mediante un esquema XSD, XML Schema Definition a en el cual se ajusta el formato de firma electrónica a la especificación XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS o las evoluciones de este formato, de acuerdo con la regulación que a tal efecto realice la Administración General del Estado, según lo que establece la Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquella y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o ante sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. - La entrega de las facturas se efectuará a través del servicio e.fact, bien utilizando el buzón de entrega de facturas accesible desde la sede electrónica de la UPF ( accesible también desde o bien a través de las plataformas de facturación electrónicas adheridas al servicio e.fact. Junto con las ofertas y las solicitudes de participación en esta licitación las empresas presentarán la aceptación para entregar las facturas electrónicas en los términos establecidos por este pliego. Se entenderá que las empresas que hayan aceptado la factura electrónica para un procedimiento concreto extienden la aceptación al resto de procedimientos de contratación con la UPF. Anexo 3 Cláusula de valoración de la factura electrónica como criterio de valoración de ofertas para incluir en los pliegos de cláusulas administrativas De conformidad con el artículo 50 del acuerdo del Consejo de Gobierno de 26 de enero de 2011, por el que se aprueba el Reglamento de uso de los medios electrónicos y del procedimiento administrativo electrónico en el ámbito de la Universidad Pompeu Fabra y de la resolución (indicar la presente resolución), se valorará con x puntos la entrega de las facturas en formato electrónico por parte del adjudicatario del contrato, siempre que reúnan los requisitos establecidos en la cláusula XX (la que regula la recepción de facturas en formato electrónico) de este pliego.

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