Manual de Usuario Sistema Integral de Administración Control de Almacén

Transcripción

1 Instituto Nacional de Pediatría Manual de Usuario Sistema Integral de Administración Control de Almacén

2 Instituto Nacional de Pediatría Insurgentes Sur No C Col. Insurgentes Cuicuilco Delegación Coyoacan C.P México D.F. Correo electrónico: Se permite la reproducción total o parcial de este documento citando la fuente.

3 DIRECTORIO Dr. Guillermo Alberto Sólomon Santibáñez Director General Dr. Jaime Ramírez Mayans Director Médico Dr. Pedro Gutiérrez Castrellón Director de Investigación Dr. José Reynes Manzur Director de Enseñanza C.P. Alejandro Martínez Fragoso Director de Administración Dr. Juan Pablo Villa Barragán Director de Planeación 3

4 COMITÉ EDITORIAL Ing. Ramón Rodríguez Rodríguez Jefe del Departamento de Diseño de Sistemas de Informática Lic. Angélica Martínez Viveros Coordinación de Sistemas 4

5 ÍNDICE Pag. SALIDAS 9 ENTRADAS 12 Mezclas Parenterales 17 Entradas por Ajuste 17 Entradas por Regularizar 18 INVENTARIO 19 Generación de Marbetes 19 Captura de Conteos 20 Listado de Marbetes 21 Listado de Conteos 22 Reimpresión de Marbetes 22 REPORTES 23 Entradas 23 Entradas por Regularizar 25 Salidas 25 Artículos y Caducidades 27 Analítico de Movimientos 28 General de Movimientos 30 Existencias y Costo Promedio 31 5

6 Centro de Costos y Familia 32 Máximos y Mínimos 33 Coberturas 34 Tipo de Movimientos 35 Consumos por Servicio 36 Reporte para Requisiciones 38 Existencias menor a 3 meses 38 Artículo por debajo del mínimo 39 Artículos con Existencia en Cero 39 Adeudo De Proveedores 40 Cantidad Pendiente por Contrato 40 Cantidad Pendiente por Artículo 41 Formato de Selectivas 42 Etiquetas 44 MODIFICACIÓN DE VALES DE ENTRADA Y SALIDA 45 UTILERIAS 47 Configurar Impresora 47 6

7 Bienvenido al Sistema Integral de Administración. El módulo que explicaremos en este manual es llamado Control de Almacén, este módulo nos permitirá registrar todos los movimientos que se realicen dentro del almacén y obtener información actualizada y oportuna. El manejo del sistema es muy sencillo, pues utilizará el mouse para seleccionar las opciones del menú, sólo deberá teclear aquello que se solicita en los campos, y para moverse entre los espacios en blanco use la tecla tab. si desea salir de alguna opción use su ratón y diríjalo a la esquina superior derecha y dé un click sobre x. para entrar al programa solo localice el acceso directo o bien de un click en inicio-programas-control de almacén-almacén. Esta es la pantalla principal de acceso al sistema. Usted deberá teclear su clave de usuario y su password. Una vez capturadas las claves presione Aceptar. El Control de Almacén cuenta con 4 menús principales: Salidas. Se refiere a la captura e impresión de movimientos de Salida del Almacén. Entradas. Se refiere a la captura e impresión de movimientos de Entrada del Almacén. Inventario. Permite la captura y control del inventario del almacén. Reportes. Es la generación de diferentes reportes que permiten analizar la información del sistema. Utilerías. Permite configurar la impresora. 7

8 SALIDAS Este menú tiene dos opciones: Captura del vale de salida. Reimpresión del vale de salida. (fig. 1) (fig. 1) Captura del Vale de Salida La captura del vale de salida consta de dos partes, la primera corresponde a los datos generales de la salida; el sistema le solicitará la clave del área que necesita los artículos, el tipo de salida (normal, donación, baja, etc.), la clave de empleado de quien solicita los artículos, la clave de quien autoriza, la clave de quien recibe y la clave de quien surte. (fig. 2) (fig. 2) 8

9 Una vez que tenga toda la información capturada, presione la segunda pestaña llamada detalles. Aquí debe capturar la clave del artículo que saldrá del almacén y la cantidad, si la clave del artículo existe en el catálogo, el sistema le pondrá la descripción del mismo en el recuadro así llamado, de lo contrario se mostrará una malla de donde podrá obtener la clave que requiera buscándola por su nombre, después deberá teclear la cantidad solicitada y la cantidad que saldrá de dicho artículo. En el caso del Almacén de Farmacia deberá capturar el número de Expediente cuando se traten de medicamentos o material de curación. (Fig. 3) Si requiere ver la cantidad total por artículo presione la tecla Totalizar y aparecerá una pantalla con los totales. (fig. 3) Si ha asignado la cantidad presione la tecla tab, con ello el artículo que capturó se ubicará en la malla que se encuentra en la parte inferior de la ventana siempre y cuando la cantidad solicitada sea cubierta con la existencia en el Almacén, de tal forma que este artículo formará parte del vale de salida, de lo contrario, el sistema indicará que no hay existencia. (Fig. 4) Si desea eliminar un artículo. Seleccione el artículo en la malla y dé click en el botón de Borra Artículo Fig. (4) 9

10 Si ha terminado de asignar los artículos del vale presione el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana que indica Grabar Vale, en seguida el sistema guardará el vale y le asignará un número con el cual podrá identificarlo. Una vez que se graba el vale el sistema le preguntará si desea imprimir el Vale, en caso afirmativo, enviará un mensaje si desea que al final del reporte se generen los totales por artículo. (fig. 5) y (fig. 6) (fig. 5) (fig. 6) Si requiere nuevamente de la impresión de un vale de salida, de un click a la opción de Reimpresión de Vale de Salida, donde aparecerá una pantalla que le solicitará un rango de vales a imprimir, presione Aceptar y le mostrará un previo del reporte y la solicitud de continuar imprimiendo el reporte en la impresora asignada como predeterminada. 10

11 ENTRADAS Este menú consta de 4 opciones. La captura del vale de entrada, entradas por ajuste, entradas por regularizar y la reimpresión del vale. Para agregar un Vale de Entrada dé un click en el primer menú. El sistema le mostrará una ventana con un folder de varias pestañas. En la ventana Generales deberá indicar que tipo de entrada va a capturar, si lo desconoce puede teclear lo que quiera y el sistema mostrará un recuadro donde podrá seleccionar el tipo de entrada que requiera, esta puede ser: pedido, devolución, donación, compra directa y formas impresas. (Fig. 7) (Fig. 7) Dependiendo del tipo de entrada seleccionado, el sistema mostrará algunas opciones a capturar. En el caso de seleccionar un tipo de entrada 4 (pedido) o tipo 9 (compra directa), debe indicar en el campo de referencia el contrato al que corresponde esta entrada y la factura con la que llega la entrada. En caso de no contar con la factura o si por algún motivo la factura es errónea, deberá desactivar la casilla de factura para identificar que la entrada tiene pendiente la factura. (fig. 8) (Fig. 8) Si la entrada es de tipo 6 (devolución), tipo 7 (Donación) o tipo 10 (Formas Impresas) podrá ingresar sin darle alguna referencia. Si ha llenado todos los campos que se solicitan, seleccione la pestaña de acuerdo al tipo de entrada. 11

12 Si es una entrada por pedido, la ventana del pedido le mostrará una malla donde se encuentran los artículos que corresponden al pedido indicado en la ventana anterior. Dé un doble click sobre el artículo que se va a recibir e indique la caducidad, su localización y la cantidad que se está entregando. Así deberá registrar cada uno de los artículos que se están entregando, cuando termine presione el botón que se encuentra en la parte inferior derecha que dice Guarda, el sistema grabará todos los registros de ese vale y le asignará un número con el cual lo podrá identificar. (Fig. 9) Para agregar un nuevo lote de un mismo artículo dé click en Agrega Lote y capture los datos (Fig. 9) Para el caso de la Entrada por Devolución el sistema le solicitará el número de la salida, la clave de quien devuelve el articulo y la cantidad devuelta, en la malla inferior se encuentran los artículos de esa salida; seleccione con un doble clic el articulo por devolver y presione el botón grabar, de esta forma le será asignado un número de entrada. (Fig. 10) 12

13 (Fig. 10) Para el caso de las donaciones el sistema le solicitará la clave del proveedor, fecha de la donación, la clave del articulo, el importe, el lote, la fecha de caducidad, la cantidad y el área al que está destinada la donación, si ha llenado todos los campos debe presionar el botón agregar y el articulo que ha capturado se incorporará a la malla inferior. Así deberá capturar todos los artículos que correspondan a la donación. Cuando termine de agregar los artículos presione Grabar y el sistema le indicará con que número quedo grabado en el sistema. (Fig. 11) (Fig. 11) 13

14 En el caso de que sea la entrada de una compra directa, debe agregar la referencia de la compra directa, número que asigna Recursos Materiales al capturarla. Seleccione el articulo, y llene los espacios solicitados con ello se colocará el articulo en la segunda malla, cuando termine la entrega presione Grabar y el sistema indicará con que vale fue grabada la Entrada. (Fig. 12) (Fig. 12) 14

15 En las entradas de formas impresas, bastará con capturar la clave del artículo y la cantidad. (Fig. 13) (Fig. 13) Para la reimpresión de un vale sólo ingrese a este menú y teclee el número del vale que requiere imprimir y presione el botón imprime, enseguida el programa le muestra en una ventana el reporte desde donde podrá imprimirlo presionando sólo el icono de la impresora. (Fig. 14) (Fig. 14) 15

16 Mezclas Parenterales Este menú solo esta activo para el Almacén de Farmacia. En esta pantalla se capturará por expediente la bolsa de alimentación parenteral que se le solicito al proveedor. (Fig.15) Teclee primero la clave de la mezcla parenteral, el expediente, el precio y la cantidad (Fig. 15) Al dar la cantidad oprima el botón de Agregar, al agregarse la mezcla parenteral se sumará en automático el importe del servicio de la mezcla. Entradas por Ajuste Esta pantalla tiene la característica de solo ingresar entradas del tipo 11 (Entradas de Ajuste), del tipo 23 (Entrada sin Contrato) y del tipo 24 (Entrada con Documento Erróneo). Primero deberá capturar los datos generales: el tipo de entrada, la clave de empleado que recibe, el responsable del almacén y el que autoriza. En el caso de las Entradas sin Contrato deberá capturar la Factura. Una vez capturado los datos generales, dé clic en la pestaña y capture los artículos de la entrada, tecleando la clave del artículo el lote, la fecha de caducidad, la cantidad, el precio y si tiene IVA. Enseguida de clic en el botón de Agregar. Los artículos se irán acumulando en la cuadrícula de abajo. (Fig.16) 16

17 Solo en los tipos de Entrada 23 y 24 deberá ingresar el RFC del Proveedor (Fig. 16) Una vez tecleados todos los artículos de clic en el botón de Grabar para guardar la Entrada. Entradas por Regularizar Esta pantalla tiene la función de poder ingresar los datos faltantes de las entradas que se dieron de alta sin un contrato o sin el número de Factura. (Fig. 17) Para regularizar una entrada, primero dé el número con la que se identificó a la entrada, después seleccione la opción a regularizar: Contrato o Factura, una vez seleccionada la opción aparecerá un recuadro donde deberá teclear el Contrato o Factura. Capture los Datos y dé clic en el botón de Asigna (Fig. 17) 17

18 INVENTARIO Este menú consta de cinco submenús: Generación de Marbetes Captura de Conteos Listado de Marbetes Listado de Conteos Reimpresión de Marbetes Generación de Marbetes En esta pantalla se deberá especificar la fecha del Inventario para la creación de los Marbetes. (Fig.18) (Fig. 18) Al dar click al botón de Generar emitirá los datos para la impresión en los tarjetones especiales para el inventario. Solo generará los marbetes de los artículos que tienen existencia en el sistema. (Fig. 19) 18

19 (Fig. 19) Captura de Conteos En esta pantalla se deberá capturar los conteos de acuerdo a la etapa del inventario que se este realizando. (Fig. 20) Botones de Navegación entre los artículos Botón de Búsquedas (Fig. 20) Filtro por el Conteo 19

20 Para hacer una búsqueda, bastará dar clic al botón de búsquedas y aparecerá la siguiente pantalla donde se deberá teclear el número. (Fig. 21) (Fig. 21) Listado de Marbetes Para imprimir el listado de los marbetes bastará dar la fecha del inventario y dar click al botón de generar para emitir el reporte. (Fig. 22) y (Fig. 23) (Fig. 22) (Fig. 23) 20

21 Listado de Conteos En esta pantalla se podrá emitir los listados de los conteos según el filtro que se seleccione. (Fig. 24) y (Fig. 25) (Fig. 24) Reimpresión de Marbetes (Fig. 25) En esta pantalla se podrán reimprimir los marbetes que se generaron del Inventario. (Fig. 26) 21 (Fig. 26)

22 REPORTES En el menú de Reportes podemos generar la información que está disponible para este módulo. (Fig. 27) (Fig. 27) Entradas Sin Detalle Detallado Estos dos reportes generan datos de las entradas: no. entrada, fecha, tipo de entrada, importe, etc. La diferencia radica en que uno no trae desglosados los artículos (sin detalle) y el otro si. Este reporte lo puede generar por rangos de: Fechas Vales Tipos de Entradas Proveedores Artículos Contrato Tipo de Catálogo Sólo capture el rango de datos que requiera y los demás déjelos en blanco, por ejemplo: Si desea saber los datos de vales de entrada de determinado artículo pero solo conoce la fecha y no el numero de vale, capture el rango de fechas y el artículo a buscar sus entradas. (Fig. 28), (Fig. 29) 22

23 (Fig. 28) (Fig. 29) 23

24 Entradas por Regularizar El reporte presenta las entradas que no se han regularizado ya sea por falta de contrato o por algún problema en la documentación que no entrego el Proveedor. (Fig. 30) Basta dar clic en el botón para generar el reporte (Fig. 30) Salidas Detallado Sin detalle Estos reportes son la contraparte de las entradas, de la misma manera estos reportes generan información de las salidas capturadas en el sistema: número de salida, fecha, área, importe, etc. De la misma manera el reporte detallado tiene el desglose por articulo de cada vale. De la misma forma que el reporte de entradas sólo llene los espacios que requiera para su búsqueda, lo demás déjelo en blanco. (Fig. 31), (Fig. 32) (Fig. 31) 24

25 (Fig. 32) 25

26 Artículos y Caducidades Este reporte indica que artículos del Almacén están por caducar en el mes indicado. El sistema solicita el periodo en el que debe buscarse los artículos que caducan y de los cuales todavía hay existencia en el Almacén. (Fig. 33) y (Fig. 34) (Fig. 33) (Fig. 34) 26

27 Analítico de Movimientos Muestra los movimientos de los artículos. Este reporte genera 2 listados distintos y todo depende como los solicite. Capture el año de ejercicio, un rango de artículos, un rango de fechas y seleccione entre generarlo tipo Kardex o en resumen. (Fig. 35) (Fig. 35) Si selecciona tipo Kardex, el reporte que el sistema le genera está ordenado por fechas dejando primero el Inicial, Entradas y Salidas, acomodado por fechas todos los movimientos de cada articulo, y dejándonos una existencia total. (Fig. 36) (Fig. 36) 27

28 Para generar el resumen debe estar palomeada la opción de Resumen, lo que muestra este reporte es el acumulado de cada articulo y la existencia final para ese periodo. (Fig. 37) (Fig. 37) 28

29 General de Movimientos Este reporte presenta un consolidado de todos los movimientos que se han generado en la fecha de corte que se le solicita. (Fig. 38) y (Fig. 39) (Fig. 38) (Fig. 39) 29

30 Existencias y Costo Promedio Este reporte obtiene la existencia con el que cerro el mes que se le solicita, el costo promedio de cada artículo y el importe de la existencia en el Almacén. (Fig. 40) y (Fig. 41) (Fig. 40) (Fig. 41) 30

31 Centro de Costo y Familia Reporte que nos indica lo que consume cada centro de costo en las distintas áreas o familias. El programa solicita un rango de fechas. (Fig. 42) (Fig. 42) 31

32 Máximos y Mínimos Reporte que nos indica los niveles de máximos y mínimos que debe considerar el Almacén. El programa solicita el mes, ejercicio y la clave del artículo. También se puede seleccionar por tipo de catálogo. (Fig. 43) y (Fig. 44) (Fig. 43) (Fig. 44) 32

33 Coberturas Este reporte presenta el tiempo que puede cubrir un determinado artículo de acuerdo a las existencias y al promedio de consumo. El programa solicita el ejercicio, mes y la clave del artículo o también se puede seleccionar por tipo de catálogo del que requiera la información. (Fig. 45) y (Fig. 46) (Fig. 45) (Fig. 46) 33

34 Tipo de Movimientos Este reporte presenta la estabilidad o movilidad de determinado artículo. En el cual se distinguen dos tipos de movimientos: Nulo (si el artículo no ha tenido salidas en los últimos 12 meses), Lento (si el artículo no se ha movido desde hace 3 meses). El programa solicita el ejercicio, mes y la clave del artículo o también se puede solicitar por el tipo de catálogo del que requiera la información. (Fig. 47) y (Fig. 48) (Fig. 47) (Fig. 48) 34

35 Consumos por Servicio Este reporte presenta un consolidado de los consumos que se dieron en determinado periodo por artículo, por Área o un resumen por mes. El programa solicita el periodo y el artículo o el catálogo del que se requiere la información. (Fig. 49) Deberá indicar el tipo de reporte que solicita Si solo requiere de determinada Área teclee su clave en el recuadro (Fig. 49) Reporte por Artículo y Servicio (Fig. 50) 35

36 Reporte por Servicio y todos los artículos (Fig. 51) (Fig. 52) Resumen por Articulo de todas las áreas 36

37 Reporte para Requisiciones Este reporte presenta la existencia actual, el adeudo que se tiene con el proveedor, el consumo promedio, el máximo y el mínimo de un artículo para poder tomar la decisión de solicitar una requisición de compra y abastecer el artículo. (Fig. 53) y (Fig. 54) (Fig. 53) Existencias menor a 3 meses (Fig. 54) Este reporte presenta a todos los artículos que tienen existencia menor al consumo promedio de tres meses. La siguiente pantalla aparecerá los lunes al iniciar el sistema, lo que permitirá recordar al usuario que genere el reporte. También se podrá generar el reporte por el menú normal. (Fig. 55) 37 (Fig. 55)

38 Artículos por debajo del mínimo Este reporte presenta a todos los artículos que tienen existencia menor a la cantidad mínima que debe tener el Almacén. (Fig. 56) Deberá seleccionar el tipo de catálogo del que desea la información Le permite filtrar la información de los artículos que tienen mayor movimiento en el almacén (Fig. 56) Artículos con Existencia en Cero Este reporte presenta a todos los artículos que tienen existencia en cero. (Fig. 57) Deberá seleccionar el tipo de catálogo del que desea la información Le permite filtrar la información de los artículos que tienen mayor movimiento en el almacén (Fig. 57) 38

39 Adeudo de Proveedores El reporte presenta los artículos que se solicitaron en un contrato determinado, detallando las fechas programadas, las entradas que ha habido del almacén y determinado el saldo por artículo y por el contrato. (Fig. 58) y (Fig. 59) Deberá indicar el Ejercicio y el Número de Contrato (Fig. 58) Le permite verificar las fechas de entrega y las entradas que ya se registraron. (Fig. 59) Cantidad Pendiente por Contrato El reporte le permite verificar por contrato cuales artículos están pendientes por entregar al almacén. (Fig. 60) y (Fig. 61) 39

40 (Fig. 60) Presenta los artículos que están pendiente por entregar (Fig. 61) Cantidad Pendiente por Artículo El reporte presenta los artículos que están pendientes por entregar en el almacén de todos los contratos, especificando, la fecha de la próxima entrega. (Fig. 62) y (Fig. 63) Se puede filtrar la información por un artículo o por catálogo (Fig. 62) 40

41 Le permite verificar los artículos con la cantidad pendiente por entregar (Fig. 63) Formato de Selectivas Este reporte presenta un formato establecido para realizar pruebas selectivas de determinado artículo. Presenta la clave, descripción, unidad de despacho y la existencia al imprimir el formato. Para generarlo basta capturar la clave del artículo. (Fig. 64) y (Fig. 65) (Fig. 64) 41

42 (Fig. 65) 42

43 Etiquetas Permite imprimir etiquetas de los artículos que tiene el almacén. La etiqueta presenta la clave del artículo, la descripción y la unidad de despacho. La impresión de las etiquetas se realiza dando el tipo de catálogo a imprimir. (Fig. 66) y (Fig. 67) (Fig. 66) (Fig. 67) 43

44 MODIFICACION DE VALES DE ENTRADA Y SALIDA Esta pantalla consta de dos pestañas, en la primera pestaña podrá hacer modificaciones de los vales de entrada. Para hacer modificaciones a un vale bastará teclear el número de la entrada, enseguida le presentará los artículos que se le dieron entrada, en la que usted deberá de seleccionar el artículo a modificar o en su defecto dar clic al botón de Agregar si se va ingresar un nuevo artículo al vale. (Fig. 68) Indique el Número de Vale Para eliminar seleccione el artículo de la rejilla y de clic al botón de eliminar. (Fig. 68) Para agregar un artículo de clic al botón Agregar le presentará la siguiente pantalla en la que usted deberá teclear los datos que le solicitan. (Fig. 69) Teclee la clave del artículo a Agregar. En forma automática le presentará la cantidad pendiente que existe en el contrato y el precio. Usted deberá teclear los demás datos como son lote, caducidad y cantidad entregada. Cuando se trate de una entrada por devolución deberá especificar el número de Salida (Fig. 69) Dé clic en Agregar y el artículo se ingresará al Vale 44

45 Para modificar Vales de Salida dé clic en la siguiente pestaña, de igual manera teclee el número de la salida. Enseguida le presentará una rejilla con los artículos que se registraron. Si usted va a borrar algún artículo selecciónelo de la rejilla y dé clic en el botón de Eliminar. (Fig. 70) Para ingresar un artículo especifique la clave, (el expediente en caso de farmacia) y la cantidad. Enseguida oprima la tecla TAB y el artículo se ingresará al Vale. (Fig. 70) Para modificar los responsables del Vale, deberá teclear la clave a modificar y de clic en el botón de Modificar 45

46 UTILERIAS Configurar Impresora Es en esta opción podemos configurar la impresora, es decir, podemos seleccionar la impresora, el tipo de papel, copias a imprimir, etc. (Fig. 71) (Fig. 71) 46

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