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1 CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. POLÍTICAS 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5. PROCEDIMIENTO 6. DIAGRAMA DE FLUJO 7. REGISTROS 8. MODIFICACIONES 9. ANEXOS Fecha de elaboración: Elaboró: Revisó: Autorizó: 15 de octubre de 2007 Victor Jaime Luna Gaspar Jesus Yañez Alcantar Jesus Yañez Alcantar 1 de 14 Fecha de vigencia: 5 de febrero del

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para los documentos pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en su elaboración, revisión, autorización, difusión, actualización y control, asegurando el acceso y consulta de los mismos en los lugares o puntos de uso 2. ALCANCE 1.1. Aplica para todos los documentos relacionados con el SGC. 3. POLÍTICAS 3.1 El Responsable de Calidad de Plantel deberá notificar al personal involucrado de los cambios realizados a los documentos. 3.2 Cualquier persona involucrada en el SGC podrá sugerir cambios a la documentación a través de los Responsables de Calidad de Plantel o Coordinador de Calidad. 3.3 Los documentos impresos del SGC que no presenten sello o leyenda de copia controlada, serán considerados como documento no controlado y la responsabilidad de su uso recaerá sobre le personal que lo posea. 3.4 Los documentos externos controlados son los que están directamente relacionados con el proceso enseñanza aprendizaje (planes y programas de estudio, manuales, reglamentos, guías y todos los mencionados explícitamente en el Manual de Calidad y en cada procedimiento). 2

3 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 4.1. Responsabilidad Comité de Calidad Revisar la adecuación de la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad Representante de la Dirección / Comité de Calidad de Plantel / Director Plantel 4.2. Autoridad Atender requerimiento definido en el punto de la Norma ISO Elaborar o Actualizar la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad Revisar la adecuación del Manual de Calidad y los Procedimientos de Calidad Elaborar o Actualizar el Manual de Calidad y los Procedimientos de Calidad Difundir Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Manual de Calidad y Procedimientos de Calidad, en la Dirección General Controlar los documentos externos Director General Aprobar la Política de Calidad, los Objetivos de Calidad, Manual de Calidad y Procedimientos de Calidad Representante de la Dirección Aprobar los Procedimientos de Calidad Director de Área/Plantel Autorizar los procedimientos adjudicados 3

4 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Elaboración de documentos Derivado de la necesidad de elaborar un nuevo documento, Esta necesidad puede ser detectada por cualquier persona que forma parte del CECyTE El responsable de elaborar el documento convoca a un grupo de trabajo; este grupo está formado, preferencialmente, por personal directamente involucrado con la actividad a documentar El grupo de trabajo analiza y determina los datos que deben incluirse en el nuevo documento Determinan y consignan los registros necesarios asociados al procedimiento en elaboración. (Considerar el procedimiento DG-CR-02) El grupo de trabajo redacta el nuevo documento apegándose al formato establecido (Anexo I). Todos los procedimientos contienen los siguientes apartados Índice Objetivo Alcance Políticas Responsabilidad y Autoridad Procedimiento (la descripción de las actividades del proceso será claras y concisas). Diagrama de flujo; los Procedimientos de Calidad llevan un diagrama de flujo lineal, los Procedimientos Operativos llevan un diagrama de flujo interdepartamental. Registros Modificaciones Anexo Nota: El procedimiento desarrollado podrá ser escrito y/o gráfico (Diagrama de flujo) Para codificar el documento se basan en los siguientes criterios: El código está compuesto de tres partes: XXX - XX- NN Clave que se compone de las iniciales del procedimiento (pueden ser uno o más caracteres) Clave que se compone de las iniciales de la Dirección o Plantel que origina el documento (pueden ser dos o tres caracteres) Dos caracteres numéricos consecutivos 4

5 Para la clave de la primera parte se usan las siguientes iniciales: Dirección o Plantel Dirección General Dirección Académica Dirección Administrativa Dirección de Planeación y Evaluación Plantel Corregidora Plantel Querétaro Plantel Huimilpan Plantel Pedro Escobedo Plantel Peñamiller Plantel Pinal de Amoles Plantel La Esperanza Plantel Paso de Mata Plantel Menchaca Plantel Montenegro Plantel la Tinaja de la Estancia Plantel San Juan del Río Iniciales DG DAC DAD DPE PC PQ PH PPE PPñ PPA Pes PPM PMe PMo PLE PSJR Se envía el borrador del documento para su revisión a la instancia correspondiente, de acuerdo a la tabla de responsabilidades (ver 4). Pasa a Si recibe alguna observación del responsable de revisar el documento o del responsable de autorizar, se analiza y de ser necesario realizan reuniones de trabajo con el responsable de revisión para clarificar los comentario expuestos. Pasa a Modificación de documentos Los documentos del SGC serán modificados cuando así se requieran asegurando su adecuación y vigencia; la necesidad de actualización se puede originar por alguno de estos casos: Resultado de auditorias Quejas o reclamos de clientes Revisión por la Dirección Modificación o cambio en las actividades operacionales descritas en el procedimiento Los responsables de los documentos del SGC los revisarán periódicamente para asegurar su adecuación y vigencia (Ver 4). Nota 1: Si no considera necesaria la modificación, éste continua vigente. Nota 2. El responsable de modificar el documento es el personal integrante de la Dirección o Plantel que elaboró el documento Si recibe alguna observación del responsable de revisar el documento o del responsable de autorizar, se analiza y de ser necesario realizan reuniones de trabajo con el responsable de revisión para clarificar los comentario expuestos. 5

6 5.3. Revisión de documentos nuevos o modificaciones El responsable de revisar el documento recibe el borrador y examina que cumpla con los siguientes criterios: Cumplimiento a los requisitos de la norma correspondiente Cumplimiento a los requisitos de este procedimiento Pertinencia del documento generado o del cambio propuesto acorde a la(s) actividades descritas Legibilidad e identificación Si tiene alguna observación regresa el documento con las observaciones al responsable. De ser necesario convoca una reunión para clarificar la información descrita en el procedimiento Si no tiene ninguna observación envía el documento al responsable de su autorización Autorización de documentos El responsable del documento podrá ser la única entidad de autorizarlo Difusión y control de documentos El Manual de Calidad, los procedimientos, formatos y demás documentos del SGC del CECyTE, se encuentran en Internet en Nota: El CECyTE Establece que los únicos documentos aprobados son los que se encuentran en la página de Internet. Cualquier copia impresa serán únicamente referencias identificadas como copias no controladas El Coordinador del SGC es el responsable de asegurar su accesibilidad y vigencia de los documentos del SGC, e informar al RCP de cada Plantel El Responsable de Calidad de Plantel es el responsable de asegurar su accesibilidad y vigencia de los documentos del SGC Nota: Las difusiones pueden realizarse utilizando los diferentes medios de comunicación con que cuenta el CECyTE Querétaro (Oficios, circulares, memorandos, correos electrónicos, (5.5.3)) El Responsable del SGC asegurá que la revisión actual del documento está identificada en el encabezado del documento. Nota: La fecha de elaboración del documento se establece en base a la fecha de la primera autorización del mismo. La fecha de vigencia se establece de acuerdo a la fecha de autorización después de su primera revisión y/o modificación Resalta los cambios efectuados con el texto en color azul, el cual se mantiene hasta la siguiente revisión del documento. También se indican las modificaciones, respecto a la versión anterior, realizadas a los procedimientos en el punto 8 del mismo. 6

7 Establece un formato para asegurar que todos los documentos siguen el mismo formato (Anexo I) Nota1: Cada Dirección de área de la Dirección General tiene sus propios manuales y documentos; siendo ellos los responsables de controlarlos de acuerdo a los requisitos de la norma. Nota 2: El documento, impreso o electrónico, retirado se considera como obsoleto. Nota 3 La fecha de vigencia se establece a partir de la fecha en la que se hace oficial la aplicación del documento Difusión y control de documentos externos La Dirección Académica recibe los Planes y Programas de Estudio, así como algunos Reglamentos de instancias exteriores, sellándolos con la leyenda Copia Controlada y relacionándolos en el formato Control de Documentos FCD-002 Nota: Pueden existir otros documentos externos, pero para los fines del SGC sólo se controlan los mencionados. Cada Dirección, Área o Plantel puede definir la manera de controlar los documentos externos que maneje, si lo considera necesario La difusión de los documentos se realiza mediante memorando, oficio o comunicación verbal El Director de Plantel y/o el Responsable de Calidad de Plantel realizan la difusión del documento y controlan el mismo dentro del Plantel Para el mejor control de los documentos se llena el formato Control de Documentos FCD002, en el cual se registra el nombre del documento, vigencia, el número de copias controladas, ubicación de cada copia controlada y el nombre del responsable de resguardo. 7

8 SECRETARÍA DE 6. DIAGRAMA DE FLUJO 8

9 7. REGISTROS Título Código Periodo de retención Responsable Ubicación Lista de Asistencia FCD años Responsable de difusión Control de Documentos FCD años RCP Plantel 8. MODIFICACIONES Área/dirección responsable difusión 8.1. Se incluye en las políticas el punto 3.6 para asegurar la legibilidad de los documentos del SGC Se actualiza nombre del Representante de la Dirección 8.3. Se actualiza color logo CECyTE 8.4. Se anexa formato FCD-003 Autorización de documentos, actualizando la NOTA de Se actualiza dirección de página en internet 8.6. Se agrega nota en Se clarifica los puntos de Objetivo, Políticas, Responsabilidad y Autoridad, Procedimiento, 8.10 Se elimina Formato de Autorización de Procedimientos. FCD ANEXOS Anexo 1. FORMATO DE, Para realizar procedimientos del SGC 9

10 CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. POLÍTICAS 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5. PROCEDIMIENTO 6. DIAGRAMA DE FLUJO 7. REGISTROS 8. MODIFICACIONES 9. ANEXOS 10

11 1. OBJETIVO 1.1. Definir el propósito de este procedimiento 2. ALCANCE 2.1. Indicar las áreas que cubre y las que no así, así como las actividades que incluye. 10. POLÍTICAS (Establece los criterios o lineamientos generales que facilitaran el cumplimiento de las responsabilidades de los distintos elementos que participan en el desarrollo de los procedimientos, sin que tengan que consultar constantemente a los niveles jerárquicos superiores) 11. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD (la responsabilidad y autoridad de las funciones del personal y/o de la organización, así como sus interrelaciones asociadas con los procesos y las actividades descritas en el procedimiento deben estar identificadas). 5. PROCEDIMIENTO (considerar lo descrito en el anexo I, que viene en el material que les dieron en el curso directrices para la documentación de sistemas de gestión de calidad, lo cual corresponde al punto de la ISO/TR 10013:2001) 5.1. xxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxx 6. DIAGRAMA DE FLUJO (describir de manera gráfica las actividades descritas en el punto 4 de este documento; existe un programa llamado Visio para hacer diagramas de flujo. 7. REGISTROS (los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento deben definirse en el recuadro, considerando los puntos solicitados) Título Código Periodo de retención Responsable 8. MODIFICACIONES. (Identificar los cambios realizados al documento). Ubicación 9. ANEXOS (Pueden incluirse anexos que contengan información de apoyo a este procedimiento) Fecha de elaboración: Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha de Vigencia: 1 de xx 11

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