Expedientes - Registro Alumnado: Ficha Verificación Datos Personales

Transcripción

1 Expedientes - Registro Alumnado: Ficha Verificación Datos Personales

2 ÍNDICE 1 Introducción Objetivo Requisitos De forma Previa Cómo configuro/habilito Excel para ejecutar Macros? Obtener Listado desde el Menú de Aplicación Expedientes Listado de la Oferta Educativa del Centro FAQ s: Preguntas Frecuentes Agradecimiento Proceso Obtención Listados Página: 1

3 1 Introducción 2 Objetivo 3 Requisitos El presente documento ofrece una visión del proceso para la obtención del informe (Fichas y Listados) para la revisión y verificación de los Datos Personales del Alumnado que el Centro tiene matriculados en el año académico actual y en los diferentes niveles, cursos impartidos, sobre la base de la herramienta Excel de Microsoft. A continuación se recogen de forma detallada las tareas que debe realizar cualquier usuario del sistema para la obtención del informe Así mismo de cara a facilitar la comprensión del procedimiento se adjunta para cada uno de los pasos una narrativa y una imagen descriptiva. Corregir y/o complementar los datos personales de todo el alumnado matriculado en el año académico actual en el centro. Los pasos son los siguientes: 1.- Obtener un libro Excel con la siguiente información: 1 a N Hojas (1 por Nivel y Curso), con la relación de alumnos cargados en el sistema para el curso académico actual. 1 a N Hojas (1 por Nivel y Curso), con las Fichas que se van a entregar al alumnado matriculado en el centro en el año académico actual para que revisen los datos personales recogidos actualmente en el sistema de Gestión Académica, tal que puedan llevarlas a sus domicilios y devolverlas con las correcciones pertinentes, permitiendo así al centro corregir o completar información de carácter personal del alumnado. 2.- Entregar las fichas obtenidas al alumnado y que estos cumplimenten o corrija manualmente y en las zonas inferiores (en gris) a los datos impresos. 3.- Sobre la base de las fichas devueltas por el alumnado, proceder a corregir/completar la información con el mantenimiento on-line de datos de alumnado en la aplicación de expedientes académicos. Este documento explica como obtener el informe (Fichas y Listados) para la revisión y verificación de los Datos Personales del Alumnado. Para la obtención de los informes se requiere que el ordenador donde se ejecute y obtenga el listado disponga de Microsoft Excel. 4 De forma Previa Para la obtención de los informes es requisito previo e imprescindible configurar/habilitar el Excel para que permita la Ejecución de Macros, sino se cumple este requisito no será posible la generación de los informes del sistema Proceso Obtención Listados Página: 2

4 4.1 Cómo configuro/habilito Excel para ejecutar Macros? Paso 1. Abrir el Excel El proceso para realizar la configuración requerida es sencillo y consta de 7 pasos: Paso 2. Ir al Menú: Herramientas Macros Seguridad 2010 Proceso Obtención Listados Página: 3

5 Paso 3. Ir al Menú: Herramientas Macros Seguridad Bajo Paso 4. Ir al Menú: Herramientas Macros Seguridad Bajo Aceptar ---- Ya tiene configurado el Excel para poder obtener los Listados Por favor conserve esta configuración y podrá obtener todos los informes sin problemas en el futuro Proceso Obtención Listados Página: 4

6 5 Obtener Listado desde el Menú de Aplicación Expedientes Si tiene el Excel configurado para posibilitar la Ejecución de Macros, estará en disposición de obtener el informe (Fichas y Listados) para la revisión y verificación de los Datos Personales del Alumnado. A continuación se explica paso a paso el proceso de obtención del Listado de verificación de los Datos Personales del Alumnado 5.1 Listado de la Oferta Educativa del Centro El proceso para realizar la configuración requerida es sencillo y consta de N pasos: Paso 1. Acceder al menú 1.a: Ir al Menú: Alumnos Registro de Alumnos 1a 1.b: Seleccionar los alumnos (Nivel, Curso,..) de los que se quiere sacar el informe y pulse: BUSCAR 2010 Proceso Obtención Listados Página: 5

7 2010 Proceso Obtención Listados Página: 6 1b

8 1.c: Pulsar informe de verificación de datos 1c Paso 2. Abrir el Excel Descargado Proceso Obtención Listados Página: 7

9 Paso 3. Generación de los Listados Podrá observar que la hoja de Excel, se minimiza durante unos segundos, tras lo cual se generará de forma automática el: Listados y Fichas de Verificación de Datos Personales del Alumnado 3 Paso 4. Visualización de los Listados Como resultado del proceso habrá obtenido un Excel con múltiple pestañas con nombres diferenciados, de acuerdo a lo siguiente: Por cada curso deberá haber obtenido 2 pestañas por curso, con los nombres: F_ nombre_curso : esta hoja contendrá todas las fichas de verificación de datos a entregar al alumnado del curso correspondiente. R_ nombre_curso : esta hoja contendrá una relación en forma de listado de todos los alumnos del curso correspondiente 2010 Proceso Obtención Listados Página: 8

10 4a El ejemplo mostrado en la imagen, se refiere a un centro que imparte los 6 cursos del nivel educativo de Primara, tendrá por lo tanto: 6 pestañas con el nombre (R_ nombre_curso ): F_LMH-PRIM-1 a F_LMH-PRIM-6, cada una de las cuales contiene un listado (relación) del alumnado de cada uno de los cursos indicados. En el ejemplo puede se puede observar que la hoja R_LMH-PRIM-5, contiene un listado del alumnado de 5º Curso de Primaria, con 18 alumnos. Zona en blanco y que contiene los datos actuales Zona en gris donde el alumnado corrige/completa datos 2010 Proceso Obtención Listados Página: 9

11 De hecho si pulsa vista preliminar 4b El número de páginas (fichas) que contiene la hoja F_LMH-PRIM-5, es de 18 páginas (alumnos/as), los mismos y en el mismo orden que lo indicado en el listado R_LMH-PRIM- 5 Zona en blanco y que contiene los datos actuales Zona en gris donde el alumnado corrige/completa datos 2010 Proceso Obtención Listados Página: 10

12 Paso 5. Imprimir el Listado Utilice la opción de Imprimir de Excel para obtener la copia Impresa, de: * Los Listados por curso: * Las Fichas de Verificación De Datos -- Puede guardar si lo desea una copia del informe obtenido (Guardar Archivo) en la unidad local o del servidor, que estime pertinente si quiere volver a disponer del informe en fecha posterior Proceso Obtención Listados Página: 11

13 6 FAQ s: Preguntas Frecuentes A continuación vamos a indicar alguna circunstancia que pueden provocar que no obtenga los resultados previstos: a. Al abrir (Paso 3. Abrir el Listado Descargado) no se ejecuta el informe Causas Posibles: 1. No tiene el Excel Instalado, 2. Tiene Open Office y se ha abierto la hoja de cálculo con este software: No es posible ejecutar esta versión del informe bajo Open Office. En este caso abra el documento desde un ordenador con: Microsoft Excel instalado y configurado para que se abran los documentos.xls 3. No tiene habilitada la Ejecución de Macros en Excel y no se produce la Generación Automática del Listado (Paso 3. Generación del Listado), en este caso al abrir el Excel puede observar lo siguiente: Un listado con aspecto extraño y hojas/pestañas en la parte inferior, similares a lo mostrado en la imagen superior En este caso realice lo descrito en el apartado 4.1 ejecutar Macros?, de éste documento. Cómo configuro/habilito Excel para 2010 Proceso Obtención Listados Página: 12

14 b. Al abrir (Paso 3. Abrir el Listado Descargado) se presenta un mensaje de Error Si observa una pantalla semejante a la indicada en la parte superior, el problema en principio no está relacionado con su equipo, ni con la configuración del mismo, es un error del sistema de obtención de informes. Esta circunstancia no debería darse, pero incluso aquello que no debe producirse, puede llegar a producirse, en este caso, no le dé mas vueltas: Llame al Centro de Atención a Usuarios (C.A.U.) y abra una incidencia: Comente a la persona que atienda su incidencia que se trata de éste tipo de error, junto con cualquier mensaje que le pueda aparecer a la derecha del icono en la zona marcada en la imagen superior. Atenderemos la resolución de la misma en el plazo más breve posible. c. Cualquier otra circunstancia que impida la obtención del informe: 7 Agradecimiento Llame al Centro de Atención a Usuarios (C.A.U.) y abra una incidencia: trate de explicar que le sucede Atenderemos la resolución de la misma en el plazo más breve posible. Agradecemos la atención recibida y esperamos que este documento le haya sido de utilidad para facilitar la obtención del Listado Verificación de Datos Personales del Alumnado. Muchas Gracias por su atención Proceso Obtención Listados Página: 13