Programa 18 Eficiencia en la gestión académica
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- Roberto Caballero Belmonte
- hace 8 años
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1 Programa 8. Eficiencia en la gestión académica UPM Programa 8 Eficiencia en la gestión académica Este programa integra diversas medidas que buscan la modernización y eficiencia de la gestión en UPM, relacionadas con el uso y funcionamiento de los servicios de apoyo a la docencia y el aprendizaje. Se trataría de mejorar el servicio y la gestión de cara a dichos procesos; para ello, la UPM debería emprender un proceso de cambio que agilizase la gestión en los servicios básicos de mayor impacto en los profesores y estudiantes. Este programa propondría tres medidas fundamentales para revisar el estado de la gestión y buscar su mejora. La calidad de los servicios es otro factor de mucho peso en la consideración de un servicio eficiente o, por lo menos, que tiene en cuenta la opinión de sus usuarios y su nivel de satisfacción. Aún así, cabe resaltar que dicho tema se aborda en otro programa, a través de procesos de certificación de la calidad de los servicios. Las tres medidas que se propondrían parten de un reconocimiento de los procesos de los servicios asociados al proceso docente, que afectan directamente a estudiantes y profesores. Se complementaría con sistemas de gestión e información informatizados y conectados en red para la administración de recursos centrales y el seguimiento de los propios de los centros y facultades. Finalmente, el programa ofrecería los recursos formativos para potenciar a las personas como parte fundamental de la eficiencia de la gestión. La experiencia de la UPM en este campo ha experimentado un importante avance a través de herramientas tecnológicas que favorecen algunas gestiones en el plano académico. Por ejemplo, en la gestión y la información, Politécnica Virtual, facilita algunos procesos para los que los profesores ya no tienen que desplazarse para acceder a ellos. El aprovechamiento de estas herramientas es clave para el adecuado funcionamiento de cualquier reforma y modernización de servicios. Este programa forma parte del Plan de reorganización de recursos, que no tiene otra finalidad que realizar los cambios y emprender las iniciativas necesarias para dotar a la gestión de procesos más eficientes. Se complementa con los mecanismos de coordinación y con la organización de espacios e infraestructuras. 66
2 Programa 8. Eficiencia en la gestión académica UPM Medida 56 Diagnóstico y simplificación de procesos de servicios de apoyo a la docencia y el aprendizaje Descripción Se trataría de identificar todos aquellos procesos, centralizados y descentralizados, que directamente afecten al desarrollo de la tarea docente para, una vez seleccionados, evaluarlos y elaborar, a partir de este diagnóstico, la reforma, simplificación y modernización de dicha gestión. Este diagnóstico debería realizarse sobre algunos aspectos básicos de los servicios de apoyo a la docencia y el aprendizaje, entre los que podrían apuntarse: - Relación con el proceso docente: apoyo a la docencia, apoyo al aprendizaje, - Tipo de servicio prestado. - Descripción de procesos para la prestación del servicio. - Recursos empleados para la prestación del servicio. - Centralización/descentralización del servicio. - Usuarios directos e indirectos. Satisfacción de los usuarios. - Servicios relacionados. - Aseguramiento de la calidad. Los fines de este diagnóstico serían: a. Eliminar procedimientos innecesarios que ralentizan el servicio y afectan su calidad. b. Diseñar reformas para la mejora de la calidad de los servicios. c. Orientar los servicios a los usuarios. d. Aprovechar los recursos a través de su reorganización. Incidencia en el programa Esta medida formaría parte del Programa de eficiencia en la gestión a través de la reorganización de recursos hacia fines más concretos, en favor de la calidad de los servicios relacionados con la docencia y el aprendizaje. 67
3 Programa 8. Eficiencia en la gestión académica UPM Objetivos específicos. Favorecer el aprendizaje de los estudiantes a través de la provisión de servicios eficientes.. Facilitar la docencia a través de servicios de apoyo al docente. Responsabilidad Esta medida no podría realizarse si no se comparte la responsabilidad entre la Gerencia y de los equipos directivos de los Centros. La participación de diversos vicerrectorados es fundamental: Alumnos, Ordenación Académica, Profesorado, entre otros, como líder de alguna de estas estructuras y servicios. Por su parte, la participación de los Centros sería fundamental, pues son quienes proveen de forma más directa los servicios a los estudiantes. Planificación El desarrollo de este diagnóstico podría realizarse durante un curso académico, y llevarse a cabo de forma de forma paulatina, sumando servicios conforme se fueran identificando aquellos que más impacto tuvieran sobre el proceso formativo. Las acciones para la puesta en marcha de esta medida son: a.. Definir las variables de los servicios a conocer y evaluar. a.. Planificar el diagnóstico escalonando los servicios por etapas. a.3. Diseñar los instrumentos para la evaluación de los servicios. a.4. Elegir los servicios para la fase piloto de diagnóstico. a.5. Evaluar los resultados. a.6. Diseñar las medidas para la mejora de los servicios. Estas acciones podrían programarse para la puesta en marcha de la medida de acuerdo con el siguiente cronograma: Mes Acción a.. Definir las variables a.. Planificar el diagnóstico a.3. Diseñar los instrumentos para la evaluación a.4. Elegir los servicios e iniciar la fase piloto a.5. Evaluar los resultados a.6. Diseñar las medidas para la mejora 68
4 Programa 8. Eficiencia en la gestión académica UPM Indicadores de cumplimiento i.. Servicios evaluados. i.. Servicios mejorados. Indicador Periodicidad Medición i.. Servicios evaluados Anual Cuantitativa i.. Servicios mejorados Anual Cuantitativa 69
5 Programa 8. Eficiencia en la gestión académica UPM Medida 57 Sistema de información y gestión de servicios para la docencia y el aprendizaje Descripción Es necesario generar un sistema de información y gestión de los servicios para la docencia y el aprendizaje, que además de proveer argumentos y datos para la toma de decisiones, organice los recursos disponibles de dichos servicios. La gestión de los recursos de los servicios podría sistematizarse en tanto que éstos pasaran por la medida de diagnóstico y fueran mejorados. Se trataría de diseñar un sistema de explotación de datos integrado y con funcionamiento en red, apoyado en sistemas informáticos. Todo sistema de gestión habría de generar información para dar sustento a la toma de decisiones. En este caso, al tratarse de servicios de apoyo a la docencia y el aprendizaje, la información generada sería útil para la planificación de dichos servicios y la medición de sus resultados. Los productos de este sistema serían los siguientes: - Gestión en red de servicios y recursos para la docencia. - Gestión en red de servicios y recursos para el aprendizaje. - Indicadores de gestión y resultados de los servicios para la docencia y el aprendizaje Cabe resaltar que los sistemas de información y su uso adecuado imprimen credibilidad a los procesos de planificación y evaluación de las organizaciones, dando a éstos más transparencia y confianza. Incidencia en el programa Mientras que la medida anterior se centraría en la reorganización de los recursos para un uso adecuado, ésta aportaría la parte planificadora de dichos recursos, una vez evaluados y mejorados. 7
6 Programa 8. Eficiencia en la gestión académica UPM Objetivos específicos. Optimizar el uso de recursos y servicios para la docencia y el aprendizaje.. Dar transparencia a los procesos de planificación de los recursos. Responsabilidad Del mismo modo que la medida de diagnóstico, en ésta los órganos responsables serían la Gerencia y los Centros, y en su diseño participarían diversos vicerrectorados: Alumnos, Ordenación Académica, Profesorado, entre otros. La participación de los Centros sería fundamental, pues son quienes proveen de forma más directa los servicios a los estudiantes y quienes requieren la herramienta de gestión y son usuarios directos de la información. Planificación Con la puesta en marcha de esta medida se contaría con una planificación detallada para que el sistema funcionase y generase resultados útiles para la toma de decisiones. Para ello, los servicios deberían pasar por un proceso de diagnóstico y sistematización previos. Los pasos a seguir serían: a.. Identificar los puntos de los procesos de los servicios generadores de datos. a.. Diseñar el sistema de explotación de datos. a.3. Elegir los medios y recursos adecuados para el soporte del sistema. a.4. Definir los procesos para la validación de la información generada. a.5. Diseñar los productos del sistema. a.6. Incorporar los servicios al sistema para su gestión. a.7. Evaluar el funcionamiento del sistema. Las acciones anteriores estarían diseñadas de forma general, y a partir de éstas podría desarrollarse un camino para la puesta en marcha del sistema: Mes Acción a.. Identificar los puntos de los procesos a.. Diseñar el sistema de explotación a.3. Elegir los medios y recursos a.4. Definir los procesos para la validación... a.5. Diseñar los productos del sistema. a.6. Incorporar los servicios al sistema a.7. Evaluar el funcionamiento 7
7 Programa 8. Eficiencia en la gestión académica UPM Indicadores de cumplimiento i.. Ratio de servicios incorporados al sistema de gestión. i.. Productos generados por el sistema de información. Indicador Periodicidad Medición i.. Ratio de servicios incorporados al sistema Anual Cuantitativa i.. Productos generados por el sistema Anual Cuantitativa 7
8 Programa 8. Eficiencia en la gestión académica UPM Medida 58 Formación para gestores de los servicios de apoyo a la docencia y el aprendizaje Descripción Esta medida propondría el diseño de una formación específica para los gestores que estuvieran a cargo de los servicios de apoyo a la docencia y al aprendizaje. Los contenidos y metodologías se definirían a partir del desarrollo de las medidas anteriores y del análisis de necesidades de formación que se detectasen en todos estos servicios. Estas necesidades se derivarían de los puntos en los que se identificaran carencias. Entre estos requerimientos habría que identificar aquellos que fueran comunes entre los gestores de todos los servicios, y aquellos que provenieran de la naturaleza y características propias de cada servicio. Sería importante que se percibieran las diferencias entre la formación en la gestión y la dirección dirigida al personal de apoyo, y la dirigida al profesorado a través de otros programas de este Modelo. Cabe decir que las necesidades formativas de los gestores tienen otras características, y que su programa formativo se establece a partir de la satisfacción con el servicio ofrecido. La planificación de la formación del cuerpo gestor estaría asociada al resto de acciones formativas para este colectivo, contenidas en otros programas de este Modelo Educativo o en otras iniciativas de la Universidad. Para que la formación cumpliera con su finalidad, sería necesario asegurarse que ésta fuera atendida por aquellos por quienes está diseñada. Sería recomendable, pues, incentivar la consecución de los programas formativos mediante la creación de estímulos para este colectivo. Incidencia en el programa Esta medida se complementaría con el Programa para la eficiencia en la gestión de los servicios de apoyo a la docencia y al aprendizaje. Una vez se hubieran desarrollado las anteriores medidas, la formación cerraría el Programa dotando al personal de los conocimientos necesarios para desarrollar sus tareas de manera más eficiente, mediante procesos revisados y herramientas que facilitasen dichas tareas. 73
9 Programa 8. Eficiencia en la gestión académica UPM Objetivos específicos. Mejorar la prestación de los servicios de apoyo a la docencia y al aprendizaje. Responsabilidad Al ser una medida complementaria de las otras dos que integran este Programa, la responsabilidad de la misma recaería en el ICE, con el apoyo de la Gerencia y los Centros. Planificación El diseño de la planificación establecería acciones que abarcarían desde el diagnóstico de necesidades formativas hasta la evaluación de las iniciativas de formación que se desarrollasen en la medida. Estas acciones se resumirían en: a.. Identificar todas las necesidades comunes de formación y las necesidades específicas de cada servicio de apoyo a la docencia y al aprendizaje. a.. Diseñar los contenidos y metodologías ad hoc a los primeros. a.3. Planificar las iniciativas formativas, relacionándolas con otros planes o programas formativos, para evitar su duplicidad o coincidencia en la programación. a.4.diseñar estímulos y mecanismos para asegurar la participación del personal de gestión. a.5. Difundir la oferta formativa. Mes Acción a.. Identificar todas las necesidades comunes a.. Diseñar los contenidos y metodologías a.3. Planificar las iniciativas formativas a.4. Diseñar los estímulos y mecanismos a.5. Difundir la oferta formativa. Indicadores de cumplimiento i.. Participantes de las iniciativas formativas. Indicador Periodicidad Medición i.. Participantes de las iniciativas Anual Cuantitativa 74
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