Área Sistema Integrado Gestión de la Calidad Control de registros 6. CONTENIDO: 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO:

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1 Código:PE-GS PR-2 Versión: 3 Fecha de actualización : Página 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): 3. OBJETIVO: Gestión del Calidad /Gestión de la Calidad Administrativa Profesional Universitario Área Sistema Integrado Gestión de la Calidad. Establecer el sistema para el control de la elaboración, distribución, modificación y retirada de la documentación aplicable al sistema integrado de gestión de la calidad 4. ALCANCE: 5. MARCO NORMATIVO: Es aplicable para todos los documentos generados en la implementación del sistema integrado de gestión de la calidad en la Universidad del Cauca Acuerdo 042 de 2002, Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Ley 594 de 2.000, Ley general de archivos Norma NTC-GP 1000: CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Identifica y controla los registros por medio del documento denominado Listado Maestro de Documentos y de Registros Responsable de archivo de proceso/subproceso Verifica Formato, cada vez que sea necesario 2 Utiliza los formatos internos necesarios para su operación, que pueden ser diligenciados en físico o electrónicamente. responsable del archivo en cada proceso o Dependencia académica o administrativa 3 Almacena y protege los documentos generados en las dependencias del proceso, validando carpetas físicas o electrónicas. Responsable proceso SIG Responsable Área de Gestión Documental

2 Código:PE-GS PR-2 Versión: 3 Fecha de actualización : Página 2 de 6 4 Actualiza el listado maestro con los insumos generados por los responsables del subproceso Responsable proceso SIG Responsable Área de Gestión Documental 5 Envía al archivo central cuando se ha cumplido el tiempo de registro responsable del archivo en cada proceso o Dependencia académica o administrativa 6 Cumple con lo establecido sobre retención documental TRD. responsable del archivo en cada proceso o Dependencia académica o administrativa 7. FORMATOS: Listado Maestro de Documentos y Registros 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: TRD: Tabla de Retención Documental Acceso: Es la restricción de una consulta a determinados usuarios y medidas de control. Archivo de Gestión: Comprende la documentación producida y recibida por las dependencias de una Universidad del Cauca para dar respuesta a la solución de asuntos, someterla a continua utilización y consulta por las dependencias productoras o quien la solicite. Ciclo vital del documento de registros: Son los diferentes momentos de vida del documento desde su elaboración hasta su disposición final. Conservación: Es el tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad., de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la Universidad. Depósito de Archivo de Gestión: Es el lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de las series, subseries y tipos documentales de una dependencia, una vez que finaliza el trámite, de acuerdo con los tiempos de

3 Código:PE-GS PR-2 Versión: 3 Fecha de actualización : Página 3 de 6 retención estipulados en la Tabla de Retención Documental (TRD). Listado Maestro de Documentos de Registro: documentos y registros que se aplican al Sistema de Gestión de Calidad, de la Universidad del Cauca. Documento: Es la información y su medio de soporte Documento controlado: Documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. Tabla de Retención documental: Aplica el concepto normativo emitido por el archivo general de la nación que establece responsabilidad sobre el manejo de los registros, Formatos: Forma en que se presenta la información. Registros: Documentos proporcionan evidencias. Requisito: Acción que tiene aplicación de carácter obligatorio Revisión: Punto de control en un proceso Soporte del documento: Registros físicos o electrónicos. Almacenamiento: Condiciones como se dispone los documentos. Tiempo de Retención: Período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo en papel o medio electrónico, y/o dando aplicación a las normas. Recuperación: Obtención de la información cuando por alguna circunstancia no están disponibles. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones ME-CM-2.2-PR ME-CM-2.2-PR PE-GE PR-2 Construcción: Procedimiento Para el Control de Registros. Construcción: Ajustes en las actividades del procedimiento. Adecuación al nuevo formato, ajuste y mejora de las actividades. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

4 Código:PE-GS PR-2 Versión: 3 Fecha de actualización : Página 4 de 6 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

5 Código:PE-GS PR-2 Versión: 3 Fecha de actualización : Página 5 de 6 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

6 Código:PE-GS PR-2 Versión: 3 Fecha de actualización : Página 6 de 6 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento RESPONSABLE DE ARCHIVO DE PROCESO/ SUBPROCESO FUNCIONARIO RESPONSABLE PROCESO SIG FUNCIONARIO RESPONSABLE PROCESO SIG INICIO Identifica y controla los registros por medio del documento denominado Listado Maestro de Documentos y de Registros Utiliza los formatos internos necesarios para su operación, que pueden ser diligenciados en físico o electrónicamente. Almacena y protege los documentos generados en las dependencias del proceso, validando carpetas físicas o electrónicas. Envía al archivo central cuando se ha cumplido el tiempo de registro Actualiza el listado maestro con los insumos generados por los responsables del subproceso Cumple con lo establecido sobre retención documental TRD. FIN