DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUNAS NACIONALES CIRCULAR DEL 3 DE MAYO DE 2006

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1 DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUNAS NACIONALES CIRCULAR DEL 3 DE MAYO DE 2006 PARA: ADMINISTRACIONES ESPECIALES, LOCALES Y DELEGADAS DE IMPUESTOS Y ADUANAS CON OPERACIÓN ADUANERA DE TODO EL PAIS, INTERMEDIARIOS DE TRAFICO POSTAL Y ENVIOS URGENTES, SOCIEDADES DE INTERMEDIACIÓN ADUANERA, USUARIOS ADUANEROS PERMANENTES E IMPORTADORES. DE: SUBDIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR ASUNTO: PROCEDIMIENTO A TRAVES DE LOS SERVICIOS INFORMATICOS ELECTRONICOS Y PLAN DE CONTINGENCIA PARA LOS FORMULARIOS 520 DECLARACION PARA LA FINALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS ESPECIALES DE IMPORTACION EXPORTACIÓN Y 540 DECLARACION CONSOLIDADA DE PAGO PARA LOS INTERMEDIARIOS DE TRAFICOS POSTAL Y ENVIOS URGENTES. FECHA: 03 MAYO GENERALIDADES La Declaración Consolidada de Pagos para Intermediarios de Tráfico Postal y Envíos Urgentes Formulario 540 y la Declaración para la Finalización de Sistemas Especiales de Importación Exportación Formulario 520, debe presentarse a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. Para tramitar estas declaraciones los representantes legales y aduaneros deberán contar con el certificado de mecanismo digital. 2. NORMA TIVIDAD SOPORTE: Resolución del 28 de diciembre del Prescripción de formularios aduaneros. Resolución de 30 de enero de Modifica la resolución de Resolución del 31 de enero de (Presentación de las declaraciones a través de servicios informáticos electrónicos - especificaciones técnicas). Resolución del 28 de diciembre de Modifica la resolución 4240 de 2000, respecto a la presentación de la declaración consolidada en pagos 3. PROCEDIMIENTO: 3.1. Inscripción en el RUT 1

2 La persona natural que utilice los servicios informáticos electrónicos para la presentación de las declaraciones 520 y 540, debe estar inscrita en el RUT de la empresa declarante en calidad de representante legal o representante aduanero. Así mismo debe solicitar o actualizar el RUT como persona natural con la responsabilidad 22 "Suscribir Declaraciones" y contar con el mecanismo de certificado y firma digital Diligenciamiento y presentación Hoja 2 - Formulario 540 o 520. De conformidad con lo establecido en la Resolución 866 del 31 de enero de 2006, la información a que hacen referencia sus artículos 3 y 5 que corresponde a la hoja 2 de los respectivos formularios, debe presentarse a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, mediante la opción de presentación de información por envío de archivos, siguiendo los siguientes pasos: Generación del archivo en formato xml. La información de la hoja 2 de los formularios 520 y 540 debe presentarse en archivos en formato xml de acuerdo a los requerimientos técnicos establecidos en los anexos 1 y 2 de la Resolución 866 de El declarante puede generar los archivos xml desde los sistemas internos de su empresa o mediante el uso del "Prevalidador de Datos para Presentación de Información por Envío de Archivos", herramienta que está dispuesta en el portal de la DIAN, en la opción - Descarga Prevalidador Información Aduanera, desde donde el usuario puede descargarlo e instalarlo en su equipo personal. Una vez descargado deben seguirse las instrucciones para su uso. El prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos, corresponde a una ayuda construida en Excel, que le permite al usuario registrar los datos solicitados por la DIAN y convertirlos en formato XML, de tal manera que queden dispuestos para entregarlos según los requerimientos técnicos exigidos Acceso a los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. En el portal de, la DIAN mediante la opción presentación de información por envío de archivos se deberán realizar los siguientes pasos: Colocar archivos. La colocación de archivos se debe realizar utilizando los formatos de carga masiva 1082 y 1084 correspondientes a los formulario 520 (Finalización de Sistemas especiales de Importación v exportación) y 540 (Declaración consolidada de pagos para intermediarios de Trafico Postal y Envíos Urgentes), respectivamente. Ver instrucciones en el aparte 3, de la cartilla Presentación de Información (Exógena) para Envío de Archivos Diligenciar y presentar solicitud de envío de archivos 2

3 Mediante esta opción se oficializa la entrega de la información por parte del usuario. Para lo cual el sistema generará comunicación del resultado mediante el "Acuse de recibo" El resultado de dicho trámite deberá consultarse, mediante la opción "consulta de envíos", la cual mostrará el estado de la misma, es decir: "Solicitud exitosa; "Solicitud en trámite" o "Solicitud con errores", si se presenta este último estado deberán realizarse las correcciones correspondientes. Para este trámite ver instrucciones en el aparte 4, 5, 7 y 8 de la cartilla Presentación de Información (Exógena) para Envío de Archivos Diligenciamiento y Presentación Hoja 1 de las declaraciones Diligenciamiento: Para el diligenciamiento se deben realizar los siguientes pasos, los cuales están detallados en los apartes 3 y 4 de la cartilla denominada "Guía diligencia miento y presentación virtual de documentos", ubicada en el portal de la DIAN, vvww.dian.gov.co., no obstante debe tenerse en cuenta que los formularios 520 y 540, solo se tramitaran mediante presentación virtual con el uso del mecanismo digital Mediante la opción "Diligenciar y presentar", el usuario podrá seleccionar el formato correspondiente, e ingresar los datos que le indiquen las ayudas de la hoja El usuario deberá guardar e imprimir el borrador, si lo desea Cuando este seguro de la información diligenciada guarde como definitivo Presentación Virtual Firma y Presentación: Una vez diligenciado y guardado como definitivo el documento, se procede a firmar haciendo uso del mecanismo digital, y posteriormente a presentarlo oficialmente Generación acuse de Recibo: Realizadas las validaciones el sistema generará el acuse de recibo el cual podrá guardarse o imprimirse Presentación y tramite Recibo de Pago Oficial El diligenciamiento se realiza o bien mediante la opción de "Liquidar Pago" desde la declaración en donde el sistema permite generar el recibo de pago para el diligenciamiento de las casillas editables, o mediante la opción "Diligenciar / Presentar- Diligenciar Recibo de Pago" seleccionando la declaración a la cual le va a liquidar los tributos aduaneros correspondientes y el sistema generará el Recibo Oficial de Pago, para diligenciamiento de las casillas editables Guardar definitivo. Diligenciado el recibo de pago, guarde definitivamente el documento. Recuerde que una vez realizado este paso no es posible realizar modificación alguna a este documento. 3

4 Impresión y pago en Entidades Autorizadas para Recaudar. Presentado el Recibo Oficial de Pago deberá imprimirse, y presentarse ante las entidades recaudadoras Terminación del tramite: Levante automático para la declaración 520 Una vez transmitido y recibido el pago, el sistema generara el número de levante automático, el cual podrá ser consultado por el usuario por la bandeja de tareas y con este paso se entiende culminado el trámite. Salvo para las declaraciones de corrección, las cuales deberán ser tramitadas por el funcionario competente de la Administración, quien autorizará el levante a través del sistema Finalización tramite para la declaración 540 Una vez transmitido y recibido el pago, se entenderá finalizado el trámite. 4. PLAN DE CONTINGENCIA 4.1. ALCANCE: La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el marco de la implementación de los nuevos servicios electrónicos, ha adelantado un Plan de Contingencia para el área de Servicio al Comercio Exterior, con el fin de responder a las circunstancias que se presentan en las Administraciones de Aduanas cuando los servicios electrónicos para el trámite de los formularios 540 y 520, presenten dificultades en su desempeño CONSIDERACIONES PARA SU APLICACIÓN: En aplicación del procedimiento manual, se utilizarán los formularios litográficos establecidos oficialmente para el trámite tanto de la declaración de Finalización de Sistemas Especiales de Importación y Exportación (520), como para la declaración Consolidada de Pagos (540). Por lo tanto cada Administración deberá disponer de los inventarios suficientes con el fin de garantizar la prestación del servicio durante la contingencia Cada Administración, deberá llevar el registro y archivos necesarios a fin de disponer de los controles efectivos de las actuaciones manuales generadas durante el período de contingencia DETERMINACION DE LA CONTINGENCIA Una vez dados los presupuestos previstos para la determinación de la contingencia esta deberá decretarse por parte de la Subdirección de Comercio Exterior del Nivel Central, cuando este tenga cobertura nacional y si es de cobertura Regional, Especial o Local deberá ser decretada por la respectiva administración, a través de los administradores o jefes de División de Servicio al Comercio 4

5 Exterior o la dependencia que haga sus veces, según el caso, mediante memorando en el cual se determine claramente las causas que generan el estado de contingencia y si está es total o parcial. El memorando que determine la contingencia deberá ser divulgado mediante comunicación general y oportuna entre los usuarios de comercio exterior, a través de los servicios electrónicos si es posible, cartelera o de cualquier otro medio de comunicación y en él deberá indicarse la fecha y hora en la cual se inicia la contingencia PROCEDIMIENTO DE CONTINGENCIA PARA LA DECLARACIÓN CONSOLIDADA DE PAGOS TRÁFICO POSTAL Y ENVIOS URGENTES (540): Una vez declarada la contingencia, los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes deberán realizar los siguientes pasos: Diligenciar la hoja 1 del formulario litográfico, y realizar el pago en las entidades financieras Al día hábil siguiente al restablecimiento de los servicios informáticos electrónicos se, deberá realizar la presentación de la hoja 2 del formulario a través de la opción - "Presentación de envíos de archivos", así: Colocación de archivo: consiste en colocar el archivo en la bandeja de entrada de la DIAN Presentar solicitud de envío de archivos: consiste en oficializar la entrega de la solicitud de envío, el resultado de las validaciones corresponderá a tres estados: 1) Solicitud exitosa, 2) Solicitud en tramite: informa que el sistema de la DIAN esta realizando validaciones, 3) Solicitud con errores: presentará los errores para su corrección Vinculación: Una vez obtenida la solicitud exitosa, el intermediario deberá mediante esta opción, vincular la identificación de dicha solicitud (información hoja 2), con la hoja 1 de la declaración litográfica presentada en bancos, con el fin de culminar el trámite establecido en el artículo 124 de la Resolución 4240 de Solo se entenderá presentada la declaración, cuando se realice el tramite anterior, es decir, que teniendo en cuenta que la presentación de la declaración, se oficializa con la presentación tanto de la hoja 1 como de la hoja 2 de la declaración, tan solo con la realización de dicha vinculación se entenderá cumplida la obligación. Para los casos en que se haya presentado la solicitud de envío en forma exitosa, mediante los servicios informáticos electrónicos de la DIAN y se declare la contingencia, el intermediario deberá presentar la declaración litográfica y realizar el pago ante las entidades bancarias. Una vez restablecido el servicio deberá realizar la vinculación de que trata el numeral del presente documento. Para los casos de contingencia autorizados previamente a la expedición de esta circular, los intermediarios deberán mantener en sus archivos la declaración litográfica presentada en las entidades financieras, y el recibo de acuse exitoso de la carga correspondiente, como soporte de su trámite. 5

6 4.5. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTINGENCIA DE LA DECLARACIÓN DE FINALIZACION DE SISTEMAS ESPECIALES DE IMPORTACION - EXPORTACION (FORMULARIO 520). Declarada la contingencia, el declarante deberá realizar los siguientes pasos, los cuales aplican para todos los tipos de declaración (modificación, legalización y corrección): El declarante deberá diligenciar la hoja 1 de la declaración de finalización de sistemas especiales en formulario litográfico 520, y presentarla a la dependencia competente a fin de obtener el número de aceptación Una vez aceptada la declaración deberá realizar el pago ante las entidades financieras Posteriormente, para el tramite de la obtención del levante, el declarante deberá allegar tanto la hoja 1 de la declaración presentada en bancos, como la hoja 2 litográfica, a la dependencia competente de la Administración respectiva. Lo anterior, sin perjuicio de dar cumplimiento al parágrafo 1 del artículo 17 de la Resolución de 2005, referente a la entrega de la información de la hoja 2, de la siguiente manera: Colocación de archivo: consiste en colocar el archivo en la bandeja de entrada de la DIAN Presentar solicitud de envío de archivos: consiste en oficializar la entrega de la solicitud de envío, el resultado de las validaciones corresponderá a tres estados: 1) Solicitud exitosa, 2) Solicitud en tramite: informa que el sistema de la OIAN esta realizando validaciones; 3) Solicitud con errores: presentará los errores para su posterior corrección Vinculación: Una vez obtenida la solicitud exitosa, el declarante deberá mediante esta opción, vincular la identificación de dicha solicitud (información hoja 2), con la hoja 1 de la declaración litográfica presentada en bancos, con el fin de culminar el trámite establecido en los artículos 172 al 183 del Decreto 2685 de Solo se entenderá presentada la declaración cuando se realice el tramite anterior, es decir, que teniendo en cuenta que la presentación de la declaración, se oficializa con la presentación tanto de la hoja 1 como de la hoja 2 de la declaración, tan solo con la realización de dicha vinculación se entenderá cumplida la obligación descrita en los artículos en mención. Para los casos en que se haya presentado la solicitud de envío en forma exitosa, mediante los servicios informáticos electrónicos de la DIAN y se declare la contingencia, el declarante deberá diligenciar y presentar el formulario litográfico 520 y realizar los tramites correspondientes (aceptación, pago y levante). Una vez restablecido el servicio deberá realizar la vinculación de que trata el numeral del presente documento. Para los casos de contingencia autorizados previamente a la expedición de esta circular, los declarantes deberán mantener en sus archivos la declaración litográfica presentada en las entidades financieras, y el recibo de acuse exitoso de la carga correspondiente, como soporte de su trámite. 5. INFORMACIÓN BASICA PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y TRAMITE DE LOS FORMULARIOS 520 Y DECLARACION CONSOLIDADA DE PAGOS PARA LOS INTERMEDIARIOS DE TRÁFICO POSTAL Y ENVIOS URGENTES

7 OBJETO: Consolidar las declaraciones de importación simplificada (documentos de transporte que amparan la mercancía bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes), los tributos, sanciones e intereses de mora a que haya lugar, de la mercancía entregada durante la quincena anterior dentro de los plazos establecidos por la DIAN OBLIGADOS A PRESENTARLA: los intermediarios autorizados para desarrollar la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes CUANDO SE DEBE PRESENTAR: El primero y diez y seis de cada mes. Si se incumple este término se generará el cobro de intereses de mora de conformidad con lo establecido en los artículos 634 y 635 del Estatuto Tributario DONDE SE PRESENTA: Ante la administración de aduanas con jurisdicción donde ingresan las mercancías al territorio aduanero nacional COMO SE PUEDE PRESENTAR: De dos formas: Realizar la Solicitud de Entrega de Información por Envío de Archivos de los datos de la hoja 2 correspondiente a la quincena completa y la presentación Virtual de la hoja 1 el día primero y dieciséis de cada mes según corresponqa Realizar varias solicitudes de entrega de Información por la opción presentación de envío de archivos de los datos de la hoja 2, por períodos menores a la quincena correspondiente, y si desea diligenciar y dejar firmadas las hojas 1 de las declaraciones, de tal manera que el primero y dieciséis del mes, procedan solamente a presentarlas virtualmente, generar los correspondientes recibos de pago y efectuar el pago en las entidades autorizadas para recaudar. Así las cosas, el cumplimiento de la obligación a que hace referencia el artículo 124 de la Resolución 4240 de 2000, correspondiente a un periodo determinado podrá estar soportado por varias Declaraciones Consolidadas de Pago DECLARACION DE FINALIZACION DE SISTEMAS ESPECIALES DE IMPORTACIÓN - EXPORTACION OBJETO: Consolidar las declaraciones de importación declaradas bajo la modalidad de Importación Temporal en desarrollo de los sistemas especiales de importación - exportación, que se pretenden modificar a importación ordinaria OBLIGADOS A PRESENTAR: Los declarantes autorizados, quienes actúan en nombre propio o por encargo de los importadores TIPOS DE DECLARACIÓN QUE SE PUEDEN PRESENTAR EN ESTE FORMULARIO: Modificación (cuando es por primera vez), Corrección (Cuando se pretenda corregir alguno de los datos de una declaración presentada anteriormente) y Legalización, cuando haya lugar al pago de una sanción. 7

8 Sin embargo, tenga en cuenta que para diligenciar el formulario 520, las declaraciones que se incluyan en la hoja 2 deberán corresponder a un mismo código de tipo de declaración TERMINOS DE PRESENTACIÓN TIPO DECLARACION MODIFICACION CORRECCION LEGALIZACION DE TERMINO Cuando se pretenda modificar la declaración de sistemas especiales de importación exportación, estas pueden ser: -Bienes de capital y repuestos (Cuando finalice el programa, dentro de los 60 días siguientes en caso de cumplimiento pagando el IVA; por incumplimiento pagando los tributos aduaneros a que haya lugar más una sanción del 100% del gravamen arancelario si es un programa autorizado por el artículo 173 c) del Decreto 444/67 o del 10% del valor de la mercancía si es por el artículo 174 del DL 444/67, o imposibilidad de cumplir, pagando los tributos aduaneros a que haya lugar). - En materias primas (Cuando no pueda cumplir los compromisos de exportación, dentro de los 30 días siguientes a la certificación de incumplimiento parcial o total pagando los tributos aduaneros a que haya lugar más una sanción del 100% del gravamen arancelario o a la imposibilidad de cumplimiento pagando los tributos aduaneros a que haya lugar). - Dentro del termino de firmeza de la declaración de Finalización de Sistemas de Plan Vallejo inicial. - Generada en el proceso de inspección: Termino previsto en los numerales: 4 y 9 del artículo 128 del Decreto 2685/99 - Cuando se hayan incumplido los compromisos de Exportación TASA DE CAMBIO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS TRIBUTOS ADUANEROS. La tasa de cambio representativa del mercado vigente al último día hábil de la semana inmediatamente anterior al día en la cual se presente y acepte la Declaración para la Finalización de los Sistemas Especiales de Importación - Exportación LUGAR DE PRESENTACION Ante la administración de aduanas con jurisdicción donde se encuentre la mercancía, a través de los servicios informático electrónicos de la entidad DILIGENCIAMIENTO CASILLA VALOR FOB ACTUALIZADO USD. 8

9 En esta casilla debe indicar el valor que resulte de la diferencia entre el valor FOB USD inicial (o el valor al cual se importó la mercancía) menos las rebajas por uso, obsolescencia, avería, daño o deterioro, cuando proceda, para las mercancías importadas temporalmente para perfeccionamiento activo al amparo de los artículos 173 literal c) y 174 del Decreto-Ley 444 de 1967, en los términos y porcentajes previstos en las siguientes normas: Mercancías usadas y antiguas Mercancías objeto de depreciación Mercancías obsoletas Mercancías averiadas, dañadas o deterioradas Artículo 195 de la Resolución 4240 de 2000 Artículo 197 de la Resolución 4240 de 2000 Artículo 199 de la Resolución 4240 de 2000 Artículo 205 de la Resolución 4240 de DILIGENCIAMIENTO CASILLA VALOR AJUSTES USD En esta casilla se debe indicar el valor que resulte de la sumatoria de los fletes, seguros y otros gastos señalados en el ítem de la declaración de importación que se pretende modificar a importación ordinaria DILIGENCIAMIENTO CASILLA TIPO DE TERMINACIÓN. En esta casilla se debe diligenciar el tipo de terminación de acuerdo a uno de los siguientes conceptos: Art. 173 del Decreto 2685 de Terminación materias primas e insumos ante la imposibilidad de cumplir los compromisos de exportación antes de vencerse el plazo señalado para el efecto. Art. 174 del Decreto 2685 de Terminación materias primas e insumos por incumplimiento parcial o total de los compromisos de exportación vencido el plazo para demostrar la importación. Art. 175 del Decreto 2685 de Terminación bienes de capital y repuestos por cumplimiento de los compromisos de exportación. Art. 173 c) - Decreto 444/67 Art. 175 del Decreto 2685 de Terminación bienes de capital y repuestos por cumplimiento de los compromisos de exportación. Art. 174 Decreto 444/67 Art. 176 del Decreto 2685 de Terminación bienes de capital y repuestos ante la imposibilidad de cumplir los compromisos de exportación antes de vencerse el plazo señalado para el efecto, al amparo del artículo 173, literal c) del Decreto 444/67 9

10 Art. 177 del Decreto 2685 de Terminación bienes de capital y repuestos ante la imposibilidad de cumplir los compromisos de exportación antes de vencerse el plazo señalado para el efecto, al amparo del artículo 174 del Decreto 444/67 Art. 178 del Decreto 2685 de Terminación bienes de capital y repuestos por incumplimiento de los compromisos de exportación al amparo del artículo 173, literal c) del Decreto 444/67 Art. 179 del Decreto 2685 de Terminación bienes de capital y repuestos por incumplimiento de los compromisos de exportación al amparo del artículo 174 del Decreto 444/67 Decreto 2331 de 2001 Art. 14. Sistemas Especiales importación Exportación Servicios. Terminación bienes de capital y repuestos por cumplimiento de los compromisos de exportación Decreto 2331 de 2001 Art. 16. Sistemas Especiales importación Exportación Servicios. Terminación bienes de capital y repuestos ante la imposibilidad de cumplir los compromisos de exportación, antes de vencerse el plazo señalado para el efecto. Decreto 2331 de 2001 Art. 17. Sistemas Especiales importación Exportación Servicios. Terminación bienes de capital y repuestos por incumplimiento de los compromisos de exportación DILIGENCIAMIENTO CASILLA PORCENTAJE DE INCUMPLIMIENTO En esta casilla debe registrar el porcentaje de incumplimiento indicado en la certificación o resolución expedida por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo o por la DIAN, según corresponda DILIGENCIAMIENTO CASILLA NÚMERO DE RADICACION Esta casilla se diligenciará automáticamente por el sistema y corresponde al número de radicación otorgado por este a la solicitud de cargue masivo, cuando se ha incorporado la información de la hoja dos. 6. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS PARA UTILIZAR LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS DE LA DIAN. Los requerimientos son los siguientes: 6.1. Computador. Cada computador debe cumplir con los siguientes requisitos: Hardware: Memoria RAM de 128 MB (recomendada 256 MB), Procesador Pentium de 1Ghz (recomendado 1.8Ghz) Resolución del monitor: Configuración mínima: 800 x 600 (recomendada 1024 x 768) Sistema Operativo: Windows 2000 SP4, Windows XP SP2. 10

11 Navegadores: Internet Explorer 6.0 SP1 o superior, FireFox 1.0 o superior, configurados con ventanas emergentes (popup) permitidas al dominio dian.gov.co Software Adicional: Acrobat Reader 5.0 o Superior 6.2. Descarga de recursos. En la página de la DIAN, encontrara enlaces que le indicaran donde obtener los recursos solicitados para utilizar los servicios informáticos disponibles. Haga clic sobre la opción Servicios y luego sobre la opción Informáticos electrónicos Configuración del Navegador. Verifique que su navegador este configurado como se describe a continuación Configurar Idioma Español. Verifique el idioma con el cual esta configurado el navegador. (Ver Cartilla Inducción MUISCA) Limpiar Caché. Convencionalmente la mayoría de los navegadores con el propósito de ofrecer una visualización más rápida, guardan en el computador las páginas visitadas. Así, la próxima vez que usted visite ese sitio, se mostraran dichas paginas en forma inmediata. Por lo tanto, es recomendable que con frecuencia realice la Siguiente operación a efecto de consultar las últimas actualizaciones publicadas. La explicación paso a paso se encuentra se encuentra la Cartilla Inducción MUISCA. BERNARDO ESCOBAR YAVER Subdirector de Comercio Exterior 11