Reconocimiento de Pensión de Jubilación Anticipada y/o Pensión de Vejez

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Gestionar e informar de los requisitos establecidos en la ley 100 de 1993 que debe cumplir un Empleado Público (Administrativo o Docente). Este procedimiento aplica desde la Recepción de Requisitos para Acceder a la Pensión de Jubilación Anticipada y/o vejez hasta la Inclusión en. 2. Responsable El responsable por garantizar la adecuada aplicación del presente documento es el (la) Líder del Proceso de Talento Humano, Técnico de Liquidaciones y Novedades de, Técnico de Nomina, Profesional Universitario, Auxiliar de Archivo 3. Definiciones 3.1 Pensión La Pensión de Jubilación es el derecho que se causa en cabeza de quién cumpla con los requisitos establecidos en la Ley, para de esta manera recibir una vez desvinculado de su actividad laboral, la mesada mensual que le corresponde para cada año. 3.2 Empleado Público Son aquellos que laboran para empresas del Estado, y se dividen trabajadores oficiales y servidores públicos Reconocimiento Acción y efecto de reconocer o reconocerse. 3.4 Emolumentos Suma determinada de dinero reconocida y pagada por cualquier concepto 3.5 IBL Ingreso Base de la liquidación del empleado público. Elaboró Aprobó Validó Firma Karin Johanna Fajardo Martínez Firma Karin Johanna Fajardo Martínez Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 1 de julio de 2010 Fecha 7 de julio de 2010 Fecha 12 de julio de 2010

2 Página 2 de 6 Las demás definiciones que aplica para el presente instructivo se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Recepción de Requisitos para Acceder Responsable: Profesional a la Pensión de Jubilación Anticipada Universitario Para que un funcionario de la Universidad de Pamplona obtenga la pensión de jubilación anticipada debe cumplir los requisitos establecidos en el articulo 36 de la Ley 100/93 (régimen de transición) y Acto Legislativo N 001 de 2005, presentar la siguiente documentación en la Oficina de Talento Humano: - Régimen de Transición. La edad para acceder a la pensión de vejez. continuará en cincuenta y cinco (55) años para las mujeres y sesenta (60) para los hombres, hasta el año 2014, fecha en la cual la edad se incrementará en 2 años, es decir, será de 57 años para las mujeres y 62 para los hombres. La edad para acceder a la pensión de vejez, el tiempo de servicio o el número de semanas cotizadas, y el monto de la pensión de vejez de las personas que al momento de entrar en vigencia el Sistema tengan 35 o más años de edad si son mujeres o 40 o más años de edad si son hombres, o 15 o más años de servicios cotizados, será la establecida en el régimen anterior al cual se encuentren afiliados. Las demás condiciones y requisitos aplicables a estas personas para acceder a la pensión de vejez, se regirán por las disposiciones contenidas en la presente Ley. El ingreso base para liquidar la pensión de vejez de las personas referidas en el inciso anterior que les faltare menos de diez (10) años para adquirir el derecho, será el promedio de lo devengado en el tiempo que les hiciere falta para ello, o el cotizado durante todo el tiempo si éste fuere superior, actualizado anualmente con base en la variación del índice de precios al consumidor, según certificación que expida el DANE. Sin embargo, cuando el tiempo que les hiciere falta fuere igual o inferior a dos (2) años a la entrada en vigencia de la presente Ley. El ingreso base para liquidar la pensión será el promedio de lo devengado en los dos (2) últimos años, para los trabajadores del sector privado y de un (1) año para los servidores públicos. Lo dispuesto en el presente artículo para las personas que al momento de entrar en vigencia el régimen tengan treinta y cinco (35) o más años de edad si son mujeres o cuarenta (40) o más años de edad si son hombres, no será aplicable cuando estas personas voluntariamente se acojan al régimen de ahorro individual con solidaridad, caso en el cual se sujetarán a todas las condiciones previstas para dicho régimen. Tampoco será aplicable para quienes habiendo escogido el régimen de ahorro individual con solidaridad decidan cambiarse al de prima media con prestación definida.

3 Página 3 de 6 Quienes a la fecha de vigencia de la presente Ley hubiesen cumplido los requisitos para acceder a la pensión de Jubilación o de vejez conforme a normas favorables anteriores, aun cuando no se hubiese efectuado el reconocimiento, tendrán derecho en desarrollo de los derechos adquiridos. a que se les reconozca y liquide la pensión en las condiciones de favorabilidad vigentes al momento en que cumplieron tales requisitos. PARAGRAFO. Para efectos del reconocimiento de la pensión de vejez de que trata el inciso primero(1º.) del presente artículo se tendrá en cuenta la suma de las semanas cotizadas con anterioridad a la vigencia de la presente Ley, al Instituto de Seguros Sociales, a las cajas, fondos o entidades de seguridad social del sector público o privado, o el tiempo de servicio como servidores públicos cualquiera sea el número de semanas cotizadas o tiempo de servicio. - Carta de solicitud al ordenador del gasto El funcionario tiene derecho a fijar una fecha de cuando quiere retirarse como requisito para incluirlo en la nómina del Seguro Social. Cuando el funcionario cumpla con los requisitos para acceder a la pensión reconocida por el Instituto de Seguro Social, y una vez sea notificado de la resolución de reconocimiento de pensión de vejez debe presentar copia de la misma en la Oficina de Gestión de Talento Humano con el fin de establecer la compartibilidad con la Universidad de Pamplona. 4.2 Recepción de Requisitos para Acceder Responsable: Profesional a la Pensión de Vejez Universitario Para que un funcionario de la Universidad de Pamplona obtenga la pensión de vejez debe cumplir los requisitos establecidos en la Ley 100/93 y debe presentarlos ante el Seguro Social: - Cumplimiento de los requisitos de edad y tiempo de servicios (60 años hombres, 55 mujeres y 20 años de tiempo de servicio o 1000 semanas cotizadas) - Registro civil de nacimiento - Certificación expedida por el Jefe de Talento Humano la cual indica el tiempo de vinculación con la empresa, los sueldos y el valor aportado al Seguro Social, la cual será realizada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud del interesado - Fotocopia de la Cédula - Formularios expedidos por el Seguro Social el cual indican donde están cotizando salud y el de información general Una vez sea notificado de la resolución de reconocimiento de pensión de vejez por el Instituto de Seguro Social debe presentar copia de la misma en la Oficina de Gestión de Talento Humano. NOTA 1: Para que le pensionado sea incluido en nómina del Seguro Social este debe

4 Página 4 de 6 solicitar ante el ordenador del gasto la expedición del acto administrativo en el cual se retira de la institución, si llegada la fecha en la cual estipula el pensionado su retiro y este no ha sido incluido en la nómina del Seguro Social la Universidad seguirá cancelando sus sueldos hasta tanto sean incluidos. Una vez el Seguro Social consigne las mesadas atrasadas el pensionado debe reintegrar a la Universidad de Pamplona los pagos realizados por la institución. Responsable: Técnico de 4.3 Liquidación Liquidaciones y Novedades de Verificados los requisitos exigidos por la Ley 100 para adquirir el status, se procede a realizar la Liquidación conforme a la Ley 100/93 y Ley 33/85 así: - Se toma el último año de salario más la bonificación (cuando se tiene derecho a esta bonificación) dividido en 12 y el resultado se multiplica por 75% (que es el valor de la mesada). Se realiza el aumento año a año según el IPC Se deja evidencia de esta liquidación en el formato FGH-47 Liquidación de Jubilación que se anexa e incluye en la Resolución de Reconocimiento de Pensión de Jubilación Anticipada. 4.4 Solicitud de Pensión de Empleados que Responsable: Profesional han laborado en otras Entidades Oficiales Universitario - El funcionario interesado en recibir la pensión de jubilación, hace llegar las constancias de trabajo a la Oficina Talento Humano. - La Universidad de Pamplona debe solicitar para la expedición de la resolución de jubilación la cuota parte a la entidad responsable. - La entidad se encarga de dar respuesta sobre la cuota parte. Independiente de la respuesta de la entidad, la Jubilación se legaliza según lo descrito en el numeral Si la entidad responsable no da respuesta a la solicitud de la cuota parte o no se pronuncia sobre la misma, la Universidad de Pamplona inicia los procedimientos legales para el caso. 4.5 Expedición de Resolución de Pensión Responsable: Líder del Proceso de de Jubilación Anticipada Talento Humano - Verificado el cumplimiento de los requisitos, el (la) líder del proceso de Gestión de Talento Humano elabora la resolución la cual pasa a firma del ordenador (a) del gasto, finalmente se lleva a cabo la notificación del pensionado por parte de Secretaría General. - Una vez notificado el jubilado, una Resolución queda en el archivo de la Rectoría, y la otra pasa la hoja de vida del jubilado.

5 Página 5 de Inclusión en de la Responsable: Técnico de Pensión de Jubilación Anticipada Aprobada la resolución la novedad es registrada en el FGH-01 Novedades de, el cual es reportado al Técnico de para la inclusión de las mismas en el sistema. El Técnico de Liquidaciones y Novedades de procede a Liquidar las Prestaciones Sociales adquiridas a la fecha según instructivo IGH-07 Liquidación de Prestaciones Sociales, la liquidación es entregada a la Dirección Administrativa dejando evidencia en el FGH-09 Control Salida de Documentos para el respectivo trámite. Copia de esta liquidación se archiva en la Hoja de Vida 4.7 Archivo de la Documentación Responsable: Auxiliar de Archivo Los documentos producto del presente procedimiento se archivan de acuerdo a las TRD de la Universidad. 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario - NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos - NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - MECI Modelo Estándar de Control Interno - Articulo 36 Ley 100 de Ley 33 de IGH- 07 Liquidación de Prestaciones Sociales - Acto Legislativo N 001 de Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Actualización del procedimiento por el cambio de roles. Se modifican todas las actividades del procedimiento. Acta de grupo de mejoramiento N 02 del Fecha de Aprobación 17 de Octubre de 2007 Fecha de Validación 25 de Octubre de de julio de de julio de 2010

6 Página 6 de 6 7. Administración de Formatos Código Nombre Responsable Ubicación Acceso FGH-01 FGH-09 FGH-47 Novedades de Control Salida Documentos Liquidación de Jubilación Técnico de Liquidaciones y Novedades de Técnico de Liquidaciones y Novedades de Técnico de Liquidaciones y Novedades de Archivo Oficina Talento Humano Archivo Oficina Talento Humano Archivo Oficina Talento Humano Personal Adscrito a la Oficina Talento Humano Personal Adscrito a la Oficina Talento Humano Personal Adscrito a la Oficina Talento Humano Tiempo de Retención Según las TRD Según las TRD Según las TRD Disposición Final Archivo Central de la Universidad de Pamplona Archivo Central de la Universidad de Pamplona Archivo Central de la Universidad de Pamplona 8. Anexos No Aplica