Ministerio de Inclusión Económica y Social 8) Parámetros Aplicables a la Información de Regulación y Control H. Auditorías Internas y Gubernamentales

Transcripción

1 Fecha de publicación: 5 de abril SE CONTÓ CON UN CÓDIGO DE ÉTICA APROBADO PLANTA CENTRAL La Norma de Integridad y valores éticos, en la parte pertinente dispone: La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas propias del código de ética, para contribuir al buen uso de los recursos públicos y al combate a la corrupción. No se dispuso de un código de ética aprobado, lo que no permitió contar con esta herramienta que contribuya a la optimización de los recursos públicos. Con memorando MIES-CGGE M de 18 de mayo el Coordinador General de Gestión Estratégica presentó a la Máxima Autoridad la propuesta de Código de Ética del Sistema MIES, según consta en el cronograma adjunto al mismo, en los meses de mayo y junio se realizarán procedimientos de revisión, aprobación, elaboración del acuerdo ministerial, capacitación, ejecución de talleres, consolidación de resultados, edición y publicación. Al Coordinador General de Gestión Estratégica: 1. Vigilará que se cumpla el cronograma establecido hasta disponer el Código de Ética del Ministerio aprobado por la Máxima Autoridad, y difundido para conocimiento del personal de la entidad. PLAN DE CAPACITACIÓN PENDIENTE DE APROBACIÓN La Norma de Capacitación y entrenamiento, en su parte pertinente señala: El plan de capacitación será formulado por las unidades de talento humano y aprobado por la máxima autoridad de la entidad Los conocimientos adquiridos tendrán un efecto multiplicador en el resto del personal y serán utilizados adecuadamente en beneficio de la gestión institucional. No se dispone de un plan de capacitación 2012 aprobado, para el personal de Planta Central. No se efectuó el seguimiento para asegurar que el personal que recibe capacitación, transmita los conocimientos adquiridos al resto del personal. La Directora del Talento Humano, con memorando MIES-CAF-DTH M de 29 de marzo, remitió al Coordinador General Administrativo Financiero, el Plan de Capacitación 2012, para su aceptación y suscripción. A la Directora del Talento Humano: 2. Vigilará el trámite respectivo hasta disponer del Plan de Capacitación 2012 debidamente aprobado, para su aplicación oportuna. 3. Efectuará procedimientos de seguimiento de la capacitación dada a los servidores, a fin de que los conocimientos adquiridos tenga un efecto multiplicador en el resto del personal.

2 Fecha de publicación: 5 de abril SE DISPONE DE UN MANUAL DE CLASIFICACIÓN DE PUESTOS APROBADO Las Normas de, en su parte pertinente disponen: NCI Estructura organizativa.- Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores. NCI Manual de clasificación de puestos.- La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa.. NCI Separación de funciones y rotación de labores.- La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los flujogramas y en la descripción de cargos en todas las entidades del sector público. El Ministerio no dispone de un Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos aprobado, lo que limitó contar con una herramienta donde se determinen las competencias y responsabilidades de los servidores y servidoras de la institución. Con memorando MIES-CAF-DTH M de 4 de junio, la Directora del Talento Humano comunicó que el Manual de Clasificación presentado al Ministerio de Relaciones Laborales el 19 de diciembre de 2011, con oficio 0164-CAF-MIES-2011, para su revisión y aprobación, aún no ha sido remitido al MIES. FALTA DE PROCESOS ACTUALIZADOS Y APROBADOS PARA MEJORAR LAS COMPETENCIAS La Norma de Competencia Profesional, en su parte pertinente señala: La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno. El Ministerio no cuenta con procesos actualizados y aprobados para mejorar las competencias de conocimiento y habilidades, que permitan el mantenimiento de un eficiente control interno. El 20 de octubre de 2011, se suscribió el contrato de consultoría 89 CGJ-2011 con la compañía Gestión para el Desarrollo Latinoamericano, GEDLATIN S.A., para efectuar la identificación, levantamiento, diseño o rediseño, optimización y planificación de la implementación de los procesos mejorados del Ministerio en el marco del nuevo Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. Con memorando MIES-CAF-DTH M de 4 de junio, la Directora del Talento Humano comunicó que mediante oficio MIES-CAF-DTH OF de 10 de mayo, dirigido al Consultor, solicitó la corrección de los manuales de procedimientos entregados. A la Directora del Talento Humano 6. Solicitará a la Consultora los manuales corregidos y vigilará que se entregue el informe final, en las condiciones convenidas en el contrato de consultoría y dentro del plazo establecido. Al Director Administrativo 7. Difundirá los manuales específicos aprobados, para conocimiento y aplicación del personal de la entidad.

3 Fecha de publicación: 5 de abril FALTA DE MANUALES ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Las siguientes Normas de, en su parte pertinente disponen: NCI Unidad de Administración de bienes.- La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración. NCI Custodia.- Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado. El artículo 6 del Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público, en el segundo párrafo dispone: De las formas de adquirir.- Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público emitirán su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones administrativas de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las disposiciones legales que fueren aplicables. La entidad no cuenta con manuales específicos para la administración y control de bienes, para normar procedimientos tales como: adquisiciones, custodia, uso, constatación física y baja. El 20 de octubre de 2011, se suscribió el contrato de consultoría 89 CGJ-2011 con la compañía Gestión para el Desarrollo Latinoamericano, GEDLATIN S.A., para efectuar la identificación, levantamiento, diseño o rediseño, optimización y planificación de la implementación de los procesos mejorados del Ministerio en el marco del nuevo Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. BIENES CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS EN PROCESO DE REGISTRO EN CUENTAS DE ORDEN La NCI registro, en su parte pertinente dispone: Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente. Mediante memorando MIES-CAF-DF M de 30 de abril, la responsable del Área Contable comunicó que el registro simultáneo en las cuentas de orden de los bienes no considerados como activos fijos se efectuará una vez que la Dirección Administrativa, a través del Guardalmacén, remita los comprobantes de egreso en los que se identifique el servidor o la servidora responsable de la custodia del bien. Para el cumplimiento de esta actividad, el Director Financiero, con memorando MIES-CAF-DF M de 14 de mayo, solicitó a la Directora Administrativa, disponer a la Unidad de Guardalmacén incorpore dentro de los comprobantes de ingreso y egreso de bodega, los comprobantes de los bienes sujetos a control administrativo, del subgrupo de gasto denominado: Bienes Muebles no Depreciables. Al Director Administrativo: 10. Vigilará que el Guardalmacén envíe oportunamente a la Dirección Financiera los comprobantes de los bienes sujetos a control administrativo, con la identificación del servidor o servidora responsables de la custodia del bien, a fin de que se proceda con el respectivo registro contable.

4 Fecha de publicación: 5 de abril FALTA DE EVALUACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN La Norma de Documentación de respaldo y su archivo, dispone: La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos. En las Coordinaciones Zonales y Direcciones Provinciales no se han aplicado procedimientos para evaluar la documentación que se mantiene de varios años atrás y proceder a la baja y destrucción de ser el caso. Mediante Acuerdo Ministerial de 12 de enero, se emitió el Instructivo de Gestión Documental y Archivo del Ministerio de Inclusión Económica y Social. El Director de la Secretaría General, encargado, mediante memorando 001-JM-DSG-2012 de 8 de junio, comunicó que para la aplicación de la normativa se realizaron las siguientes actividades: - Talleres de capacitación a nivel nacional desde el 15 de marzo, habiéndose aplicado este procedimiento aproximadamente al 60% de las provincias; - Se plantearon metas en el proceso de implementación, como la entrega de un inventario de documentación de archivo y la conformación formal del área de documentación y archivo; - El servidor capacitado firmó una carta de compromiso asumiendo la responsabilidad del manejo de la documentación de manera responsable y en cumplimiento de la normativa. - Inicio del estudio previo para la aplicación de un sistema informático, el cual se encuentra ejecutando la Dirección de la Secretaría General conjuntamente con la Unidad de Tecnología. EXISTE UN PLAN INFORMÁTICO ESTRATÉGICO DE TECLOGÍA APROBADO La Norma de Plan informático estratégico de tecnología, en su parte pertinente dispone: La Unidad de Tecnología de la Información elaborará e implementará un plan informático estratégico para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos. El plan estratégico y los planes operativos de tecnología de información, así como el presupuesto asociado a éstos serán analizados y aprobados por la máxima autoridad de la organización.... En la Dirección de Tecnologías de la Información, no existe un Plan Informático Estratégico de Tecnología aprobado, para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos; se encuentra en elaboración el borrador de este documento. 13. Vigilará que se concluya con la elaboración del Plan Informático Estratégico de Tecnología, el mismo que incluirá temas como: análisis de la situación actual, propuestas de mejoramiento, estructura interna, procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, estrategias, riesgos, cronogramas y presupuestos de inversión y operativo, fuentes de financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario. 14. Una vez concluido la elaboración del Plan, presentará a la máxima autoridad, para la respectiva aprobación. 15. El Plan debidamente aprobado, será difundido para conocimiento de los Coordinadores Generales de Gestión Estratégica, Planificación y Administración Financiera.

5 Fecha de publicación: 5 de abril FALTA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APROBADOS La Norma de Políticas y procedimientos, en su parte pertinente dispone: La máxima autoridad de la entidad aprobará las políticas y procedimientos que permitan organizar apropiadamente el área de tecnología de información y asignar el talento humano calificado e infraestructura tecnológica necesaria. La Unidad de Tecnología de Información definirá, documentará y difundirá las políticas, estándares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnología de información y comunicaciones en la organización. La Dirección de Tecnologías de la Información, no mantiene políticas y procedimientos aprobados, que permitan organizar apropiadamente el área de tecnología de información y asignar el talento humano calificado e infraestructura tecnológica necesaria. No se definieron políticas, estándares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnología de información y comunicaciones en la organización. 16. Elaborará un Manual de Políticas y Procedimientos, en el que se definan las políticas y procedimientos para el desarrollo de las actividades, en los cuales se considerará temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrónicas y mensajería de datos, legalidad del software, los cuales además, estarán alineados con las leyes conexas emitidas por los organismos competentes y estándares de tecnología de información. 17. Presentará el Manual de Políticas y Procedimientos, a la máxima autoridad, para la respectiva aprobación. EXISTE UN MODELO DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL La Norma de Modelo de información organizacional, en su parte pertinente dispone: La Unidad de Tecnología de Información definirá el modelo de información de la organización a fin de que se facilite la creación, uso y compartición de la misma; y se garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definición e implantación de los procesos y procedimientos correspondientes. En la Dirección de Tecnologías de la Información, no existe un modelo de información organizacional, que garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definición e implantación de los procesos y procedimientos correspondientes. 18. Definirá un modelo de información organizacional, el mismo que incluya reglas de validación y controles de integridad y consistencia, con la identificación de los sistemas o módulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratégicos a los que apoyan. 19. El diseño del modelo de información que se defina constará en una base de datos corporativa que será actualizada y documentada de forma permanente.

6 Fecha de publicación: 5 de abril EXISTE UN PLAN DE CONTROL DE CAMBIOS Y UN PLAN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD La Norma de Administración de proyectos tecnológicos, en su parte pertinente dispone: La Unidad de Tecnología de Información definirá mecanismos que faciliten la administración de todos los proyectos informáticos que ejecuten las diferentes áreas que conformen dicha unidad. Los aspectos a considerar son.- 4. Para asegurar la ejecución del proyecto se definirá una estructura en la que se nombre un servidor responsable con capacidad de decisión y autoridad y administradores o líderes funcionales y tecnológicos con la descripción de sus funciones y responsabilidades 9. Se establecerá un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que será aprobado por las partes interesadas 10. El proceso de cierre incluirá la aceptación formal y pruebas que certifiquen la calidad y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos. En la Dirección de Tecnologías de la Información, no existe un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que facilite la administración de todos los proyectos informáticos; además, no se ha asignado formalmente a un servidor responsable de realizar el seguimiento al desarrollo efectivo de los proyectos de tecnología informática. 20. Elaborará un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad, cuya ejecución será aprobada por las partes competentes. 21. Asignará formalmente a un servidor responsable de realizar el seguimiento al desarrollo efectivo de los proyectos de tecnología informática. EXISTE UNA PLANIFICACIÓN EN LA ACTUALIZACIÒN DE INFRAESTRUCTURA TECLÓGICA La Norma de Adquisiciones de infraestructura tecnológica, en su parte pertinente dispone: La Unidad de Tecnología de Información definirá, justificará, implantará y actualizará la infraestructura tecnológica de la organización para lo cual se considerarán los siguientes aspectos.- 2 planificará el incremento de capacidades, evaluará los riesgos tecnológicos, los costos y la vida útil de la inversión para futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnológicos. En la actualización de infraestructura tecnológica no se planificó el incremento de capacidades, evaluando los riesgos tecnológicos, los costos y la vida útil de la inversión para futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnológicos. 22. Planificará la actualización de infraestructura tecnológica considerando el incremento de capacidades, evaluando los riesgos tecnológicos, los costos y la vida útil de la inversión para futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de

7 Fecha de publicación: 5 de abril EXISTE UN PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LA INFRAESTRUCTURA TECLÓGICA La Norma de Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica, en su parte pertinente dispone: La Unidad de Tecnología de Información de cada organización definirá y regulará los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnológica de las entidades. Los temas a considerar son.- 6. Se elaborará un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica sustentado en revisiones periódicas y monitoreo en función de las necesidades organizacionales (principalmente en las aplicaciones críticas de la organización), estrategias de actualización de hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad. La Dirección de Tecnologías de la Información, no elaboró un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica, que garantice el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnológica. 23. Elaborará e implementará formalmente el plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica sustentado en revisiones periódicas, monitoreo, en las necesidades organizacionales, estrategias de actualización de hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades EXISTE UNA IMPLEMENTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDADES A NIVEL DE SOFTWARE Y HARDWARE La Norma de Seguridad de tecnología de información, en su parte pertinente dispone: La Unidad de Tecnología de Información, establecerá mecanismos que protejan y salvaguarden contra pérdidas y fugas los medios físicos y la información que se procesa mediante sistemas informáticos, para ello se aplicarán al menos las siguientes medidas.- 2. Definición de procedimientos de obtención periódica de respaldos en función a un cronograma definido y aprobado...5. Implementación y administración de seguridades a nivel de software y hardware, que se realizará con monitoreo de seguridad, pruebas periódicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad identificados. La Dirección de Tecnologías de la Información, no estableció los procedimientos de obtención periódica de respaldos en función a un cronograma definido y aprobado. No se ha implementado y administrado las seguridades a nivel de software y hardware. 24. Establecerá formalmente los procedimientos de obtención periódica de respaldos en función de un cronograma definido y aprobado. 25. Implementará y administrará las seguridades a nivel de software y hardware, a través de un proceso de monitoreo de seguridad, pruebas periódicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad identificados.

8 Fecha de publicación: 5 de abril EXISTEN PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE SOPORTE TECLÓGICO La Norma de Administración de soporte de tecnología de información, en su parte pertinente dispone: La Unidad de Tecnología de Información definirá, aprobará y difundirá procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración del soporte tecnológico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios tecnológicos que se ofrecen. La Dirección de Tecnologías de la Información, no definió, aprobó y difundió procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración del soporte tecnológico. 26. Definirá, aprobará y difundirá procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración del soporte tecnológico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios tecnológicos que se ofrecen. EXISTEN PROCEDIMIENTOS PARA LA MEDICIÓN DEL NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES INTERS Y EXTERS La Norma de Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios, en su parte pertinente dispone: La Unidad de Tecnología de Información definirá y ejecutará procedimientos, mecanismos y la periodicidad para la medición, análisis y mejora del nivel de satisfacción de los clientes internos y externos por los servicios recibidos.. La Dirección de Tecnología de la Información, no dispone de procedimientos y mecanismos para la medición y análisis del nivel de satisfacción de los clientes internos y externos por los servicios tecnológicos recibidos. 27. Definirá y ejecutará procedimientos, mecanismos y la periodicidad para la medición, análisis y mejora del nivel de satisfacción de los clientes internos y externos por los servicios tecnológicos recibidos. EXISTEN RMAS DE LOS SERVICIOS DE INTERNET, INTRANET, CORREO ELECTRÓNICO Y SITIO WEB DE LA ENTIDAD La Norma de Sitio web, servicios de internet e intranet, en su parte pertinente dispone: Es responsabilidad de la Unidad de Tecnología de Información elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos. La Dirección de Tecnologías de Información, no elaboró procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web de la entidad. 28. Elaborará las normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos.

9 Fecha de publicación: 5 de abril EXISTE UN PLAN DE CONTINGENCIAS La Norma de NCI Plan de contingencias, en su parte pertinente dispone: Corresponde a la Unidad de Tecnología de Información la definición, aprobación e implementación de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos, programas o personal relacionado El plan de contingencias aprobado, será difundido entre el personal responsable de su ejecución y deberá ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones periódicas, o cuando se haya efectuado algún cambio en la configuración de los equipos o el esquema de procesamiento. En la Dirección Tecnologías de la Información, no existe un plan de contingencias que describa los procedimientos a seguir en caso de emergencia o falla en los equipos del centro de datos. 29. Elaborará un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos, programas o personal relacionado. 30. Presentará a la Máxima Autoridad, el plan de contingencias para su debida aprobación. SE HA CREADO UN COMITÉ INFORMÁTICO INSTITUCIONAL La Norma Técnica de Comité informático, en su parte pertinente dispone: Para la creación de un comité informático institucional, se considerarán los siguientes aspectos.- El tamaño y complejidad de la entidad y su interrelación con entidades adscritas.- La conformación y funciones del comité, su reglamentación, la creación de grupos de trabajo, la definición de las atribuciones y responsabilidades de los miembros del comité, entre otros aspectos. La Dirección de Tecnologías de la Información, no cuenta con un comité informático institucional, que defina, conduzca y evalúe las políticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnología de la información y la calidad de los servicios informáticos. 31. Creará un Comité informático institucional como un órgano de decisión, consultivo y de gestión, para que evalúe las políticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnología de la información y la calidad de los servicios informáticos.

10 Fecha de publicación: 5 de abril FALTA DE ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN DE DISPOSITIVO PORTABLE SEGURO - TOKEN La Norma de NCI Firmas electrónicas, en su parte pertinente expresa: El dispositivo portable seguro será considerado un bien de la entidad o dependencia pública y por tanto, a la cesación del servidor, será devuelto con la correspondiente acta de entrega recepción. En la Dirección Administrativa no se presentaron documentos que garanticen el control de los dispositivos portables token, tales como: - Actas de entrega recepción de todos los token, devueltos por las autoridades y directivos autorizados para utilizar la firma electrónica, cuando cesan en sus funciones. - Detalle o listado de los token entregados por el Banco Central a cada una de las autoridades y directivos de la entidad, así como los devueltos a la Dirección Administrativa en el caso de cesación de funciones. La Servidora de la Dirección Administrativa que tiene a su cargo la custodia de los token, no recibió ninguna instrucción sobre la administración y control de los dispositivos de firma electrónica. Al Director Administrativo: 32. Establecerá los procedimientos tendientes a verificar que los dispositivos portables que contienen la firma digital, sean entregados y devueltos a la entidad con acta de entrega recepción, principalmente cuando el servidor cese en sus funciones. 33. Dispondrá a la responsable de la administración de los dispositivos portables mantenga un detalle de los Token, lo que permitirá mantener un control adecuado de la existencia de los mismos. COORDINACIONES ZONALES Y DIRECCIONES PROVINCIALES FALTA DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL Las siguientes Normas de, en su parte pertinente disponen: NCI Políticas y prácticas de talento humano.- La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de capacitación. NCI Capacitación y entrenamiento continuo.- Los directivos de la entidad en coordinación con la unidad de administración de talento humano y el área encargada de la capacitación determinarán de manera técnica y objetiva las necesidades de capacitación del personal. En las Coordinaciones Zonales y Direcciones Provinciales, no se elaboró un plan de capacitación de los servidores para el año 2012 y no se definieron mallas curriculares para el establecimiento de las necesidades, limitando la actualización de conocimientos del personal. A los Responsables del Área del Talento Humano de las Coordinaciones Zonales y Direcciones Provinciales: 34. Formularán el plan de capacitación y presentarán a la autoridad para su aprobación. 35. Establecerán mallas curriculares para la detección de las necesidades de capacitación y su respectiva programación, las cuales deberán responder a las necesidades de las servidoras y servidores y estarán directamente relacionadas con el puesto que desempeñan.

11 Fecha de publicación: 5 de abril FALTA DE SUPERVISIÓN DE LOS PROCESOS Y OPERACIONES La NCI Supervisión, en su parte pertinente, expresa: Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales. La Coordinación Zonal 1 de Imbabura y la Dirección Provincial de Sucumbíos, no establecieron procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones que ejecutan. Al Coordinador Zonal de Imbabura y al Director Provincial de Sucumbíos: 36. Establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones que desarrollan, a fin de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad. INSUFICIENTE DOCUMENTACIÓN QUE SUSTENTE LOS PAGOS La NCI Control previo al pago, en la parte pertinente dispone: Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las siguientes disposiciones:.- c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos; e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto. En las Direcciones Provinciales de Carchi y Chimborazo, existen casos de pagos realizados por publicidad, mantenimiento de vehículos, consultoría, asesoría, materiales de oficina y alimentación, que no presentan la suficiente documentación justificativa, como es: el requerimiento, la solicitud de pago y la constancia de la recepción del bien o del servicio prestado. A los responsables del Área Financiera de las Direcciones Provinciales de Carchi y Chimborazo: 37. Realizarán el control previo respectivo a fin de que los pagos por adquisición de bienes y/o prestación de servicios cuenten con los soportes documentales suficientes que garanticen la propiedad y legalidad de las operaciones. SE ELABORARON REGISTROS DE CONTROL DE GARANTÍAS La NCI Control y custodia de garantías, en su parte pertinente, señala: La tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las garantías con el fin de conservarlas y protegerlas. En las Direcciones Provinciales de Sucumbíos y Bolívar no se mantiene un control administrativo a través de un registro que permita conocer en forma oportuna las garantías recibidas. A los Tesoreros de las Direcciones Provinciales de Sucumbíos y Bolívar: 38. Elaborarán un registro en el que se detallen las garantías recibidas, con datos tales como: nombre de la persona que presenta, nombre de la aseguradora, tipo de garantía, monto, fecha y vencimiento, a fin de disponer de información oportuna para su control.

12 Fecha de publicación: 5 de abril SE REALIZARON ARQUEOS SORPRESIVOS DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA La Norma de Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo, en su parte pertinente señala: Los valores en efectivo estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y comprobar su igualdad con los saldos contables. En la Dirección Financiera del MIES y en la Coordinación Zonal 1 de Imbabura, no se realizaron arqueos sorpresivos de los valores entregados por concepto de fondos fijos de caja chica. Al Director Financiero del MIES y al Coordinador Zonal 1 de Imbabura: 39. Dispondrán que se realicen arqueos periódicos y sorpresivos del fondo fijo de caja chica, con la finalidad de determinar su existencia física y adecuado manejo. 40. Vigilarán que el personal del área financiera que intervenga en el arqueo del fondo fijo de caja chica, sea independiente de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos. 41. Dispondrán que se presente un acta del arqueo con los resultados obtenidos, suscrita por las personas que intervinieron en esta acción, y de existir irregularidades, éstas serán comunicadas a las autoridades competentes y a la Unidad de Auditoría Interna, para que adopten las medidas correctivas FALTA DE PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN La Norma de Planificación, en su parte pertinente dispone: El plan, al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras públicas El segundo párrafo del artículo 22.- Plan Anual de Contratación, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, dispone: El Plan será publicado obligatoriamente en la página Web de la Entidad Contratante dentro de los quince (15) días del mes de enero de cada año e interoperará con el portal de COMPRASPÚBLICAS. El Art Del Plan Anual de Contratación, del Reglamento General de Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, dispone: Hasta el 15 de enero de cada año, la máxima autoridad de cada entidad contratante o su delegado, aprobará y publicará el Plan Anual de Contratación (PAC). Los PAC de la Coordinación Zonal Imbabura y de las Direcciones Provinciales de Sucumbíos y El Oro, no fueron publicados en el portal de compras públicas; además, no presentaron la resolución de aprobación de los mismos. Los PAC de las Coordinaciones Zonales de Azuay y Tungurahua, y de las Direcciones Provinciales de Cañar, Chimborazo, Pastaza, Galápagos, Sucumbíos y Santa Elena no se encuentran publicados en la página WEB de la Entidad. A los Coordinadores Zonales y Directores Provinciales:

13 Fecha de publicación: 5 de abril INSTALACIONES INADECUADAS PARA EL ALMACENAMIENTO Y LA DISTRIBUCIÓN DE BIENES La Norma de Almacenamiento y distribución, en su parte pertinente, señala: Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario.... La Unidad de Control de Bienes y Bodega de Planta Central no cuenta con espacio físico adecuado y de fácil acceso para la administración de los bienes. En la evaluación de control interno realizada por Auditoría con corte a octubre de 2011, el Director Administrativo, con memorando 1855-CAF-DA-MIES de 21 de diciembre de 2011, comunicó que en enero iniciará la contratación para la asignación de un espacio físico adecuado para la ubicación de los bienes institucionales; al respecto, no se presentó evidencia de que se haya realizado esta acción. En la Coordinación Zonal 7 de Loja, no existen las condiciones necesarias y el espacio físico suficiente para mantener los bienes; se encuentran en la terraza del edificio, a la intemperie y sin las debidas seguridades. Al Director Administrativo y Coordinador Zonal de Loja: 43. Tomarán acciones tendientes a la asignación de un espacio físico para la Unidad de Control de Bienes y Bodega, lo que permitirá mantener una adecuada administración de los bienes institucionales. PROCEDIMIENTOS APLICADOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES Las siguientes Normas de, en la parte pertinente disponen: NCI Almacenamiento y distribución.- Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características. NCI registro.- Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. NCI Identificación y protección.- Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación. NCI Uso de bienes de larga duración.- En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares. NCI Constatación física de existencias y bienes de larga duración.- Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año.... El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. NCI Baja de bienes por obsolescencia.- Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna. En las Coordinaciones Zonales y Direcciones Provinciales, a excepción de las Direcciones Provinciales de Carchi y Chimborazo no se efectuaron constataciones físicas integrales de los bienes por lo menos una vez al año, la última constatación y codificación se realizó entre los meses de mayo y julio de 2010, por parte de la Unidad de Inventarios de Planta Central; además, los bienes adquiridos en fechas posteriores no fueron debidamente codificados.

14 Fecha de publicación: 5 de abril PROCEDIMIENTOS APLICADOS EN EL CONTROL DE VEHÍCULOS La NCI Control de vehículos oficiales, en la parte pertinente dispone: Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.... Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva orden de movilización. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades....los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a la que pertenecen. El Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades, de los vehículos del sector público, emitido con Acuerdo 007 de 2 de abril de 2003 por la Contraloría General del Estado, dispone: Art. 6.- ORDEN DE MOVILIZACION.- La Orden de Movilización se emitirá en formularios preimpresos y prenumerados. Art. 7.- REGISTROS Y ESTADISTICA.- La unidad encargada de la administración de los vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes formularios de registro: d).- Informe diario de movilización de cada vehículo... j).- Acta de entrega recepción de vehículos.. Art. 8.- Al término de la jornada de trabajo o de la comisión, los vehículos se guardarán en los patios de la Institución o en los garajes autorizados. En las siguientes Coordinaciones Zonales y Direcciones Provinciales, se presentan las siguientes observaciones: PROCEDIMIENTOS APLICADOS EN EL CONTROL DE VEHÍCULOS La NCI Control de vehículos oficiales, en la parte pertinente dispone: Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.... Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva orden de movilización. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades....los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a la que pertenecen. El Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades, de los vehículos del sector público, emitido con Acuerdo 007 de 2 de abril de 2003 por la Contraloría General del Estado, dispone: Art. 6.- ORDEN DE MOVILIZACION.- La Orden de Movilización se emitirá en formularios preimpresos y prenumerados. Art. 7.- REGISTROS Y ESTADISTICA.- La unidad encargada de la administración de los vehículos, para fines de control y mantenimiento, deberá llevar los siguientes formularios de registro: d).- Informe diario de movilización de cada vehículo... j).- Acta de entrega recepción de vehículos.. Art. 8.- Al término de la jornada de trabajo o de la comisión, los vehículos se guardarán en los patios de la Institución o en los garajes autorizados. En las siguientes Coordinaciones Zonales y Direcciones Provinciales, se presentan las siguientes observaciones:

15 Fecha de publicación: 5 de abril PROGRAMA DE PROTECCIÓN SOCIAL FALTA DE REGLAMENTACIÓN SOBRE CLASIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS La Norma de Documentación de respaldo y su archivo, en su parte pertinente dispone: La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. En el Programa de Protección Social PPS, no se ha reglamentado la clasificación y conservación de los documentos. Al Director de Servicios Institucionales: 53. Elaborará la reglamentación interna pertinente para la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, los calificados como históricos y los que han perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole. FALTA MANUALES ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Las Normas de, en su parte pertinente disponen: NCI Unidad de Administración de bienes.- La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración. NCI Custodia.- Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado. l El Art. 6.- De las formas de adquirir, del Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público, en el segundo párrafo expresa: Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público emitirán su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones administrativas de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las disposiciones legales que fueren aplicables. El Programa de Protección Social PPS, no cuenta con manuales específicos para la administración y control de bienes, para normar situaciones como: adquisiciones, custodia, uso, constatación física y baja. Al Director de Servicios Institucionales:

16 Fecha de publicación: 5 de abril EXISTEN BODEGAS SUFICIENTES PARA EL ALMACENAMIENTO DE LOS BIENES Las Normas de en su parte pertinente disponen: NCI Contratación.- Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisión.... NCI Almacenamiento y distribución.- Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario.... El Programa de Protección Social PPS, no cuenta con espacio físico suficiente para administración de archivos pasivos y bienes. Con memorando Nro. MIES-PPS-DN-DSI M de 24 de mayo del 2012, el Director de Servicios Institucionales solicitó al Director Nacional del Programa autorice el inicio del proceso para arrendamiento de un local para bodega del PPS. Al Director Nacional: 55. Tomará acciones tendientes para la asignación de un espacio físico para la Dirección de Servicios Institucionales, lo que permitirá mantener una adecuada administración de los bienes del Programa. PROCEDIMIENTOS APLICADOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES Las Normas de, en la parte pertinente disponen: NCI Almacenamiento y distribución.- Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características. NCI registro.- Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. NCI Identificación y protección.- Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación. NCI Custodia.- La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos. NCI Uso de bienes de larga duración.-

17 Fecha de publicación: 5 de abril LOS DERECHOS DE AUTOR DEL SOFTWARE DESARROLLADO FUERON REGISTRADOS La Norma de NCI Desarrollo y adquisición de software aplicativo, en su parte pertinente expresa: Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecerán a la entidad y serán registrados en el organismo competente. No se registraron los derechos de autor del software que se mantiene, y que constituye propiedad de la entidad. : Al Director de Tecnologías de la Información: 58. Registrará los derechos del software desarrollados en el organismo competente a nombre del Programa de Protección Social. ALMACENAN LOS RESPALDOS CON INFORMACIÓN CRÍTICA Y/O SENSIBLE EN LUGARES EXTERS A LA ORGANIZACIÓN La Norma de Seguridad de tecnología de información, en su parte pertinente expresa: La Unidad de Tecnología de Información, establecerá mecanismos que protejan y salvaguarden contra pérdidas y fugas los medios físicos y la información que se procesa mediante sistemas informáticos, para ello se aplicarán al menos las siguientes medidas: Almacenamiento de respaldos con información crítica y/o sensible en lugares externos a la organización. No se dispone de un sitio externo de almacenamiento de la información que se procesa. : Al Director de Tecnologías de la Información: 59. Realizará los procedimientos para contratar un sitio externo para el almacenamiento de las cintas de respaldo que contiene la información del Programa de Protección Social.

18 Fecha de publicación: 5 de abril Evaluación Integral del Del: Al: PROGRAMA DE PROVISIÓN DE ALIMENTOS SE DISPONE DE UN MANUAL DE CLASIFICACIÒN DE PUESTOS APROBADO Las Normas de, en su parte pertinente disponen: NCI Estructura organizativa.- Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores. NCI Manual de clasificación de puestos.- La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa.. NCI Separación de funciones y rotación de labores.- La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los flujogramas y en la descripción de cargos en todas las entidades del sector público. El Programa de Provisión de Alimentos PPA no tiene el Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos aprobado, lo que limita contar con una herramienta donde se determinen las competencias y responsabilidades de los servidores y servidoras de la institución. Con oficio MIES-PPA-CN OF de 11 de enero, el Coordinador Nacional remitió el Manual de Valoración y Clasificación de Puestos Institucionales al Ministerio de Relaciones Laborales, para su revisión y aprobación. FALTA DE PROCESOS ACTUALIZADOS Y APROBADOS PARA MEJORAR LAS COMPETENCIAS La Norma de Competencia Profesional, en su parte pertinente señala: La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno. La Norma de Autorización y aprobación de transacciones y operaciones, en su parte pertinente dispone: La máxima autoridad, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos, procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que sólo se efectúen operaciones y actos administrativos válidos. El Programa de Provisión de Alimentos no contó con procesos actualizados y aprobados para mejorar las competencias de conocimiento y habilidades, que permitan el mantenimiento de un buen control interno. Con memorando MIES-PPA-DSI M de 25 de abril, la Analista de Planificación y Talento Humano, comunicó que se encuentran en elaboración el Manual Operativo y de Gestión por Procesos. Al Coordinador Nacional: 62. Vigilará que el Área de Planificación y Talento Humano, concluya y presente para su aprobación el Manual Operativo de Gestión por Procesos.

19 Fecha de publicación: 5 de abril FALTA DE REGLAMENTACIÓN SOBRE CLASIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS La Norma de Documentación de respaldo y su archivo, en su parte pertinente dispone: La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. En el Programa Provisión de Alimentos no cuenta con un reglamento para la clasificación y conservación de los documentos. Al Director de Desarrollo Institucional: 63. Elaborará la reglamentación interna para la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, los calificados como históricos y los que han perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole. FALTA MANUALES ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Las siguientes Normas de, en su parte pertinente disponen: NCI Unidad de Administración de bienes.- La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración. NCI Custodia.- Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado. l El Art. 6.- De las formas de adquirir, del Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público, en el segundo párrafo expresa: Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público emitirán su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones administrativas de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las disposiciones legales que fueren aplicables. El Programa de Provisión de Alimentos no cuenta con manuales específicos para la administración y control de bienes, para normar situaciones como: adquisiciones, custodia, uso, constatación física y baja. Al Director de Desarrollo Institucional:

20 Fecha de publicación: 5 de abril FALTA DE PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN EN LA PÁGINA WEB El segundo párrafo del Artículo 22.- Plan Anual de Contratación, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, estipula: El Plan será publicado obligatoriamente en la página Web de la Entidad Contratante dentro de los quince (15) días del mes de enero de cada año e interoperará con el portal de COMPRASPÚBLICAS. El PAC 2012 del Programa de Provisión de Alimentos PPA, no está publicado en la página WEB de la Entidad. Al Coordinador Nacional: 65. Dispondrá y vigilará que el Plan Anual de Contratación aprobado se publique en la página WEB de la Entidad, hasta el 15 de enero de cada año. PROCEDIMIENTOS APLICADOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES Las siguientes Normas de, en la parte pertinente disponen: NCI Almacenamiento y distribución.- Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características. NCI registro.- Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. NCI Identificación y protección.- Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación. NCI Custodia.- La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos. NCI Uso de bienes de larga duración.-