Charlas UTN: La importancia del ERP en la organización empresarial

Transcripción

1 Charlas UTN: La importancia del ERP en la organización empresarial Darío Bonamino Analista de Sistemas Gte. Tecnología TRON Software

2 AGENDA DE LAS REUNIONES

3 PRIMERA PARTE Qué es un ERP? A qué tipo de empresas está orientado? Principales funcionalidades Ventas, Compras, Cuentas a Cobrar y Pagar Movimiento de Fondos Contabilidad General, Presupuestaria eimpuestos Movimiento de Materiales, Producción, Transformación de Materiales Bienes de uso Logística y Distribución Otros sistemas anexos Administración de RRHH y liquidación de Haberes CRM Customer Relation Management BI - Business Intelligence POS - Puntos de venta Mobile - Usuarios móviles Lunes 28 de Octubre

4 SEGUNDA PARTE Circuito: Proceso integral de Compras Requerimiento de Compras Solicitud de presupuestos Orden de Compra Autorizaciones / agenda Factura de compra Auditoría de Proveedores Pago a Proveedores Lunes 28 de Octubre

5 QUE ES UN ERP?

6 E R P (Enterprise resource planning) Sistemas de planificación de recursos empresariales

7 ERP (Enterprise resource planning) Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS(sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

8 ERP (Enterprise resource planning) El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

9 ERP (Enterprise resource planning) Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

10 Objetivos: Optimización de los procesos empresariales. Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería. Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos) La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

11 El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución

12 ELEMENTOS: El sistema de información de gestión está constituido por los procedimientos, personas y medios técnicos que permiten capturar, tratar y difundir la información, de forma que pueda contribuir a la toma de decisiones o a la puesta en práctica de dichas decisiones, es decir a la ejecución de acciones concretas.

13 Los componentes de un sistema de información pueden ser clasificados en tres grupos: Las personas Las herramientas tecnológicas: hardware, software, base de datos, telecomunicaciones Los procedimientos En este sentido, las tecnologías representan un ingrediente básico para la solución.

14 Características: Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente

15 Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se ncuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

16 Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Otras características destacables de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingenieria de procesos, aunque no siempre es necesario.

17 Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.

18 CRM RRHH BI ERP POS Mobile Otros

19 ERP de Buenos Aires Software

20 PRIMERA PARTE Funciones principales del ERP Escalabilidad y crecimiento con la empresa Niveles de seguridad Huellas de auditoría Autorizaciones Modelos pre-armados de Comprobantes y Reportes Informes Programación de tareas Factura Electrónica Agenda y Avisos vía mail Búsquedas configurables Consultas por Pantalla y Drilling Múltiples vistas Costos Lunes 4 de Noviembre

21 SEGUNDA PARTE Posible modelos de Empresas Casa Central y Sucursales Casa Central y Puntos de Venta (Quick Pos) Casa Central y Usuarios Móviles Conclusiones finales. Lunes 4 de Noviembre

22 Bienes de Uso Compras Tesorería Contabilidad Producción BAS CS Distribución Materiales Sucursales Control Presupuestario Ventas

23 Cliente / Servidor: - Escalabilidad - Seguridad - Confiabilidad

24 Segunda Jornada: 1ra. Parte Principales Funciones del E R P

25 Funciones del ERP: Escalable Su diseño original permite incorporar nuevos usuarios, sin resentir la eficiente performance del sistema. Niveles de seguridad BAS CS Software de gestión ERP permite limitar; en forma precisa, el acceso a cada usuario a la información, mediante la posibilidad de configurar menúes personalizados para cada uno de ellos. A la vez, en cada una de las ventanas del sistema, es posible efectuar controles sobre cada uno de los campos de datos, prohibiendo u ocultando el acceso a los mismos. Huellas de auditoría Quienes poseen responsabilidad de auditoría, tienen la opción de efectuar controles, mediante el seguimiento de los rastros que el sistema almacena mientras los usuarios trabajan. Por ejemplo, cuando se elimina un comprobante, quedan registrados todos los datos del mismo y los correspondientes al día, fecha, hora y usuario responsable de la tarea.

26 Funciones del ERP: Autorizaciones En todos los circuitos es posible establecer esquemas de autorización de comprobantes que lo integran en base a múltiples criterios. También son diversos los criterios para establecer que usuarios son los responsables de llevar la tarea en cada uno de los casos. Se incluyen avisos en las agendas de los usuarios alertando que tienen comprobantes pendientes de autorizar y se incluyen enlaces para realizar las tareas directamente, desde la agenda. Modelos Para cada comprobante, pantalla o informe es posible generar patrones con datos predeterminados que reducen el tiempo de carga y simplifican la tarea. Los modelos se definen por usuario, de modo que cada uno disponga de aquellos que le son útiles para realizar sus tareas. Los modelos pueden compartirse por grupos de usuarios, asignándoles los permisos de uso y modificación que se requieran.

27 Funciones del ERP: Informes incluye una gran cantidad de reportes en cada uno de los circuitos, de modo de exponer la información disponible en la base de datos con diversos enfoques y niveles de detalle. Estos informes permiten analizar la gestión diaria, realizar auditorias, controlar el presupuesto, emitir estadísticas, cumplir con normas impositivas, etc. Los informes pueden emitirse por pantalla, almacenarse en archivos pdf, imprimirse, exportarse a planillas de Excel o a tablas de la base de datos. Programación de tareas Cuando las tareas no requieren la intervención de los usuarios, es posible programarlas para que se ejecuten automáticamente con la frecuencia que se requiera.

28 Funciones del ERP: Factura Electrónica Incluye la funcionalidad necesaria para implementar la obtención del CAE en línea mediante Servicios WEB. También se prevé, para los casos en que se presente algún problema con el Servicio WEB, una alternativa utilizando el aplicativo AFIP/ DGI-RECE. Agenda y Avisos vía mail El software de gestión incluye la posibilidad de enviar avisos a los usuarios para comunicar en forma automática, a determinados usuarios, aquellas situaciones que requieren de su intervención, estos avisos pueden enviarse por correo electrónico y/o pueden figurar en las correspondientes agendas.

29 Funciones del ERP: Drilling Esta característica permite ampliar la información expuesta en una consulta en pantalla, haciendo clic sobre un dato determinado. De esta manera es posible navegar hacia niveles de mayor detalle. Por ejemplo, si hacemos clic sobre un saldo en cuenta corriente podríamos visualizar las facturas que lo conforman y otro clic nos llevaría al detalle de los productos de cada una de ellas, a las notas de pedido que les dieron origen, etc. Múltiples vistas La definición de múltiples estructuras del Plan de Cuentas, posibilita obtener distintas visiones de los balances apuntando a las diferentes necesidades de análisis de la información. Costos Metodologías como CPP, LIFO, FIFO, Costo de última compra y Costo estándar son administradas simultáneamente en moneda local y extranjera, con un grado de versatilidad tal que posibilitan optar por cualquiera de estos criterios para cada producto o línea.

30 Funciones del ERP: Funciones específicas Necesidades tales como - La administración de despachos de importación - Identificación de productos por números de serie - Administración de partidas con o sin vencimientos - Talles y colores - Múltiples dimensiones - Distintos esquemas de envases - Doble unidad de medida

31 Funciones del ERP: Funciones específicas Necesidades tales como - La administración de despachos de importación - Identificación de productos por números de serie - Administración de partidas con o sin vencimientos - Talles y colores - Múltiples dimensiones - Distintos esquemas de envases - Doble unidad de medida

32 Segunda Jornada: 2da. Parte Posibles modelos de Empresas

33 Casa Central y Sucursales Sucursal 01 Casa Central Sucursal 01 Servidor E R P Sucursal 03

34 Casa Central y Puntos de venta Local de Venta 01 Casa Central Local de Venta 02 Servidor E R P Local de Venta 03

35 Casa Central y Usuarios Móviles Casa Central Usuario 1 : Usuario 2 : Servidor E R P Usuario 3 :

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38 Charlas UTN: La importancia del ERP en la organización empresarial Darío Bonamino Analista de Sistemas Gte. Tecnología TRON Software