En qué Momento se debe Instalar una Empresa? Cuál es el Proceso para Instalar la Primera Empresa?

Transcripción

1 INSTALACIÓN DE EMPRESA Qué es una Empresa? De acuerdo al decreto 2649 de 1993 la empresa es un ente económico, esto es una la actividad económica organizada como unidad respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. Para SIIGO una empresa es un ente donde se deben parametrizar y definir los conceptos contables y de parámetros para posteriormente poder contabilizar todos los recursos y hechos económicos. En qué Momento se debe Instalar una Empresa? Una empresa se puede instalar: Cuando se adquiere la licencia y se realiza la instalación del software por primera vez, en este momento es necesario instalar por lo menos la primera empresa para incluir parámetros iníciales y luego información. También se puede instalar una segunda, tercera o mas empresas dependiendo de las necesidades especificas de cada organización. Cuál es el Proceso para Instalar la Primera Empresa? 1. Instalación de Empresas: Cuando se instala el software contable SIIGO el último paso de la ejecución del setup, es la instalación de la empresa 01, en este caso se debe proceder de la siguiente forma: El sistema creara de manera automática la carpeta SIIWI01 en la unidad lógica seleccionada y dentro de ella copiara el archivo Z2121 que se encuentre en el directorio de programas, es decir, SIIGO Windows.

2 A continuación el sistema solicitara los datos necesarios para realizar la instalación de la empresa, los cuales se explican a continuación: Instala Empresa Nueva: Al seleccionar esta casilla el sistema permite realizar la instalación de una empresa completamente nueva en la cual se debe empezar a crear parámetros la posterior inclusión de información. Instala con Copia de Datos Existente: Esta casilla es una funcionalidad para las licencias Pyme Arriendo, al marcar esta opción es posible adjuntar la información de una empresa ya existente en la licencia de SIIGO Contador.

3 Unidad de red: Corresponde a la unidad local o de red en la cual se ubicaran los directorios de información, solo se visualizaran las unidades de red y local que tenga disponible la máquina. Corresponde a un reinstalación: Esto aplica cuando se desea reutilizar una empresa que se encuentra creada en el sistema y no se está usando, de igual forma el sistema solicita la clave de administrador solicitando confirmación del proceso; en este caso como se va a realizar la instalación de la primera empresa esta casilla no se debe marcar. Numero de empresa a instalar: El sistema sugiere el número de empresa teniendo en cuenta el consecutivo o encadenamiento. Al momento de digitar un número de empresa mayor al que continuaría el sistema generara un mensaje informando porque no es posible su instalación. Nombre empresa: Es el nombre con el que se va a identificar la nueva empresa, este debe ser igual al registro realizado en Cámara y Comercio. Confirmación Nombre de Empresa: Campo que permitirá reconfirmar el nombre de la empresa, validando que la información asignada sea la misma que se digito en el campo Nombre de Empresa incluyendo espacios entre caracteres. Si la información es idéntica a la digitada en el campo Nombre empresa el sistema continuara con el proceso. Si lo digitado no es igual mostrara un mensaje informativo sin permitir continuar hasta que la información sea la igual en los dos campos Identificación: Corresponde al número de identificación tributaria, se debe digitar sin puntos separadores de miles ni comas. Confirmación Identificación: Este es un nuevo campo tipo numérico con los mismos caracteres del campo identificación, el cual solicitara nuevamente el NIT o CC según corresponde y validara que la información asignada sea la misma que se digito en el campo Identificación. Si la información es idéntica a la digitada en el campo Identificación el sistema continua el proceso. Si lo digitado no es igual mostrara un mensaje informativo sin permitir continuar hasta que la información sea la misma Dígito de Verificación: Último número del Nit después del guion. Confirmación Digito de Verificación: Este es un nuevo campo tipo numérico con los mismos caracteres del campo Digito de Verificación en el cual se debe digitar nuevamente este dato, el sistema valida que la

4 información asignada sea la misma que se digito en el campo Digito de Verificación. Si la información es idéntica a la digitada en el campo Digito de Verificación el sistema continua con el proceso. Si lo digitado no es igual, mostrara un mensaje informativo sin continuar hasta que la información concuerde Fecha de Saldos Iniciales: Corresponde a la fecha del Balance General con la cual se va a iniciar la empresa. Si corresponde a una empresa que va a empezar operaciones la fecha es la de constitución. El orden en que se ingresa es año, mes y día Importante: Se recomienda digitar como fecha de saldos iníciales; el último día del mes inmediatamente anterior al cual se va a ingresar movimiento. Ejemplo. Digitar como fecha de saldos iníciales 2014/12/31 si el movimiento se inicia a partir del 1 de enero de 2015, La fecha de corte de saldos es la fecha con la que se debe ingresar al sistema para incluir los saldos de balance general o saldos iníciales Inventario periódico: Corresponde al sistema de valoración de inventarios que se va a llevar en la empresa. Para manejar el sistema Permanente esta casilla es necesario dejarla en blanco. La marcación tiene efecto en la forma como el sistema aplica el costo a los productos. Esta opción no es posible cambiarla después de instalar la empresa. Plan de cuentas: Este campo mostrara un combo con las opciones Plan de cooperativas, Plan de Entidades prestadoras de salud, Plan de Empresas de Servicios o Comerciales Plan de Entidades oficiales, Ninguno.

5 Acepta Licencia: Paso seguido el sistema habilita la ventana para realizar la aceptación de la licencia, esta ventana cuenta con tres opciones las cuales permiten:

6 Desea ver contrato de licenciamiento de Software: Con esta opción el usuario podrá ingresar al documento (LICENCIA.DOC), realizado en WORD para su impresión. Este documento se encuentra ubicado en la carpeta de programas SIIGO Windows. Acepta: Indica que el usuario Acepta la licencia, para lo cual se hace la respectiva instalación y se realiza la marcación en el Z06 indicando que el usuario realizo la aceptación. No Acepta Confirmación: Al continuar el sistema solicita confirmar si los datos digitados son o no correctos para poder corregirlos o continuar con el proceso de instalación de empresa. Desea Instalar Módulos Adicionales: En caso que se tengan estos módulos el sistema habilita la pantalla para permitir su instalación, solo se mostraran habilitados los módulos que el usuario pueda instalar según la marcación del archivo Z2121 (Ejemplo: Nomina y Recursos humanos, entre otros). El sistema traerá por defecto el nombre de la empresa que se está instalando sin permitir cambiarla y luego permite su selección; dependiendo del módulo el sistema solicitara los datos básicos en la instalación de cada uno de ellos, una vez se instale un módulo mostrara el mensaje informativo correspondiente a la confirmación de su instalación. En caso de no requerir instalar módulos adicionales se marca la casilla de No.

7 Por último el sistema habilita el ingreso al menú de acceso, en el cual se permite visualizar la empresa instalada y habilitando el ingreso 2. Instalación de la segunda empresa en adelante Para realizar este proceso se debe: 2.1 Ingresar con clave de administrador a cualquier empresa previamente creada 2.2 Ingresar por la ruta: Administración - Creación nueva empresa, con lo anterior se habilita la misma pantalla solicitando los mismos datos que se describen en el numeral uno de este documento 3. Reinstalación de Empresa Importante: Al reinstalar una empresa el sistema borrara toda la información, es decir los archivos existentes son eliminados y de manera automática se crean unos nuevos archivos en blanco (sin parámetros ni información) La reinstalación de empresas se realiza cuando el usuario desea reutilizar una de las empresas previamente instalada, este proceso permite mantener el encadenamiento de empresas pero la información y parámetros digitados se eliminaran, para realizar este proceso se debe: Ingresar por la ruta: Administración - Creación nueva empresa, con lo anterior se habilita la misma pantalla solicitando los mismos datos que se describen en el numeral uno de este documento.

8 Allí se deben diligenciar los siguientes campos: Instala Empresa Nueva: Al seleccionar esta casilla el sistema permite realizar la instalación de una empresa completamente nueva en la cual se debe empezar a crear parámetros la posterior inclusión de información. Instala con Copia de Datos Existente: Esta casilla es una funcionalidad para las licencias Pyme Arriendo, al marcar esta opción es posible adjuntar la información de una empresa ya existente en la licencia de SIIGO Contador. Unidad de red: Corresponde a la unidad local o de red en la cual se ubicaran los directorios de información, solo se visualizaran las unidades de red y local que tenga disponible la máquina. Corresponde a una reinstalación: Al momento de reinstalar la empresa es necesario estar ubicado en otra, no es posible realizar este proceso desde la empresa que se requiere reinstalar. En este momento es necesario seleccionar la empresa a reinstalar. Seguido el sistema genera un mensaje informativo reportando el proceso que se realizara:

9 A continuación el sistema solicita la clave de administrador de la empresa a reinstalar para poder continuar con el proceso. Por último el sistema solicitara los mismos datos que la instalación inicial de empresas. Importante: Para ingresar a la empresa recién instalada la clave de ingreso es: USUARIO: ADMON CLAVE: 1111

10 Qué se Debe Revisar Antes de Instalar la Segunda Empresa y Siguientes? Antes de instalar una empresa se debe: Realizar copia de seguridad de las empresas ya instaladas Verificar que exista un orden consecutivo de los directorios de las empresas (SIIWI01 SIIWI02 ) Importante: Al borrar un directorio de información SIIWI01, SIIWI02, se desencadenan las empresas Revisar que las empresas estén encadenadas, esto se puede visualizar al momento del ingreso. Importante: En caso que las empresas instaladas no se encuentren encadenadas, NO es posible realizar el proceso de instalación de una nueva empresa o reinstalación de alguna ya existente.