Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías
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- Eduardo Lara Calderón
- hace 8 años
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1 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Financieros FRC-Rendir cuentas FRC-010 Procesar transacciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 1
2 Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FRC-010 Procesar transacciones Generar pólizas automáticas (A) Revisar información contable Registrar directamente pólizas (A) Revisar transacciones (A) Generar y analizar balanza de las transacciones (A) Corregir información (A) Enviar a libros (A) Archivar expediente Diagrama del subproceso Anexo de formatos Póliza contable Balanza de comprobación semanal Libro diario Libro mayor Libro de inventarios y balances Documentos anexos Presupuesto calendarizado aprobado de la Secretaría Cuentas por liquidar certificadas Reintegros no presupuestales (años anteriores) Reintegros de año en curso Oficio de rectificación Adecuaciones presupuestarias Avisos de alta y baja de activos fijos Altas y consumos de almacén Acuerdos de ministración Pedidos Contrato Convenios Expediente (A) = Automatizable a través de SIPAR 2
3 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de subproceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso FRC-010 Procesar transacciones. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso FRC-010 Procesar transacciones forma parte del proceso FRC-Rendir cuentas dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Financieros Recursos Financieros Programar y Presupuestar FPP Desarrollar Pronósticos y Planear Presupuestos FPP-010 Administrar Recursos Financieros FARF Administrar Fondos FARF-010 Ejecutar y Controlar el Gasto FECG Gestionar y Controlar la Reserva y Registro de Compromiso de Recursos FECG-010 Rendir Cuentas FRC Procesar Transacciones Contables FRC-010 Preparar Presupuestos FPP-020 Ministrar Viáticos y Pasajes FARF-020 Ejercer Presupuesto FECG-020 Realizar la Contabilidad de Activos Fijos FRC-020 Revisar y Aprobar Presupuestos FPP-030 Administrar Crédito Externo FARF-030 Realizar Cierre Contable FRC-030 Adecuar Presupuesto FPP-040 Elaborar y Analizar Reportes Financieros, Contables y Presupuestales FRC-040 (A) = Automatizable a través de SIPAR 3
4 2 Descripción del Subproceso FRC-010 Procesar transacciones 2.1 Descripción general del subproceso Describe el procesamiento de la información en un sistema de contabilidad necesario para recopilar datos económicos sobre cada transacción, analiza los datos en términos de los principios fundamentales de contabilidad, registra los resultados de los análisis en el sistema de contabilidad y, por último, prepara los estados financieros periódicos. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FRC-010 Procesar transacciones Generar pólizas automáticas (A) ID (1) Evento(s) de inicio: Saldos iniciales identificados MABS-060 Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios: Recepción de bien o servicio registrada FPP-040 Adecuar presupuesto: Adecuación presupuestal actualizada (Adecuaciones presupuestarias, documento anexo 5.6) FECG-020 Ejercer presupuesto: CLC correcta generada (Cuentas por liquidar certificadas, documento anexo 5.2) Registro de reintegro actualizado (Reintegros de año en curso, documento anexo 5.4) Rectificación autorizada (Oficio de rectificación, documento anexo 5.5) FRC-020 Realizar la contabilidad de activos fijos: Depreciación y revaluación de activos ejecutada (Avisos de alta y baja de activos fijos, documento anexo 5.7) MAB-010 Administrar inventarios: Movimiento de almacén registrado (A) = Automatizable a través de SIPAR 4
5 FECG-010 Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Recurso comprometido FPP-030 Revisar y aprobar presupuestos: Presupuesto calendarizado comunicado (Presupuesto calendarizado aprobado de la Secretaría, documento anexo 5.1) FRC-020 Realizar la contabilidad de activo fijo: Correcciones de registro de activo realizadas Movimiento correctamente registrado Depreciación y reevaluación de activos ejecutada Descripción: Extraer la información del sistema y generar las pólizas automáticas cuando se realiza algún movimiento. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Pólizas automáticas generadas, continua en la actividad 4 Documento físico o información generada: Póliza contable (ver formato 4.1) Rol: Operador de contabilidad Revisar información contable ID (2) Evento(s) de inicio: Información contable recibida (A) = Automatizable a través de SIPAR 5
6 Descripción: Analizar la documentación para su posterior registro y clasificación en el sistema. Descripción específica para escenarios: 1.- Información presupuestaria Revisar los importes totales del presupuesto aprobado 2.- Información no presupuestaria Revisar en: - Acuerdos de ministración (Acuerdos de ministración, documento anexo 5.9): importe, número de oficio y regularización en tiempo - Consumos de almacén: período, congruencia e importe - Avisos de alta y baja almacenaría (Altas y consumos de almacén, documento anexo 5.8): importes, congruencia y que no contenga Impuesto al Valor Agregado (IVA) - Reintegros no presupuestales (años anteriores) [Reintegros no presupuestales (años anteriores), documento anexo 5.3]: importe, partida / clave presupuestaria, concepto del reintegro y ejercicio al que corresponde Evento(s) de salida: Registros revisados Documento físico o información generada: Rol: Operador de contabilidad (A) = Automatizable a través de SIPAR 6
7 2.2.3 Registrar directamente pólizas (A) ID (3) Evento(s) de inicio: FRC-030 Realizar cierre contable: Registros y/o presupuestales realizados Descripción: Capturar en el sistema las pólizas manuales para generar los registros correspondientes de acuerdo a la documentación revisada, para poder contar con información oportuna, resumida y clasificada que permita conocer, analizar e interpretar la situación financiera de la dependencia. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Pólizas manuales generadas Documento físico o información generada: Póliza contable (ver formato 4.1) Rol: Operador de contabilidad Revisar transacciones (A) ID (4) Evento(s) de inicio: Pólizas automáticas generadas, viene de la actividad # 1 Información contable corregida, viene de la actividad 6 Descripción: Asegurar la correcta aplicación de las transacciones dentro de los registros (A) = Automatizable a través de SIPAR 7
8 , validando que: la cuenta contable sea la adecuada, que esté bien registrada la naturaleza del movimiento, que la póliza esté cuadrada, que la póliza corresponda al período vigente y que sea válido el importe. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Transacciones incorrectas generadas, continua con actividad # 6 Transacciones correctas generadas Documento físico o información generada: Rol: Supervisor de contabilidad Generar y analizar balanza de las transacciones (A) ID (5) Evento(s) de inicio: Descripción: Extraer la información del sistema y generar la balanza de comprobación semanalmente para posteriormente validar que la información esté conciliada, que los cargos y abonos estén correspondidos y para hacer un análisis entre las cuentas presupuestarias y. Por último hacer una revisión de las excepciones para poder identificar anomalías en las cifras y cuentas de registro. Descripción específica para escenarios: (A) = Automatizable a través de SIPAR 8
9 Evento(s) de salida: Balanza de transacciones correctamente generada, continua con actividades # 7 y # 8 Balanza de transacciones incorrectamente generada Documento físico o información generada: Balanza de comprobación semanal (ver formato 4.2) Rol: Autorizador de contabilidad Corregir información (A) ID (6) Evento(s) de inicio: Transacciones incorrectas generadas, viene de la actividad # 4 Descripción: Ingresar al sistema para modificar los datos correspondientes de la cuenta contable, importe, fechas, datos de información (3ro y 4to nivel) y datos de beneficiario cuando se haya generado una transacción incorrecta. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Información contable corregida, regresa a la actividad # 4 Documento físico o información generada: Póliza contable (A) = Automatizable a través de SIPAR 9
10 Rol: Supervisor de contabilidad Enviar a libros (A) ID (7) Evento(s) de inicio: Balanza de transacciones correctamente generada, viene de la actividad # 5 Descripción: Transferir automáticamente la información de las pólizas a los libros (libro de diario, libro de mayor y libro de inventarios y balances) cada vez que se realiza una transacción correcta. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Información contable transferida, termina FRC-030 Realizar cierre contable Documento físico o información generada: Libros principales de contabilidad: Libro diario (ver formato 4.3) Libro mayor (ver formato 4.4) Libro de inventarios y balances (ver formato 4.5) Rol: Autorizador de contabilidad (A) = Automatizable a través de SIPAR 10
11 2.2.8 Archivar expediente ID (8) Evento(s) de inicio: Balanza de transacciones correctamente generada, viene de la actividad # 5 Descripción: Integrar diariamente el expediente (expediente, documento anexo 5.13) con la documentación comprobatoria y justificatoria del gasto o inversión para futuras consultas o auditorías. - Documentos presupuestales: Presupuesto aprobado Documentos presupuestarios - Documentos no presupuestales: Acuerdos de ministración Consumos de almacén Avisos de alta, baja y o modificación almacenaría Reintegros no presupuestales (años anteriores) - Libros principales de contabilidad autorizados por SHCP Libro diario Libro mayor Libro de inventarios y balances - Estados financieros mensuales Estado del ejercicio del presupuesto Balanza de comprobación Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Expediente archivado Documento físico o información generada: Expediente (A) = Automatizable a través de SIPAR 11
12 Rol: Operador de contabilidad (A) = Automatizable a través de SIPAR 12
13 3 Diagrama del subproceso Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Ejercer presupuesto Ejercer presupuesto Realizar la contabilidad de activos fijos Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Realizar la contabilidad de activos fijos Realizar la contabilidad de activos fijos Adecuar presupuesto Ejercer presupuesto Ejercer presupuesto Administrar inventarios Revisar y aprobar presupuesto Realizar la contabilidad de activos fijos Recepción de bien o servicio registrada CLC generada para entero de retenciones Registro de reintegro actualizado Depreciación y revaluación de activos ejecutada Recurso comprometido Correcciones de registro de activo realizadas Depreciación y revaluación de activos ejecutada Adecuación presupuestal actualizada CLC generada para pago a cliente (interno/externo) Rectificación autorizada Movimiento de almacén registrado Presupuesto calendarizado comunicado Movimiento correctamente registrado Información contable recibida Saldos iniciales identificados Realizar cierre contable Revisar información contable Operador de contabilidad Registros y/o presupuestales realizados Registr os revisados Generar pólizas automáticas Operador de contabilidad Póliza contable Registrar directamente pólizas Operador de contabilidad Pólizas automáticas generadas Pólizas manuales generadas Revisar transacciones Supervisor de contabilidad Transacciones correctas generadas Transacciones incorrectas generadas Balanza de comprobación semanal Generar y analizar balanza de las transacciones Autorizador de contabilidad Balanza de transacciones correctamente generada Balanza de transacciones incorrectamente generada Póliza contable Corregir información Supervisor de contabilidad Archivar expediente Operador de contabilidad Enviar a libros Autorizador de contabilidad Información contable corregida Expediente archivado Información contable transferida Realizar cierre contable (A) = Automatizable a través de SIPAR 13
14 4 Anexo de formatos 4.1 Póliza contable Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Registrar las operaciones que genera la Secretaria SIPAR El formato contiene los siguientes datos: - Número de póliza - Fecha - Concepto - Número de la cuenta contable - Nombre de la cuenta contable - Cargos y abonos - Importes - Sumas - Datos de información (3ro y 4to nivel) - Registró - Revisó - Autorizó 4.2 Balanza de comprobación semanal Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Presentar el resumen de operaciones de la dependencia en cuentas autorizadas SIPAR El formato contiene los siguientes datos: - Nombre de la dependencia - Periodo - Nombre del reporte - Número de cuenta contable - Nombre de la cuenta contable - Saldo inicial deudor - Saldo inicial acreedor - Movimiento deudor del periodo - Movimiento acreedor del periodo (A) = Automatizable a través de SIPAR 14
15 - Saldo final deudor - Saldo final acreedor - Firma de revisor - Firma de autorizador 4.3 Libro diario Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Concentrar las operaciones diarias de la dependencia SIPAR El formato contiene los siguientes datos: - Dependencia - Número de póliza contable - Fecha - Concepto - Importes - Número de cuenta contable - Nombre de cuenta contable - Sumas iguales por póliza contable - Folio consecutivo del libro 4.4 Libro mayor Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Concentrar las operaciones mensuales de la dependencia SIPAR El formato contiene los siguientes datos: - Dependencia - Resumen de cuentas - Fecha - Importes - Número de cuenta contable - Nombre de cuenta contable - Resumen mensual de la cuenta contable - Total por cuenta contable - Folio consecutivo del libro (A) = Automatizable a través de SIPAR 15
16 4.5 Libro de inventarios y balances Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Presentar en forma detallada y clasificada los bienes de consumo, bienes muebles, bienes inmuebles y obras en proceso SIPAR El formato contiene los siguientes datos: - Dependencia - Bienes de consumo: Resumen por cuenta contable o Número de cuenta contable o Nombre de cuenta contable o Número de bienes o Importes o Firmas Descripción de bienes o Número consecutivo o Clave del bien o Nombre y descripción del bien o Cantidad o Importes - Bienes muebles: Resumen por cuenta contable o Número de cuenta contable o Nombre de cuenta contable o Número de bienes o Importes o Firmas Descripción de bienes o Número consecutivo o Número de inventario o Nombre y descripción del bien o Importe sin IVA o Fecha de adquisición o Número de factura - Bienes inmuebles: Resumen por cuenta contable o Número de cuenta contable o Nombre de cuenta contable o Número de bienes o Importes o Firmas (A) = Automatizable a través de SIPAR 16
17 Descripción de bienes o Número consecutivo o Nombre del inmueble o Ubicación del inmueble o Importe sin IVA o Fecha de adquisición - Obras en proceso: Resumen por cuenta contable o Número de cuenta contable o Nombre de cuenta contable o Número de bienes o Importes o Firmas Descripción de bienes o Número consecutivo o Nombre de la obra o Descripción de la obra o Ubicación de la obra o Importe sin IVA - Folio consecutivo del libro - Balanza de comprobación mensual (Enero-Diciembre): o Nombre de la dependencia o Periodo o Nombre del reporte o Número de cuenta contable o Nombre de la cuenta contable o Saldo inicial deudor o Saldo inicial acreedor o Movimiento deudor del periodo o Movimiento acreedor del periodo o Saldo final deudor o Saldo final acreedor o Firma de revisor (A) = Automatizable a través de SIPAR 17
18 5 Documentos anexos 5.1 Presupuesto calendarizado aprobado de la Secretaría 5.2 Cuentas por liquidar certificadas 5.3 Reintegros no presupuestales (años anteriores) 5.4 Reintegros de año en curso 5.5 Oficio de rectificación 5.6 Adecuaciones presupuestarias 5.7 Avisos de alta y baja de activos fijos 5.8 Altas y consumos de almacén 5.9 Acuerdos de ministración 5.10 Pedidos 5.11 Contrato 5.12 Convenios 5.13 Expediente (A) = Automatizable a través de SIPAR 18
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