Controles primarios en las acciones de movilidad Erasmus

Transcripción

1 Controles primarios en las acciones de movilidad Erasmus Consorcios 2011 Área de Evaluación y Control

2 Qué son? Una obligación de la Agencia Nacional (OAPEE) en cumplimiento de su contrato con la Comisión Europea Una valiosa fuente de información sobre la implementación y resultados del programa

3 Tipos de Controles primarios PAP Aplicables a Instituciones de Educación Superior/ Consorcios Erasmus: Evaluación de informes finales Revisión documental Auditorías financieras Auditorías de sistemas Objetivo general: Verificar la realidad y elegibilidad de las actividades financiadas por el PAP y la veracidad y legalidad de las operaciones subyacentes.

4 Objetivo de los controles Controles durante el desarrollo de la acción: pretenden verificar que las actividades en marcha cumplen con el marco regulatorio (solicitud, contrato de subvención, convocatoria...). Sus resultados permiten establecer medidas correctoras de cara al final de la actividad. Controles ex post:pretenden verificar que las subvenciones concedidas y liquidadas por el OAPEE no contienen errores significativos o errores repetitivos.sus resultados permiten ajustar el valor de las subvenciones liquidadas y establecer recomendaciones para futuros contratos.

5 Marco normativo Consorcios Contrato de subvención 1. Condiciones Particulares 2. Condiciones Generales (publicadas en la web del OAPEE) 3. Anexos: Anexo I: Solicitud de subvención de la institución beneficiaria. Anexo II: Formulario del informe final. Anexo III: Obligaciones de las instituciones beneficiarias que participan en el consorcio Anexo V.1.b: Acuerdos entre las instituciones del consorcio y los participantes en la movilidad para prácticas Anexo VI: Guía Erasmus para instituciones de enseñanza superior y consorcios Convocatoria Nacional 2011 y Guía PAP

6 Revisión Documental Procedimiento: El OAPEE solicita una muestra de documentación justificativa del informe final y verifica el cumplimiento de las normas de cálculo de la subvención en la declaración del beneficiario. Resultados: ajustes en el cálculo de la subvención final comunitaria del contrato revisado observaciones y recomendaciones a tener en cuenta en otros contratos de subvención del mismo beneficiario.

7 Auditoría Financiera Procedimiento: Una firma auditora independiente visita en nombre del OAPEE a la institución beneficiaria y revisa la documentación original del contrato. Se verifica que la solicitud de pago del beneficiario está justificada y basada en una declaración veraz de los costes reales incurridos y de la financiación recibida para la actividad. Resultados: ajustes en el cálculo de la subvención final comunitaria del contrato revisado observaciones y recomendaciones.

8 Auditoría de Sistemas Procedimiento: Una firma auditora independiente verifica en nombre del OAPEE: La calidad de los procedimientos de gestión de las movilidades y de los sistemas de control interno (Fase 1) La eficacia de dichos sistemas en la gestión del último contrato de subvención cuyo informe final haya sido enviado al OAPEE (Fase 2) Resultados: Observaciones y recomendaciones sobre la gestión de las movilidades y de la subvención Ajustes en el cálculo de la subvención final comunitaria del contrato revisado

9 Resultados AS 2010 Fase 1: Debilidades/ No conformidades/ observaciones en los sistemas: 1. Visibilidad del programa y reconocimiento de la subvención (logos). 2. Procedimientos de selección de los participantes (estudiantes y personal) 3. Organización de la movilidad y mecanismos de apoyo a los estudiantes Transparencia en la gestión (socios intermediarios no declarados, no trazabilidad de los pagos a participantes, dificultad para identificar las fuentes de financiación en las becas individuales, no respeto de las condiciones del pago de las ayudas (porcentajes 80-20%). Control del desempeño de las organizaciones intermediarias. Cartera de empresas (no disponible) Reconocimiento de estudios (lentitud tramitación de certificados de calificaciones). 4. Gestión documental Modelos (contratos, anexos,acuerdos institucionales) diferentes a los oficiales de la convocatoria correspondiente. Acuerdos de Formación poco detallados y no personalizados. Firmados en fechas muy posteriores al inicio del período de prácticas (incluso al final de la estancia). Firmados por una tercera empresa (intermediaria). Errores en fechas (discrepancias en los distintos documentos de un mismo participante). Entrega duplicada de documentación en centros y ORI. 5. Gestión de datos de participantes Desarrollo y mantenimiento incorrecto de aplicaciones informáticas. Inexistencia de documentación de pruebas de nuevo software. Carencia de protección contra las amenazas externas y ambientales. No prueba de procedimientos de recuperación. Inexistencia de procedimiento formal de incidentes. Contraseñas sin reglas de seguridad. Existencia de usuarios genéricos. Inexistencia de control de usuarios en la instalación de software.

10 Causas de ajustes financieros 1. Partidas financieras Movilidad SMP y necesidades especiales : Errores en el cálculo de la duración de la estancia de los estudiantes: inclusión de periodos de preparación lingüística (previos a la práctica) incoherencias entre fechas declaradas y fechas de los certificados de los participantes. Pagos a participantes inferiores a lo declarado en el Informe Final. Ausencia de evidencias sobre la necesidad y los costes reales incurridos por movilidades de estudiantes con necesidades especiales. 2. Partida financiera Organización de la Movilidad : Número/ duración de movilidades real menor al declarado 3. Sanciones financieras/ reducciones en la subvención final Por incumplimiento/ ejecución parcial o tardía/ mala ejecución/ acumulación de prácticas no conformes (ejemplos): Acuerdos bilaterales con instituciones beneficiarias no existentes. Acuerdos de formación ausentes / incompletos (no firmados con anterioridad o al inicio de la movilidad/ sin fechas o firmas). Informe Final (de participantes) ausente. Contratos de subvención con los participantes incompletos/ con errores (sin fechas o firmas / no firmados al inicio de la movilidad). Ausencia de certificados de estancia/ no firmados por instituciones/ empresas de destino). No certificación/ reconocimiento de créditos. Ausencia de transparencia financiera en la gestión.

11 Normativa relevante Condiciones Particulares del contrato: Artículo III.3 para la movilidad de estudiantes para realizar prácticas en empresas (SMP): la determinación de la contribución se efectuará en función del número real de estudiantes desplazados y de la duración de la estancia. para la Organización de la Movilidad: la determinación de los gastos se efectuará en base al número real de participantes. Artículo III.4 Cualquier otro gasto relacionado o derivado de la actividad correrá a cargo del beneficiario.

12 Normativa relevante Condiciones Generales del contrato, ARTÍCULO 16: DETERMINACIÓN DE LA SUBVENCIÓN FINAL (...) Si las condiciones específicas para estas aportaciones (esto es, cantidades globales fijas o financiación a tanto alzado basada en escalas de costes unitarios), tal como se establecen en las Condiciones Particulares, no se han cumplido o sólo se han cumplido parcialmente una vez completada la actividad, la AN retirará o reducirá sus aportaciones proporcionalmente al grado real de cumplimiento de las condiciones o los requisitos Sin perjuicio de la posibilidad de rescindir el contrato de acuerdo con el artículo 11, y sin perjuicio de que la Agencia Nacional pueda aplicar las sanciones previstas en el artículo 12 en caso de incumplimiento, mala ejecución, ejecución parcial o tardía de la actividad, la Agencia Nacional podrá reducir la subvención inicialmente prevista conforme a la ejecución real de la actividad y en base a las condiciones previstas en el contrato.

13 Normativa relevante Condiciones Generales del contrato, ARTÍCULO 12: SANCIONES FINANCIERAS 12.1 En virtud del Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, cualquier beneficiario al que se considere que incumple seriamente la ejecución de sus obligaciones contractuales podrá estar sujeto a sanciones financieras que podrán representar entre el 2% y el 10% del valor de la subvención en cuestión, con la debida consideración al principio de proporcionalidad Este porcentaje podrá alcanzar del 4% al 20% en caso de reincidencia en los cinco años siguientes al primer incumplimiento Si el beneficiario hubiera declarado en falso respecto a la financiación a tanto alzado o las cantidades globales fijas, la Agencia Nacional podrá imponer sanciones financieras de hasta el 50% de la financiación a tanto alzado o de la cantidad global.

14 Documentos que justifican una movilidad individual SMP - Contrato de subvención entre la institución y el estudiante (Anexo V del contrato de subvención beneficiario- OAPEE) incluidos sus anexos - Certificado de estancia en la empresa de destino del estudiante (Anexo III del contrato de subvención entre la institución y el estudiante) - Informe final del estudiante - Reconocimiento de créditos llevado a cabo por las instituciones (Compromiso de Calidad Prácticas, Anexo V) y (Anexo V Contrato subvención con el OAPEE) - Justificación bancaria del pago de la beca al estudiante (artículo III.7 condiciones particulares) - Evidencias (en su caso) de situaciones a considerar de algunos participantes: persona con especiales necesidades, vuelta al país de origen, etc.

15 Normativa relevante Condiciones Generales del contrato, ARTÍCULO 18: CONTROLES Y AUDITORÍAS 18.1 El beneficiario se compromete a proporcionar todos los datos detallados pedidos por la Agencia Nacional, la Comisión Europea o por cualquier otro organismo externo cualificado elegido por ellas, con el objetivo de asegurarse de la buena ejecución de la actividad y del cumplimiento de las disposiciones del presente contrato El beneficiario pondrá a disposición de la Agencia Nacional y la Comisión Europea el conjunto de los documentos originales, en particular, contables y fiscales, o, en casos excepcionales debidamente justificados, las copias compulsadas de los documentos originales relativos al contrato durante un período de 5 años a partir de la fecha de pago del saldo pendiente.

16 Recomendaciones Cumplir la normativa que regula la acción: disposiciones particulares y generales del contrato y sus anexos Conservar las evidencias de la realidad de los costes declarados y de su relación directa con el contrato

17 Objetivo final Conseguir la elegibilidad de todos los costes declarados y relacionados con la ejecución de las movilidades Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

18 Muchas gracias por vuestra atención Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos