Funcionalidades: Intuitive Project Portfolio Management. Contenido

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1 Funcionalidades: Intuitive Project Portfolio Management Contenido 1. Funcionalidades Gestionando Proyectos e Inversiones Gestionando Riesgos Acta de constitución del proyecto gestionando el alcance Gestionando los tiempos Gestionando los costes Gestionando recursos (personas) integraciones con microsoft project Gestionando Programas Gestionando Carteras Gestionando la Demanda Gestionando Proveedores... 21

2 1. FUNCIONALIDADES 1.1. GESTIONANDO PROYECTOS E INVERSIONES Por diseño, TALAIA OpenPPM trata de evitar, en la medida de lo posible, flujos de trabajo de obligado seguimiento, por considerar que en muchas ocasiones introducen excesiva burocracia e impiden la gestión ágil del Project Manager. No obstante, en TALAIA OpenPPM se han programado 3 flujos básicos, para modelar el ciclo de vida de los proyectos-inversiones, de las asignaciones de los recursos y de las aprobaciones de incurridos. TALAIA OpenPPM trata de evitar, por diseño, los flujos de trabajo obligatorios Según PMI, la gestión de un proyecto comienza desde antes de su aprobación, cuando aún no se ha decidido si se va a ejecutar. En esta fase inicial, los proyectos gestionados con TALAIA OpenPPM se denominan propiamente inversiones, pero ya se pueden ver como proyectos en fase de inicio. En TALAIA OpenPPM, los únicos roles que pueden crear un Proyecto son la PMO y el IM. Para TALAIA OpenPPM, inversión y proyecto son dos vistas de la misma información. Al crear la inversión, el IM lo verá en estado in process. Si ya se nomina a un PM (es buena práctica introducirle cuanto antes en la gestión), cuando éste acceda podrá ver este proyecto formando parte de su lista, en estado initiating, podrá ir desarrollando el acta de constitución y otras actividades de inicio, pero también podrá empezar a trabajar en las actividades de planificación, gestión de riesgos y proveedores.

3 El rol IM se encarga de registrar y actualizar la información sobre la inversión (presupuesto, probabilidad de llevarse a cabo, duración, fechas de comienzo y fin, etc.). Una inversión in process puede evolucionar de 3 formas: Approved: Se aprueba la inversión, su probabilidad de aprobación se pone al 100% y el proyecto pasa a estado planning. Rejected: La inversión es rechazada, es decir, la PO decide no ejecutar ese proyecto. Se pasa la inversión y el proyecto a estado closed. Inactivated: La inversión decide aplazarse, a la espera de un momento más idóneo. En cualquier momento, un perfil autorizado (IM, PMO, PgM, FM o PfM) podrán recuperar esta inversión y ponerla otra vez in process, o bien pueden decidir cerrarla. La evolución natural de los proyectos aprobados ya corre a cargo de la gestión del PM. Cuando termina de planificar, el proyecto pasa a estado execution y es entonces cuando los TM pueden incurrir horas y gastos. Cuando el proyecto finaliza, el PM lo pasa a estado closed (la inversión también pasa a estado closed). Los grupos de procesos no son secuenciales, necesariamente: Claramente, los grupos de Inicio y Cierre tendrán lugar al principio y final del proyecto o fase, respectivamente. Sin embargo, parte de las tareas de Planificación (estimación de tiempos, costes, recursos, riesgos) suelen mezclarse con las de Inicio (mientras se está decidiendo si el proyecto se realiza o no). Algunas actividades del proyecto pueden comenzar su Ejecución (y Control) aun cuando no se ha completado la Planificación. La Planificación puede refinarse a medida que se conozcan mejor los detalles del proyecto (planificación progresiva). El Seguimiento y Control tiene lugar durante todo el proyecto, desde su inicio hasta su fin.

4 Grupos de Procesos Activos Planificación Ejecución Inicio Control Cierre Inicio de proyecto o fase Tiempo Fin de proyecto o fase TALAIA OpenPPM permite planificación adaptativa: No restringe la funcionalidad accesible para el PM TALAIA OpenPPM permite replanificar mientras el proyecto está en ejecución. También permite comenzar la planificación y la identificación de riesgos en fase de inicio. En cada momento, el proyecto está en un estado del ciclo de vida, lo cual tiene un significado inequívoco dentro de TALAIA OpenPPM. Sin embargo, el Project Manager no tiene restricciones para realizar su trabajo. En cada momento tiene accesible toda la funcionalidad que le puede interesar. Algunos roles en TALAIA OpenPPM de perfil alto (PfM, FM, PMO) pueden ver la misma información de alto nivel con vistas diferentes, emulando la vista que tendría un IM, en el caso de las inversiones, y la vista que tendría un PM en el caso de los proyectos. Por ejemplo, cuando el rol PMO accede al menú de Inversiones, tendría esta pantalla inicial:

5 Mientras que si accede al menú de Proyectos, tendría esta otra pantalla:

6 1.2. GESTIONANDO RIESGOS TALAIA OpenPPM permite gestionar riesgos siguiendo estándares y buenas prácticas TALAIA OpenPPM permite gestionar el área de gestión de riesgos del proyecto de acuerdo con el estándar PMBOK. TALAIA OpenPPM permite planificar y controlar riesgos, problemas y supuestos.

7 1.3. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO TALAIA OpenPPM no es una herramienta de gestión documental (simplemente almacena enlaces a ficheros o carpetas de ficheros). TALAIA OpenPPM tiene la capacidad de generar online documentos Microsoft Word, OpenOffice, PDF, CSV, etc. TALAIA OpenPPM permite compartir la información de inicio de proyecto con el IM Un ejemplo especialmente importante es la capacidad de generar el documento del acta de constitución del proyecto a partir de la información registrada.

8 1.4. GESTIONANDO EL ALCANCE TALAIA OpenPPM permite gestionar el área de gestión del alcance del proyecto de acuerdo con el estándar PMBOK. En la sección de planificación, se puede editar la declaración del alcance, el EDT, el diccionario de la EDT y los entregables. En la sección de control, se puede registrar el grado de avance sobre cada cuenta de control y los entregables

9 1.5. GESTIONANDO LOS TIEMPOS TALAIA OpenPPM permite gestionar el área de gestión del cronograma del proyecto de acuerdo con el estándar PMBOK. En la sección de planificación, se puede editar una descripción del cronograma de alto nivel, la lista de actividades y sus atributos, la lista de hitos y sus atributos. En la sección de control, se puede registrar la información real sobre comienzos y finalizaciones de las actividades y sobre los hitos conseguidos.

10 1.6. GESTIONANDO LOS COSTES TALAIA OpenPPM permite gestionar el área de gestión de costes del proyecto de acuerdo con el estándar PMBOK. TALAIA OpenPPM implementa el estándar EVM (Earned Value Management) para controlar desviaciones, proyecciones y tendencias. En la sección de planificación, se puede configurar el plan de financiación, la línea base del rendimiento de costes y las partidas económicas que componen el margen directo del proyecto.

11 En la sección de control, se puede registrar la información real sobre cobros, pagos, costes incurridos y costes completados, obteniendo una información actualizada sobre el rendimiento de costes hasta la fecha GESTIONANDO RECURSOS (PERSONAS) Por diseño, TALAIA OpenPPM trata de evitar, en la medida de lo posible, flujos de trabajo de obligado seguimiento, por considerar que en muchas ocasiones introducen excesiva burocracia e impiden la gestión ágil del Project Manager. No obstante, en TALAIA OpenPPM se han programado 3 flujos básicos, para modelar el ciclo de vida de los proyectos-inversiones, de las asignaciones de los recursos y de las aprobaciones de incurridos. TALAIA OpenPPM trata de evitar, por diseño, los flujos de trabajo obligatorios TALAIA OpenPPM sigue este flujo para gestionar los recursos: Al planificar los recursos, el PM puede pre-asignar a un determinado recurso en una o varias actividades. Los recursos solicitados pueden pertenecer a otro departamento distinto a la que ejecuta el proyecto. TALAIA OpenPPM permite que el PM realice búsquedas por skills. Al conectarse a TALAIA OpenPPM el RM responsable del pool de recursos al cual pertenece el recurso preasignado, verá esa preasignación junto con el resto de peticiones pendientes. Tendrá 3 opciones: Asignarlo en las condiciones solicitadas por el PM. El PM lo verá en su lista en estado assigned. La asignación es firme.

12 Rechazar la petición. El PM lo verá en estado turned-down, debe liberarlo (released). Proponer otra asignación. El PM lo verá en estado proposed con las condiciones que proponga el RM: Puede cambiar el nombre del candidato, o bien mantener el candidato inicial pero cambiar las condiciones (dedicación, fechas de inicio y fin, etc.). Si el PM acepta la propuesta, lo pasa a estado pre-assigned para que lo apruebe en firme el RM. Si no acepta la propuesta, debe liberarlo (released). TALAIA OpenPPM informa las asignaciones a los Team Members y les permite imputar horas y gastos Cuando un recurso es asignado a un proyecto, si entra como TM podrá ver a qué proyecto le han asignado y bajo qué condiciones. Una vez la asignación es firme, cualquier incidencia en las condiciones de la asignación es responsabilidad del PM hasta que el recurso sea liberado. Cuando el proyecto esté en estado de ejecución, el TM podrá imputar horas y gastos. TALAIA OpenPPM permite seguir un flujo de aprobación de estas imputaciones configurable por compañía (normalmente, el Project Manager es el siguiente nivel de aprobación, y el Functional Manager es último nivel de aprobación).

13 1.8. INTEGRACIONES CON MICROSOFT PROJECT Si un proyecto se ha planificado con la herramienta Microsoft Project, TALAIA OpenPPM permite ahorrar mucho tiempo en la planificación del alcance y el cronograma ya que permite importar el fichero con extensión *.mpp. TALAIA OpenPPM permite inicializar y actualizar la información de alcance y tiempos a partir de Microsoft Project Sólo han de cumplirse 2 precondiciones para poder importar el fichero de Microsoft Project : 1. El campo WBS (EDT, en la versión en español) debe contener un espacio en blanco si no es Control Account y no se quiere importará a TALAIA OpenPPM. Si contiene un código, se importará a TALAIA OpenPPM interpretándolo como el código del nodo WBS. Por defecto, TALAIA OpenPPM lo marca como Control Account, después el PM debe decidir si realmente esos nodos son o no Control Account. TALAIA OpenPPM también importa la relación entre nodos padres e hijos. 2. Debe haberse grabado la línea base. TALAIA OpenPPM importa los campos fecha Baseline Start y Baseline Finish. Veamos un caso práctico. Supongamos que hemos planificado el siguiente proyecto:

14 Si se pulsa el botón Import MS Project Baseline, aparece una ventana para seleccionar el fichero: Antes de importar un fichero *.mpp, tenga en cuenta que se borrarán todos los datos de planificación de alcance y cronograma: Si la importación es correcta, aparecerá rellena la información de planificación de alcance y tiempos. Posteriormente, si se hace el seguimiento también con Microsoft Project, en la pestaña Control, TALAIA OpenPPM permitirá importar los valores reales de las actividades.

15 1.9. GESTIONANDO PROGRAMAS TALAIA OpenPPM permite gestionar programas de proyectos. Un programa es un grupo de proyectos relacionados, cuya gestión coordinada aporta más beneficios y control que si se gestionaran individualmente. Pueden incluir trabajos fuera del alcance de los proyectos singulares (e.g. operaciones). TALAIA OpenPPM permite gestionar programas y explorar la información a nivel de proyectos e inversiones El Program Manager puede controlar las inversiones y los proyectos que forman parte de su programa

16 1.10. GESTIONANDO CARTERAS TALAIA OpenPPM permite gestionar carteras de proyectos. TALAIA OpenPPM permite gestionar Carteras, Programas e inversiones Una cartera de proyectos es una colección de proyectos, programas, otros portfolios u otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de dichos trabajos con el fin de lograr los objetivos estratégicos del negocio. Los componentes del portfolio no tienen por qué ser interdependientes o estar directamente relacionados. El Portfolio Manager puede controlar las inversiones que forman parte de su cartera

17 TALAIA OpenPPM permite gestionar carteras de proyectos. Una cartera de proyectos es una colección de proyectos, programas, otros portfolios u otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de dichos trabajos con el fin de lograr los objetivos estratégicos del negocio. Los componentes del portfolio no tienen por qué ser interdependientes o estar directamente relacionados. TALAIA OpenPPM permite gestionar Carteras, Programas e Proyectos El Portfolio Manager puede controlar las inversiones que forman parte de su cartera. TALAIA OpenPPM permite visualizar el resumen ejecutivo de cada proyecto Los perfiles medios-altos (Portfolio Manager, Program Manager, Functional Manager, PMO) pueden profundizar en el detalle del proyecto para ver la misma información que el Project Manager (acceso en modo sólo lectura).

18 TALAIA OpenPPM permite visualizar los detalles de proyecto TALAIA OpenPPM permite visualizar la planificación de proyecto

19 1.11. GESTIONANDO LA DEMANDA Proveedores y Clientes pueden utilizar TALAIA OpenPPM para gestionar la demanda TALAIA OpenPPM sirve para gestionar la relación entre departamentos de una empresa, cuando unos se apoyan en otros para realizar la totalidad o parte de sus proyectos. Es el caso, por ejemplo, de un Departamento de Informática que debe realizar proyectos tecnológicos solicitados por las áreas de Negocio. Ambos departamentos, el solicitante y el proveedor, pueden intervenir en el proyecto de gestión de la demanda gracias a la gestión del ciclo de vida de las inversiones y los proyectos, y a la capacidad de intervenir como Stakeholder o Sponsor de las inversiones y proyectos de otros departamentos.

20 Una vez superado el proceso de gestión de la demanda, los Project Managers de ambos departamentos gestionan cada uno su propio proyecto. El PM del departamento solicitante tiene un proyecto con una parte en procurement. El PM del departamento proveedor tiene un proyecto para entregar el servicio solicitado. Los roles stakeholder y sponsor facilitan el control cruzado entre departamentos. TALAIA OpenPPM permite gestionar la planificación, ejecución y cierre de proyectos Este modelo es igualmente aplicable para gestionar proyectos subcontratados a terceras partes. El contratista puede usar TALAIA OpenPPM para gestionar su proyecto. El cliente tendrá pleno control sobre el detalle de dicha gestión.

21 1.12. GESTIONANDO PROVEEDORES El PM gestiona las adquisiciones y los proveedores siguiendo estándares y buenas prácticas TALAIA OpenPPM permite gestionar el área de gestión de adquisiciones del proyecto de acuerdo con el estándar PMBOK. TALAIA OpenPPM permite especificar descripciones de trabajos y seleccionar a los proveedores más adecuados. TALAIA OpenPPM permite planificar y controlar plazos de ejecución y pagos a proveedores. TALAIA OpenPPM permite registrar la satisfacción final sobre el desempeño de cada proveedor.