MANUAL DE USUARIO. DEL PMS Turismo

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DEL PMS Turismo

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN Conceptos básicos Acceso al PMS TUTORIAL PASO A PASO CONFIGURACIÓN ALERTAS CLIENTES Crear un cliente Eliminar un cliente Editar un cliente RESERVAS Crear una reserva Eliminar una reserva Editar una reserva Subformulario Línea de reservas Subformulario Facturas Subformulario Pagos FACTURAS DISPONIBILIDAD PRODUCTOS Tarifas Cuadros tarifas Cupos compartidos Cupos Cierre de ventas TEMPORADAS

3 11. CUADROS DE TARIFA Tarifas Productos Temporadas PAGOS

4 1. INTRODUCCIÓN Esta guía de usuario tiene la finalidad de servirle como apoyo para la gestión del Product Management System (PMS). El PMS Turismo es la herramienta mediante la cual cada entidad puede gestionar todo lo relacionado con los productos que comercializa online, tanto los propios productos, las temporadas en las que están definidos y las tarifas correspondientes, como sus disponibilidades. Además permite gestionar todo el proceso de reservas, tanto si las reservas se realizan a través de un portal online como si se quiere utilizar la plataforma como herramienta de gestión diaria. El PMS Turismo permite gestionar cada una de las reservas y sus clientes asociados, así como los pagos de las reservas y las facturas generadas Conceptos básicos Cupo / Disponibilidad: El cupo es la disponibilidad máxima diaria que se establece para cada producto. Producto / Cuadro de tarifas: El cuadro de tarifas tendrá varios productos asignados, en los que se le podrán definir distintas tarifas en función de las temporadas escogidas. Habitación / Suplemento: Distintos tipos de productos que se pueden gestionar a través del PMS Turismo. Los suplementos sólo son reservables si se reserva también alguno de los otros tipos. Línea de reserva: Cada uno de los productos de una reserva Acceso al PMS Turismo El acceso al PMS Turismo se realiza vía web, por lo que no es necesario realizar ningún tipo de instalación en el equipo. Para acceder, debe introducirse en el navegador web la URL del servidor. Se accederá a una pantalla de autenticación, donde habrá dos posibilidades de acceso al PMS Turismo: Acceso a la administración del PMS Turismo, donde deberá introducir su y contraseña. Acceso con DNI electrónico a la administración del PMS Turismo. En este caso, deberá poseer un lector de tarjetas de DNI electrónico, introducir su DNI y hacer clic en acceder. 4

5 Cada entidad tiene su propio y contraseña de acceso. Si accede correctamente, se encontrará con pantalla de inicio de PMS Turismo en la que podrá encontrar la siguiente información: En la parte central de la pantalla, un tutorial paso a paso para la gestión de sus productos. Además de un enlace a la guía en la que se explica en detalle cada una de las fases para la gestión de los productos. En el margen izquierdo, un menú con todas las categorías sobre las que podrá operar con el PMS Turismo: clientes, reservas, facturas, disponibilidades, productos, temporadas, cuadros de tarifas, pagos y cierre de sesión. Arriba a la derecha, podrá ver el tipo de conexión del que dispone. En el menú de la cabecera dispone de los siguientes enlaces: o o o Paso a Paso, que le llevará de nuevo al tutorial de inicio. Configuración, a través del que podrá acceder al formulario de configuración de los datos de la entidad. Además, puede aparecer un botón de Alertas, que le proporcionará información si se detecta algún error o incongruencia en los datos que maneja el sistema. El sistema también avisa si existen reservas realizadas que no se han marcado como leídas. 5

6 2. TUTORIAL PASO A PASO El tutorial Paso a Paso permite realizar cada una de las fases necesarias para que el nuevo usuario del PMS Turismo establezca los productos que desee comercializar online. El tutorial consta de siete pasos que se pueden realizar haciendo clic en cada uno de los enlaces. Una vez se acabe uno de los pasos el siguiente estará disponible para su realización. Si no se han realizado todos los pasos, el sistema muestra un aviso en rojo informando sobre los pasos que están todavía pendientes de realizarse. 6

7 3. CONFIGURACIÓN Al hacer clic en el enlace Configuración de la cabecera, el sistema muestra un formulario que permite modificar los datos de contacto, de configuración y de acceso de la entidad. Tenga presente que dichos datos se utilizarán para la generación de las facturas. Los datos de contacto son: Nombre: Nombre completo de la entidad CIF: Debe introducirse el CIF correcto. Este dato es imprescindible para generar facturas. Dirección CP Ciudad País 7

8 Teléfono: El teléfono debería introducirse en formato ### ### ### Los datos de configuración editables son: Límite de habitaciones por día y por reserva: Este límite estipula el número máximo de habitaciones que un cliente particular podrá reservar por día y por reserva. Se trata de una medida de seguridad para evitar posibles bloqueos de cupos. Este límite no se aplicará si el cliente que reserva es una agencia de viajes. El límite por defecto es de 5 habitaciones por día y por reserva. I.V.A. a aplicar: por defecto, el IVA aplicado es del 7 %. Por último, podrá modificar los datos de acceso: Es necesario tener en cuenta que además de ser el de acceso también será la dirección en la que se reciban los bonos de las reservas y las cancelaciones. Contraseña NIF: Para acceder al PMS Turismo utilizando el DNIe debe proporcionarse el NIF de la persona encargada de utilizar el PMS Turismo. Si se dispone de un lector de tarjetas para DNI electrónico se podrá acceder gracias a él. 4. ALERTAS El enlace de Alertas sólo estará disponible si se detecta algún error o incongruencia en los datos que maneja el sistema. Al hacer clic sobre él se pueden ver todas las alertas de las cuales avisa el sistema en ese momento. Si el enlace no está disponible quiere decir que el sistema no ha detectado ningún error, sin embargo es posible que haya errores al crear los productos ya que la lógica de su creación no puede ser gestionada por el PMS Turismo. 5. CLIENTES Al hacer clic en Clientes, en el menú de navegación de la izquierda, se accede al listado de clientes de la entidad. 8

9 Además de los datos identificativos y de contacto (nombre o razón social; nombre comercial o apellidos; DNI o CIF y teléfono), el sistema informa de: Tipo: El cliente será una Agencia o un Particular Confirmado: Este campo indica si el usuario está dado de alta en el sistema de reservas online. o o Los clientes particulares son dados de alta automáticamente. En cambio, los clientes de tipo Agencia que han solicitado el alta tienen ser confirmados por la propia entidad. En cada uno de los formularios se encuentran ayudas contextuales a las que se puede acceder haciendo clic en los iconos azules de ayuda. Además, al hacer clic en los nombres de los campos de cualquier listado (clientes, reservas, productos, etc.), se pueden ordenar los registros según el tipo del campo, ya sea alfabéticamente o por fechas. Al acceder a uno de los clientes o crear uno nuevo se pueden observar los campos que las definen. Todos los campos marcados con un asterisco rojo * son obligatorios. Al acceder a cada registro se puede observar una serie de pestañas con un subformulario asociado cada una, al final de los datos del registro. Sólo aparecerán en el caso de que se edite un registro, y no si se crea uno nuevo, puesto que es necesario guardar el registro creado por primera vez para que aporten información o se puedan utilizar. Al hacer clic en el icono de Excel que aparece en la parte superior derecha, se exportará el listado de clientes que se muestre en ese momento al formato de Excel: 9

10 XLS. Si se hace clic en el icono de la impresora que aparece a la izquierda de cada fila de cliente se imprimirán los datos de un cliente. Además escribiendo el parámetro que busca en el campo correspondiente y pulsando buscar se realizará un filtrado de todos los clientes atendiendo a los parámetros especificados Crear un cliente Es posible crear nuevos clientes a partir del PMS Turismo. Se debe rellenar al menos los campos marcados en rojo porque son obligatorios y hacer clic en guardar para que el cliente se cree Eliminar un cliente Para eliminar un cliente se debe pinchar en el icono con el símbolo - del círculo rojo del margen izquierdo junto a cada uno de los clientes. El sistema le pedirá confirmación de la acción que va a realizar. Una vez confirmada, el sistema procederá a borrar el cliente. Si un cliente tiene alguna reserva o factura asociada, no podrá ser eliminado. Para poder eliminar el cliente de la base de datos, se debe eliminar antes todas las reservas y facturas asociadas al cliente Editar un cliente Para editar un cliente se debe hacer clic en uno de los campos correspondientes al cliente que aparecen en el listado, o también se puede hacer clic en el icono del lápiz y papel Editar (margen izquierdo de cada uno de los clientes). Esto le llevará al mismo 10

11 formulario de inserción pero con los datos del cliente seleccionado anteriormente. Los campos editables podrán ser actualizados. En la parte inferior de la ficha, aparecen dos pestañas: Reservas y Facturas. En estos apartados se pueden ver las reservas realizadas por ese cliente y las facturas emitidas a su nombre. En los correspondientes apartados de esta guía, Reservas y Facturas, se explica más en profundidad cómo utilizar estos apartados y sus distintas funcionalidades. 6. RESERVAS Al hacer clic en el enlace Reservas del menú de navegación izquierdo, se accede al listado de las reservas efectuadas. En el listado aparecerán en amarillo las reservas que aún no se han marcado como leídas, para así poder distinguir las reservas que se han realizado a través del portal web de las que aún no se tiene conocimiento. Esta funcionalidad puede resultar muy 11

12 útil en el caso de que haya algún problema con la cuenta de correo a la que llegan los bonos de reservas. En este listado se pueden realizar las mismas acciones que en el listado de clientes: Exportar el listado actual a formato Excel (icono Excel en el extremo superior derecho) Imprimir una reserva en particular (icono impresora en el margen izquierdo de cada reserva) Crear una reserva. Para ello, debe hacer clic en el icono + del círculo verde que aparece en la parte superior derecha del listado. Al hacer clic en él el sistema abrirá el formulario para crear una nueva reserva, que se podrá utilizar para registrar reservas manualmente. Al acceder a una de las reservas o crear una nueva se pueden observar los campos que las definen. Todos los campos marcados con un asterisco rojo * son obligatorios. Además, los que tengan un fondo gris son campos del sistema que no pueden ser modificados por el usuario y que se generan automáticamente. Localizador: Este campo es de sólo lectura, y se rellena automáticamente con un número de localización generado por el sistema. Es distinto para cada reserva. Fecha reserva: Se rellena automáticamente, pero hay la posibilidad de modificarlo. Localizador anulación: Se genera automáticamente si se anula la reserva. Fecha anulación: Rellena automáticamente la fecha de anulación de la reserva. Todos los campos de importes se generan automáticamente en función de las líneas de reserva asociadas a la reserva. Marcar como leída: Para poder diferenciar las reservas que ya se han leído de las nuevas, se puede utilizar este cuadro. Si está seleccionado las reservas aparecerán en azul, mientras que si la reserva no se marca como leída aparecerá en el listado en amarillo, y además se mostrará un aviso en la página inicial. Asociadas a cada reserva están las líneas de reserva, la factura y los pagos. A los que se puede acceder utilizando las pestañas inferiores (que sólo aparecerán al editar una reserva existente, y no al crear una nueva. 12

13 6.1. Crear una reserva Es posible crear reservas a partir del PMS para un cliente ya registrado. Para ello debe utilizarse la ficha Clientes en vez de la ficha Reservas, seleccionando el cliente al que se le deseen asignar nuevas reservas y añadiendo un nuevo registro en el formulario correspondiente. Si el cliente de la reserva no existe y no se quiere registrarlo, se puede crear la reserva haciendo clic en el botón Añadir registro desde el listado de reservas general. En cualquiera de los dos casos, los datos a cubrir son los mismos. Una vez cubiertos los datos de la reserva y guardados, deben añadirse las líneas de reserva (los diferentes productos asociados a una única reserva). Estos formularios correspondientes a cada reserva se verán en detalle más adelante y sólo serán accesibles una vez la reserva haya sido guardada. 13

14 6.2. Eliminar una reserva Para eliminar una reserva se debe pinchar en el icono con el símbolo - del círculo rojo del margen izquierdo junto a cada una de las reservas.. El sistema le pedirá confirmación de la acción que va a realizar. Una vez confirmada, el sistema procederá a borrar la reserva así como todas las líneas de reserva que tuviera asociadas. Si una reserva ya tiene algún pago asociado, no podrá ser eliminada. En el caso de que se desee cancelar la reserva será necesario editar la reserva y seleccionar el campo Anulación indicando Sí. Al hacerlo se asignará un localizador y fecha de cancelación para la reserva y se emitirá el correspondiente bono de cancelación Editar una reserva Para editar una reserva se debe hacer clic en uno de los campos correspondientes a la reserva que aparecen en el listado, o también se puede hacer clic en el icono del lápiz y papel Editar (margen izquierdo de cada una de las reservas). Esto le llevará al mismo formulario de inserción pero con los datos de la reserva seleccionada anteriormente. Los campos editables podrán ser actualizados Subformulario Línea de reservas Las líneas de reserva son los diferentes productos asociados a dicha reserva. Antes de añadir una línea de reserva, la reserva debe estar creada y guardada. Debajo de la reserva que está siendo editada, y una vez seleccionada la pestaña de Líneas reserva, se podrá ver el listado de líneas de reserva asociadas a la reserva en cuestión. Desde este subformulario se pueden crear, editar y eliminar cualquier línea. También existe la posibilidad de exportar el listado actual de líneas y de imprimir los datos de alguna línea. Habrán de definirse tantas líneas de reserva como tipos de productos se deseen reservar. Se añaden líneas utilizando el botón Añadir registro. Los datos que hay que introducir son: Fecha de entrada y Fecha de salida: Tomarán los valores que previamente se han asignado a la reserva, sin embargo pueden modificarse seleccionando las fechas en el calendario. Cuadro: Debe escogerse el cuadro de tarifas al que pertenece el producto que se quiere reservar. Dependiendo de cómo se hayan definido los cuadros de tarifas se podrán seleccionar distintos productos, con distintas restricciones de fechas y distintos precios. Producto: Debe escogerse uno de los productos que se desea añadir a la línea de reservas. Los productos mostrados son los correspondientes al cuadro de tarifas anteriormente seleccionado. Cantidad: Número de productos que se quieren reservar. 14

15 Precio unitario sin I.V.A. y Precio sin I.V.A.: El precio del producto correspondiente se rellena de forma automática, se genera en función de las fechas de entrada y salida. El campo de Precio sin I.V.A. se genera automáticamente al guardar la línea de reserva, y es el resultado de multiplicar el precio unitario por la cantidad de producto que se reserva. En el caso de que falte introducir alguno de los datos el sistema le avisará con mensajes en el propio formulario. Una vez rellenado el formulario, debe pinchar en Guardar la reserva para que se almacene. Cuando se guarda la línea de reserva, automáticamente se actualizan los totales y los importes de la reserva. Esto ocurre también al eliminar y al editar una línea de la reserva Subformulario Facturas Si hace clic en la pestaña de Facturas que aparece debajo del formulario de la reserva, en el caso de que esta reserva no tenga ninguna factura asociada, se verá un botón para generar la factura. 15

16 Al hacer clic en este botón, se generará automáticamente la factura que tendrá un aspecto prácticamente igual a la reserva con algunas salvedades mínimas. Las líneas de reservas serán traducidas también en líneas de facturas. Este módulo se verá más en profundidad en el apartado Facturas Subformulario Pagos Al hacer clic en la pestaña Pagos que aparece debajo del formulario de la reserva, se mostrará el listado de pagos asociados a la reserva (generalmente sólo existirá un pago asociado a una reserva). Estos pagos suelen ser pagos hechos por tpv mediante portal web, por eso no se suele utilizar para introducir pagos manualmente, no obstante tiene la posibilidad de crear, editar, eliminar, exportar e imprimir pagos al igual que el resto de apartados. Este módulo se verá más en profundidad en el apartado Pagos. 16

17 7. FACTURAS Al hacer clic en el botón de Facturas en el menú de navegación izquierdo, el sistema muestra el listado de facturas de la entidad. Las facturas se pueden crear, editar, eliminar, exportar a Excel o imprimir, de igual forma que en el resto de apartados. Si se hace clic en el botón de editar de una factura, se abrirá el formulario para editar factura, correspondiente. Es el mismo que el de crear una factura nueva, pero con los datos correspondientes a la factura seleccionada ya cubiertos. Al igual que en el caso de las reservas, hay ciertos campos que se generan automáticamente. Estos campos son: Nº. Factura: Se genera automáticamente al crear una nueva factura. Porcentaje (I.V.A.) a aplicar, Importe con I.V.A., Importe descuento e Importe pago: Se generan en función de las líneas de factura asignadas a la factura. Si la factura se genera a partir de una reserva, las líneas de factura serán iguales a las líneas de reserva. Siguiendo el mismo procedimiento que para las reservas se puede crear una factura nueva con sus líneas de factura. 17

18 Además de los botones habituales, junto a los botones del formulario de facturas aparece un nuevo botón llamado Exportar a XML (Factura-e). Al pinchar sobre él, se exporta la factura mostrada en la pantalla al formato XML válido para Factura electrónica. 8. DISPONIBILIDAD Al pinchar en el botón Disponibilidad del menú de navegación izquierdo, se accede al módulo de disponibilidad de la entidad. Este módulo es sólo de carácter informativo. El módulo muestra la disponibilidad de su producto a partir de la fecha que se seleccione, mostrando el número total de días seleccionado. Para modificar la fecha de inicio del cuadro se puede introducir en el campo correspondiente o haciendo clic en el icono del calendario y seleccionando la fecha deseada. El número de días que quiere mostrar puede ser de 15 o 30 días. Una vez se seleccionan los datos que se quieren ver se debe hacer clic en Buscar para que se actualice la página. Se mostrará el listado de productos y para cada uno de ellos los cupos diarios. Si aparece una A en verde, significa que el cupo es Abierto Venta libre y que no hay reservas para ese día. Si aparece una A en amarillo, significa que el cupo es Abierto Venta libre y que ha habido reservas para ese día. Si aparece un 0, significa que, o bien el cupo está cerrado, o que el cupo está completo, es decir, que se han hecho las reservas suficientes para cubrir el cupo asignado para ese día y ese producto. Si aparece un número con fondo verde, significa que el cupo que queda es ese cantidad y no ha habido reservas para ese día. Si aparece un número con fondo amarillo, significa que el cupo que queda es ese número y ha habido reservas de ese producto para ese día. Además de la información sobre la disponibilidad de los cupos diarios para cada producto, se muestran las disponibilidades de los cuadros de tarifas con límites 18

19 asignados. A los cuadros de tarifas se les pueden asignar límites, y ese número se va reduciendo según se hagan reservas de productos en ese cuadro de tarifas. Cuando el número de reservas actuales se iguala al límite de reservas, el cuadro de tarifas pasa a estar completo (independientemente de que los cupos diarios se hayan cubierto o no). 9. PRODUCTOS Al hacer clic en el botón Productos del menú de navegación izquierdo, el sistema muestra el listado de productos de la entidad. En esta pantalla se pueden realizar las mismas acciones que en las anteriores: crear, editar, imprimir o eliminar un producto y, además, exportar el listado actual a Excel. Si se hace clic en Añadir registro o se edita uno de los productos existentes se accede al formulario para editar o insertar el producto. Los productos pueden marcar el producto como reservables o como no reservable. Si el producto no se marca como reservable, ese producto no aparecerá en el proceso de reserva. 19

20 Así mismo, se puede definir el número mínimo y máximo de personas que pueden disfrutar del producto. También se debe indicar el tipo del producto. Existen dos tipos de producto actualmente: Habitación y Suplemento. Habitación es un producto de tipo principal, es decir, estos productos se pueden reservar sin necesidad de reservar otro producto. Suplemento hace referencia a productos de tipo secundario que se pueden reservar sólo si previamente se ha elegido reservar un producto de tipo principal, como puedan ser toallas, comidas, etc. Si selecciona el tipo Habitación, el sistema seleccionará automáticamente la tarificación habitación/día. En el caso de los otros tipos, el sistema dejará a la elección del usuario la tarificación, que podrá ser de habitación/día, persona/día o unidad/día. Debajo del formulario para editar el producto se pueden seleccionar las pestañas de tarifas, cuadros tarifa y cupos compartidos Tarifas En esta pestaña, sólo aparecerá información de las tarifas si es que existen, según los cuadros de tarifas y según las temporadas. No se pueden modificar, pues sólo muestra los datos que se han configurado en otros pasos Cuadros tarifas En esta pestaña se muestra el listado de cuadros de tarifa relacionados con el producto. El listado sólo muestra los cuadros de tarifa en los que está incluido el producto. Mientras que una reserva puede estar relacionada solamente con un cliente, un cuadro de tarifas puede estar relacionado con varios productos. Por este motivo, no se pueden crear ni eliminar cuadros de tarifas desde este punto, pero sí se puede relacionar y eliminar las relaciones entre cuadros de tarifas con el producto en cuestión Cupos compartidos Al hacer clic en la pestaña Cupos compartidos se muestra un listado parecido al que aparece en Cuadros tarifas. Es un listado de los cupos relacionados con los propios cupos del producto seleccionado. Por ejemplo, si se desea definir el producto Habitación doble y el producto Habitación doble uso individual: en realidad estos dos productos comparten cupo. Cuando un cliente reserve una habitación doble, no es sólo el cupo de las habitaciones dobles el que se tiene que ver reducido, sino también el cupo de las habitaciones dobles de uso individual. 20

21 Para compartir cupos hay que relacionar el producto para el que se han definido cupos con los productos con los que se quiere compartir esos cupos. En el ejemplo anterior, habría que relacionar la Habitación doble con la Habitación doble uso individual y ya no sería necesario crear cupos para la Habitación doble. Si el producto ya tiene relacionado otro producto con el que comparte cupos ya no habrá la posibilidad de relacionarlo con otro producto, puesto que no tendría sentido que compartiera distintos cupos diarios según el producto con que se relacione. Para relacionar hay que hacer clic en el icono con un eslabón y un símbolo más, con lo que se abrirá una nueva ventana que permitirá escoger lo que se desea relacionar, en este caso productos. Se seleccionan elemento para relacionarlos haciendo clic en el eslabón de la cadena a la izquierda de cada uno de los elementos a relacionar. Para eliminar relaciones hay que utilizar el botón de la cadena rota a la izquierda de cada uno de los elementos ya relacionados Cupos Los cupos de un producto no son accesibles desde el propio producto, ya que tienen un enlace en el listado de productos. Al hacer clic en el botón Cupos se abre una ventana emergente con un calendario y los cupos del producto. Por defecto, existirán siempre los cupos Abierto Venta libre y Cerrado. Para crear un nuevo cupo será necesario escribir el número de cupo correspondiente y hacer clic en Crear. Se pueden crear los cupos necesarios, y definirse en cualquier fecha. 21

22 Al seleccionar el cupo que se quiere asignar, hay dos opciones para asignar cupos a días: Hacer clic en cada día. El día cambiará de color al color del cupo que ha seleccionado. Definir periodos haciendo clic en el primer día del período, con lo que se cubrirá el campo Desde, para luego hacer clic en el campo Hasta, y seleccionar el día final del período haciendo clic en él, con lo que se cubre el campo Hasta. También se puede crear un patrón que active o no algunos días de la semana, seleccionando los que se precisen de lunes a domingo. Para los establecer el período es necesario hacer clic en Activar, de esta manera se cubrirán el resto de días. Para desactivar días, se realizan las mismas operaciones pero con días ya activados Cierre de ventas Además de la creación de cupos para los productos, existe la posibilidad de reescribirlos todos con el botón Cierre de ventas, que se encuentra disponible en la ficha Productos. La única posibilidad es reescribir los cupos de todos los productos para determinados días según estén Abiertos (Venta libre) o Cerrados. Es una herramienta muy útil en el caso de que la entidad cierre durante un período determinado, por ejemplo por obras, para deshabilitar todos los productos sin tener que modificar uno por uno los cupos de todos los productos creados. Al acceder haciendo clic en él, se abrirá un calendario parecido al de los cupos con la diferencia de que sólo se muestran los cupos Abierto Venta libre y Cerrado. No hay posibilidad de crear más cupos, y como indica el aviso, las acciones que se realicen sobre este calendario repercutirán sobre el resto de cupos de todos los productos. Debido a que los cambios realizados en este calendario reescribirán los cupos de todos los productos, para evitar equivocaciones es necesario pulsar el botón copiar cupos antes de cerrar la ventana. Aunque si se cierra por equivocación y se vuelve a 22

23 abrir, aparecerán los cupos tal y como quedaran los cupos del cierre de ventas antes de cerrar. Aviso: Las modificaciones que se hacen en este calendario repercutirán en todos los cupos existentes. Si se marca un día como Cerrado en el calendario de cierre de ventas, todos los productos tendrán el cupo cerrado para ese día. Lo mismo pasará si se marca un día como Abierto - Venta libre. 10. TEMPORADAS Al hacer clic sobre el enlace Temporadas del menú de navegación de la izquierda, se mostrará el listado de temporadas de la entidad. Se pueden realizar las acciones habituales, crear nueva temporada, exportar el listado a Excel, editar, imprimir y eliminar una temporada. Al crear o editar una temporada, el formulario que se muestra sólo consta de los nombres en los diferentes idiomas y del campo orden. Los períodos de las temporadas se definen más adelante al hacer clic en el botón del calendario Temporadas a la izquierda de cada temporada. 23

24 Los días se asignan en el calendario de la temporada que se ha seleccionado de la misma manera que los cupos. Con la peculiaridad de que en este caso no se pueden crear nuevas temporadas desde esa misma ventana. Dentro del formulario de cada temporada, se muestran las pestañas Tarifas y Cuadros tarifa. En la pestaña tarifas, se muestran las tarifas de la temporada elegida según los cuadros de tarifas en los que esté definida y para cada uno de los productos de esos cuadros. En la pestaña Cuadros tarifa se muestran los cuadros de tarifas en los que se ha definido la temporada seleccionada. 24

25 11. CUADROS DE TARIFA Al hacer clic en el enlace Cuadros tarifa en el menú de navegación izquierdo, se muestra el listado de los cuadros de tarifas de la entidad. Se pueden realizar las acciones habituales de crear un cuadro, editarlo, imprimirlo, eliminarlo o exportarlo a Excel. Al abrir un cuadro de tarifas o crear uno nuevo se muestra su formulario. 25

26 Para el cuadro de tarifas es necesario asignar un nombre y una descripción. Además, hay que definir un período de validez para el cuadro de tarifas, según el cual se mostrará en el portal web. Si se marca el cuadro como estado activo web, el cuadro estará disponible para reservar on-line, si se marca como activo, sólo estará disponible para su gestión privada y si se marca como no activo, el cuadro no se podrá utilizar para reservar. También se pueden subir una imagen y un archivo para el cuadro. Además se pueden definir un mínimo y un máximo de noches para el cuadro de tarifas. El cuadro se mostrará igual en el portal web, pero si un usuario intenta reservar menos o más noches de las permitidas (indicadas en la ficha) el sistema le avisará de que debe escoger más o menos noches. Dentro del formulario hay tres pestañas, Tarifas, Productos y Temporadas, que muestran los subformularios correspondientes a ese cuadro de tarifas Tarifas La pestaña Tarifas contiene un cuadro con los campos donde se deben introducir los precios según el producto y la temporada para ese cuadro de tarifas Productos En esta pestaña, se muestran los productos relacionados con el cuadro de tarifas escogido. Se pueden añadir nuevos productos asignando nuevas relaciones, o eliminar los existentes rompiendo las relaciones para cada producto que se desee eliminar Temporadas En esta pestaña, se muestran las temporadas relacionadas con el cuadro de tarifas escogido. Se pueden añadir nuevas temporadas asignando nuevas relaciones, o eliminar las existentes rompiendo las relaciones para cada temporada que se desee eliminar. 26

27 Es importante recordar que las temporadas que se asignen no deben superponerse, ya que se producirían errores al asignar tarifas para cada uno de los productos del cuadro de tarifas en esas fechas. 12. PAGOS Al hacer clic en el enlace Pagos del menú de navegación izquierdo, se muestra el listado de pagos de la entidad realizados a través del TPV del portal web. Este módulo es muy específico de pagos por TPV y por lo tanto no se recomienda utilizarlo para almacenar otros pagos que no sean a través de un TPV. 27