FUNDACIÓN OFTALMOLÓGICA DE SANTANDER SSANSANTANDER FOSCAL ICF ANEXO 2 INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LOS FORMATOS

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1 ICF ANEXO 2 INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LOS FORMATOS RECUERDE: La propuesta debe presentarse utilizando únicamente los formatos entregados por la en la invitación. En caso de ser modificada su estructura, podría resultar en descalificación de la propuesta. El archivo Anexo 1 - Formato de Cotización ICF xls está compuesto por 4 hojas. Cada una de estas hojas corresponde a un formulario sobre el cual el proveedor diligenciará la información solicitada por. Formato Identificación del Proveedor Este formulario busca que el proveedor se identifique plenamente. Se encuentra dividido en 4 secciones: Información General Contactos Información Comercial Términos y Condiciones Información General 1. Fecha: Digite el día, mes y año en la cual es diligenciado el formulario de la siguiente forma DD/MM/AAAA. 2. Nombre y/o Razón Social: Digitar el nombre del proveedor como aparece registrado ante la Cámara de Comercio. 3. NIT: Digitar el número de identificación tributaria del proveedor asignado por la DIAN tal como aparece en el Registro Único Tributario (RUT). 4. Dirección Principal: Digitar la dirección donde se encuentra la sede administrativa principal del proveedor. 5. Ciudad: Digitar nombre del municipio donde se encuentra ubicada la sede administrativa principal del proveedor. 6. Dirección Correspondencia: Digitar la dirección donde se debe hacer llegar la correspondencia del proveedor. 7. Ciudad: Digitar la ciudad donde se debe hacer llegar la correspondencia del proveedor. 1

2 8. Teléfono: Digitar el número de teléfono de la compañía. 9. Teléfono: Digitar el número de fax de la compañía. 10. Tipo Producto o Servicio ofrecido: Elegir que clase de productos o servicios ofrece como proveedor. 11. Clase de Sociedad: Elegir la opción según corresponde al registro hecho ante la Cámara de Comercio. Esta puede ser: Persona Natural Sociedad Anónima Sociedad Limitada Anónima Simplificada Unión Temporal Sin ánimo de Lucro Otra 12. Objeto Social: Elegir la opción según corresponde al registro hecho ante la Cámara de Comercio. Productor/Fabricante Importador Distribuidor Representante Exclusivo 13. Tipo de Contribuyente: Elegir la opción según corresponde al registro hecho ante la DIAN. Esta puede ser: Régimen Común ó Régimen Simplificado ó Gran Contribuyente ó Agente Auto-retenedor. 14. Auto-retenedor de rete-fuente: Elegir la opción en SI cuando es auto-retenedor ó No es caso contrario. Cuando la respuesta fue SI, digitar las siguientes casillas: No. (número asignado para cobrar rete-fuente ) y fecha (de autorización para cobrar). Contactos Para es importante conocer la información básica de los siguientes contactos de sus proveedores. Es posible que varios de estos roles correspondan a la misma persona, agradecemos registrar toda la información (nombres y apellidos, teléfono fijo, celular y correo electrónico). Representante Legal: La persona autorizada para contratar a nombre de la compañía. Gerente de Ventas: Es la persona encargada de las relaciones comerciales de la compañía. Representante de Ventas para : Es el contacto comercial frecuente con. Servicio al cliente: Es la persona encargada de garantizar la satisfacción del cliente. 2

3 Gestión de órdenes de compra: Es la persona con la que se tramitan todas las órdenes de compra y despachos. Es el contacto a nivel operativo. Información Comercial Indique la información comercial relevante para la cotización: Referencias comerciales como proveedor: De las referencias comerciales anexadas por el proveedor registre tres especificando nombre, contacto, ciudad, dirección y teléfono de la organización que esta dando la referencia. Descuentos por pronto pago: Digitar en número el valor del porcentaje de descuento financiero por pronto pago de acuerdo a los días de cancelación de la factura. Para 30 días o para 45 días o para 60 días. Aporte al Fondo de Educación : Digite el número del valor del porcentaje de las ventas que como proveedores estaría dispuesto a ofrecer como aporte al Fondo de Educación de la. Acepta esquema de mercancía en consignación? Elegir la opción Totalmente si esta dispuesto a manejar la totalidad de sus artículos bajo el esquema de consignación o Parcialmente si esta dispuesto en dejar parte de los artículos adjudicados en consignación. Seleccione No Acepta si no está dispuesto a manejar ningún artículo bajo este esquema. Certificaciones de Calidad: Indique si como proveedor se encuentra certificado o acreditado bajo alguna norma de calidad. Términos y Condiciones Por favor indique que ha leído y acepta las condiciones de la invitación ICF Adicionalmente, indique el listado de documentos que se anexan junto con su propuesta. El documento debe ser entregado con firma del representante legal de la compañía. Formato Cotización de Medicamentos Este formato está diseñado de tal forma que un mismo producto pueda ser cotizado más de una vez en caso que se ofrezcan productos de diferentes fabricantes o marcas. En este caso el proveedor puede seleccionar el producto cuantas veces considere necesario en diferentes registros. 3

4 Registre los datos de cada medicamento a cotizar en los campos habilitados para ello. La siguiente es la descripción de la información que se debe especificar en cada campo: Nombre Genérico: Seleccione de la lista desplegable el nombre genérico del medicamento que desea cotizar. En caso de tener dificultades para encontrar el nombre en la lista desplegable, puede realizar su búsqueda en la lista completa de la hoja Listas y luego buscarlo alfabéticamente en la lista desplegable. NOTA: Este formato está diseñado de tal forma que un mismo producto genérico pueda ser cotizado más de una vez en caso que el proveedor ofrezca productos de diferentes fabricantes o marcas. En este caso el proveedor puede seleccionar el mismo producto genérico cuantas veces considere necesario en diferentes registros (renglones). Consumo Promedio Mes: Aparece automáticamente una vez se selecciona el nombre genérico del medicamento a cotizar. Genérico o Comercial: Por favor indique si el medicamento a cotizar corresponde a un genérico o a una marca comercial. Nombre Genérico o Comercial: Por favor indique el nombre específico del medicamento a cotizar. Laboratorio Fabricante: Por favor indique el nombre del laboratorio fabricante del producto. CUM: Indique el Código Único del Medicamento de acuerdo con su presentación y su registro INVIMA. No. de U. de Uso en cada U. de Empaque al detal: Indique el número de unidades de uso que contiene cada unidad de empaque. La unidad de empaque corresponde a la unidad mínima de venta. En caso en que la unidad de empaque coincida con la unidad de uso, se debe indicar 1. Precio por unidad de Uso: Registre el costo neto por unidad de cada uno de los medicamentos que quiere cotizar. Por favor indique el precio antes de IVA. Precio por unidad de Empaque: Este campo es calculado automáticamente por la hoja de cálculo de acuerdo con el precio por unidad de uso y el No. de U. de Uso en cada U. de Empaque al detal por favor confirme que el calculo es correcto. 4

5 Formato Cotización de Dispositivos Médicos Este formato está diseñado de tal forma que un mismo producto pueda ser cotizado más de una vez en caso que se ofrezcan productos de diferentes fabricantes o marcas. En este caso el proveedor puede seleccionar el producto cuantas veces considere necesario en diferentes registros. Registre los datos de cada dispositivo médico a cotizar en los campos habilitados para ello: La siguiente es la descripción de la información que se debe especificar en cada campo: Nombre Comercial: Seleccione de la lista desplegable el nombre comercial del dispositivo médico que desea cotizar. En caso de tener dificultades para encontrar el nombre en la lista desplegable, puede realizar su búsqueda en la lista completa de la hoja Listas y luego buscarlo alfabéticamente en la lista desplegable. NOTA: Este formato está diseñado de tal forma que un mismo dispositivo pueda ser cotizado más de una vez en caso que el proveedor ofrezca el mismo dispositivo de diferentes fabricantes o marcas. En este caso el proveedor puede seleccionar el dispositivo cuantas veces considere necesario en diferentes registros (renglones). Consumo Promedio Mes: Aparece automáticamente una vez se selecciona el nombre genérico del medicamento a cotizar. Nombre Genérico: Registrar el nombre y la referencia con el cual usted tiene identificado el dispositivo medico a cotizar. Registro Invima: Registrar el número asignado por el INVIMA de cada uno de los dispositivos médicos a cotizar. Marca / Fabricante: Registrar el nombre de la marca del dispositivo medico que usted esta cotizando. Factor de Riesgo: Seleccione de la clasificación del factor de riesgo al cual pertenece cada uno de los dispositivos médicos a cotizar. Según Decreto 4725 de 2005 (I-IIA-IIB-III). Presentación unidad de uso: Registrar la unidad de presentación del dispositivo medico que esta cotizando. Ej. Sobre, unidad, galón, kit, etc. No. de U. de Uso en cada U. de Empaque al detal: Indique el número de unidades de uso que contiene cada unidad de empaque. La unidad de empaque corresponde a la unidad mínima de venta. En caso en que la unidad de empaque coincida con la unidad de uso, se debe indicar 1. Precio por unidad de Uso: Registre el costo neto por unidad de cada uno de los medicamentos que quiere cotizar. Por favor indique el precio antes de IVA. 5

6 Precio por unidad de Empaque: Este campo es calculado automáticamente por la hoja de cálculo de acuerdo con el precio por unidad de uso y el No. de U. de Uso en cada U. de Empaque al detal por favor confirme que el calculo es correcto. % de IVA: Seleccione de la lista desplegable la opción del valor 0% ó 16% del IVA correspondiente a cada dispositivo medico a cotizar. 6