Emisión de Facturas Electrónicas con Addenda a través de Aspel-SAE 4.6

Transcripción

1 Emisión de Facturas Electrónicas con Addenda a través de Aspel-SAE 4.6 para Proveedores de: LALA Guía de implementación

2 1. Consideraciones Antes de iniciar, se debe tomar en cuenta lo siguiente: Actualizar al último re-instalable, lo cual se realiza ingresando a la opción Ayuda / Servicio de actualización en línea y solicitar la actualización con la tecla de función F4. Tener configurado del sistema Aspel-SAE para la emisión de Facturas Electrónicas, ya sea CFD ó CFDI. En caso contrario, se debe revisar le documento: Cómo Facturar Electrónicamente con Aspel-SAE 4.6? Archivos contenidos en el empacado: Nombre del archivo Addenda_LALA3.xml Descripción Plantilla de Addenda para facturar electrónicamente. NOTA: Para el diseño de nuevas plantillas o modificaciones a las actuales, pueden ser realizadas por el usuario o cotizar el servicio en Aspel, enviando la solicitud y especificaciones a: analisis@aspel.com.mx o puede contactar algún Distribuidor. 2. Configuración de archivos Para Facturas: a. Colocar la plantilla en el directorio donde se encuentra la Base de Datos que maneja Aspel-SAE 4.6, por ejemplo C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE4.60 \ Datos o algún otro que se tenga configurado. b. Renombrar la plantilla a la clave del cliente. Por ejemplo, si el cliente se encuentra registrado en el catálogo de Aspel-SAE con la clave 17, entonces, el archivo se deberá llamar 17.xml. Figura 2-1 Renombrando la plantilla de Addenda 1

3 Configuración de la plantilla para Notas de Crédito Para la emisión de Notas de Crédito con Addenda, renombrar la plantilla con la letra D, un guión medio y la clave del cliente. Por ejemplo, si el cliente se encuentra registrado en el catálogo de Aspel-SAE con la clave 17, entonces, el archivo se tener el nombre: D-17.xml. Para verificar si la plantilla se encuentra configurada de forma correcta, se debe ingresar al detalle del cliente en cuestión y en la pestaña Comprobantes fiscales digitales dar clic en el botón Addendas, en la ventana que muestra el sistema, aparecerá el contenido de la plantilla configurada, si ésta aparece en blanco, significa que no se ha asociado correctamente la plantilla a este cliente. Figura 2-2 Contenido de una plantilla de Addenda 2

4 3. Definición de datos comerciales Dado que muchas empresas solicitan datos adicionales en el Addenda de las facturas (por ejemplo, información adicional del Proveedor, lugar de entrega, códigos adicionales del producto, etc.) o alguna forma especial del manejo de la misma, es necesario tener registrada en el sistema dicha información, a continuación se indican los campos de Aspel-SAE 4.6 donde ésta debe ser capturada. Catálogo Campo Contenido Clientes Nombre, Dirección, Población y Código Postal En este campo se debe indicar el nombre del lugar de entrega acompañado de la clave de dicho centro, la dirección y número del lugar de entrega, población y código postal. (Datos del lugar de entrega) * NOTA: Tanto el nombre como la dirección, no deberán exceder de 35 caracteres. Campo Libre 3 Capturar el número interno del Proveedor. 4. Generación de CFD s Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y Vendedores/ Pedido. Para este caso, se requiere hacer un pedido y posteriormente enlazar dicho pedido a una factura es decir PEDIDO FACTURA Elaboración del pedido Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores y el icono. Para generar la factura electrónica, se debe iniciar con un pedido, ya que en el addenda deben aparecer datos propios de este documento, para ello, se debe dar de alta el documento con la información normal, como clave del cliente, descuentos, etc., tomando en cuenta la información adicional en los campos que se mencionan a continuación. Campo Fecha del documento Condición Enviar a Nombre Enviar a Dirección Enviar a Población Consignar a Contenido Anotar la fecha en que se está solicitando la mercancía por parte del Cliente, es decir, esta fecha debe coincidir con la fecha de la Orden de compra. Indicar el número de la Orden de Compra. Indicar el Nombre del Contacto de Compras. Indicar el Número de Folio. Numero de Folio emitido por el comprador cuando se recibe la mercancía facturada. Indicar el Número de División. Indicar la Clave del lugar de entrega que se registró en el catálogo de Clientes. * Dado que en el addenda se deben indicar los datos del lugar de entrega (que puede ser un centro de distribución o tienda), a estos datos se les conoce como DATOS DEL CONSIGNATARIO, en Aspel-SAE cada lugar donde se entrega mercancía se debe agregar como un cliente más que fungirá como consignatario. 3

5 Al terminar de registrar toda la información, se deberá guardar el documento. Elaboración de la factura electrónica Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores y el icono. Para la elaboración de la factura se debe: a) Enlazar la factura al pedido o remisión que se haya generado, evitando así la doble captura. b) Si el folio que se utiliza para la generación de facturas digitales no es el predefinido, se puede seleccionar el tipo de folio con la tecla F9 ó pulsando el ícono. (La definición de un folio como predefinido se realiza en la opción de Utilerías / Perfiles de Usuario). c) Revisar la información que aparece en los campos de la factura (como fecha del documento, clave del cliente, descuentos, etc.). d) Se realiza un barrido de todas las partidas verificando que se encuentre toda la información que se capturo en el pedido. e) Al guardar la factura, el sistema muestra una ventana en donde es posible revisar la información fiscal del cliente y verificar que los datos se encuentran en el campo correcto (con el botón modificar puede corregirse algún dato), al momento de pulsar el botón grabar, los posibles cambios quedarán almacenados en los campos correspondientes, en ese momento se genera el comprobante fiscal digital. Elaboración de una Nota de Crédito electrónica Para generar una nota de crédito, se utiliza la opción Devoluciones y el proceso es muy similar a la elaboración de una factura. Las Notas de crédito se pueden enlazar a una factura o hacer de forma directa. 5. Archivo XML generado y entrega al cliente Los archivos de la factura electrónica, se generan con la extensión XML y se almacenan generalmente en la ruta del DAC en: \Comprobantes\SAE\Empresa nn\aaaa\mm\dd (en donde: nn=número de empresa, aaaa=año, mm=mes y dd=día). Desde la ruta anterior, se puede abrir el archivo XML con el Bloc de Notas de Windows o Internet Explorer para revisar su contenido. Para este caso, se debe verificar la forma de entrega de las facturas en archivo XML. En caso de estar en proceso de prueba, al finalizar el procedimiento, sólo basta enviar el archivo XML generado a su cliente y verificar la validación, cuando se obtenga un resultado positivo, el mismo procedimiento se debe realizar en el servidor con los datos reales y la base que se maneja en producción. 4